国家开放大学电大专科《办公室管理》期末试题标准题库及答案（试卷号：2180）.doc

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1、国家开放大学电大专科办公室管理期末试题标准题库及答案（试卷号：2180）国家开放大学电大专科办公室管理期末试题标准题库及答案（试卷号：2180） 一、单项选择题 1文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是( )。 A.国名、地址、部门、姓名 B姓名、地址、部门、国名 C姓名、部门、地址、国名 D姓名、国名、部门、地址 2下列接受名片时唯一正确的做法是( )。 A接受名片时要用双手 B大声念出名片上的头衔 C接过名片马上放入兜内 D传递名片将正面朝向自己 3以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？( ) A口字型 B圆桌型 C教室型 DU字型 4按照美国人类学家爱德华。霍尔

2、博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM，应该是( )。 A个人区 B社交区 C亲密区 D公众区 5文员协助举行宴会时，不用考虑( )。 A宴会的形式与气氛 B有无休息室 C有无停车场 D交通是否方便 6.上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应( )。 A通知上司家人把衣服送达 B自己到上司家里去拿 C让上司自己去家里更换 D去买新的服装 7以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？( ) A定好目标，把想做或需要做的事情写下来 B想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务 C开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿 D把零散工作安排在安静、有效的时间段

3、里去做 8文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？( ) A必要时可形成文字材料，照本宣科 B不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 C传达可以根据上司主要意思，溶人自己对问题的意见 D重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记 9有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务？( ) A准备资料 B发表意见 C现场服务 D会议或会谈记录 10传真机最好用来传送以下哪种邮件？( ) A一般的图纸 B C很长的文件 D感谢信 11文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的( ) A如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认 B告知你或上

4、司的联系电话，以便有变化时可立即通知 C对方越忙越必须早一点联络 D如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会 12以下关于名片的使用方式，哪些是错误的( ) A文员应在任何时候、任何场合携带名片 B向别人递送名片时应双手捧交，将文字正面朝向对方 C如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意 D名片只能当面递送，寄去是不礼貌的 13文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是( ) 。 A下级单位报送的报告、统计报表等 B未经签发的文电草稿 C单位内部互相抄送的文件材料 D本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料 14值班人员不应该做以下哪类事情( ) A签发文件 B分发会议通知 C询

5、问情况 D传达指示 15接受忠告的反应应该是( ) A以烦躁的心情倾听 B尽量把责任推给别人。 C应辩解说：“那是因为” D切勿感情用事 16以下哪些不是办公室事务管理的特征( ) A服务性 B决策性 C专业性 D主动性 17文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是( ) A国名、地址、部门、姓名 B姓名、地址、部门、国名 C姓名、部门、地址、国名 D姓名、国名、部门、地址、 18有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务( ) A准备资料 B发表意见 C现场服务 D会议或会谈记录 19邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员

6、的工作要求不一致( ) A每天开箱次数与邮局投递次数一致 B。取出邮件立即返回办公室 C事先带上包袋装邮件 D应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办 20以下哪些接打电话的行为是不正确的( ) A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 B给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 D中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置 21电话是现代社会中不可或缺的通讯工具，文秘人员在打业务电话时不应该( )。 A考虑打电话的时间是否合适 B核对电话号码，确保一次拨号就能成功通话 C在尽量少的通话时间内达到预期的效果 D在工作时间同久未打电话来的朋友

7、闲聊 22在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用( )。 A.“顷悉”、“际此” B“谨启”、“钧启” C“台鉴”、“惠鉴” D“台安”、“钧安” 23按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM，应该是( )。 A个人区 B社交区 C亲密区 D公众区 24文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是( )。 A什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 B文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便 C会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定 D文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 25上司决定参加某个会议时，文员不

8、应该( )。 A和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便 B除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料 C如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间 D只在便笺上写好会议名称 26电子文件归档要做到真实、完整，达到档案的功能价值。归档的电子应该按“件”进行管理，下列项目中，以“件”为单位，( )项是不适宜的。 A多份电子文件 B重要法规的历次修改稿 C正文和附件 D一套计算机软件或程序 27办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中( )应不属于办公室范畴。 A.医疗室 B厂长室 C院长室 D经理室 28文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的

