1会议管理制度.doc

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1、1会议管理制度 会议管理制度第1章总则第1条 目的。为了规范公司的会议召开程序，确保会议的高质量、高效率，帮助相关 部门集思广益、促进沟通、统一思想、协调步调，实现科学决策，特制定本制度。第2条适用范围。本制度适用于公司各级、各类会议的组织与管理。第2章会议分类第3条根据会议范围分类根据会议的范围，可以分为以下五种。公司级会议，包括全公司员工大会、全公司技术人员、项目经理、施工队长等的大 会或代表大会。召开此类会议，应经总经理批准，由各相关部门负责组织召开，公司领导参 加。专业性会议，指公司业务系统、技术系统等组织召开的会议。召开此类会议，应经 公司领导批准，各业务主管部门负责组织召开，公司业

2、务分管领导参加。系统或部门工作会议，指由各职能部门、项目经理部召开的会议。召开此类会议， 应经部门领导或项目经理批准，并报行政办公室备案，由单位领导负责组织，公司领导视情 况派员参加。所、厂、库、队、班、组会议，指由基层单位领导根据工作、生活情况召开的会议， 上一级领导也可派员参加。上级或外单位在本公司召开的会议(现场会、报告会、演讲会等)或公司的业务会(管线施工管理、维护管理、材料管理、车辆管理、员工管理、伙食管理等会议) ，应由行政 办公室或主管部门安排召开，分管的公司领导参加。第4条 根据会议内容分类根据会议的内容，可以分成四大类。行政专业会议，包括董事常务会、董事代表会、董事办公会、总

3、经理常务会、公司 事务性会议、公司年度员工大会、公司经营分析p 会、质量分析p 会、安全工作会、专业技术工 作会、工程设计任务完成及调度专门会议、公司各级部门工作例会、班组班前例会等。各类代表大会，包括员工代表会、各级各类人员代表大会、工会代表大会、党团员 代表大会、妇女代表大会、董事会代表大会等。专题会议，包括问题研讨会、专员研讨会、工作专题会等。其他会议，包括定期的例会、临时性会议等。第5条部分会议的议题安排上述部分会议的内容安排如下表所示部分会议的内容细则会议名称会议议题安排董事常务会研究公司重大事项、决策、人员任免等董事代表会部署、研讨公司重大工作事项等董事办公会研究、布置董事会工作及

4、人员任免总经理常务会研究、布置公司行政工作，讨论重大问题公司事务性会议月、半年、年工作例会，主要领导参加，公司总经理等主要领导主持公司年度员工大会总结工作、布置工作、表彰先进公司经营分析p 会汇报公司日常经营进展情况、各项指标完成情况、存在的主要问题，并提出 改进措施等质量分析p 会汇报、总结公司在工程、维护、设计、生产以及管理工作中的质量情况、存 在的问题，并研究改进措施和办法安全工作会汇报、总结公司在安全作业与管理、治安、消防、行车等情况，分析p 发生事 故原因，检查事故防患措施专业技术工作会专业设计、工程技术中存在的主要技术问题专题研讨，新技术、新规范、新 标准的米用情况，专利利用及改进

5、情况，专业技术研讨、专业培训、贝工技 术考核等公司部门工作例会检讨工作，总结布置工作，定时例会班组班前例会总结、布置工作和安全，布置后一天和总结前一天工作任务和安全生产情况， 指出存在问题、注意事项、好人好事、上级有关通知要求等定期的例会每星期、每月、半年、年度定期召开的例会，其内容、召开时间、参加人员、 会议地点、时长等应由行政办公室统一规定，让公司全体知晓；非临时更改， 一般不可通知临时性会议一般应提前2天报行政办公室审批；未经办公室批准，不得随意改动正常例 会，以建立正常的、有规律的工作秩序第3章会议数量与质量控制第6条会议数量控制对会议数量的控制，行政办公室主要应做好以下三个方面的工作

6、。建立严格的会议审批机制。公司一切会议归行政办公室审批，防止会议无准备、无预告、无明确议题，保证会议 召开的必要性。可开可不开的会不开，能采用别的方法解决的不开，无实质性或纯礼节性会 议不开，能合并的不单独召开，已有明确决议的不重复开等。本着“下级服从上级、小会服从大会、局部服从全局”的原则召开会议。凡涉及多部门的会务性会议，应统筹安排、删减合并，确保会议的必要性和有效性。科学设置例会。不断检查分析p ，取消无存在价值的例会，合并效率不高的例会。提高相关人员掌握会议的水平。根据具体情况，选择最适用和最有效的沟通方式，减少会议数量，可选择面谈、现场指 导、打电话、发邮件等其他办法。第7条会议质量

7、控制为有效地控制会议质量，应从以下 10方面进行考虑。会议目的是否明确。开会时机是否成熟。会议规模、规格是否适度。会议应紧凑，决不短会长开。准备工作应反复检查，充分准备。主持人应具备把握会议的能力，能适时引导会议按既定方案进行，达到预定目的和 效果，不跑题、偏题、马拉松开会。排除会议十扰，要求手机设置为静音，禁止在会场打电话、高声谈论，要求与会者 坐姿端正并记录会议决议等。利用现代化信息技术，运用互联网、投影、录音、录像等手段提高会议效率。议题集中，不宜过多，保证较短时间内能完成全部议程，并保证问题解决的深度和 效果。一切会议应有计划、议程主要发言人必须有发言稿或详细发言提纲。第4章会议准备第

