文件资料标准化管理制度19418.docx

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1、文件资料标准化管理制度1 目的为进一步加加强文件件管理，规规范文件件流程，提提高工作作效率和和办文效效率，充充分发挥挥文件上上传下达达的作用用，确保保公司政政令畅通通，特制制定本制制度。2 适用用范围2.1 本本制度适适用于公公司文件件资料的的管理. 2.2 本本制度指指的文件件资料包包括公文文、管理理制度、计计划、外外来文件件和资料料等。3 职责权限3.1行政政办负责以公公司名义义上报、下下发执行行的各类类文件资资料的编编号、发发放、收收回、归归档和销毁。3.2 其其它各部部门负责责以部门门名义上上报、下下发的各各类文件件资料的的管理，行政办负责文件资料审查、打印、校对工作。3.4各部部门的

2、对对外文件件，经行行政部文文字格式式的审核核，上报报主管副副总经理理审批。4 术语语定义4.1 公公文指总公公司在处处理各种种公务时时使用的的应用型型文书，包包括：决决定、决决议、通通知、通通报、报报告、请请示、批批复、函函、会议议纪要。4.2 管管理制度度指要要求公司司成员共共同遵守守，按一一定程序序工作、达达到一定定标准，并并进行考考核的文文件。4.3 计计划指总公公司为完完成一定定时期内内的工作作任务，而而事先做做出安排排的文件件。 5 工作作内容及及程序5.1 文文件资料料的编写写格式5.1.11 文件件资料的的用纸标标准一般用型AA4型纸张张。图样样表格等等不宜减减小时，该该页必须须

3、按以上上尺寸折折叠装订订。5.1.22 文件件和资料料章、条条、款的的编排规规则5.1.22.1 根据文文件内容容的编排排划分，章章就是一一个章节节，包括括条和款款，条是是章的一一个部分分，款就就是章或或条的一一个层次次。5.1.22.2 章用阿阿拉伯数数字表示示，第一一章就用用“1”表示，以以下按顺顺序依次次类推。“章”应左起空两格书写，右侧空一格写该章的标题，该标题一行书写不够，可另起一行，但这一行的第一个字与该标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。5.1.22.3 “条”用阿拉拉伯数字字表示，分分开章的的标题另另起一行行，先左左起空两两格，书书写该条条所处章章的编号号，后加加一

4、个小小圆点再再写该条条在该章章所处的的顺序，如如第“4”章第一一条，就就用“4.11”表示，右右侧空一一格书写写该条的的标题内内容。一一章的各各条根据据需要再再分为若若干下一一层次的的小条，其其编号表表示方法法同上，如如第4章章第2条条，再分分3小条条，则分分另表示示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”，如果果“4.2.11”再分分为2个个小条，则则分别表表示为“4.22.1.1、44.2.1.22”;条一一般只划划到第三三层次，即即只以44位数字字表示为为限，下下一层次次的内容容用“款”的形式式进行叙叙述。一一章的各各条和下下一层次次再分的的条有无无标题，原原则上应应一致，条条一

5、般要要求都有有标题，“款”没有编号。5.1.22.4 “章条”编号最最尾阿拉拉伯数字字右下角角不加小小圆点，“章条”具体内容的第一行应从左起空两格书写，第二行起均应顶格书写。5.1.22.5 公文的的编排格格式可不不执行以以上条款款。5.1.33 文件件资料的的字体、排排版、装装订标准准5.1.33.1 文件资资料正文文为三号号仿宋字字体、标标题为二二号宋体体加粗；A4型纸纸左右页页边距为为上页边边距为226mmm、下页页边距为为26mmm、左左页边距距为266mm、右右页边距距为266mm，普通文文件上下下行距为为26磅，红头头、黑头头文件上上下行距距为单倍倍行距；公文排排版按印印刷的标标准

6、纸张张使用。5.1.33.2 文件资资料印刷刷的文头头文头字字一律套套红印刷刷、文头头文字与正文文用红线线隔开，一一般占文文头纸三三分之一一，函件件文头一一般占文文件首页页，文头头纸的五五分之一一或四分分之一。5.1.33.3 文件资资料的页页面、页页眉、页页脚编排排格式见见公司VVI形象象设计中中相关规规定。5.1.33.4 文件资资料一般般左侧死死页装订订成册，一一些处于于需持续续改进或或修订的的文件资资料可采采用活页页装订，但但应确保保文件资资料的完完整。5.2 文文件资料料的编写写格式及及内容5.2.11 公文文格式及及内容公文一般由由发文机机关、发发文字号号、签发发人、标标题、主主送

