某公司文书管理规则8592.docx

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1、某公司文书管理规则 总则第一条 目的为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。第贰条 范围本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司(含事业部、业务执行部门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。 承办部门第三条 总收发部门总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各公司(工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。第四条 管理部门(一)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门；营

2、业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。(二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。(三)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。 (四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。第五条 主办及会办部门(一)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。(二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供

3、部门如表3.2.2： 行文第六条 行文类别(一)函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。(二)公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。(三)便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。(四)签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。(五)电报：业务处理须以电报行文时使用。(六)表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。(七)其他：1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议 委员会规定程序实施。2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。第七条 行文名义、署名及

4、印信借用(一)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响公司重大权益的行文。2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章：对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。对省政府、市政府所属二级机构等的行文。对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。对税务、金融机关的行文。总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。 4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。营

5、业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。6.以部门名义盖部门章：采购部门对厂商的行文。人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。(二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：1

6、.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。(三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。(四)特定签署人及印信的文件从其规定。

7、(五)需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。第八条 行文的判行权限(一)以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。(二)以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司对外行文得由经理(主任)判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行。(三)以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。(四)以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。(五)以部门名义行文者，应由部门主管判行。(六)以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。(七)因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主

8、管于授权之范围内经核准后始得为之。 (八)固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。 文书处理程式. 通则第九条 文书分类(一)机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。(二)A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。 (三)B类：一般文书及经常性业务往来文书。(四)C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。 (五)其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。第十条收发文登记单(一)第一联为收(发)文登记单，收

9、发人员按流水号码顺序装订存查。(二)第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。(三)第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。 (四)第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。(五)第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。第十一条 收(发)文字号的制定管理(一)对外行文的字号1.公司：X1X2(X3)总字第号。X1X2为公司简称；X3为地区别，不需分地区者省略；为公司收(发)文流水号。2.事业部(含直属

10、部门)：X1X2(X3)X4字第号(X4为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理)。3.营业部门：由各公司总经理室制定。(二)对关系企业行文的字号1.由各公司总经理室统一制定管理。2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。(三)收发文编号1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。业务接洽便函另行编定，亦采流水号码一文一号编列。2.复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。3.主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。 .与外界来往文件第十二条 收文(一)登记、分文来文由收发人员拆封后，于收(发)文登记单登记收文编号、收文日

11、期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。(二)文件的分送收发人员分发文件，应留存收(发)文登记单第一联，依收文编号之流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以分文专用卷宗送交经办部门主管核定要否答复及处理期限，记入收(发)文登记单第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于分文专用卷宗退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。(三)文件交办经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入收(发)文登记单第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。(四)

12、文件处理1.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于收(发)文登记单第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以文书签办单补充，签办单随同收(发)文登记单第五联流程处理)，并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将收(发)文登记单第三联抽出销案。3.收发人员收到办妥的来文及收(发)文登记单第四、五联时：如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。如需复文

13、者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案(如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催)，再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以复文底本留存。4.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。第十三条 主动发文(一)拟稿、登记经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附收(发)文登记单一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人

14、员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。(二)发文处理收发人员收到发文文件、原稿收(发)文登记单(一式五联)，即将发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。第十四条 外界复文的处理收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案

15、日期转记原发文的第一联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号。.关系企业来往文件第十五条 行文方式(一)正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。一般性的规定、通知、公告等函件无需复文时，发文部门仍办理发文手续，受文部门则依下列方式处理：1.主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。 2.总管理处各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文，其转交所属部门时，所属部门免办收文手续。3.受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日

16、期先后顺序归档。(二)以业务接洽便函行文者，依第十六条规定办理。(三)各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印延误时效。第十六条 业务接洽便函之处理(一)发文经办人发文时，应将接洽内容列记于业务接洽便函第一联，并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管判行后另依式填写三联连同第一联呈主管主管签署，一并送收发人员编号并记载?quot;收(发)文编号登记表再送监印人员用印后，由收发人员将业务接洽便函第二、三、四联送交受文部门，第一联则依待复日期之先后整理以备稽催。(二)收文受文部门的收发人员收到业务接洽便函第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载收