8、8条参加人员需要通知参加会议的人员，主要包括四类。对会议目标负有主要或直接责任者0对会议议题有绝对决定权力者。会后行动的直接执行者。对会议议题有专门知识或经验者。会议主办部门应严格控制参会人数，无关或不需要参加的人员能不参加则不参加。例如，对于讨论性会议，总人数一般不超过 20人。第9条会议时间确定会议的时点与长短，需要做好以下四个方面的工作。事先调查，保证会议安排在多数与会人员能集中精力开会的时间段。尽量安排在关键人员的最佳开会时间。在保证效果的前提下力求开短会，并留有机动时间。把握开会时机，时间紧迫的会议应尽早开，留给与会者执行落实会议决议的时间； 需要与会者充分研讨的，应提前较长时间告知

9、会议议题，给与会者留出充分的准备时间。第10条会议议程安排议程由主办单位拟定，主要包括会议内容、讨论事项、达到目的、其他要求等。重要议题安排在会议前一时间段。明确或控制会议中各议题的时长，防止时间失控。控制议题数量，保证议而有决，能解决问题。保证与会者有备而来。注意引导、归纳、提升会议议题。需发放的资料应提早分发，让与会者在会议正式开始前可以明确会议内容、准备自 己的看法，减少会中宣读、阅读、演讲的时间耽搁。连续2?3小时以上的会议应安排中间休息，一般为 10分钟。第11条会场布置会场布置工作主要包括会场空间、座位、条幅标语、音响、投影、照明、通风等的安排 和布置，具体要求如下。会场空间应便于

10、与会人员进出。座位应有利于主要与会人员的视野通畅、便于相互交流、便于记录和阅读。会议必须的设备应有质量保证，并应进行会前检查。会场一般应设“禁止抽烟”、“请勿喧哗”等警示牌，保证会议环境。第12条会议通知通知的拟定和要素：参加人员、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求，并应注明经办联系人、电话号码、职务以及所在单位和盖章等。通知书写：文字应简洁明了、全面周到，用电话等形式的会议通知应准备底稿。无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知活楚。为保证与会人员按时到会，可采用预先通知和正式通知两步进行。对于重要会议进行预先通知后，应监督准备情况，保证开会时各方面均准备到位。对参会的关键人员应当

11、面通知或多次核实能否按时到会。第5章会中管理第13条人员签到准备签到表格、牌、卡或与会人员签到花名册等。簿式签到：参加会议人员在预先准备的签到簿上签名_以示到会。大会工作人员代签：按准备好的应参加人员花名册，来一个由大会工作人员 表示到会，“_”表示缺席，“O#;表示请假等。证卡签到：预先打印参加大会的卡，发给个人填写姓名及其他内容，到会场交给主 持大会工作人员，以统计到会、未到会人员情况。座次表签到：预先将参加大会人员安排座位，到会人员到座位在表上消号或打 V电脑签到：预先将与会者的指纹或磁卡信息输入电脑，到会人员按指纹或刷磁卡签 到。签到完成后，工作人员应尽快统计出应到、实到人数，未到人，

12、交大会主持人。第14条会场服务引导座位：工作人员按事前安排的座位，引导与会人员尽快就坐，特别要注意主要 领导人员和主席台就座人员的座次位置。分发会议文件、材料：重要文件可发到个人或主要负责人手里，可事先认领签收， 也可会场提前认领签收。内外联系、传递信息：对大会进行中领导对外要办的事项，外来人员电话重要日程 安排布置等的办理，外来记者等接待陪同等事项。维护会场秩序：保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生， 减少会议中的走动。处理会中临时事项：承办主要领导或重要与会人员交办的急事。其他服务：对会中一般需用物品应有余量准备，以应付个别需求。保持会场通风、 采光和卫生。第15条会议

13、进程管理(1)主持人应熟悉会议议程、议题、目的和会议精神等。(2)尤其主持人和主讲人应按时到位，在开会前 10分钟由主持人活点人数，按时开会要注意基层与会人员的想法、看法。主持人应集中与会者的意见后做总结，引导围绕中心畅所欲言，避免争执和人身攻 击。讨论前应明确讨论的议题，要及时纠偏和引导。科学安排议程，注意中间休息和节奏安排。减少中途退席，特别是主要与会人员退席的发生。一般情况下不改变议程安排。当议论达到预期目的时，应及时小结并引导转换议题。主要研讨的议题一般应放在大会前半部分时间。第16条会议记录行政办公室应派专人对会议内容予以详细记录，具体包括会议名称、时间、地点、 出席人员情况、会议组织情况、主持人等，重点要做好会议议题、讨论发言情况、所形成的 决议等内容的记录。会议纪要应由专人负责，并及时在会上通过。第6章会后工作第17条行政办公室的会后工作督促参会行政人员及时整理会议记录，形成会议纪要、决议等结论性文件，并分发 存档。按会议纪要和决议内容，督促相关部门和人员逐项落实会议决策，以期达到召开会 议的预期目的。第18条会议主持人员会议主持人员应及时对会议的主持情况进行总结，不断提高主持会议的能力。第7章附则第19条 本制度由综合管理部负责解释。第20条 本制度由发布之日起开始执行。第 8 页 共 8 页