企业人事档案信息化管理的研究.docx

《企业人事档案信息化管理的研究.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《企业人事档案信息化管理的研究.docx（16页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、关于人事档案信息化管理现状的研究海 南 大 学毕 业 论 文（设计）题 目： 企业人事档案信息化管理的研究 学 号： 20152781310090 姓 名： 方曾庆 年 级： 2015级 学 院： 管理学院 系 别： 管理科学系 专 业： 工商管理 指导教师： 李艳 完成日期： 2019 年 4月 25 日 摘 要如今我国信息技术日新月异，企业管理也随之进入了一个飞速发展的新阶段。信息化技术不断的进步和广泛应用，企业的人事档案管理已摆脱了传统纸质档案的管理模式，向着更先进的信息化发展迈进。运用信息技术来管理人事档案，既能够实现将人员的档案信息进行录入、归类和整理分析利用，使人事档案的管理更加系

2、统，又能够有效提高员工工作的效率以及人事档案信息的安全性和全面性。但从现阶段来看，很多企业的人事档案信息化管理建设依旧进展缓慢。本文主要探讨的是企业在人事档案信息化管理建设过程中的现状。研究结果表明，在企业信息化管理过程中仍存在着许多问题亟待解决。因此本文通过简述企业人事档案信息化管理的存在的问题，并分析其形成原因，据此提出一些合理建议，以促进企业人事档案信息化管理顺利推进。关键词：人事档案信息化管理现状；问题分析；对策建议AbstractNowadays, Chinas information technology is changing with each passing day, and

3、 enterprise management has also entered a new stage of rapid development. With the continuous advancement and wide application of information technology, the management of personnel files of enterprises has been freed from the management mode of traditional paper files and is moving towards more adv

4、anced informationization. The use of information technology to manage personnel files can not only enable the entry, classification, collation and analysis of personnels file information, but also make the management of personnel files more systematic, and effectively improve the efficiency of emplo

5、yee work and the security of personnel file information. Comprehensive. However, from the current stage, the information management of personnel files of many enterprises is still progressing slowly. This paper mainly discusses the status quo of enterprises in the process of information management o

6、f personnel files. The research results show that there are still many problems in the process of enterprise information management. Therefore, this paper briefly describes the problems existing in the information management of enterprise personnel files, and analyzes the reasons for its formation.

7、Based on this, some reasonable suggestions are put forward to promote the smooth development of enterprise personnel file information management.Keywords: Information management of personnel files; Problem analysis; Countermeasures and Suggestions目 录摘要1Abstract2一、绪论5（一）研究背景5（二）研究目的及意义5（三）研究的主要内容5（四）

8、研究方法71. 文献研究法72.观察法7（五）国内外的研究成果71.国内研究成果72.国外研究成果7二、企业人事档案信息化管理的现状8（一）我国人事档案管理的历史渊源及人事档案信息化管理的发展历程8（二）人事档案信息化管理的现状8三、企业人事档案信息化管理存在的问题分析8（一）传统管理模式的制约8（二）监管机制不够完善9（三）人事档案信息安全防护不足9（四）投入资金力度较小9四、对策建议10（一）重视人事档案信息化管理101.重视档案的形成过程102.重视人事档案的利用10（二）新型管理模式的开发11（三）加强人事档案的信息安全保障111、加强人员安全防护112、加强网络安全防护12（四）建立

9、企业信息化管理督查机制12（五）增强工作人员素质12（六）加强基础设施建设13五、结语13致谢14参考文献15一、绪论（一）研究背景档案对于一个企业来说是一种无形的财富，亦是一种无形的资产。目前，我们正处于一个信息爆炸的时代，信息便捷度日益提升。在党的十九大报告中，习近平总书记更是明确地指出信息化管理建设运用的不断完善是过去五年我国取得的历史性成就之一，同时强调了未来我国的经济建设、文化建设、社会建设等领域都离不开信息化建设。先进的信息技术在为人事档案的管理工作带来相当大的便利的同时，也对管理工作提出了更高的要求。对于企业来说，这是一个不小的挑战,但是其中也充满了无限的发展机遇和可能性。企业如