17、(发)文编号登记表将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将二、三联交由经办人承办，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理，以备稽催。 (三)复文经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定保存期限(如需签办，则以文书签办单办理，签办单连同业务接洽便函第三联处理)，经主管判行后，依式填写于第二联，一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期，将第二联送交受文部门(原发文部门)，第三、四联编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；第四联依收文流水编号的顺序存查。如未结案，则第四联按待复日期先后整理以备稽催。

18、(四)回文处理发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时，于原暂存的第一联注记复文的收文时间；第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档号栏，第一联依发文流水编号的顺序装订存查，第二联依其类别存档，如未结案，第一联需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。 文书处理方式第十七条 文书结构(一)公告：以主旨依据公告事项三段式斟酌运用。(二)函、签呈：以主旨、说明、办法、请求、拟办或建议三段式斟酌运用。 (三)业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述。(四)采用语体文以达到简、浅、明、确的要

19、求，可用表格处理的尽量利用表格。第十八条 信函处理(一)指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能办认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。(二)指名经副理以上人员的信函，迳送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。第十九条 签呈处理(一)经办人因特殊案件的处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。 (二)经办人签拟后层呈主管核示，如需呈转经(副)理级以上主管核示者(各公司经理室、总经理室以及总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者

20、)则于厂(处)长(部、室主管)签示后，由厂(处)、部(室)收发人员登记于签呈事务备查表转呈经(副)理以上主管(各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长)核示，于核示后由厂(处)部(室)收发人员转记批示情形，呈送厂(处)长(部室主管)核阅后，交由经办人依示办理，但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查。经办人办妥后，将签呈交由厂(处)、部(室)收发人员编定档号填记于签呈及签呈事务备查表后，签呈依其类别归档。签呈内容不宜为公众周知者，应指定专人专案签办。第二十条 合约处理(一)订立或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。判行后依业务需要份数送请缮打

21、、校对、用印。(二)固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。（三）合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定如下表3.2.3:保管部门收收到合约约书正本本应即贴贴足印花花并予销销印后与与原稿一一并归档档。其他他业务有有关部门门均以副副本留存存备用。第二十十一条 副本及及图书处处理副副本视同同正式文文书，应应依规定定处理、归归档；各各类图书书应指定定部门集集中管理理。第第二十二二条 电电报处理理电报报视同文文书，依依本规则则办理。第二十十三条 文书处处理要点点(一一)经办办文书遇遇有关系系重大足足以影响响公司权权益之重重要文件件，应将将

22、正本妥妥为保藏藏，每有有应用均均以副本本或影本本层呈处处理。(二)为利文文书处理理并达分分层负责责目的，经经办人应应就内容容要点签签拟意见见或选稿稿随来文文呈部门门主管核核阅批办办，各主主管人员员应对文文案注意意见，避避免只签签名而无无意见。(三)经办、会会稿、核核稿等人人员之答答名，应应清晰可可辨，不不得潦草草难认。(四)经办文文书应视视其轻重重而定缓缓急，如如案情涉涉及其他他部门应应照会办办理，会会稿案件件会办部部门应按按速件处处理之。第二十十四条 文件处处理期限限(一一)收发发人员收收文时，原原则上应应随到随随送，不不得积压压，最迟迟应于文文到一小小时送交交有关人人员。 (二二)分文文人

