某某公司业务档案管理办法11302.doc

《某某公司业务档案管理办法11302.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《某某公司业务档案管理办法11302.doc（100页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、业务档案管理办法Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.正德人寿保保险股份份有限公公司业务档案管管理办法法（20133 年版版）业务管理部部2013 年 5 月72 / 64目 录第一章 总总则3第二章 业业务档案案管理体体制与基基本要求求3第三章 业业务档案案分类与与作业规规范4第四章 纸纸质业务务档案的的整理、装装订与装装具18第五章 纸纸质业务务档案编编目与档档案盒填填写规范范21第六章 业业务档案案的交接接规范22第七章 业业务档案案库房管管理23第八章 业业务档案案的使用用25第九章 业

2、业务档案案遗失处处理管理理28第十章 业业务档案案的鉴定定与销毁毁29第十一章 业务档档案耗材材的征订订30第十二章 电子档档案的管管理31第十三章 业务档档案的统统计管理理32第十四章 业务档档案的考考核33第十五章 档案保保密制度度35第十六章 业务档档案管理理人员岗岗位职责责36第十七章 附则37第十八章 附件38第一章 总总则第一条 为为加强公公司档案案管理工工作，实实现业务务档案管管理的规规范化、 专业化化，维护护业务档档案的完完整与安安全，使使业务档档案更好好地为各各项业务务 工作服服务，根据中华人民民共和国保险险法、中华华人民共和国档案法 及档案案行政管管理部门门和保险险监管部部

3、门的有有关规定定，并结结合我公公司业务务档案管理工工作的实实际特点点，特制制定本办办法。第二条 本本办法所所称业务务档案是是指客户户在投保保过程中中和保险险公司 在承保保、合同同保全、案案件理赔赔和电话话咨询投投诉等业业务处理理环节中中直接 形成的的，具有有保存和和使用价价值的各各种单证证、文字字、图表表、照片片、声像像 等文件件资料。业业务档案案应由各各生成岗岗位整理理完毕后后，移交交到档案案管理岗处集中统统一管理理。第三条 公公司各相相关部门门和分支支机构须须严格遵遵照本办办法，处处理日 常业务务档案管管理工作作。如遇遇与公司司档案管管理历史史文件冲冲突时，均均以本 办法为为准。第二章 业

4、业务档案案管理体体制与基基本要求求第四条 各各分公司司业务管管理部门门须在二二级机构构和三级级机构分分别设 立档案案室并配配备档案案管理岗岗。机构构成立初初期或业业务量未未达到设设立档案案 专岗要要求之前前，档案案管理岗岗可由保保全人员员兼任，也也可根据据实际业业务需 求及公公司人力力资源计计划，安安排专人人负责。第五条 各各类业务务档案必必须由生生成岗整整理完毕毕后，定定期移交交本机 构档案案管理岗岗。档案案管理采采用分公公司集中中保管制制度，分分公司除除负责本本部的业务档档案外，需需同时负负责保存存好下设设中支公公司的业业务档案案。各三三 级机构构档案管管理岗，应应定期将将业务档档案整理理

5、汇总后后移交分分公司档档案管 理岗。各各分公司司档案必必须在分分公司统统一存放放，根据据公司业业务的发发展需 求，如如有变化化总公司司将另行行通知统统一处理理。第六条 业管部部各岗位位人员必必须保证证整理好好本岗位位的档案案，不得得出现由于人人为因素素而导致致的档案案丢失遗遗漏等问问题，档档案管理理岗工作作人 员需敦敦促和指指导业务务档案生生成岗位位及时完完成各种种业务档档案的整整理、归归 档，做做好自身身的接收收、保管管、利用用等相关关工作，保保证业务务档案的的安全、 完整和和准确。第七条 公司全全体业管管部员工工均对业业务档案案负有保保护和保保密的职职责，任何部部门和个个人不得得私自摘摘录

6、、复复制、翻翻印、转转借，不不得擅自自扩 大使用用范围，泄泄露档案案内容。第三章 业业务档案案分类与与作业规规范第八条 我我公司业业务管理理部档案案类型具具体分为为承保档档案、保保全档 案、理理赔档案案、咨询询、投诉诉、电话话协办等等涉及业业管部工工作的其其它业务务档案。档案案的计量量以份、卷卷为单位位，份数数、卷册册数为其其计量单单位名称称。 其中，档档案归档档最小单单位为份份，一盒盒为一卷卷。第九条 承承保档案案（一）释义义 承保档档案指投投保人向向保险人人提出投投保要约约直至缔缔结保险险合同或或保险人就投投保要约约做出拒拒保、延延期等结结论的过过程中形形成的文文件材料料。（二）承保保档案