10、何在时代的潮流之中抓住机遇,迎接挑战,是企业档案管理人员目前最需要解决的急迫问题。本文在人事档案信息化管理建设这一领域研究的前提下,以笔者自身的社会实践为基础对象,得出大多数企业都存在着数据资源的利用和共享程度不够高；人事档案信息缺乏完整性、即时性和安全性；人事档案基础设施建设投入不足,企业管理意识薄弱等问题。并以此分析原因、提出建议来帮助企业管理人员更好地建设人事档案信息管理系统。（二）研究目的及意义研究目的主要是针对企业的人事档案信息化管理提出合理的建议，帮助企业更快更好地完成人事档案信息化建设工作。运用信息技术来管理人事档案，既能够将员工的档案信息进行录入、归类和数据分析，使人事档案的查

11、询更加便捷，又能够保证人事档案信息的完整性和安全性。同时，方便了企业其他部门对于人事档案的利用，加强了企业内部各部门之间的交流与联系，有利于企业的长期发展。宏观方面，加强人事档案信息化管理建设也已成为国家机关、团体组织等考察业绩的重要指标。在现代科学技术的快速发展下，充分利用计算机网络技术与数据库管理平台构建合理的电子档案系统以实现信息化管理，从而构建出一个可以服务于未来社会多个机构的资源共享信息平台。（三）研究的主要内容一般的人事档案包含两部分，一部分是随着员工自身一起进入企业的个人档 案；另一部分则是员工进入企业后，由企业人事部门给员工建立的员工档案。其中主要包括员工进入企业后，相关部门记

12、录的员工薪酬以及福利待遇、奖惩情况、职位变化等与员工有关的各方面材料。而跟随着员工一起进入企业的个人档案主要内容如下表所示： 表1 员工个人档案包括的十类材料第一类履历材料反映员工个人经历、家庭及其主要的社会关系等基本情况的材料第二类自传材料由个人描述自己家世、身世等形成的材料第三类鉴定、考核、考察材料人事部门通过各种途径，对员工的基本情况、性格、才能、优缺点等方面，进行调查研究形成的评论性材料第四类学历、培训材料记载和反映员工学历、学位、学习成绩、培训结业、岗位技能情况的材料第五类政治历史审查材料对员工的政治历史、经历、出身、社会关系、党籍、参加工作时间等问题进行审查形成的材料第六类党团材料

13、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料第七类奖励材料员工在工作中有突出表现和取得优秀成绩受到奖励或表彰的材料第八类处分材料员工因违反法律法规等规章制度而受到纪检部门、监察部门或其他审理部门对其所犯错误进行调查和处理形成的材料第九类录用、任免、出国、工资待遇的材料员工录用、任免、职位调动、晋级、复原退伍、转业、工资、福利待遇、出国、离职或者退休等材料第十类其他可供组织参考的材料以上几类没包括的，有参考和保存价值的材料（四）研究方法1. 文献研究法利用中国知网、维普、万方等数据库，查询一些研究资料，并根据相关学者的研究思路及研究成果来完善辅助自身的研究。2.观察法通过笔者自身在某企业经历过的人事档

14、案信息化管理实习工作，亲身体验企业人事档案信息化建设工作内容及工作方式，并从中发现不足之处，从而获得相关资料。（五）国内外的研究成果1.国内研究成果近年来，许多专家学者也进行了这一方面的深入探讨，我国关于人事档案信息化管理的研究也比较丰富，主要包括马俊英在企事业人事档案管理的困境、对策及信息化建设一文中指出了陈旧的企事业单位档案管理制度和观念已不适应社会的发展和需要,档案管理工作中存在诸多问题,必须加强档案信息化建设,促进完善档案管理制度和机制。历丹的浅析如何做好企事业单位的人事档案信息化建设仅仅说明了计算机技术的重要性，并未研究具体问题。宋云丽在人事档案信息化管理面临的挑战及对策一文中从人事

15、档案信息化管理的意义出发,阐述信息化管理中所要面临的挑战,并对其进行分析、探讨等等。2.国外研究成果与国内相比，国外学者对于企业的档案管理研究早了将近50余年。最早有关企业档案管理的论述是1937年10月美国哈佛商业学校教授拉尔夫豪撰文在商业历史协会会刊中发表的企业文件的保存。到了20世纪70年代，国外专家学者对于企业的档案管理研究得到了进一步的发展。在80年代，美国的政府部门颁布的一系列电子文件管理标准如电子文件管理软件设计评价标准都对人事档案信息化管理工作有积极的推动作用。二、我国企业人事档案信息化管理的现状（一）我国人事档案管理的历史渊源及人事档案信息化管理的发展历程人事档案在我国古代传