9、( )。 A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 C办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 D下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料好以免丢失和泄密 29为了能保证质量、有效率地工作，文员应有一定的工作指导思想，应围绕着( )这样一个滚动的过程。 A.计划实施检查 B计划检查实施 C实施计划检查 D检查实施计划 30为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？( ) A工作人员工作尽可能专门化、单一化 B尽可能定量控制办公室工作 C重复性的工作尽量由机器完成 D合理设计办公室的工作流程 31文

10、员如果误拆了非本公司的信，应该( )。 A写上“查无此人”，并把信重新封好退回去 B在信封上注明“误拆”写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去 C在信封上注明“误拆”，把信重新封好并退回去 D在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去 32办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题？( ) A有共同利益的话题 B夸耀你我的话题 C贴己的话题 D秘密的话题 33在来信来访业务中，下列情况的信件，( )仍需继续承办。 A问题复杂，调查处理的时间较长的信件 B精神病患者的来信 C没有具体内容和情节的匿名信 D已做结案处理的，本人要求过高并明显不符合政策规定的 34文员进行会议

11、的计划和准备时，不应该做的是( )。 A会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定 B文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便 C什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 D文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 35在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？( ) A协助签到 B分发资料 C离开会议室接听电话 D暂时保管与会者的物品 36以下餐巾的使用方法正确的是( )。 A中途离座，把餐巾放在椅子上 B用来擦嘴唇嘴角 C用来擦刀叉 D塞入衣服领口里 37下列情况中，( )适宜用传真机发送。 A纸张太厚或太薄的文件 B一般文件或图像资料 C私人或机

12、密的图文 D感谢信和祝贺信 38请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上词请求批准。下面请求中( )是不当的。 A对口请示 B事先请示 C越级请示 D请示要单一 39以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的？( ) A办公室为上司服务，其他职能部门不用顾及 B办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能 C办公室管理具有集中性和整体性 D办公室事务管理不仅有被动性，体现出来更多的是主动性 40以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？( ) A审查功能 B保密功能 C欢迎词播放功能 D报数功能 41文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是( ) A.文员

13、在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方 B了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由 C有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人 D来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司 42在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用( ) A“顷悉”、“际此” B“谨启”、“钧启” C“台鉴”、“惠鉴” D“台安”、“钧安” 43按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM，应该是( ) A个人区 B社交区 C亲密区 D公众区 44以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。( ) A口

14、字型 B教室型 C圆桌型 DU字型 45上司决定参加某个会议时，文员不应该( ) A.和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便 B除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料 C如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间 D只在便笺上写好会议名称 46.值班人员不应该做以下哪类事情( ) A签发文件 B分发会议通知 C询问情况 D传达指示 47以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的？( ) A办公室为上司服务，其他职能部门不用顾及 B办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能 C办公室管理具有集中性和整体性 D办公室事务管理不仅有被动性，体现出来更

15、多的是主动性 48文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的。( ) A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 C办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 D下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料好以免丢失和泄密 49对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。这是采用的( )方法。 A进言 B受意 C变通 D挡驾 50为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进( ) A工作人员工作尽可能专门化、单一化 B尽可能定量控制办公室工作 C重复性的工作

16、尽量由机器完成 D合理设计办公室的工作流程 51邮件的寄发不要考虑以下哪项因素( ) A时间 B便利 C经济 D爱好 52办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题？( ) A有共同利益的话题 B夸耀你我的话题 C贴己的话题 D秘密的话题 53文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种( ) A初次写信，或有过激言行的 B有过激言行或漫骂领导的匿名信 C已做结案处理的 D没有具体内容的匿名信 54文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是( ) A会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定 B文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便 C什么日期、时间召

17、开会议应要考虑议题的紧急程度 D文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 55以下哪一种类型是适合自由谈话，或是收集创意的会议。( ) A口字型 B教室型 C圆桌型 DU字型 56以下餐巾的使用方法正确的是( ) A中途离座，把餐巾放在椅子上 B用来擦嘴唇嘴角 C-用来擦刀叉 D塞入衣服领口里 57办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中( )应不属于办公室范畴。 A厂长室 B实验室 C院长室 D经理室 58请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。下面请示中( )是不当的。 A对口请示 B事先请示 C越级请示 D请示要单一 59以下关于办公室职能的