7、的的归档范范围及排排列顺序序如下： 1.个人人人身保险险单（主主单）2.投保单单3.被保险险人清单单（限团团险）4.产品说说明书5.业务员员报告书书6.承保前前要约7.核保审审批类文文件8.体检报报告类文文件（包包括但不不限于病病历）9.各类问问卷，如如：药物物使用情情况问卷卷、神经经系统疾疾病问卷卷、特殊殊 业余爱爱好问卷卷等10.生存存调查类类文件，如如：生存存调查通通知书、生生存调查查问卷、生 存调查报告11.各类类通知书书，如：核保通通知书、补补充材料料通知书书等12.客户户身份类类文件（如如投保人人身份证证复印件件、被保保险人身身份证 复印件件）13.信息息变更类类文件14.承保保前

8、撤单单类文件件15.首期期收费凭凭证16.自动动转账授授权书17.其他他材料（三）承保保档案归归档规范范1.各级机机构业管管人员应应对当日日收到的的承保资资料扫描描录入系系统，并并 在系统统中打印印相关档档案目录录，分渠渠道进行行归档。其其中银邮邮渠道承承保档 案每 1000 份归为为一卷，个个险渠道道承保档档案每 50 份归为为一卷，一一卷上 下浮动动不得超超过 20%。2.承保档档案须依依照规则则统一编编码。承承保档案案编码由由业务类类型代 码、六六位机构构代码、档档案生成成年份、三三位卷册册流水号号、三位位卷内流流水 号 5 个部部分组成成。其中中承保业业务类型型代码可可分为：YC银邮渠

9、渠道承 保档案案、GC个险渠渠道承保保档案、TC团险渠道承保档案。例如归档号号 YC-861110002011200010001 表表示为北北京分公公司营业业本部 银保渠渠道承保保档案 20112 年年第 1 卷第第 1 份，具具体编码码构成如如下图所所示：卷册内案卷卷编号可可简写为为归档号号的后六六位，即即在该份份档案右右上角 标注三三位卷册册流水号号和三位位卷内流流水号，以以便于日日常档案案整理工工作。3.各级机机构业管管人员须须保证档档案资料料的准确确性，严严格按照照扫描顺顺 序进行行装订归归档并打打印卷内内目录，承承保档案案对应目目录格式式及填写写要求 详见附附件 1-22。打印印生成

10、的的目录与与归档资资料案卷卷的收卷卷内容和和排列顺顺 序核对对无误后后，放在在承保档档案卷首首。卷尾尾处增加加业务务档案备备考表（详见附件件 9），并据实填填写，放入档档案盒中中上架保存。4.三级机机构业管管人员将将整理好好的案卷卷定期移移交所在在机构档档案管理岗，具体体交接频率率可依据据实际业务量量而定，但须每月至少少移交一一次， 以确保保档案移移交的时时效性。经经核对无无误后，档档案管理理岗在业业务档案案 移交清单（详见附件 7）上签字；三级机构档案管理岗每季度向二 级机构构档案管管理岗进进行移交交，档案案管理岗岗核对无无误后在在业务务档案交交 接登记记表（详见附件 8）上签字。对有误的案

11、案卷，退回重重新处理理。5.纸质承承保档案案资料保保存期限限为保险险合同终终止之日日起 10 年。（四）保险险合同送送达回执执的归档档规范1.各级机机构业管管人员应应对当日日生成保保单送达达回执进进行回执执回销 和归档档，相同同时间段段内不同同渠道的的回执可可以放在在同一档档案盒中中，每 2000 份归归为一卷卷，一卷卷上下浮浮动不得得超过 20%。2.回执档档案须依依照规则则统一编编码。回回执编码码由保险险合同送送达回执执 的业务务代码 HZ、六六位机构构代码、档档案生成成年份、三三位卷册册流水号号、 三位卷卷内流水水号 5 个部部分组成成。例如归档号号 HZ-861110002011200

12、010001 表表示为北北京分公公司营业业本部 回执档档案 20112 年年第 1 卷第第 1 份，具具体编码码构成如如下图所所示：卷册内案卷卷编号可可简写为为归档号号的后六六位，即即在该份份档案右右上角 标注三三位卷册册流水号号和三位位卷内流流水号，以以便于日日常档案案整理工工作。3.各级机机构业管管人员须须保证档档案资料料的准确确性，严严格按照照扫描顺顺序进行装订订归档并并打印卷卷内目录录，回执执档案对对应目录录格式及及填写要要求 详见附附件 3。打印印生成的的目录与与归档资资料案卷卷的收卷卷内容和和排列顺顺序 核对无误后，放在回执档档案卷首。卷尾处增增加业务档案备考考表（详 见附件件 9