16、统社会中是决定人才能否被任用的重要依据，因此我国对于人事档案管理的历史源远流长，古代的官府就已经设有专门的档案管理部门，比如西周的“天府”、汉代的“兰台”、唐朝的“甲库”和宋朝的“架阁库”等等。到了近现代，中华人民共和国成立之后，党和政府都十分重视人事档案的保管，在各级组织和相关的人事部门都建立了专门的机构用以管理人事档案。经过半个世纪的积累与发展，我国人事档案的管理逐渐趋于规范化和制度化。但是相较于国外，我国企业的人事档案信息化管理起步晚，主要是在进入新世纪后，逐渐与世界接轨才开始信息化管理建设的发展历程。（二）人事档案信息化管理的现状根据笔者的观察和实践，发现了一些出现在企业人事档案信息化

17、管理过程中的一些问题。比如原始文件的缺失；电子信息系统信息与原始文件不符；公司中有重名的人，极易造成信息的错误；录入过程中发生信息泄露事件等等。以全国来说，各个地区的企业人事档案信息化建设发展极其不均衡。因为资金等要素的制约和限制，很多地方的企业的人事档案信息化管理建设工作近乎为零，其中就有许多地区的企业管理者因为自身的素质水平低下，忽略了为人事部门的档案管理员工安排专业的技能培训，从而致使企业的人事档案管理部门呈现出人员不足、专业技能不具备的态势。还有一些企业的人事档案管理部门从未设立，而这些原因也导致这些地方企业的人事档案信息化建设水平相对落后，更难以与其他发达地区的企业形成良好的信息对接

18、，从而制约了全国的人事档案信息化管理建设整体工作的顺利推进。三、企业人事档案信息化管理存在的问题分析（一）传统管理模式的制约传统的管理模式在现在信息技术日渐成熟的情况下，已经不再适宜于企业的日常管理。一方面，大多数企业的管理层级较多，或者说是一个文件的下达流程较长。如图1所示。这种管理模式不仅使得一个文件的下发经过了很长时间，等到信息录入系统中也失去了一定的即时性，同时加大了原始文件遗失的风险。另一个方面，有些企业虽然已经将档案信息录入了电脑，但是录入电子档案系统之后并没有对档案进行合理的分类、研究分析和利用，也没有进行大数据的共享。相关部门准备资料上报审批有关领导经过核查之后，批准有关部门上

19、传电子版文件至内部网络印发纸质版文件进行公示人事档案部门统一将纸质文档录入电子档案系统图1 企业文件下发流程图（二）监管机制不够完善因为人事档案信息的庞大和复杂，使得很多企业缺少对人事档案的日常维护。往往很多企业的管理人员都是临时接到通知，才开始进行人事档案的信息化建设，包括信息查询、录入等等，这样就造成了信息的延时。同时，由于档案管理人员的良莠不齐，缺乏合理的监督和管理机制，使得在档案信息的录入过程出现错误也不能及时发现并更正。（三）人事档案信息安全防护不足人事档案信息是机密的，需要专人妥善保管的。在人事档案信息化管理的建设过程中就务必要做好信息的安全工作，但是当前大多数企业的人事档案信息安

20、全防护程度不够，没有做好档案信息的保护工作，一是因为互联网上的电子档案管理系统不够完善，在对档案信息进行内部传送或者数据共享的过程中，很轻易便会遭受到一些病毒和黑客的入侵，对人事档案信息的安全性造成很大威胁。二是因为管理人员的疏忽泄密，导致员工个人信息的泄露。这些都对人事档案信息化管理的安全建设造成了很大影响。 （四）投入资金力度较小许多企业的设施设备不够齐全，仍旧使用老旧的机器设备；相关管理人员素质水平不足，需要专业的培训进行提高；人事档案信息化管理的监督系统建设滞后等等，这些问题的根本原因都是企业管理者缺少对人事档案信息化管理的重视，使得投入资金十分紧张。四、对策建议（一）重视人事档案信息

