公司档案管理办法17241.docx

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1、档案管理办办法FX/QGG-XZ 2000706-03第一章 总 则第一条 为提高档档案管理水水平，规范范档案工作作程序，系系统保存企企业资料，有有效保守机机密，提高高档案利用用效率，依依据中华华人民共和和国档案法法和相关关法律法规规，结合本本企业工作作实际，特特制定本办办法。第二条 档案管理理，遵循“归口管理理、分级负负责”的原则，确确保档案的的完整与安安全。本办法适用用于集团及及下属企业业。第二章 档案范围围第三条 本办法所所称的档案案，是指集集团及下属属企业在行行政管理和和生产经营营活动中形形成的，记记录并反映映集团经营营管理过程程、具有保保存价值的的各种文字字、图表、声声像、电子子文档

2、等资资料。包括括公文文书书、人事、财财务、审计计、法律事事务、技术术、证照等等。第三章 管理职责责第四条 集团总裁办是全集集团档案的的管理部门门。事业部部、子公司司综合部或或办公室是是本单位档档案管理的的责任部门门。各单位、部部门行政主主要负责人人是本单位位、部门档档案管理的的第一责任任人，对任任期内本单单位档案管管理负总责责，其间因因为档案管管理而发生生的任何问问题，均由由其负领导导责任。档档案专管员员负责按照照本办法的的规定具体体管理本单单位（部门门）全部档档案。第五条 集团及下下属各单位位均应设立立档案室或或档案柜，配配备兼职或或专职管理理人员，分分级负责档档案的具体体管理工作作。第六条

3、 集团总裁裁办负责集集团机关档档案管理，并并对全集团团档案工作作进行规划划、指导、检检查、考核核和培训等等。第四章 资料点收收和归档第七条 工作职责责（一）公文文文书、综综合性材料料类：由综综合部门点点收；（二）人事事劳资类：由人事或或综合部点点收；（三）财务务类：由财财务部门点点收；（四）工程程、技术类类：由专业业部门点收收；（五）法律律、审计类类：由法务务、审计部部门点收；（六）证照照类：由综综合部点收收。第八条 资料点收收及归档范范围凡属本办法法涵盖范围围内的所有有文字、图图表、声像像、电子文文档等资料料，均须全全部归档。（一）集团团档案室归归档目录清清单1、集团公公司设立、变变更的申请

4、请、审批、登登记以及终终止、解散散后清算等等方面的文文件材料；2、集团股股东会、董董事会、监监事会形成成的文件材材料；3、本集团团历史沿革革、大事记记及反映集集团重要活活动的剪报报、照片、录录音、录像像资料等； 4、集团副副职以上及及集团总部部人员人事事档案资料料；5、集团证证照、印章章；6、集团收收购、变卖卖资产等重重要文件资资料；7、公司重重要的会议议材料，包包括会议的的通知、报报告、决议议、总结、领领导人讲话话、典型发发言、会议议简报、会会议记录等等。8、集团制制度体系、会会议纪要、内内部发文（包包含总裁批批示后的各各项工作流流程、决定定等）、董董事会会议议记录、总总裁办公会会会议记录录

5、；9、项目批批文、合同同；10、集团团下发文件件。11、财务务管理、资资金信贷、业业务往来方方面的文件件材料（含含合同、重重要报表、银银企联系函函件等）；12、各相相关业务单单位往来函函件；一三、集团团签定的各各类合同（含含商品房买买卖合同）；14、重要要项目招投投标文件资资料；一五、审计计报告；16、集团团及各部门门月度、年年中、年度度工作计划划及资金计计划。17、其他他具有法律律效力及保保存价值的的文件；（二） 单单位（部门门或子公司司）归档目目录清单。1、集团下下发文件及及本单位（部部门）制发发的文件。 2、证证照、印鉴鉴。 3、工程立立项、报建建、建设、竣竣工、质监监、安监、权权证办理

6、等等一系列资资料文件（具具体按照房房地产事业业部档案案管理规定定及附件件目录进行行整理）；4、单位实实施或完成成的项目资资料（从谈谈判、接洽洽开始形成成的文件开开始到项目目操作完成成止，单项项目进行归归档）5、与当地地政府职能能部门往来来函件；6、单位（部部门）签订订的经济合合同；7、客户、特特约商家资资料及信息息管理；8、公司的的媒体宣传传资料、销销售报表；9、财务会会计凭证、账账册、月度度、年度财财务报表；10、各部部门（单位位）报请集集团批复的的工作联系系单、工作作计划、总总结、统计计报表、简简报；11、人事事劳资档案案及信息管管理；12、单位位（部门）例例会会议纪纪要；一三、各部部门与