13、），并据实填写，放放入档案盒盒中上架架保存。4.三级机机构业管管人员将将整理好好的案卷卷定期移移交所在在机构档档案管 理岗，具体交接频率率可依据据实际业务量量而定，但须每月至少少移交一一次， 以确保保档案移移交的时时效性。经经核对无无误后，档档案管理理岗在业业务档案案 移交清单（详见附件 7）上签字；三级机构档案管理岗每季度向二 级机构构档案管管理岗进进行移交交，档案案管理岗岗核对无无误后在在业务务档案交交 接登记记表（详见附件 8）上签字。对有误的案案卷，退回重重新处理理。5.保险合合同送达达回执的的档案保保存期限限为保险险合同终终止之日日起 6年。（五）卡折折式保单单的归档档规范 1.各级

14、机机构业管管人员应应对当日日承保的的卡折式式保单进进行打印印扫描并立案，每每 1000 份归为为一卷，一一卷上下下浮动不不得超过过 200%。 2.卡单档档案须依依照规则则统一编编码。卡卡单档案案编码由由卡单的的业务代代码 KD、六六位机构构代码、档档案生成成年份、三三位卷册册流水号号、三位位卷内 流水号号 5 个部部分组成成。例如归档号号 KD-861110002011200010001 表表示为北北京分公公司营业业本部 卡单档档案 20112 年年第 1 卷第第 1 份，具具体编码码构成如如下图所所示：卷册内案卷卷编号可可简写为为归档号号的后六六位，即即在该份份档案右右上角 标注三三位卷册

15、册流水号号和三位位卷内流流水号，以以便于日日常档案案整理工工作。3.各级机机构业管管人员须须保证档档案资料料的准确确性，严严格按照照扫描顺顺 序进行行装订归归档并打打印卷内内目录，卡卡折式保保单档案案对应目目录格式式及填 写要求求详见附附件 1-2。打印印生成的的目录与与归档资资料案卷卷的收卷卷内容和和 排列顺顺序核对对无误后后，放在在卡单档档案卷首首。卷尾尾处增加加业务务档案备备 考表（详见附件 9），并据据实填写，放放入档案案盒中上架保保存。4.三级机机构业管管人员将将整理好好的案卷卷定期移移交所在在机构档档案管 理岗，具体交接频率率可依据据实际业务量量而定，但须每月至少少移交一一次， 以

16、确保保档案移移交的时时效性。经经核对无无误后，档档案管理理岗在业业务档案案 移交清单（详见附件 7）上签字；三级机构档案管理岗每季度向二 级机构构档案管管理岗进进行移交交，档案案管理岗岗核对无无误后在在业务务档案交交 接登记记表（详见附件 8）上签字。对有误的案案卷，退回重重新处理理。5.卡折式式保单的的档案保保存期限限为保险险合同终终止之日日起 6 年。 第十条条 保全档档案（一）释义义 保全档档案是指指保险人人为了维维持人身身保险合合同的持持续有效效,根据保保险合同条款款约定及及客户要要求而提提供的一一系列保保单服务务过程中中形成的的 文件材材料。（二）保全全档案的的归档范范围及排排列顺序

17、序如下： 1.批单（业业务留存存页）2.收/付付费通知知书3.申请书书类文件件4.保险合合同原件件（适用用于根据据业务处处理规则则需要收收回保险险合同原原 件的保保全项目目）5.客户身身份证明明类文件件6.领款/付款凭凭证，如如：银行行账户复复印件、账账户所有有人身份份证复 印件等等7.授权书书类文件件，如:独立授授权委托托书、自自动转账账授权书书、受托托 人身份份证明等等8.电话回回访表9.最近一一期保险险费收费费凭证10.证明明类文件件,如:监护关关系证明明、死亡亡证明等等11.各类类情况说说明及案案件审批批文件12.确认认书类文文件,如:保险合合同效力力通知书书等13.体检检报告书书14

18、.问卷卷类文件件,如:补充告告知问卷卷、业务务员告知知书等15.清单单类文件件16.其他他材料,如:保全业业务资料料交接凭凭证等（三）保全全档案的的归档规规范1.档案根根据保全全项目不不同区分分为永久久、短期期两种归归档类型型，保全全 人员根根据系统统所生成成档案目目录进行行排序、整整理、立立卷，每每 50 份为一 卷，一一卷上下下浮动不不得超过过 20%。2.保全档档案依照照规则统统一编码码。保全全档案编编码由业业务类型型代码、 保存期期限代码码、六位位机构代代码、档档案生成成年份、三三位卷册册流水号号、三 位卷内内流水号号 6 个部分分组成。其其中保全全业务类类型代码码可分为为：GB个/银