18、说法，那一种是正确的( ) A办公室为上司服务，其他职能部门不用顾及 B办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能 C办公室管理具有集中性和整体性 D办公室事务管理不仅有被动性，体现出来更多的是主动性 60文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是( ) A文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方 B了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由 C有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人 D来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司 二、判断题 1。办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。( ) 2文员应避免不必要的通信

19、和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( ) 3文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。( ) 4如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。( ) 5文员作介绍，应先介绍地位高SJA，再介绍地位低的人。( ) 6假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。( ) 7代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。( ) 8文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。( ) 9交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。( ) 10不要在酒宴上评论或附和别

20、人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。( ) 11文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( ) 12.文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。( ) 13无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。( ) 14.当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。( ) 15文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起，以避免被盗用冒领。( ) 16.受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。( )

21、17.即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。( ) 18.宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。( ) 19如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 ( ) 20介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。( ) 21.感谢信、祝贺信或吊唁信最好不用传真机发送。( ) 22大办公室一般隔成3-4平方米的个人工作室，隔板高约1.5米。( ) 23文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( ) 24请示与报告可以合并使用，如“关于问题的请

22、示报告”。( ) 25受意是领导接纳文员的意见和建议。( ) 26假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。( ) 27如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。( ) 28在西方，无论什么时候也不应在街上去吻女性的手表示敬意( )。 29文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。( ) 30电子文件归档的做法是，将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次操作，然后将其存放在磁、光介质上。( ) 31小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。( ) 32.在阳光明亮的教室和会议室内使用

23、投影机，效果不受影响。( ) 33感谢信、祝贺信或吊唁信最好不用传真机发送。( ) 34.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方粗效，因此文员应仔细核对出席人数。( ) 35.如果两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上司。( ) 36.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起，以避免被盗用冒领。( ) 37.上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。( ) 38.有效加强印象的说话要点中，应包括先说出结论部分内容。( ) 39.文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。( ) 40.电子文件归档的鉴定，主要是归档前由领导在档案部门的协

24、助下，对归档的电子文件内容进行鉴定。( ) 41办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光的地方。( ) 42办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。( ) 43文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( ) 44请示与报告可以合并使用，如“关于问题的请示报告”。( ) 45如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。( ) 46假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。( ) 47如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，

25、查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。( ) 48女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。 ( ) 49文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。( ) 50.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。( ) 51小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。( ) 52没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。( ) 53文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读

26、。( ) 54代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。( ) 55.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。( ) 56文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起，以避免被盗用冒领。( ) 57上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。( ) 58.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。( ) 59文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。( )

27、 60文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。( ) 三、简答题 1.什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？ 答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。（ 4分） (1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告；（2分） (2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示；（2分） (3)会议

28、、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。（2分） 2文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 答：(1)会议名称；（1分） (2)会议记录人的姓名、盖章；（1分） (3)时间（开始时间、结束时间）；（1分） (4)会议地点；（1分） (5)议题；（1分） (6)主持人、主席；（1分） (7)出席者；（1分） (8)会议的经过情形及结论；（1分） (9)相关的资料I（1分） (10)下次会议预定日期。（1分） 3单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定? 答：(1)单位印章、套印章；(2分) (2)钢印、领导人签名_章、其他印章；(2分) (3)刻制公章有两种情况：一种是

29、由上级主管机关刻制颁发；(2分) (4)另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；(2分)(5)公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；(2分) (6)JJH盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名_；(1分) (7)将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；(1分) (8)JJn盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；(1分) (9)凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。(2分)2(题略) 4按照20_年国务院行政机关公文处理办法的规定，国务院规定的行政公文共有几类几

30、种? 答：(1)命令(令)；(1分) (2)决定；(1分) (3)公告；通告；(2分) (4)通知；通报；(2分) (5)议案；(2分)(6)报告；(1分)(7)请示；(1分)(8)批复；意见；(2分) (9)函；(1分) (10)会议纪要。(2分) 5.简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？ 答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3分） 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。（3分） 有两种形式： (1)议决性会议纪要。（2分） (2)周知性会议纪要。（2分） 6.简要说明文秘人员随上司旅