7、机关关、正文文、附件件、印章章、成文文时间、附附件、抄抄送机关关，印发发机关和和时间等等部分组组成，格格式要求求参照55.1.3规定定。5.2.22 管理理制度格格式及内内容 管管理制度度一般由由标题、目目的、适适用范围围、职责责权限、术术语定义义、工作作内容及及程序、考考核标准准及办法法、引用用文件、相相关记录录等部分分组成。5.2.33 计划划格式及及内容5.2.33.1 年度工工作总结结由工作作回顾、工工作重点点、实施施对策、指指标分解解等内容容组成。5.2.33.2 工作计计划主要要应以表表格为主主，包括括序号、工工作内容容、工作作标准、完完成期限限、责任任人等内内容，如如需以文文字表

8、述述，内容容应包括括前言、工工作内容容、完成成期限、责责任人等等部分。 55.3 文件资资料的处处理程序序文件资料的的处理分分为发文文和收文文。发文文一般包包括拟稿稿、打字字、校对对、审核核、签发发、印刷刷、用印印、登记记、分发发、立卷卷、归档档、销毁毁等。收收文一般般包括登登记、传传递、批批办、承承办、催催办、分分发、立立卷、归归档、销销毁等。5.3.11 文件件和资料料的拟写写要求5.3.11.1 文件资资料编写写要符合合本制度度的相应应格式。5.3.11.2 文件资资料送领领导批准准之前，应应当由职职能部门门进行审审核，审审核的重重点是否否需要行行文或以以制度行式式下发，内容是否否符合国

9、国家的法法律、法法规和方方针、政政策及有有关规定定。5.3.22 文件件资料的的审批程程序5.3.22.1 公文的的审批公司各部门门根据职职责权限限起草相相关公文文，经部部门领导导审核，主主管领导导批准实实施，各各部门进进行发放放。需用用“党发、工工发”的公文文，由相相关部门门起草，报报请党委委书记、工会主席签发。审批公文时，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。5.3.22.2 管理制制度的审审批公司级的管管理文件件由相关关部门组组织起草草，主管管领导审审核，总总经理批批准实施施。部门门级管理理文件由由相关部部门组织织起草，经经部门领领导审核核，主管管领导批批准实施施。5.3.22.

10、3 计划类类文件的的审批公司年度计计划由各各部门共共同编制制，经总总经理办办公会讨讨论，总总经理批批准实施施。部门门工作计计划由各各部门制制定，主主管领导导批准实实施。5.3.33 文件件资料的的用印文件资料的的用印见见公司印印章管理理制度。5.3.44 文件件资料的的分发5.3.44.1 文文件和资资料发放放前的标标识a) 公司司各部门门在发放放文件和和资料前前，若属属受控文文件、应应加盖红红色受控控章，并并填写持持有者，属属部门使使用的文文件应填填写部门门名称，以以示是唯唯一有效效使用的的文件。属属存档的的文件应应加盖红红色“存档”印章，未未加标识识或盖有有“作废章”的文件件不得在在现场出

11、出现。b) 属于于可利用用网络分发发的文件件资料应应对其使使用权限限和修改改权限进进行设置置，并考考虑公司司文件的的保密要要求。5.3.44.2 文件和和资料的的发放手手续发放给部门门或其他他公司的的文件由由收件公公司或部部门业务务人员在在文件件资料发发放、回回收登记记表上上签名，以以传真形形式或邮邮件形式式发文的的，应注注明发文文日期或或储存邮邮件发送送记录，以以示收文文。发放放给公司司领导的的文件，由由各部门门填写文文件传阅阅批办记记录表交交领导传传阅。5.3.55 文件件和资料料的修改改文件和资料料发放使使用后，属属于个别别文件更更改时，原原文件起起草部门门应填写写文件件和资料料修改通通