19、渠道保保全档案案、TB团险渠渠道保全全档案。保保存期限限分为永永久、短短 期两个个类型，分分别以字字母 P、S 为代码码。例如归档号号 GBB-S8861110022012200110011 表示为为个/银渠道道保全业业务 北京分分公司营营业本部部 20112 年第 1 卷第 1 份保存存期限为为短期的的保全档档 案，具具体编码码构成如如下图所所示：卷册内案卷卷编号可可简写为为归档号号的后六六位，即即在该份份档案右右上角 标注三三位卷册册流水号号和三位位卷内流流水号，以以便于日日常档案案整理工工作。3.各级机机构业管管人员须须保证档档案资料料的准确确性，严严格按照照扫描顺顺 序进行行装订归归档

20、并打打印卷内内目录，保保全档案案的对应应目录格格式及填填写要 求详见见附件 4- 5。打印印生成的的目录与与归档资资料案卷卷的收卷卷内容和和排列 顺序核核对无误误后，放放在保全全档案卷卷首。卷卷尾处增增加业业务档案案备考表表（详见附件件 9），并据实填填写，放入档档案盒中中上架保存。4.三级机机构业管管人员将将整理好好的案卷卷定期移移交所在在机构档档案管 理岗，具体交接频率率可依据据实际业务量量而定，但须每月至少少移交一一次， 以确保保档案移移交的时时效性。经经核对无无误后，档档案管理理岗在业业务档案案 移交清单（详见附件 7）上签字；三级机构档案管理岗每季度向二 级机构构档案管管理岗进进行移

21、交交，档案案管理岗岗核对无无误后在在业务务档案交交 接登记记表（详见附件 8）上签字。对有误的案案卷，退回重重新处理理。5.档案依依据保全全项目的的不同，其其保存期期限划分分为永久久、短期期两种 类型，具体划分参照保全全档案保存期限一一览表（详见附件 10）。不 同保存存期限的的档案分分别归档档存放。第十一条 理赔档档案（一）释义义 理赔档档案是指指保险人人按照合合同约定定，承担担保险责责任、履履行保险险金给付义务过过程中形形成的文文件。（二）理赔赔档案的的归档范范围及排排列顺序序如下：1.理赔申申请书2.理赔申申请材料料签收单单3.理赔案案件审核核报告4.理赔调调查通知知及报告告书5.核保/

22、保全/法务会会签申请请及回复复6.理赔计计算书7.理赔给给付批注注及清单单8.通融/和解赔赔付通知知书9.拒赔/解约通通知书10.理赔赔领款通通知书及及批单11.保单单原件/复印件件12.各种种证明材材料以及及单据13.合议议笔录14.呈报报文件及及批复15.各种种诉讼资资料16.出险险人/受益人人/申请人人身份证证明资料料17.授权权委托书书18.其他他19.理赔赔材料退退回领取取确认书书（三）理赔赔档案归归档规范范1.各级机机构理赔赔人员应应对当日日收到的的理赔资资料扫描描录入系系统，并并 在系统统中打印印相关档档案目录录，将已已结案件件按照一一案一份份的原则则进行归归 档，每每份案件件归

23、档时时应填写写好卷宗宗皮封面面，并按按照在系系统中打打印的理理 赔档案案目录顺顺序进行行装具，每每卷的装装具数量量依实际际情况而而定。2.理赔档档案须依依照规则则统一编编码。理理赔档案案编码由由理赔的的业务代代 码 LP、六六位机构构代码、档档案生成成年份、三三位卷册册流水号号、三位位卷内 流水号号 5 个部部分组成成。例如归档号号 LP-861110002011200010001 表表示为北北京分公公司营业业本部 理赔档档案 20112 年年第 1 卷第第 1 份，具具体编码码构成如如下图所所示：卷册内案卷卷编号可可简写为为归档号号的后六六位，即即在该份份档案右右上角 标注三三位卷册册流水号

24、号和三位位卷内流流水号，以以便于日日常档案案整理工工作。3.各级机机构业管管人员须须保证档档案资料料的准确确性，严严格按照照扫描顺顺 序进行行装订归归档并打打印卷内内目录，理理赔档案案的对应应目录格格式及填填写要 求详见见附件 6。打印印生成的的目录与与归档资资料案卷卷的收卷卷内容和和排列顺顺 序核对对无误后后，放在在理赔档档案卷首首。卷尾尾处增加加业务务档案备备考表（详见附件件 9）并据据实填写写，放入入档案盒盒中上架架保存。 4.三级机机构业管管人员将将整理好好的案卷卷定期移移交所在在机构档档案管理岗，具体体交接频率率可依据据实际业务量量而定，但须每月至少少移交一一次， 以确保保档案移移交