23、员的的分文时时期，由由各公司司视其收收文数量量自行订订定。(三)经办人人员的处处理期限限。11.速件件、电报报、机密密文件等等应随到到随办，于于文到一一日内处处理完毕毕为原则则。 2.一一般案件件由部门门主管斟斟酌经办办人的工工作量，指指定处理理期限，一一般以文文到三日日内处理理完毕为为原则。3.来来文定有有答复期期限者，应应尽力于于来文所所定期限限内处理理完毕。4.计计划、试试验、研研究、开开发、规规章修订订、测定定、搜集集资料等等特殊案案件部门门主管应应斟酌实实际需要要分别规规定其处处理期限限。55.监印印人员原原则上于于当天完完成用印印。66.文件件归档，应应日案日日清，最最迟不得得逾二

24、日日。77.签呈呈案件，按按分层负负责的决决行层次次，由各各公司自自行订定定时限。第二十十五条 文件稽稽催(一)经经办人如如未能如如期办妥妥文件，应应于处理理期限届届满前，经经请示部部门主管管同意后后，以口口头通知知文书收收发人员员更改处处理期限限。 (二)收发人人员应按按日检查查催办联联，到期期未见办办妥销案案者，应应先以口口头通知知经办部部门主管管，如再再俟一天天仍不见见办妥销销案者，应应即以文书催催办单一式二二联，送送经办部部门主管管交由经经办人填填注拟拟完成日日期及及迟延延原因经主管管批核后后，经办办部门自自存一份份，一份份送还收收发人员员继续依依期稽催催，收发发人员应应随时将将稽催情

25、情形记录录于稽催催联。第二十十六条 发送方方式文文书发送送方式分分为专送送、邮寄寄(平信信、限时时、挂号号、航空空)电电报(寻寻常、加加急、书书信、打打字)及及集运等等，经办办人应于于文书底底稿上注注明。 第二十十七条 文件递递送(一)呈呈阅文件件的递送送方式文件呈呈阅、呈呈判、会会办时，如如为普通通案件以以浅灰色色卷宗递递送，如如系机密密，紧急急或A类类案件，则则以桔红红色卷宗宗递送。(二)部门间间文件的的递送1.发发文及受受文部门门在同一一厂区内内，可以以文件直直接递送送，如需需签收者者，可以以自存联联送请请请受文部部门签收收后取回回稽催。2.发发文及受受文部门门在不同同厂区者者，发文文部

26、门收收发人员员需将文文件依受受文部门门地区别别以(处处)、部部(室)为单位位装入内部信信封予予以递送送，内内部信封封仅书书写受文文部门的的厂、处处、部、室室名称不不另注明明经办人人姓名，由由受文部部门收发发人员统统一拆封封分发。 3.各公司司于各办办公地区区应设一一文件寄送中中心，总总公司为为各公司司总经理理室，各各公司(工厂)所在地地为总务务部门，各各寄送送中心得规定定每日截截止收件件时间，以以便整理理集中装装运。4.收收发人员员将文件件递交寄送中中心后后，寄寄送中心心人员员应将同同一受文文部门之之厂(处处)部(室)的的文件集集中整理理，开具具文件件递送清清单一一式三联联，第一一联自存存，第

27、二二、三联联连同文文件汇总总装入地地区别专专用文文件袋寄送。收收文地区区之寄寄送中心心人员员收到文件袋袋拆开开后，即即以文文件递送送清单第二、三三联连同同文件送送交各厂厂(处)收发人人员签收收后留存存第二联联，第三三联以当当天文文件袋送还原原发文的的寄送送中心存查。5.总总管理处处各部、室室、中心心寄送各各厂区的的文件，一一律递交交各公司司的寄寄送中心心登记转转送。 6.总公司司各寄寄送中心心的文件袋袋，需需于下午午五时前前送交总总管理处处总务部部门统一一运寄。7.原原则上文文件应随随到随送送，不得得积压，寄送中中心人人员须于于每日上上午上班班后300分钟内内将文文件袋内文件件分送各各厂(处处