31、行结束后，要做好哪些工作。 答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。 (2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 (3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。 (4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 (5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。（每个要 7.办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？请简要说明。 答：办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？

32、请简要说明。 一是为上司服务；（2分） 二是为组织服务；（2分） 三是为公众服务。（2分） 一般阐述（4分） 8.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 有电子提示系统和人工提示系统（2分） 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分） 人工提示系统的做法： 设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1分） 使用提示性备忘录（1分） 准备约会表（1分） 准备特殊提示卡（1分） 准备交往提示文件（1分） 9简要说

33、明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？要点： 答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3分） 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。（3分） 有两种形式： (1)议决性会议纪要。（2分） (2)周知性会议纪要。（2分） 10.请简单说明提高会议效率的一些基本做法？ 答：遵循法律法规（1分） 合理确定会议目标（1分） 确定必要的与会者（1分） 减少会议数量（1分） 缩小会议规模（1分） 简化会议程序（1分） 缩短会议时间（2分） 控制会议经费（1分） 分析p 会议成本（1分） 11文员在处理上司指派的

34、工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。 答：文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。 (1)充分了解即将开始的工作内容；（3分） (2)思考以什么方法进行效率会最佳；（3分） (3)上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。（3分） 12.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 有电子提示系统和人工提示系统（2分） 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排

35、和修改输入的信息。（ 3分） 人工提示系统的做法： 设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1分） 使用提示性备忘录（1分） 准备约会表（1分） 准备特殊提示卡（1分） 准备交往提示文件（1分） 四、设计题 1.安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 答：(1)接受任务；（1分） (2)了解来宾；（2分） (3)制订计划；（2分） (4)预订食宿；（1分） (5)迎接来宾；（1分） (6)商议日程；（2分

36、） (7)安排会谈（2分） (8)陪同参观；（1分） (9)送别客人（1分） (10)接待小结。（2分） 2文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？ 答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用；（3分） (2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报i如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案；（3分） (3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作；（3分） (4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用；（3分） (5)对在旅行过程中给予帮助和

37、照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。（3分） 3康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：O0至l2：o0召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的 12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题? 答：(1)会议的名称；(2分) (2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称；(2分)(3)日期、时间(开始到结束的预定时刻)；(2分)(4)地点：(具体在几楼几号会议室)；(2分) (5)议题(或者议事日程)；(2分) (6)主办者的联络处、电话号码

38、等；(1分) (7)开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码(必要时可附上地图)；(2分)(8)注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。(2分) 4某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作? 答：(1)要替搭车回去的人安排车子；(2分) (2)在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；(2分)(3)有留话时，切记务必传达；(1分) (4)检查会场有无物品遗漏；(1分) (5)要为参加会议的人员送行；(1分) (6)文秘人员离去前。要检查烟

39、灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭； (2分)(7)桌、椅早先若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；(2分) (8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回；(1分)(9)关紧门窗并上锁；(1分) (10)通知会场的管理单位，会议已经结束。(2分) 5.文员面对“有问题”的来访者时，这些来访者一般是怎样的？应如何应对？ 答：(1)固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。（4分） (2)进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安

40、部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（3分） (3)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4分） (4)骗人的老手。他们介绍的产品或服务价格低得离谱；公司经营时间不长；个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。（ 4分） 6.某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？ 答：(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等（3分）； (2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物（3分）；

41、(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品（3分）； (4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下（3分）； (5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理（3分）。 7.上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 答：(1)接受任务 (2)了解来宾、制订计划 (3)预订食宿 (4)欢迎来宾、商议日程 (5)礼节性拜访、宴请 (6)正式会谈 (7)签订协议书 (8)陪同参观游览 (9)互赠礼品 (10)欢送来宾、接待小结 （十项内容，回答出七项以上即可给较高分数。） 8.某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎么设计？ 答： 9.本单位为了推进工作开展，拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？ 答：(1)座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；(3分) (2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3分） (3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；(2分) (4)主持人负责引导、组织，可