7、其相相关业务单单位函件；14、仪器器、设备维维修保养资资料；一五、其他他具有法律律效率或保保存价值的的文件资料料。第九条 资料点收收、归档的的层级和权权限：1、公文文文书、财务务、技术资资料：按照照权责属于于集团的由由集团归档档，事业部部的由事业业部归档，子子公司的由由子公司归归档。2、人事资资料：集团团副职(含含)以上人人员、集团团总部、总总部所在地地事业部、子子公司的行行管人员、全全集团财务务和审计人人员的档案案，由集团团归档；总总部所在地地以外的事事业部、子子公司的其其他行管人人员，根据据管辖权自自行管理。汽汽修行业师师傅、学徒徒，旅游度度假行业服服务人员的的档案由用人人单位归档档。归档

8、内内容、目录录按照人力力资源中心心的统一要要求办理。3、法律事事务、审计计类资料由由职能部门门整理，交交集团档案案室归档，每每年六月前前向档案室室移交上年年度资料。4、证照类类资料的归归档，按证证照管理办办法执行行。第十条 工作要求求：（一）时限限要求：1、工程、项项目、课题题等文件材材料在其项项目鉴定、竣竣工后或财财务决算后后三个月内内归档，周周期长的可可分阶段、单单项归档；2、外购设设备仪器或或引进项目目的文件材材料在开箱箱验收或接接收后即时时登记，安安装调试后后向档案部部门移交；3、公司领领导、职工工外出参加加公务活动动形成的文文件材料应应在活动结结束后及时时移交；4、会计文文件材料在在

9、会计年度度终了后由由会计部门门整理归档档；5、电子文文件逻辑归归档实时进进行，物理理归档应与与纸质文件件归档时间间一致；6、磁带、照照片及底片片、胶片、实实物等形式式的文件材材料应在工工作结束后后及时归档档。（二）资料料点收工作作要求：1、检查资资料的文本本及附件是是否完整，如如有短缺应应立即追查查归入；2、文件或或资料的处处理手续必必须完备，如如有遗漏应应立即退回回经办部门门补办；3、与本案案无关的文文件或不应应随案归档档的文件，应应立即退回回经办部门门；4、所有资资料办理完完毕后，经经办人应在在规定时间间内移交专专(兼)职职管理员统统一归档，并并附资料详详细清单(附表一)。5、资料点点收经

10、办人人调动或离离职，应办办理资料移移交手续，主主管领导负负责监交。（三）资料料归档工作作要求：1、所有档档案资料除除依规定应应提交有关关职能中心心外，均一一律以原件件存档。提提交有关职职能中心的的档案资料料，须以复复印件存档档。文件材材料归档后后，一律不不得更改。2、所有文文字资料原原则上采用用电脑打印印件或复印印件归档，须须保存手写写资料的，应应使用碳素素墨水或蓝蓝黑墨水书书写；传真真件须复印印后合并归归档。3、电子文文档、图片片等资料须须备份保存存，必要时时刻录成光光盘进行归归档。外文文（或少数数民族文字字）材料若若有汉译文文的应与汉汉译文一并并归档，无无译文的要要译出标题题后归档。4、资

11、料归归档时，应应认真核对对是否完整整，如有短短缺，应立立即追查归归入。5、项目、工工程等相关关证照、文文件在办理理完成时，需需先移交归归档，不得得私人存放放保管。6、归档的的文件材料料一般一式式一份。重重要的、利利用频繁的的和有专门门需要的可可适当增加加份数。7、归档时时，档案专专管员须使使用专门登登记簿分门门别类予以以登记，建建立目录表表，便于查查询。第五章 整理与立立卷第十一条 集团及及下属企业业应在次年年第一季度度末前，将将上年度档档案资料进进行分类整整理与立卷卷。第十二条 档案整整理和立卷卷工作要求求：(一)保证证顺序、正正反面正确确；(二)确保保图纸清晰晰，字迹难难辨认的，应应附抄件

12、；(三)及时时修补残破破档案资料料，特殊情情况下应附附复印件；(四)材料料过窄应加加衬边，过过宽应折叠叠整齐。第十三条 档案立立卷要求：(一)分类类准确，同同一中心内内容的档案案资料须一一起组卷；(二)卷宗宗标准，规规范统一，编编号连续；(三)案卷卷按序号、标标题、文种种类别、制制发机关、编编码页次、备备注等进行行目录编制制；(四)编码码页次要求求连续，不不增减页码码；(五)案卷卷厚度应控控制在1-2厘米之之间；(六)每一一案卷须端端正书写标标题和编号号；(七)装订订标准、整整齐，装订订线统一为为文书页面面左侧2公公分处，用用厚质牛皮皮纸作封皮皮，以细绳绳装订；(八)全集集团应采用用统一的档档

13、案袋(盒盒)封存。第六章 保管与使使用第十四条 档案保保存要求：（一）防止止档案的损损坏，延长长档案使用用寿命，维维护档案安安全。（二）做好好档案的防防火、防盗盗、防水渍渍、防潮、防防虫蛀、防防尘、防鼠鼠害、防高高温、防强强光等工作作。第十五条 档案管管理员应保保持相对稳稳定，专兼兼职人员由由基层各单单位申报，集集团审批，下下发确认文文件；其岗岗位调整需需报集团总总裁办同意意后方可办办理，岗位位调整前，须须办理档案案交接手续续，交接由由档案管理理员的直接接上级监交交，对重点点单位总裁裁办可派人人监交。档档案移交时时要认真对对照移交人人在上次接接交时的档档案清单，确确保档案数数量。第十六条 接交

