国家开放大学电大专科《办公室管理》2025期末试题及答案（试卷号：2180）.doc

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1、国家开放大学电大专科办公室管理2025期末试题及答案（试卷号：2180）国家开放大学电大专科办公室管理2025期末试题及答案（试卷号：2180） 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共10分） 1电话是现代社会中不可或缺的通讯工具，文秘人员在打业务电话时不应该( )。 A考虑打电话的时间是否合适 B核对电话号码，确保一次拨号就能成功通话 C在尽量少的通话时间内达到预期的效果 D在工作时间同久未打电话来的朋友闲聊 2在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用( )。 A.“顷悉”、“际此” B“谨启”、“钧启” C“台鉴”、“惠鉴” D“台安”、“钧

2、安” 3按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM，应该是( )。 A个人区 B社交区 C亲密区 D公众区 4文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是( )。 A什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 B文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便 C会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定 D文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 5上司决定参加某个会议时，文员不应该( )。 A和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便 B除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料 C如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地

3、情况和交通所耗费的时间 D只在便笺上写好会议名称 6电子文件归档要做到真实、完整，达到档案的功能价值。归档的电子应该按“件”进行管理，下列项目中，以“件”为单位，( )项是不适宜的。 A多份电子文件 B重要法规的历次修改稿 C正文和附件 D一套计算机软件或程序 7办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中( )应不属于办公室范畴。 A.医疗室 B厂长室 C院长室 D经理室 8文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的( )。 A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 C办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 D

4、下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料好以免丢失和泄密 9为了能保证质量、有效率地工作，文员应有一定的工作指导思想，应围绕着( )这样一个滚动的过程。 A.计划实施检查 B计划检查实施 C实施计划检查 D检查实施计划 10为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？( ) A工作人员工作尽可能专门化、单一化 B尽可能定量控制办公室工作 C重复性的工作尽量由机器完成 D合理设计办公室的工作流程 二、判断题（正确打“”，错误打“”。每小题1分，共10分） 11小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。( ) 12没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文

5、员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。( ) 13文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。( ) 14代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。( ) 15.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。( ) 16文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起，以避免被盗用冒领。( ) 17上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。( ) 18.口头语言视时间、场合、

6、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。( ) 19文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。( ) 20文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。( ) 三、简答题（每小题10分，共20分） 21文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。 答：文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。 (1)充分了解即将开始的工作内容；（3分） (2)思考以什么方法进行效率会最佳；（3分） (3)上司分派两项以上工

7、作时，必须为工作排定优先顺序。（3分） 22.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 有电子提示系统和人工提示系统（2分） 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分） 人工提示系统的做法： 设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1分） 使用提示性备忘录（1分） 准备约会表（1分） 准备特殊提示卡（1分） 准备交往提示文件（1分） 四、设计题（每小题15分，共30分） 23所谓“有问题”的来访者一般是怎样的

8、？文员应如何应对？ 答：(1)固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。(4分) (2)进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（3分） (3)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4分） (4)骗人的老手。他们介绍的产品或服务价格低得离谱；公司经营时间不长；个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上

9、司的利益。（4分） 24作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？ 答：(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；(3分) (2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；(3分) (3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；(3分) (4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；(3分) (5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3分） 五、案例分析p 题（每小题15分，共30分） 25海金精密仪器有限公司的技术开发部有8个工作人员，他们群策群力，花了整整一年开发了BRM系列产品，经广

10、泛宣传，推销，国内外的销路很好，给公司创收了几百万元。公司总经理为了鼓励部下再接再厉，决定宴请技术开发部的全体成员，具体的时间、地点由总经理秘书卜小姐安排，只是规定了费用总数为20_元。 问题： (1)卜小姐应该安排在什么时间、地点宴请比较好？ (2)卜小姐用怎样的方式通知技术开发部的成员？ (3)宴请结束一结帐，只花了1500元，对余下的500元，卜小姐买纪念晶发放好不好？ (4)除了宴请，卜秘书还可建议用其他方法来鼓励技术开发部吗？效果怎样？ 答：(1)应安排在本周的星期五下班后宴请，这时一周的工作已经结束，第二天是休息，晚一点也不影响工作。找个比较安静幽雅的餐馆，包个单间，总经理与大家上

11、下级可交流感情。（4分） (2)卜小姐应到技术开发部去向大家表示祝贺，并当场邀请。如果用电话通知，不能产生亲切感和更理想的气氛。（4分） (3)宴会快结束时卜小姐可把技术部负责人拉到一边，把500元交给他，悄悄说：“我和总经理回去后，你们可不受拘束再饮一杯，或找个卡拉OK唱唱歌，明天把发票交给我就行。”发放纪念品会给公司其他人员知晓，造成不必要的麻烦。（4分） (4)可以建议总经理给每人发奖金，还可建议在全体职工大会上表扬技术开发部。这样可激发其他部门的积极性。（3分） 26某公司聘任文员邹某上班处理邮件时，正巧赶上接听电话。他一手操持电话，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，并

12、顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话，他急忙把所有的信封都剪开了，忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。这时，他抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边，并开始阅读邮件。当阅读到写有：“亲爱的”一封信时，他意识到拆错了信，匆匆将信装进一个信封，并用胶水粘了起来。在处理其他信件时，其中有一封急件，觉得应该由上司回信他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片递给他，让他打印一个寄往美国的信封，小邹按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。 你认为小邹处理邮件是否正确，为什么?请讲出理由并说明正确的做法。 答：(1)收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆，应在清点后才能签字；(3分)(2)首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆封(3分) (3)不能把回信地址剪掉，检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去，(3分) (4)拆错信，应在信封上写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向他(她)道歉。(3分) (5)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。寄给美国的信件信封地址位置写错了。(3分) 第 6 页 共 6 页