28、)、部部(室)收发人人员签收收。 印信信.印印信种类类第二二十八条条 种类类(一一)公章章：各公公司向主主管机构构登记之之公司印印鉴及特特定业务务专用之之公司印印信。(二)职章：ZKK(11.董事事长、各各公司总总经理刻刻有公司司名衔及及职别的的印信。2.刻刻有职别别及特定定业务专专用的主主管印信信。ZZK)(三三)职衔衔签字章章：各公公司厂、处处长以上上主管刻刻有职衔衔及签名名的印信信。(四)部部门章：刻有公公司及部部门名衔衔之印信信。如为为不得对对企业外外行文之之部门，应应于部门门章上加加注对对内专用用之字字样。(五)校对章章、骑缝缝章、附附件章：刻有公公司名衔衔及校校对章或骑骑缝章附件件

29、章等等字样之之印信。第二十十九条 印信的的资料及及形式所有印印信均为为圆形橡橡皮质。.印印信使用用第三三十条 监印人人员(一)各各公司公公章及董董事长职职章之监监印人员员应签请请本企业业董事长长核定后后任用。(二)特定业业务专用用的图记记及董事事长职章章、公章章、总经经理职章章之监印印人员应应签请各各公司总总经理核核定后任任用。(三)各部门门主管的的职衔签签字章及及部门章章由各部部门主管管指定监监印人员员。(四)监监印人员员不在时时，应由由代理人人代为监监印，代代理人的的任用应应依前三三款的规规定签准准或指派派。 第三十十一条 印信盖盖用(一)行行文时应应依第八八条的规规定判行行送请监监印人员

30、员依第七七条的规规定于函函件、文文稿及底底本上用用印。(二)其他文文件需盖盖用印信信者，经经办人应应填具盖用印印信申请请单一一式二联联，经呈呈准后凭凭以申请请用印，监监印人员员除于文文件上用用印外，还还应于盖用印印信申请请单正正面加盖盖使用的的印信，并并收存第第一联，第第二联退退回经办办部门存存查。第三十十二条 印色使使用公公章、职职章以红红色印泥泥或红色色打印水水用印的的。.印信信管理第三十十三条 印信的的核定及及制发部部门(一)公公章、董董事长及及各公司司总经理理之职章章及职衔衔签字章章均经总总管理处处董事长长核定，由由总管理理处总经经理室为为管理部部门统一一制发。(二)总管理理处各部部、

31、室、中中心的部部门章或或特定业业务之主主管职章章经各部部(室)经理(主任)核定，由由总管理理处总经经理室为为管理部部门统一一制发。(三)各事业业部经理理、厂(处)长长的职衔衔签字章章、特定定业务之之主管职职章及各各部门的的部门章章经各公公司总经经理核定定由各公公司总经经理室为为管理部部门统一一制发。 第三三十四条条 印信信登记业务主主办部门门需用特特定印信信或业务务专用印印信向有有关主管管机构报报备时，该该印信的的登记、更更换、撤撤销等的的手续，均均由该主主办部门门办理。第三十十五条 印信申申请(一)印印信制发发的申请请因业业务需要要或组织织变更，由由主办部部门填具具请(制)发发印信申申请表一

32、份，送送会印信信管理部部门依本本规则第第三十三三条的规规定呈请请核定后后由管理理部门制制发。（二)印信换换发的申申请11.印信信的印文文磨损申申请换发发时，由由监印人人员填具具请(换)发发印信申申请表一份，于于备注栏栏拓具印印模，叙叙明制发发日期，送送会印信信管理部部门依本本规定第第三十三三条规定定呈请核核定后由由管理部部门换发发。22.原有有废旧印印信应于于换发的的印信收收到后一一周内，由由监印人人员依本本规则第第三十六六条的规规定办理理。(三)印印信补发发的申请请1.印信毁毁损或遗遗失时，监监印人员员除向该该印信登登记机构构报备并并依法公公告作废废外，应应填具请(补补)发印印信申请请表一一