14、人人员应对移移交的所有有档案资料料的完整性性负责。因因监交人、接接交人失职职造成的责责任由监交交人、接交交人承担。交交接时，接接交人、监监交人要敦敦促移交人人出示其上上次接交时时的清单，本本次交接内内容不得比比上次交接接内容减少少。第十七条 借阅、复复制档案要要求：(一)案卷卷原则上不不许借出，只只供在档案案室查阅。未未归档的文文件及资料料可借出。凡借阅、复制档案须填写档案使用申请表(见附表二)。(二) 档档案管理人人员必须严严格遵守国国家保密法法及公司各各项保密制制度，严格格履行借阅阅登记手续续，认真审审查审批权权限是否符符合规定的的要求。借借阅、复制制使用秘密密级档案资资料，须经经档案主管

15、管领导批准准；机密级级档案资料料须经使用用单位第一一负责人核核准，报上上一级分管管领导审批批；绝密级级档案资料料需报集团团总裁审批批。密级的的划分见保保密制度。（三）借出出的档案材材料不得转借他人人，不得带入公共共场所；借阅人不不得撕毁、涂涂改档案；不得擅自自摘录档案案内容；任任何人不许许将档案内内容泄露给给无关人员员，如有泄泄露和公布布档案内容容者，视情情节轻重予予以处理。 (四)复复制档案资资料需由档档案员办理理，并加盖盖 “与原件无无异”、“使用用途途”和“有效期限限”等内容的的蓝色印章章。第十八条 各单位位应建立健健全档案管管理办法，添添置保管设设施，确保保各类档案案妥善保管管。一旦发

16、发现被盗或或丢失，应应立即逐级级报告。第七章 鉴定与销销毁第十九条 档案资资料须每年年综合鉴定定一次：(一)从档档案的内容容、来源、时时间、可靠靠程度、名名称等方面面鉴别档案案的价值。(二)依据据价值确定定各类档案案的保存年年限分为永永久、长期期、短期三三种。第二十条 经鉴定定已过保存存年限、失失去保存价价值的档案案，由档案案员登记造造册（见附附表三），提提出处理建建议，经档档案主管领领导审核，报报集团分管管副总裁或或事业部总总经理核准准；重要资资料销毁前前须报集团团总裁或总总裁授权委委托人审批批。第二十一条条 经批批准销毁的的档案资料料销毁时由由上一级领领导和本单单位档案主主管领导监监销。第

17、八章 罚 则第二十二条条 凡违反本本办法第七七、九、十十条第一、二二款者，未未造成损失失的处责任任人10100元元罚款，造造成损失的的全额赔偿偿。第二十三条条 凡违违反本办法法第十条第第三款者，处责任人50-200元罚款。第二十四条条 凡违反反本办法第第十二、十十三条者，处处责任人550-2000元罚款款。第二十五条条 凡违反反本办法第第十四、十十八条者，处处责任人1100-4400元罚罚款。第二十六条条 凡违反本本办法第十十五、十六六条者，处处责任人110-1000元罚款款。其中：擅自调整整档案管理理员岗位的的，处单位位第一负责责人5000元罚款，未未及时监督督办理交接接手续的处处第一负责责

18、人4000元罚款。造造成损失的的由责任人人承担全部部责任。第二十七条条 凡违反反本办法第第十七条者者，处责任任人20-100元元罚款，造造成经济损损失全额赔赔偿，并处处100-200元元罚款。第二十八条条 凡违反反本办法第第十九、二二十、二十十一条者，处处责任人550-2000元罚款款。第九章 附 则第二十九条条 本办法法由集团总总裁办负责责解释。第三十条 本制度度自颁布之之日起实行行。附表一：湖南富兴集集团档案资资料移交清清单移交单位： 接接交单位： 序号档 案 资 料 内内 容单位页数附 件备注移交人： (签签章) 接交人人： (签章章) 监交人： (签签章)移交时间： 年 月 日附表二：湖南富兴集集团档案使使用申请表表申请人申请时间自 止档案名称档案密级绝密 机密 秘密使用方式 借阅 复印档案使用原原由: 签名名: 年年 月月 日使用人所在在单位(部部门)意见见: 第一负责责人签名: 年 月 日 审批人意见见: 签名: 年 月 日备注附表三：湖南富兴集集团档案资资料销毁清清单资料管理单单位： 序号档 案 资 料 内内 容单位页数附 件备注销毁建议人人： (签章) 销毁毁实施人： (签章) 销毁毁审核人： （签签章）销毁审批人人： （签签章） 销毁监督督人： (签章章) 销毁方式式： 销毁时间： 年 月 日 销毁地点点：