25、的时时效性。经经核对无无误后，档档案管理理岗在业业务档案案 移交清单（详见附件 7）上签字；三级机构档案管理岗每季度向二 级机构构档案管管理岗进进行移交交，档案案管理岗岗核对无无误后在在业务务档案交交 接登记记表（详见附件 8）上签字。对有误的案案卷，退回重重新处理理。5.纸质理理赔档案案资料保保存期限限为保险险合同终终止之日日起 6 年。 第十二二条 电话服服务档案案（一）释义义 电话服服务档案案分为呼呼入类和和呼出类类两大类类。呼入入类业务务包含咨咨询、投诉两两种；呼呼出类业业务包含含回访一一种。（二）电话话服务档档案的归归档范围围及排列列顺序如如下：1.理赔报报案登记记表（印印刷品）2.

26、咨询协协办单（印印刷品）3.电话咨咨询月报报表（电电子版打打印）4.条款咨咨询月报报表（电电子版打打印）5.其它从从咨询件件发生到到结案涉涉及的单单证、文文件等资资料6.咨询半半年、年年度分析析报告7.投诉工工作月报报表（电电子版打打印）8.投诉协协办单（电电子版打打印）9.其它在在投诉案案件从发发生到结结案的单单证、文文件资料料10.投诉诉半年、年年度分析析报告11.电话话新单回回访事项项流转表表（电子子版打印印、简称称协办单单）12.回访访月报表表（电子子版打印印）13.拒访访说明人人员名单单（电子子版打印印）14.信函函回访人人员名单单（电子子版打印印）15.退保保人员名名单（电电子版打

27、打印）16.上门门回访人人员名单单（电子子版打印印）17.个险险新契约约回访问问题件回回复表（电电子版打打印）18.新契契约回访机构问题件件回复表（银银邮专用）（电子版打印）19.客户户联系方方式确认认函（电电子版打打印）20.信函函回访问问卷（电电子版打打印）21.上门门回访问问卷（电电子版打打印）22.投保保时、后后客户出出具的拒拒访说明明23.情况况说明等等其他资资料（电电子版打打印）24.保全全变更登登记表（电电子版打打印）25.回访访半年、年年度分析析报告（三）电话话服务档档案归档档规范 1.将理赔赔报案登登记表根根据时间间顺序每每月整理理，每月月的理赔赔报案登登记表统一装装入公司司

28、统一印印制的业业务档案案皮中，并并且按照照月份顺顺序每年年 度整理理装入档档案盒中中。档案案盒封皮皮档案类类型栏填填写“电话服服务咨询询类理赔报案案登记表”。年度度栏填写*年度。 2.将咨询询、投诉诉、回访访协办单单按照时时间顺序序每月整整理，并并同时附附上当月的电电话咨询询月报表表、条款款咨询月月报表装装订成册册后装入入档案皮皮， 并且按按照月份份顺序每每年度整整理装入入档案盒盒中。档档案盒封封皮档案案类型栏栏 填写“电话服务咨咨询类（附附相关月报报表）”。年度栏填写*年度。3.将电话话新单回回访事项项流转表表并同时时附上当当月的回回访月报报表、出出 具拒访访说明人人员名单单、信函函回访人人

29、员名单单、退保保人员名名单、上上门回访访 人员名名单等资资料装订订成册后后装入档档案皮，并并且按照照月份顺顺序每年年度整 理装入入档案盒盒中。档档案盒封封皮档案案类型栏栏填写“电话服服务回访访类协 办登记记表（附相关关月报表）”。年度栏栏填写*年度。4.将个险险新契约回访问题件回复表（电子版打印）、新契约回访 机构问问题件回复表（银邮邮专用）（电子版打印）、客户联系方式确确认函（电子版打打印）、信函回访访问卷（电子版打印）、上门回访问卷（电子 版打印）、投保时、后客户户出具的拒访访说明、情况说明（电子版版打印）等资料按照照时间顺顺序每月月整理，装装订成册册后装入入档案皮皮，并且且按照月月 份顺

