无纸化办公给档案管理带来的利与弊.doc

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1、无纸化办公给档案管理带来的利与弊摘 要：近年来，随着科学技术的不断开展，很多办公的方式都已经开场向无纸化办公方向转变，档案管理工作也是如此，无纸化办公的出现给档案管理工作带来很大的便利，与此同时也出现了一些问题，要想使得无纸化办公更好地促进档案管理事业的开展，就要解决好实际工作中的问题。笔者通过对无纸化办公的利弊进展介绍，提出几点解决的措施，仅供参考。【关键词】：p 】：无纸化办公；档案管理；利；弊随着互联网时代的到来，使得很多办公的方式得到了改善，怎样利用好新技术来促进档案管理工作的开展，是当下应该考虑的问题。随着无纸化办公的出现，使得档案管理的方式发生了很大的变化，管理的效率也得到了很大的

2、进步，要想使其获得更大的开展，就要针对其存在的问题进展有效的解决。1 无纸化办公给档案管理工作带来的优点我国原有的档案管理方式，都是对纸质的档案进展管理，不仅工作效率低下，而且档案信息的平安性也得不到保证，随着无纸化办公的出现，使得这一现象得到了很大的改善，不仅提升了档案信息的平安，而且实现了资的共享。1.1 促进了档案内部的局域网建立。通过无纸化办公的运用，各企事业单位有了自己的档案管理系统，可以通过互联网技术直接对档案信息进展管理，免去了人工进展整理的阶段，使得档案管理的效率得到了很大的提升，而且使得各部门之间的联络加强，通过内部局域网的建立，使得档案管理部门在第一时间接收到信息，可以及时

3、的对档案进展搜集管理，以免单位的查档使用。1.2 实现了信息资的共享。原有的对档案信息的管理形式，都是被动进展的，没有发挥到档案管理的应有作用，随着无纸化办公的出现，使得这一现象得到了很大的改善，各部门之间可以通过内部的局域网对档案信息进展传输，可以实现资的共享，减去了中间查找档案的时间，使得工作的效率得到了很大的进步。1.3 信息网络效劳中心的作用加强。无纸化档案管理工作的落实，使得信息网络的效劳作用得到了很大的开展，改变了档案部门一直处于被动的状态，网络效劳中心的加强，使得档案管理部门可以通过单位的内部系统进展查询信息，搜集与档案管理有关的数据，使得档案管理工作的内容进一步的丰富，可以更好

4、地促进单位的开展建立。1.4 自动化接收系统的建立。无纸化办公的方法使得档案管理的工作方法得到了很大的改善，工作人员在递送档案时，可以直接发送电子邮件，免去了中间递送纸质档案的过程，档案管理部门通过特定的系统进展接收，免去了中间的环节，使得档案管理的工作效率得到了很大的提升。2 无纸化办公给档案管理工作带来的弊端虽然无纸化办公使得档案管理的工作效率得到进步，但是在一些实际的工作中仍然存在一些弊端，有效更好地发挥无纸化办公的作用，就要把这些问题加以有效的解决。2.1 工作人员认识程度不高受到传统观念的影响，档案管理工作一直以来都不被人们所重视，这就使得工作人员的积极性不高，认为档案管理工作只是对

5、一些档案进展整理归档，无视了档案管理工作过的实际作用，再加上领导人员的重视程度不够，使得工作人员的认识程度不高。无纸化办公的出现，使得很多工作人员无从下手，而且认为档案管理工作根本无需这样，对无纸化办公的方法也不够认可，导致在工作中还保持着原有的工作方法。出现这种现象的原因主要有两个方面：一是无纸化办公的开展速度太快。长时间以来工作人员已经习惯了档案管理的常规方法，让其迅速的改变，无论是在思想上还是在行动上都适应不过来，而且很多工作人员的技术程度不高，在无纸化办公的工作效率非常低下；另一方面就是工作人员不是非常相信无纸化办公的方式，在工作的过程中都对档案信息进展备份，这样完全失去了无纸化办公的

6、作用，而且还极大地降低了档案管理的工作效率。2.2 无纸化档案信息无法保证可读性我国传统的档案管理方式都是对纸质的档案进展管理，无纸化的档案管理都是对电子信息进展管理，这种管理方式极大地方便了工作人员的工作，但是由于技术问题的限制，在很多软件管理上的问题难以解决，这就会因为一些硬件设施的损坏，使得档案信息丧失，或者是暂时不可查看的现象，假如这时需要对档案信息进展查看，就会严重影响工作的正常开展。2.3 难以判断档案是否具有原始性档案的价值主要集中在原始性上，也就是说只有档案是原始的档案，在法律上才会成认其真实有效，假如在这期间出现了改动的现象，档案也就失去了法律效率，不具备任何价值。这也正是无

7、纸化档案面临的一大挑战，因为无纸化档案都是存在计算机中，在使用的过程中极容易将其更改，再加之，无纸化档案本身信息与载体就互相别离，这种特征使其在生成与传输时都会出现更改的现象。3 解决无纸化档案管理挑战的措施3.1 更新观念，迎接挑战无纸化档案的出现也就是近几年的事情，对大多数人们来说还是一件新颖事物，对这样的新颖事物只有通过宣传和开发利用，才能进步人们的认识。档案部门要加大宣传力度，强化依法治档意识。尤其是进步直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、单位通力配合，齐抓共管，才能搞好电子文件的及时归档和无纸化档案的平安管理。3.2 研究无纸化档案的特性，制定实在可行的措施

8、，保证无纸化档案的平安与完好无纸化档案具有信息的非人工识别性、对系统设备的依赖性、信息与载体的可别离性、信息的易改性等特点。信息非人工识别性，是指电子文件是由计算机处理和生成的数字化的信息形态，人工无法直接识别，必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来，然后转换成人工能识别的形式。所谓对系统设备的依赖性，是指电子文件的生成、传输、存储都是通过电子计算机实现的。所谓信息与载体的可别离性，是指电子文件内容存储的位置可以从一个载体转换到另一个载体上，其内容却不发生任何变化。所谓信息的易改性，是指对电子文件内容进展修改非常容易，而且改后不留任何痕迹。3.3 制定科学的管理措施针对电子文件

9、的特点，制定采取保证电子文件“物理生命”与“信息生命”的平安性保护措施。保护电子文件的“物理生命”主要包括以下几点：一是防磁，二是控制调节环境的温湿度，三是防止机械损伤，四是注意环境卫生。对电子文件“信息生命”的保护主要包括以下几点：一是保证电子文件的持续可读性，二是防电脑病毒。完毕语综上所述，可知无纸化档案管理在开展的过程中，确实存在着很多问题，其中最重要的是解除无纸化档案原始性的问题，因为档案只有具有原始性，才拥有法律效力，否那么就失去价值，而无纸化档案在生成以及使用的过程中，都很容易被更改，破损其原始性，因此如何保护其原始性成为无纸化档案管理的重点。【参考文献】：p 】：1薛匡勇.档案文化的力量读档案文化“成果观”和“规那么观”有感J.档案学通讯，20_5.2李玉民.档案科技工作要效劳档案文化建立J.中国档案，20_9.3郑小春.把握特性 增强“五力”抢占档案文化建立的制高点J.浙江档案，20_8.第 7 页 共 7 页