12、知单，报报原审批批人审核核批准，原原发文部部门将文文件和资资料修改改通知单单和修修改的文文件按原原发文手手续进行行处理。属于大量文文件更改改时，文文件资料料修改通通知单内内容可汇汇总表格格统一说说明并下下发。5.3.55.1 对文件件个别内内容进行行修改或或增补文文件内容容时，应应采取换换页的方方式，应应在在文文件修改改记录上上登记。由由原发部部门将作作废页收收回，填填写文文件和资资料发放放、收回回登记表表。5.3.55.2 修改内内容超过过原文件件三分之之一时，则则适用换换版方式式。应由由原编写写部门负负责修订订换版，并并在文文件修改改记录上上登记，重重新加盖盖受控章章和持有有者，原原发文部

13、部门所持持旧版文文件和资资料收回回，按文文件资料料做废销销毁程序序执行，并并填写文文件和资资料发放放、收回回登记表表。5.3.66 文件件资料的的管理及及归档5.3.66.1 文件和和资料在在使用过过程中不不得随意意涂改，外外借和复复制。若若受控文文件使用用人调离离本公司司，则由由原发文文部门负负责收回回受控文文件，收收回的文文件重新新下发，其其他人员员使用时时，其持持有者标标识更改改为现持持有者。5.3.66.2 文件资资料的保保密范围围按公司司体系文文件中要要求处理理。5.3.66.3 文件和和资料的的存档见见公司档档案管理理制度。5.3.77 文件件资料的的借阅5.3.77.1 文件资资

14、料的借借阅见公公司档档案管理理制度。5.3.88 文件件和资料料的作废废销毁5.3.88.1公公司各部部门对收收回的文文件和资资料，应应填写文文件和资资料销毁毁清单，经经部门主主管领导导批准后后三个月月内实施施销毁。5.3.88.2 存档的的作废文文件加盖盖“作废”章予以以留存。5.3.99 外来来文件资资料处理理5.3.99.1 对国家家、地区区、政府府部门及及其它外外界公司司来文由由行政部部在收收文登记记表中中做好收收文登记记，并填填写文文件传阅阅批办记记录，经经行政部部填写拟拟办意见见后，报报相关领领导阅批批。行政政部按批批办意见见交相应应部门或或人员承承办，承承办完毕毕后，承承办部门门

15、或人员员填写注注办说明明，并将将文件交交回行政政部，行行政部对对文件进进行归档档整理，需需要时承承办部门门可以留留存复印印件。5.3.99.2 对于子子公司上上报公司司职能部部门的文文件，以以及公司司部门之之间的文文件传递递，公司司各部门门负责收收文，并并填写收收文登记记表。5.3.99.3 对国家家、行业业等标准准或其它它文件资资料的购购买，见见填写购买申请表，总经理批准后，由各部门负责购买，并在行政部办理入库手续，填写入库单，财务部门见入库单后方可办理有关报销手续，使用时由各部门办理借阅手续。5.3.99.4 外来文文件资料料的归档档见总公公司档档案管理理制度。6 考核核标准及及办法上报文

16、件资资料考核核标准,另行下下发，参参照执行行7 相相关支持持文件及及流程图图7.1印印章管理制制度7.2档档案管理理制度7.3外外购文件件资料控控制流程程7.4外外来文件件资料控控制流程程7.5文文件资料料发放控控制流程程7.6文文件资料料修改销销毁控制制流程7.7异异动人员员文件资资料控制制流程8 相关关记录8.1入入库单8.2文文件和资资料发放放、收回回登记表表8.3收收文登记记表 8.4文文书处理理传阅单单8.5传传真、函函电登记记表 8.6文文件和资资料修改改通知单单8.7文文件和资资料销毁毁清单8.8购购买申请请表外来文件资资料控制制流程文书管理人员接收外来文件在收文登记表中进行登记

17、12填写文件传阅批办记录表交部门领导填写拟办意见报请相关领导阅批 总经办相关人员摧办督查 按领导拟办意见交 相应部门或人员承办报请领导批准形成处理意见报领导批准不批准3批准将交回文件资料存档下发相关文件，并填写注办说明，将文件送回管理目标通过对外来文件资料的有效传递，及时准确贯彻国家及行业的方针政策、工作意图，反映相关的工作情况和问题，从而确保公司政令畅通。关键控制点1.文件资料的登记2.文件资料处理的及时性3.文件资料的归档4.文件发文注明承办部门。注 释1.收文登记要保证全面，内容包括收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、承办人。2.文书管理人员要督促文件的处理，确保不积压文件。3

