时间管理四象限法则幻灯片.ppt

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1、时间管理四象限法则第1页，共34页，编辑于2022年，星期六你是否有时间管理不良的征兆？看看一下这些问题。你是否有时间管理不良的征兆？看看一下这些问题。1.你是否同时在进行几个方案(工作)，但似乎无法全部如期完成？2.你是否因为顾虑其它的事情，而无法集中精力来做目前的事？3.如果工作被中断，你是否特别生气？4.你是否每天回家的时候都是筋疲力尽，有觉得好像没做什么事情？5.你是否觉得老是没有什么时间做运动或者是休闲，甚至是只是随便玩玩都没有时间？6.你是否习惯性登陆QQ或微信查看聊天记录？7.你是否经常漫无目的地登陆淘宝或浏览网页？8.你是否经常茫然无措，工作开展很被动，被上司批评？对于以上的这

2、些问题，只要有三个回答是对于以上的这些问题，只要有三个回答是“是是”的话那你的的话那你的时间管理就有问题了。时间管理就有问题了。第2页，共34页，编辑于2022年，星期六时间是什么？时间是什么？时间是把杀猪刀时间是把杀猪刀黑了木耳黑了木耳紫了葡萄紫了葡萄软了芭蕉软了芭蕉 第3页，共34页，编辑于2022年，星期六 时是对物质运动过程的描述，时是对物质运动过程的描述，间是指人为的划分。间是指人为的划分。时间是思维对物质运动过程的分割、划分。时间是思维对物质运动过程的分割、划分。时间也可做为计算人类生命长短的方式，时间也可做为计算人类生命长短的方式，时间对生命是非常宝贵的，时间流逝的很快，一时间对

3、生命是非常宝贵的，时间流逝的很快，一去不复返，在有限的时间内可让我们做很多的事去不复返，在有限的时间内可让我们做很多的事情，情，去实现人生的价值去实现人生的价值。第4页，共34页，编辑于2022年，星期六 时间到底是什么呢？时间到底是什么呢？时间对于不同的人有不同的意义。时间对于不同的人有不同的意义。对于活着的人来说，时间是生命；对于活着的人来说，时间是生命；对于商人来说，时间是金钱；对于商人来说，时间是金钱；对于做学问的人来说，时间是资源对于做学问的人来说，时间是资源 对于无聊的人来说，时间是债务。对于无聊的人来说，时间是债务。对于绝大多数的人来说，时间就是财富，是人生最大的资本。对于绝大多

4、数的人来说，时间就是财富，是人生最大的资本。第5页，共34页，编辑于2022年，星期六 时间的特性时间的特性 时间的四项独特性：（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无

5、力挽回。第6页，共34页，编辑于2022年，星期六1、算算我们的时间每天24小时，均分配;工作8小时、休息8小、其他8小时。2、算算用于提升、学习的时间是多少？3、真正做有意义事件的时间有多少？有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的：睡觉：21年 工作：14年 个人卫生：7年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：6年 学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年 第7页，共34页，编辑于2022年，星期六 什么是时间管理？什么是时间管理？时间管理（时间管理（Time Management）就是用技巧、技术和工具）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标；帮

6、助人们完成工作，实现目标；时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间；时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间；时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做；个很重要的目的也是决定什么事情不应该做；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性；时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。与指引。第8页，共34页，编辑于2022年，星期六 时间管理的对象不是“时间”，而是每一个“使用时

7、间的人”，时间管理就是事前的规划或長期的计划 其本质就是“自我管理”。自我管理即是改变习惯,令自己更富实效,更富效能 把事情很快地做完,叫做效率，把事情很快又很对地做完,叫做效能 时间管理是一种能力，时间管理是一种能力，时间管理是一种能力，时间管理是一种能力，一种决定什么事情重要的能力！一种决定什么事情重要的能力！一种决定什么事情重要的能力！一种决定什么事情重要的能力！第9页，共34页，编辑于2022年，星期六四象限法则四象限法则 究竟什么占据了人们的时间？这是一个经常令人困惑的问题。究竟什么占据了人们的时间？这是一个经常令人困惑的问题。著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要