33、份，于于备注栏栏叙明原原印的种种类、字字体、制制发日期期、毁损损或遗失失经过及及失职人人员的议议处，并并会印信信管理部部门依本本规则第第三十三三条规定定呈经核核定后，由由管理部部门补发发。22.补发发印信的的文字体体应有异异于原印印信，以以资区别别。 3.遗遗失的印印信寻获获时，应应即交由由监印人人员于二二日内依依本规定定第三十十六条规规定办理理。(四)印印信增刊刊的申请请1.一种印印信以制制发一枚枚为原则则，但如如因业务务需要或或受地区区限制需需增刊者者，由业业务主办办部门依依本条第第一款规规则申请请。22.增刊刊的印信信应由管管理部门门斟酌实实情设法法加以区区别。第三十十六章 印信缴缴销(

34、一)废废旧、撤撤销或遗遗失寻获获的印信信，应由由监印人人员填具具缴销销印信申申请表一份，送送会印信信管理部部门依本本规则第第三十三三条之规规定呈经经核定后后，检具具缴销之之印信，送送缴管理理部门撤撤销。(二)印信管管理部门门收到缴缴销的印印信，即即斟酌实实情予以以保存或或截角注注销。 第三三十七条条 印信信管理(一)各种印印信由各各监印人人员负责责保管，如如有遗失失或误用用情事由由监印人人员负完完全责任任。(二)印印信管理理部门应应指定专专人负责责印信之之制发、换换发、补补发、稽稽查等管管理工作作，并设设立印印信登记记表拓拓具印模模、样本本，依序序装订成成册，以以利管理理。(三)印印信不固固定

35、换发发年限，印印信管理理人员每每年至少少应稽查查一次。(四)主管、监监印人员员或印信信管理人人员交接接时，应应拓具印印模样本本列册专专案移交交，并报报送印信信管理部部门。 档案管管理.管理理部门第三十十八条 管理部部门(一)文文书结案案后，原原稿由各各文书管管理部门门归档，经经办部门门视实际际需要留留存影本本。如为为特殊案案件因业业务处理理需要，原原搞须由由经办部部门保管管者，应应经文书书管理部部门主管管同意后后妥为保保存，文文书管理理部门以以影本归归档，原原稿用毕毕后仍应应送文书书管理部部门归档档并换回回影本。(二)各公司司档卷分分类目录录及编号号原则，由由各公司司总经理理室或事事业部经经理

36、室统统一制定定管理；总管理理处各部部、室、中中心则由由各部门门自行编编定报送送总管理理处总经经理室。.整整理与分分类第第三十九九条 文文件点收收文件件结案移移送归档档时，依依如下原原则点收收：(一)检检查文件件的本文文及附件件是否完完整，如如有短少少，应即即追查归归入。 (二二)文件件如经抽抽存者，应应有管理理部门主主管的签签认。(三)文件的的处理手手续是否否完备，如如有遗漏漏，应即即退回经经办部门门补办。(四)与本案案无关的的文件或或不应随随案归档档的文件件，应即即退回经经办部门门。(五)有有价证券券或其他他贵重物物品，应应退回经经办部门门，经办办部门应应送指定定保管部部门签收收后，文文件送

37、归归档。第四十十条 文文件整理理点收收文件后后，应依依下列方方式整理理：(一)中中文直写写文件以以右方装装订为原原则，中中文横写写或外文文文件则则以左方方装订为为原则。(二)右方装装订文件件及其附附件均应应对准右右上角，左左方装订订则对准准左上角角理齐钉钉牢。 (三三)文件件如有皱皱折、破破损、参参差不齐齐等情形形，应先先整补，裁裁切折叠叠，使其其整齐划划一。第四十十一条 档案分分类() pnbb0档案案分类应应视案件件内容、部部门组织织、业务务项目等等因素，按按部门、大大类、小小类三级级分类。先先以部门门别区分分，部门门别之后后依案件件性质分分为若干干大类，再再在同类类中依序序分为若若干小类