30、序序每年度度整理装装入档案案盒中。档档案盒封封皮档案案类型栏栏填写“电话 服务回回访类协办件相相关单证”。年度栏填写*年度。5.将保全全变更登登记表（电电子版打打印）按按照时间间顺序每每月整理理，装 订成册册后装入入档案皮皮，并且且按照月月份顺序序每年度度整理装装入档案案盒中。 档案盒盒封皮档案类类型栏填填写“电话服务回访类类保全变更更相关单单证”。 年度栏栏填写*年度。如如有客户户在投保保时就出出具的拒拒访说明明，需将将此 类拒访访说明按按月整理理装入档档案皮中中，一并并与协办办单及其其它回访访单证按按 年度放放入档案案盒中，档档案盒封封皮档案案类型填填写“电话服服务回访访类回 访协办办单及

31、相关单单证”，年度栏写*年度。一级档案类型码二级档案类型码说明51电话服务咨询类52电话服务投诉类53电话服务回访类6.电话服服务档案案须依照照规则统统一编码码。电话话服务档档案由四四位全宗宗 号、两两位档案案类型码码、三位位目录号号、四位位案卷号号 4 个部分分组成。按按照 呼入呼呼出业务务分为咨咨询、投投诉、回回访三大大类进行行归档。电电话服务务档案 一级档档案类型型码为 5，二级级档案类类型码对对应咨询询、投诉诉、回访访分别为为 1、2、3。对应应表如下下：例如 86600551000100001 代表总总公司电电话服务务咨询类类的档案案。因为为在 每类业业务下有有多种单单证，同同一类业

32、业务下按按照单证证类型每每月装订订一册， 例如在在电话服服务咨询询类中每每月会同同时生成成 3 份案卷卷，其案案卷号按按照流水顺序排列列即可。如如 20112 年 9 月整理理装订的的 8 月电话话服务档档案：归档号类别8600551000100001电话服务咨咨询类理赔报报案登记记表8600551000100002电话服务咨咨询类电话受受理登记记表（附附相关月报表）8600551000100003电话服务咨咨询类咨询协协办单第十三条 其它业业务档案案其它业务档档案是指指除以上上几种业业务档案案外，总总、分公公司业务务管理 部在日日常业务务处理中中生成的的具有保保存价值值的纸质质档案。如如各类

33、日日常签 报档案案等。总、分公司司业务管管理部，可可依据自自身业务务特点、档档案类型型和档案案 量大小小，参照照日常业业务档案案的整理理方式进进行其它它业务类类档案的的归档和和 管理。第四章 纸纸质业务务档案的的整理、装装订与装装具 第十四四条 纸质业业务档案案整理的的质量要要求整理过程中中应确保保归档业业务文件件完整、内内容准确确，不允允许在流流转 中有任任何遗失失或损毁毁。每份份档案的的卷内材材料必须须是原件件或复印印件，无无 碳复写写业务留留存联、热热敏传真真件须复复印后入入卷。第十五条 纸质业业务档案案的装订订方法纸质业务文文件的装装订原则则是以份份为单位位，一份份一装订订。可以以采取

34、 粘贴、线线装、连连发卡式式装订机机装订的的方法。各各机构可可按实际际工作情情况 灵活选选取装订订方式。具具体如下下：（一）采用用粘贴装装订方法法的，要要用胶水水在文件件资料的的左上角角处进 行逐页页粘贴，一一份一粘粘贴。（二）采用用三孔一一线装订订方法的的，要用用棉线装装订，线线要拉紧紧，并 在案卷卷背面中中孔处结结扣。（三）采用用连发卡卡式装订订机装订订方法的的，各业业务部门门将每一一份资 料订好好，移交交档案室室后，档档案管理理员用长长尾票夹夹将每卷卷资料夹夹好。第十六条 纸质业业务档案案装订的的具体要要求 在装订订业务档档案时，按按照以下下要求进进行操作作：（一）装订订前，去去除文件件

35、资料中中多余的的装订物物、大头头针和回回形针 等，使使装订出出的档案案案卷保保持平整整、结实实、整齐齐。（二）注意意档案案案卷左边边、下边边保持整整齐，不不能出现现漏页、错错页、 倒页的的现象。（三）对于于可能会会压住案案卷字迹迹或已经经破损的的文件、单单证、图图表 等资料料案卷，要要加宽边边、裱糊糊，不能能影响阅阅读。（四）理赔赔案件以以每个案案件为单单位进行行装订，装装订后将将案件放放入 卷宗封封皮。（五）保全全档案装装订，以以份为单单位，将将装订好好的保全全文件资资料依 次放入入档案盒盒内归档档。其中中，对于于需要对对保险合合同进行行归档的的业务档档案，只需留留存保险险合同中中个人人人身