8、著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和和紧急紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。这就是关于这就是关于时间时间管理管理的的“四象限法则四象限法则”。斯蒂芬斯蒂芬科维科维在领导管理理论，家庭与人际关系，个人管理等领域可谓久负盛名。1989年，其著作高效人士的七个习惯出版，在商界产生巨大影响。该书曾高居纽约时报最畅销书籍排行榜之首，并占据畅销书排行榜长达七年之久。目前，这本书已被译成30多种

9、语言，全球销量过亿册。这本书俄文版在莫斯科上市时，普京对媒体发表感慨说，俄罗斯应该出现这样伟大的思想家，并建议俄罗斯公民阅读这本书。2002年，福布斯将高效人士的七个习惯评为有史以来最具影响力的10大管理类书籍之一。第10页，共34页，编辑于2022年，星期六重要性重要性紧迫程度紧迫程度二：重要但不紧急二：重要但不紧急一：重要而且紧急一：重要而且紧急四：不重要且不紧急四：不重要且不紧急三：不重要但紧急三：不重要但紧急第11页，共34页，编辑于2022年，星期六重要性重要性紧迫程度紧迫程度 二：重要但不紧急二：重要但不紧急1、准备工作、编制计划、维持关系。准备工作、编制计划、维持关系。2、去拜访

10、、去拜访VIP客户。客户。3、计划给员工进行培训。、计划给员工进行培训。4、回访客户。、回访客户。一：重要而且紧急一：重要而且紧急1、紧急状况、紧急状况、迫切问题、限期完成。迫切问题、限期完成。2、一会儿要参加重要会议。、一会儿要参加重要会议。3、与客户沟通要做合同。、与客户沟通要做合同。4、准备事项。、准备事项。四：不重要且不紧急四：不重要且不紧急 1、处理一般性文件。处理一般性文件。2、看电视消磨时光。、看电视消磨时光。3、归档本周所有文件。、归档本周所有文件。三：不重要但紧急三：不重要但紧急1、造成干扰的紧急事件。造成干扰的紧急事件。2、打若干个沟通的电话。、打若干个沟通的电话。3、帮助

11、客户解决一个难题。、帮助客户解决一个难题。第12页，共34页，编辑于2022年，星期六第一象限：第一象限：没什么好说的，立即去做！没什么好说的，立即去做！我们工作中的主要压力来自于第一象限，其实第一象我们工作中的主要压力来自于第一象限，其实第一象 限限80%的事务来自于第二象限（重要但不紧急）没有的事务来自于第二象限（重要但不紧急）没有 被处理好的事情，也就是说这个压力和危机是自己给被处理好的事情，也就是说这个压力和危机是自己给 自己的。所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的自己的。所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的 事情事情 才能是的压力减缓。才能是的压力减缓。很多重要的事都是因为一拖再

12、拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。第13页，共34页，编辑于2022年，星期六第二象限：第二象限：有计划去做！有计划去做！不能因为不紧急就不去解决它。我们应该第一时间将任务进行分不能因为不紧急就不去解决它。我们应该第一时间将任务进行分 解，然后一个一个解决，并制定时间表，在规定的时间内完成就不解，然后一个一个解决，并制定时间表，在规定的时间内完成就不 会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去。会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，

13、使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。第14页，共34页，编辑于2022年，星期六第三象限：第三象限：尽量别做！尽量别做！当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而且不紧急的当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而且不紧急的 事情来调整戏台和身体，但是不要

14、在这个象限中投入过事情来调整戏台和身体，但是不要在这个象限中投入过 多的尽力，否则就是浪费生命了。多的尽力，否则就是浪费生命了。但我们往往在忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分 范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不 但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。第15页，共34页，编辑于2022年，星期六第四象限：第四象限：交给他人去做！交给他人去做！第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头。最好的方第四象限的事情是我们忙