18、.文书处理人员要掌握文件的去向，确保办理后的文件资料完整归档。 文件资料发发放控制制流程各部门根据工作需要拟写文件 1报请相关领导或机构2批准3部门领导或主管领导审核不批准加盖相应印章文件起草部门复印装订 4填写文件资料发放、回收登记表通知相关人员领取文件文件资料存档管理目标1.使公司各类文件资料得到相应的审核，以保证文件资料的适宜性。2.确保文件资料使各公司、各部门沟通意图、统一行动的作用。3.保证公司文件资料完整存档。关键控制点1.文件资料在下发前得到有效的批准。2.各类文件资料应符合文件资料标准化管理制度的相应格式。3.文件资料的及时发放及存档。注 释1. 核稿把关的主要内容指是否需要行

19、文、是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定，用何文种，行文格式是否符合有关规定以及文件资料的编写格式等事项。2.公文要得到相应领导签发，制度办法类文件资料必须经相应的讨论修改后下发。3.在发文前，若属受控文件，应加盖红色受控章；属部门使用的文件应填写部门名称；属存档文件应加盖红色”存档“印章。4.文件资料一但形成，应及时通知相关人员领取，紧急文件应先用传真、电子邮件等形式及时告知相关人员。文件资料修修改销毁毁控制流流程文件资料需修订时41原制定部门重新起草文件不通过主管领导或专业委员会审批部门领导进行初步审核2通过按原发文流程进行发文填写文件资料修改通知单3填写文件资料发放收回登记表收回

20、原文件主管领导审批5填写文件资料销毁清单6三个月后销毁管理目标1.确保各公司、各部门使用最新版本的文件。2.防止作废文件资料的使用。关键控制点1.文件资料的修订。2.文件资料的重新审批确定。3.旧文件得到及时发放、回收和销毁。注 释1.原文件资料制定部门，根据工作变动情况起草新的文件或修改章节。2.应按原文件审批手续进行重新审核批准。3.文件资料应于修改通知单一同下发。4.按原文件资料发放对象，收回旧文件同时下发新文件。5.收回文件资料应填写文件资料销毁清单报相关领导批准。6.在保证必要存档文件的情况下，由两人以上实施销毁。异动人员文文件资料料控制流流程1部门领导督促其整理所存文件资料并列出清

21、单文书管理人员查对相关记录核实文件清单2齐全4核实文件资料3收回文件资料存档收回文件并在文件资料清单上签字确认签订相应保密协议在人员异动表上盖章不齐全部门人员发生异动时管理目标1.确保公司文件资料的完整性。2.减少公司机密文件资料外泄概率。关键控制点1.异动人员所存文件资料的核实。2.异动人员所存文件资料交接。注 释1.部门领导应督促异动人员尽快交接工作和所留存的各类文件资料（包括电子版的文件资料）。2.部门文书管理人员和公司文书管理人员共同核对文件资料，确保文件资料的完整。3.部门领导应监督异动人员的工作交接和文件资料的回收，并在清单上签字确认。4.公司应与异动人员签定相应的保密协议，以确保

22、公司机密不至外泄，一旦发生外泄时可采取相应的措施。外购文件资资料控制制流程由所需部门填写购买申请表报请相关领导审批1同意购回后在总经办办理入库手续，填写入库单2由各部门负责购买34在公司文件资料台帐上登记财务部门见入库单后办理有关报销手续如需购买文件资料时5年底文件资料的清理回收办理借阅手续管理目标1.各种文件资料的购买得到相应的审批。2.购买的文件资料按规定的程序进行报帐及入库。3.保证各类文件资料得到共享与使用。关键控制点1.外购文件资料的审批。2.外购文件资料的入库登记。3.外购文件资料的报销。4.外购文件资料的清收。 注 释1.部门所需文件资料的购买必须得到主管领导的批准，否则不予报销。2.行政办应在购回文件资料上加盖公司印章，办理入库手续。3.行政办应建立公司文件资料台帐，做到帐物一致。4.财务部门必须见到文件资料入库单后办理相关报销手续。5.每年年底行政办应对一年借出文件资料进行回收统计，以保证公司资产的完整性。 15 页