36、保险险单（主主单）页页和保险险合同收收费 凭据页页两个部部分，同同时业务务管理人人员须加加盖作废废章，并并与该保保全项目目 的其他他资料一一并进行行装订、归归档，人人身保险险合同其其余部分分机构应应集中 定期进进行销毁毁，以节节省档案案存放空空间。第十七条 特殊资资料档案案的装订订处理（一）除单单独归档档的交接接清单等等资料外外，对于于其他所所有小于于 A44 规格格用纸的的文件、单单证、图图表和单单据等文文件资料料（批单单除外），在在装 订前，业业务档案案管理人人员均要要将这些些资料按按要求粘粘贴在客客户资料料粘 贴纸上上，并加加盖骑缝缝印章。资资料粘贴贴的具体体要求是是从下向向上阶梯梯式

37、粘贴，版版心尺寸寸为 1555mmm1990mmm，并留留有装订订线。理理赔材料料中如有有 热敏纸纸，不能能直接归归档，应应复印后后将复印印件归档档。（二）对于于大于 A44 规格用用纸的文文件、图图表等归归档资料料，在装装订 前，业业务档案案管理人人员要将将这些资资料按 A4 纸的规规格和要要求折叠叠压平。 资料折折叠的具具体要求求为：与与 A44 规格用用纸一样样宽，但但比较长长的文件件、 图表等等资料，要要上对齐齐，从下下向上折折；与 A44 规格用用纸一样样长，但但比 较宽的的文件、图图表等资资料，要要左对齐齐，从右右向左折折；既比比 A44 规格用 纸宽，又又比 A4 规定用用纸长的

38、的文件、图图表等资资料，要要分别左左、上对对齐， 先从下下向上折折、再从从右向左左折。（三）单独独归档的的交接清清单等资资料，在在装订时时不予粘粘贴，由由档案 管理岗岗以 2000 页为单单位直接接装订成成册，统统一保存存备查。第十八条 纸质业业务档案案的装具具选取一定量量装订好好的待装装具案卷卷，按照照目录顺顺序自下下而上排排列摆 放，装装入业务务档案盒盒。一盒盒装满后后，顺次次装入下下一档案案盒。装装具后填填 写档案案盒封面面、盒脊脊及底边边。每一一档案盒盒装具案案卷数量量的基本本原则为为 既不浪浪费有效空间，又避免免档案盒过分分拥挤，给查询和调阅阅带来不不便。第五章 纸纸质业务务档案编编

39、目与档档案盒填填写规范范第十九条 各机构构档案生生成岗应应依据当当日的归归档资料料按照规规定的 目录文文件格式式填写卷卷内目录录，打印印生成的的目录经经与归档档资料核核对无误误 后，置置于案卷卷首页与与案卷资资料一并并归入档档案盒。第二十条 档案盒盒的填写写规范（一）档案案盒封面面的填写写规范1.起止编编号：填填写该盒盒内案卷卷归档号号的起止止编号2.档案类类型：承承保档案案、保全全档案、理理赔档案案等3.保管期期限：依依据档案案保存期期限填写写4.年度：盒内档档案的生生成年度度5.案卷（盒盒）号：填写卷卷册流水水号6.本卷（盒盒）件数数：填写写本盒内内档案数数量7.备注：根据实实际情况况填写

40、8.全宗号号：填写写机构代代码9.目录号号：填写写业务类类型代码码 档案盒盒封面的的填写示示范(详见附附件 11)。（二）档案案盒脊的的填写规规范1.起止编编号：填填写该盒盒内案卷卷归档号号的起止止编号2.全宗号号：填写写机构代代码3.档案生生成时间间：填写写盒内档档案的生生成的起起止时间间4.目录号号：填写写业务类类型代码码5.档案类类别：承承保档案案、保全全档案、理理赔档案案等6.保管期期限：依依据档案案保存期期限填写写7.年度：盒内档档案的生生成年度度8.案卷（盒盒）号：填写卷卷册流水水号 档案盒盒脊填写示范（详见见附件 12）。第六章 业业务档案案的交接接规范第二十一条条 已整理理并入

41、盒盒的业务务档案，由由各系列列人员及及时移交交 到档案案管理岗岗处。其其交接具具体要求求如下：（一）交接接时间：根据实实际业务务量的多多少确定定交接时时间，各各类档 案的交交接工作作应分开开进行。（二）交接接手续：将移交交的档案案逐盒进进行清点点、登记记，接收收人员 应结合合归档清清单和卷卷内备考考表中的的说明，仔仔细核对对每卷档档案，每每盒移 交的档档案必须须材料完完整、与与清单准准确一致致，不允允许有缺缺漏档案案的情况况 存在。填填写业业务档案案交接登登记表（见见附件 8），并并由移交交人和接接 收人签签字。（三）合格格要求：交接的的业务档档案，经经接收人人员清点点验收合合格后 予以接接收