15、碌而且盲目的源头。最好的方 法是放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝以减少此法是放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝以减少此 类事务的发生。类事务的发生。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。第16页，共34页，编辑于2022年，星期六时间管理的误区时间管理的误区误区之一：工作缺乏计划误区之一：工作缺乏计划 A、造成的原因：、造成的原因：1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；2、不做计划也能获得实效；3、不了解做计划的好处；4、计划

16、与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；5、不知如何做计划。B、由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：、由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则 第17页，共34页，编辑于2022年，星期六时间管理的误区时间管理的误区误区之二：组织工作不当误区之二：组织工作不当 职责权限不清，工作内容重复职责权限不清，工作内容重复1、没有明确的分工2、没明确的授权3、没有综合协调4、没有及时必要的沟通、反馈“事必躬亲，亲力而为事必躬亲，亲力而为”产生的原因产生的原因1、担心部属做错事；2、担心下属表现太好；3、担

17、心丧失对下属的控制；4、不愿意放弃得心应手的工作；5、找不到合适的下属授权。第18页，共34页，编辑于2022年，星期六时间管理的误区时间管理的误区误区之二：组织工作不当误区之二：组织工作不当 沟通不良沟通不良 产生的原因产生的原因1、反馈不及时，或没有反馈、反馈不及时，或没有反馈2、没有跟进、没有跟进3、反馈错误、反馈错误4、局部利益，没有全局观念。、局部利益，没有全局观念。误区三：时间控制不够误区三：时间控制不够1、习惯拖延时间。2、不擅处理不速之客的打扰。3、不擅处理无端电话的打扰。4、无效的“会议”困扰。会议占甚至三分之一时间 第19页，共34页，编辑于2022年，星期六时间管理的误区

18、时间管理的误区误区之二：组织工作不当误区之二：组织工作不当 沟通不良沟通不良 产生的原因产生的原因1、反馈不及时，或没有反馈、反馈不及时，或没有反馈2、没有跟进、没有跟进3、反馈错误、反馈错误4、局部利益，没有全局观念。、局部利益，没有全局观念。误区三：时间控制不够误区三：时间控制不够1、习惯拖延时间。2、不擅处理不速之客的打扰。3、不擅处理无端电话的打扰。4、无效的“会议”困扰。会议占甚至三分之一时间 第20页，共34页，编辑于2022年，星期六时间管理的误区时间管理的误区误区四：整理整顿不足误区四：整理整顿不足 进取意识不强进取意识不强 主要表现在以下几个方面：主要表现在以下几个方面：1、

19、个人的消极态度、个人的消极态度 2、做事拖拉，找借口不干工作、做事拖拉，找借口不干工作 3、唏嘘不已，做白日梦、唏嘘不已，做白日梦 4、工作中闲聊、工作中闲聊 第21页，共34页，编辑于2022年，星期六时间管理的五个步骤时间管理的五个步骤第一步：堵住时间漏洞 第二步：制定明确目标 第三步：区分轻重缓急第四步：制定周密的计划第五步：合理安排时间第六步：养成良好习惯第22页，共34页，编辑于2022年，星期六第一步：堵住时间漏洞 1、常见的时间漏洞无价值的活动看电视网上聊天玩游戏闲聊不良的工作习惯无序放置文件或其他物品，导致经常需要花时间找东西拖延工作不专心导致的低效率工作无序第23页，共34页

20、，编辑于2022年，星期六第一步：堵住时间漏洞 2、堵住时间漏洞的措施不做无价值的事情学会拒绝让你的文件和物品有序摆放制定标准作业流程按计划完成工作不拖延不分心第24页，共34页，编辑于2022年，星期六第二步：制定明确目标 一个明确的目标应该具备以下五个特征：具体的（specific）可衡量的（measurable）可达到的（attainable）相关的（relevant）基于时间的（time-based）第25页，共34页，编辑于2022年，星期六第三步：区分轻重缓急（四象限内容，不再赘述）第四步：制定周密的行动计划长期战略计划年度计划季度计划月计划周计划日计划用表格形式体现第26页，共3