38、类。() (二二)档案案分类应应力求切切合实用用。倘因因案件较较多，前前款三级级不敷应应用时得得于第三三级之后后另增第第四级细类。如案案件不多多，亦可可仅使用用部门门及大类或小小类二二级。(三)同一小类(或细细类)之之案件以以装订于于一档夹夹为原则则，如案案件较多多，一个个档夹不不敷使用用时，得得分为两两个以上上的档夹夹装订，并并于小类类(或细细类)之之后增设设卷次次编号号，以便便查考。 (四)每一档夹封面内页应设目次表，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个目次编号为原则。(五)档号之表示方式如下A1A2-B1B2C1C2D1-E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小

39、类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。第四十二条 档案名称及编号(一)档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。(二)各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。(三)档案分类各级名称经确定后，应编制档案分类编号表，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。(四)档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。(五)档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照

40、表，以免混淆。第四十三条 档号编定(一)案件如系新案，应就档案分类编号表，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。(二)案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。(三)档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。(四)档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。.归档与档案清理第四十四条 保存期限(一)归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用见出纸注明目次号码，以便翻阅。 (二)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第四十五条 保存期限

41、文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：(一)永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.组织规程及办事细则；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权状及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。(二)10年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。(三)5年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存5年的文书。(四)1年保存：结案后无长期保存必要者。(五)规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。第四十六条 档卷清理(一)管档人员应随时拂拭档

42、案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依第四十五条的规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目次表之附注栏内注明销毁日期。(二)保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将收(发)文登记单第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。.调卷第四十七条 调卷程序(一)各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具调卷单经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。(二)管档人员接到调卷单经核查后，取出该项档案，并于调卷单上填注借出日期，将档案交与调卷人员。调卷单则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。(

43、三)于档案室当场借阅者，得免填调卷单。(四)档案归还时，经管档人员核查无讹并于调卷单填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。调卷单由管档人员留存备查。 第四十八条 调卷管理(一)调卷单以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。(二)调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负二责处理。(三)调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。(四)调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。 机密文文件第第四十九九条 范范

44、围(一)生生产设备备设计图图：具有有专利性性与独特特性之机机械设计计图，以以及生产产设备布布置图。() pnnb0技技术性的的资料：独特技技术性的的操作标标准，与与外人技技术合作作或外人人技术指指导资料料，产品品配方，产产品开发发，改良良或试验验资料，国国外现场场实习报报告及其其他技术术上属于于机密性性之资料料。() ppnb00(三)业务性性之资料料：销售售成本资资料，市市场情报报，国外外业务考考察报告告及其他他业务上上属于机机密性之之资料。(四)其他经经厂处长长以上主主管认为为有必要要列入机机密文件件管理之之一切资资料。第五十十条 保保管部门门(一一)外来来机密文文件应以以各公司司总经理理

45、室为保保管部门门；经各各公司总总经理核核准得于于事业部部、研究究所或工工厂所在在地保存存者，应应以事业业部经理理室、研研究所所所长室、驻驻厂经(副)理理室或总总经理指指定之部部门为保保管部门门。(二)属属技术、开开发、工工务、营营业等部部门自行行建立之之专业性性机密文文件，应应以各事事业部经经理室或或厂区文文书管理理部门为为保管部部门。(三)总管理理处各部部、室、中中心之机机密文件件，属各各该部门门承办之之专责性性质者，应应以各该该部、室室、中心心为保管管部门。(四)各保管管部门应应指定专专人经各各公司总总经理核核定(总总管理处处由总经经理核定定)，负负责机密密文件收收发、登登记及归归档等事事务。第五十十一条 外来机机密文件件处理(一)外来机机密文件件由代表表公司取取得该文文件的人人员径送送该公司司总经理理室机密密文件保保管人员员，?qquott;收(发)文文登记单单