42、，不不合格的的档案应应退回移移交人处处，待按按要求改改正处理理后，重重新移交。第二十二条条 已移交交到档案案管理人人员处的的业务档档案，由由档案管管理 人员全全权负责责入库保保管。在在档案入入库前档档案管理理人员应应按要求求填写档档 案盒封封面、档档案盒脊脊的各个个项目，字字迹要求求大小一一致、工工整清晰晰，不 得有涂涂改、修修改等现现象。第七章 业业务档案案库房管管理 第二十十三条 业务档档案库房房的选址址及管理理要求（一）严格格执行分分公司档档案集中中制的管管理模式式。（二）分公公司档案案管理室室须由分分公司直直接管理理并负责责。（三）分公公司应全全面考虑虑档案库库房整体体租用成成本、业业

43、务档案案调阅 时效、业业务档案案库房所所在地省省级地理理位置及及交通便便利条件件等诸多多因 素。（四）若在在中支设设立分公公司档案案管理室室的，其其档案管管理岗应应直属 分公司司业务管管理部管管理。第二十四条条 业务档档案入库库保存注注意事项项（一）入库库时档案案盒脊，须须明确标标注案卷卷号、立立卷时间间、档案案类 型等信信息，以以便于上上架摆放放及查询询。（二）各类类业务档档案应按按照生成成年度、档档案类型型、业务务机构划划分 存放区区域，各各机构可可按照实实际情况况决定上上述划分分顺序。其其中档案案类型 划分为为承保档档案区、保保全档案案区、理理赔档案案区、其其它业务务档案区区 4 个 区

44、域，并并分别在在档案箱箱或档案案架贴注注标签予予以标示示。其中中，不同同保存期限的保全全档案分分别归档档存放。各各类业务务档案明明确分区区、避免免交叉存存 放，以以保证档档案存放放条理清清晰、整整洁有序序。（三）在各各类业务务档案存存放区域域内，档档案盒严严格按照照序号依依次上 架保管管，在排排列上架架时，自自左向右右，自上上而下排排列。（四）各分分公司对于已满 2 年的短期保保全档案，应单独封箱存放。 档案箱箱由各分分公司向向总公司司作为档档案耗材材统一征征订，5 卷为 1 箱，档 案箱应应标注所所存放的的卷册编编码，并并标注销销毁年度度，便于于日后销销毁工作作 的开展展。各分分公司在在档案

45、箱箱码放时时应充分分考虑空空间条件件，做到到依次摆摆 放，尽尽量不留留空隙，以以达到节节省存放放空间的的目的。档档案箱标标准尺寸寸规 格为：长 26.5CMM，宽 31CCM，高 22.5CMM。（五）对于于未采用用新版档档案管理理办法前前所生成成的保全全档案，分分公 司档案案管理岗岗应将涉涉及永久久保存的的保全档档案取出出，并按按照新版版档案管管 理办法法重新整整理成册册，短期期保全档档案封箱箱存放。第二十五条条 业务档档案库房房管理制制度（一）业务务档案库库房是保保管业务务档案的的重要场场所，为为了确保保档案 保存的的完整、安安全，须须由专人人负责，做做好档案案库房的的管理工工作。（二）非

46、档档案管理理人员不不得随意意进入档档案库房房。（三）业务务档案库库房不得得存放与与业务档档案无关关的物品品，档案案箱、 柜排列列整齐，档档案无虫虫蛀、霉霉变；房房内禁止止吸烟，库库房周围围灭绝火火源 迹象。（四）库房房的大小小应与业业务档案案的数量量增长相相适宜，符符合抗震震、 防盗、防防火、防防高温、防防水、防防潮、防防有害气气体、防防鼠、防防尘、防防虫、防霉、防强强光等基基本要求求，保持持库房温温度控制制在 1424，相对对湿 度控制制在 4560。（五）如果果档案库库房的面面积和设设施有限限，各分分公司也也可以根根据实 际情况况考虑将将业务档档案交与与本地专专业的档档案馆保保管。（六）每日日下班时时，应注注意关闭闭库房电电灯，切切断电源源，锁好好门窗， 做好保保卫、保保密工作作，严防防任何盗盗窃和破破坏档案案资料的的事件发发生。（七）库房房的出入入必须实实行严格格的登记记与交接接手续，登登记、清清点、 签收手手续应该该严格、清清楚、细细致、责责任分明明。（八）对库库房内的的安全措措施和案案卷存放放情况定定期检查查，并作作好记 录，发发现问题题及时处处理。第八章 业业务档案案的使用用第二十六条