21、4页，编辑于2022年，星期六第五步：合理安排时间时间的二八定律80%的销售额是源自20%的顾客；80%的电话是来自20%的朋友；80%的总产量来自20%的产品；80%的财富集中在20%的人手中；2.8定律告诉我们1、在我们每天工作、生活中只有20%的事情才是重要紧急，80%的事情是不重要，不紧急的。2、利用80%的时间和精力处理只有20%重要紧急的事。3、处理好这20%的事情，余下80%的事情就能迎刃而解啦！第27页，共34页，编辑于2022年，星期六 二八定律也叫巴莱多定律，是二八定律也叫巴莱多定律，是19世纪末世纪末20世纪初意大利经济学家巴莱多发明的。他认为，在任何世纪初意大利经济学家

22、巴莱多发明的。他认为，在任何事物中，最重要的、起决定性作用的只占其中一小部分，约事物中，最重要的、起决定性作用的只占其中一小部分，约20%；其余；其余80%的尽管是多数，却是次要的、的尽管是多数，却是次要的、非决定性，因此又称二八法则。非决定性，因此又称二八法则。80/20法则，是法则，是20世纪初意大利统计学家、经济学家维尔弗雷多世纪初意大利统计学家、经济学家维尔弗雷多帕累托提出的，他指出：在任帕累托提出的，他指出：在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有

23、重要性的少数因子即能控制全局。这个原理经过多年的演化，已变成当今管理学界所熟知的二八法则子即能控制全局。这个原理经过多年的演化，已变成当今管理学界所熟知的二八法则即即80%的公司利润的公司利润来自来自20%的重要客户，其余的重要客户，其余20%的利润则来自的利润则来自80%的普通客户。的普通客户。80/20法则不仅在经济学、法则不仅在经济学、管理学管理学领域应用广泛，它对我们的自身发展也有重要启示，让我领域应用广泛，它对我们的自身发展也有重要启示，让我们学会避免将时间和精力花在琐事上，要学会抓主要矛盾。一个人的时间和精力都是非们学会避免将时间和精力花在琐事上，要学会抓主要矛盾。一个人的时间和精

24、力都是非常有限的，要想真正常有限的，要想真正“做好每一件事情做好每一件事情”几乎是不可能的，要学会合理分配我们的时间几乎是不可能的，要学会合理分配我们的时间和精力。要想面面俱到还不如重点突破。把和精力。要想面面俱到还不如重点突破。把80%的资源花在能出关键效益的的资源花在能出关键效益的20%的方面，的方面，这这20%的方面又能带动其余的方面又能带动其余80%的发展。的发展。第28页，共34页，编辑于2022年，星期六80/20原理意示圖80%時間琐碎的多数事物20%時間重要的少数事物80%成效20%成效第29页，共34页，编辑于2022年，星期六工作時段分配法則早上中午 13:0015:00下

25、午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給 Leader 方向/畫架構4.執行進行中專案1.面對面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/Update Follow up進度(1hr)3.Update/Modify 進行中專案1.花 1 小時寫作第30页，共34页，编辑于2022年，星期六第六步：养成良好习惯（做到前五步，并一直坚持下去）失去金钱的人，失去不多；失去健康的人，失去很多；失去信心和勇气的人

26、，将失去一切。如果不管理时间如果不管理时间我们就会失去时间我们就会失去时间失去时间人将成为时间的奴隶。失去时间人将成为时间的奴隶。第31页，共34页，编辑于2022年，星期六案例：案例：某人一周的事务清单：某人一周的事务清单：1.临时参加各部门协调会。（不重要但紧急）2.解决客人投诉。（重要而且紧急）3.编写下个月部门员工排班。（重要但不紧急）4.归档大堂副理本周所有文件。（不重要也紧急）5.去拜访VIP客人。（重要但不紧急）6.计划给前厅员工及其领班进行关于发票登记的培训。（重要但不紧急）7.陪朋友买手机。（不重要也不紧急）8.向上次联系的客户询问产品使用情况，搜集反馈资料。（重要但不紧急）

27、9.核查下午客人信用额度报表。（重要而且紧急）10.发传真取消客人预授权。（重要而且紧急）11.打若干个沟通的电话。（不重要但紧急）12.核查当日所有挂账账单及其消费小单是否准备齐全。（重要而且紧急）13.保安员报告有两客人在停车场打架斗殴。（重要而且紧急）14.去当当网购买最近很火的一本书杜拉拉升职记。（不重要也不紧急）15.帮助一名新同事解决系统中一个遇到的难题。（不重要但是紧急）第32页，共34页，编辑于2022年，星期六只要生命不息就要堅持到底世界上最伟大的推销员乔吉拉德,1928年11月1日出生于美国密歇根州底特律市，是美国著名的推销员。他是吉尼斯世界纪录大全认可的世界上最成功的推销

28、员，从1963年至1978年总共推销出13001辆雪佛兰汽车。乔吉拉德是世界上最伟大的销售员，连续12年荣登世界吉尼斯记录大全世界销售第一的宝座，他所保持的世界汽车销售纪录：连续12年平均每天销售6辆车，至今无人能破。第33页，共34页，编辑于2022年，星期六只要生命不息 就要堅持到底我不是为了失败而来到这个世界上，我不是为了失败而来到这个世界上，在我的血管里已没有失败的血液在流动，在我的血管里已没有失败的血液在流动，我不愿意听失败者的哭泣，埋怨者的劳骚，我不愿意听失败者的哭泣，埋怨者的劳骚，这是羊群中的温疫，这是羊群中的温疫，在我的字典里，在我的字典里，没有不可能、行不通、办不到，没希望、

29、失败、放弃等愚蠢的字眼，没有不可能、行不通、办不到，没希望、失败、放弃等愚蠢的字眼，我要把每一天的奋斗我要把每一天的奋斗 就像冲洗高山的雨滴，侵吞猛虎的蚂蚁，就像冲洗高山的雨滴，侵吞猛虎的蚂蚁，普照大地的星辰，建造金字塔的奴隶，普照大地的星辰，建造金字塔的奴隶，我也要一砖一瓦地构建自己成功的殿堂，我也要一砖一瓦地构建自己成功的殿堂，我深信滴水穿石的道理，我深信滴水穿石的道理，我相信古老的成功法则，我相信古老的成功法则，每失败一次就等于走向成功一次，每失败一次就等于走向成功一次，这一次的拒绝就是下一次的认同，这一次的拒绝就是下一次的认同，这一次皱起的眉头就是下一次舒展的笑容，这一次皱起的眉头就是

30、下一次舒展的笑容，今天的不幸，往往预示着明天的好运，今天的不幸，往往预示着明天的好运，当夜暮降临，我回想一天的镜遇，我总是心存感激，当夜暮降临，我回想一天的镜遇，我总是心存感激，当我精皮力竭时，我要抵制回家贪图享受的诱惑，当我精皮力竭时，我要抵制回家贪图享受的诱惑，当我遭人拒绝时，我要一试再试直到成功为止，当我遭人拒绝时，我要一试再试直到成功为止，我不因昨日的成功而感到满足，这是失败的先兆，我不因昨日的成功而感到满足，这是失败的先兆，我也不因昨日的失败而感到气馁，我也不因昨日的失败而感到气馁，我深信：只要生命不息，就要坚持到底。我深信：只要生命不息，就要坚持到底。第34页，共34页，编辑于2022年，星期六