21、化管理信息化管理建设是一个以信息化拉动工业化，最终实现企业管理现代化的过程，它要求把现代科学信息技术与先进的管理理念都融入企业的日常经营管理之中，因此企业负责人应该充分意识到人事档案信息化管理对于企业长远发展的重要作用，加强对企业人事档案信息化管理的重视程度。通常的情况下，企业的人事档案信息化管理建设主要包括以下几个部分：员工人事信息收集和整理、日常的数据维护和检查、信息检索利用和统计分析。1.重视档案的形成过程企业人事档案的信息收集、形成、校对等过程都是重要的流程，人事档案管理的信息化建设需要充分重视档案形成的过程。在信息收集和统计过程中应该按照工作性质对员工进行编类，即按照姓氏和编号分类，

22、对于相同的企业人员姓名，可以采用标注不同编号的方法予以区分。比如某个企业同一个部门里有两个张三，可以分别在电子档案管理系统中标注成张三1和张三2。然后将与张三1有关的所有纸质版文件，都标注上张三1，避免以后整理时发生混乱。将人事档案信息进行整理和录入电子档案系统之后，还需要定期安排工作人员进行档案后期的检查工作，检查人员在发现问题时，要及时与原始数据进行比对，改正数据，确保数据的真实性和准确性。2.重视人事档案的利用依据人事部门和其他职能部门记录的员工入职、培训和工作中的实际表现建立员工的电子档案，主要内容包含学历、培训经验、工作成绩和奖惩记录等。在很多种情况下，管理者对于电子档案系统中的信息

23、都可以快速调取利用。对于一些资历差不多的员工，企业可以在后期的员工职称评定和升迁中进行信息对比；对于一些即将离职或者退休的员工，能在企业办理离职手续的过程中提供全面详尽的信息；对于年底公司的总结和表彰，企业可以直接在电子档案信息系统中选调出各个部门在这一个年度内表现优秀的人才。（二）新型管理模式的开发为了实现人事档案的信息化管理，就必须要舍弃企业传统的层级较多的管理模式，推行扁平化和网络化的管理模式。这便要求企业利用先进的互联网科技重新合理设计和优化企业的业务流程，对企业陈旧过时的管理模式进行改变。从而使得信息在企业内部各个职能部门之间的传输更为便捷，同时为不同的管理者实现档案信息的资源共享；

24、也使管理者与其管理下的员工的交流和沟通更直接便利。只有这种在新的管理思想基础上建立起来的新的信息化管理模式才能成为企业走向现代化的坚实基础。对企业来说，针对一些重要的文件如劳动合同、人事任免等，仍旧需要打印存档。但是要摈弃为其他大多数文件进行工作繁重的纸质版管理的管理方式，比如很多员工的定岗材料，为了不出差错，一些没有职位变动的人员也出现在定岗文件之中。这样不仅造成了纸张的浪费，也增加了人事档案管理人员录入的工作量。此时，就可以多采用无纸化办公模式（如图2所示）既可以减少不必要的资源损耗，同时便于电子档案系统的管理。相关部门准备资料上报审批有关领导经过核查之后，批准有关部门上传电子版文件至内部

25、网络人事部门自动备份电子档案信息，工作人员第一时间整理、录入系统图2 无纸化办公模式下的人事档案管理流程（三）加强人事档案信息的安全保障建设一个健全的人事档案信息安全保障体系也是人事档案信息化管理的一部分，所以要加强安全保障工作，使人事档案信息化管理能得到安全技术的有效保障。人事档案管理部门应该建设并完善人事档案信息的安全防护系统，并且按要求将重要的电子档案信息进行必要的加密和备份，从而减少档案信息泄密的情况。1、加强人员安全防护可以建立相关制度，对于安全意识高的员工进行表彰，对于有泄露安全机密的员工进行惩处，从而使员工自觉遵守信息安全管理各项规定，杜绝任何形式的违规外联和涉密信息泄露。2、加

26、强网络安全防护确保时常运用病毒、漏洞扫描系统以及防火墙系统对公司的电子档案信息系统进行安全检查，强化网络安全意识，确保企业整体信息安全。针对人事档案的信息化管理建设，可在企业内网之中设置一定的安全权限，只有相关工作人员有资格进入录入、修改、校对人事档案信息，确保人事档案信息的安全性和私密性。与此同时，还可以给其他的各个职能部门一定的管理权限，比如查看员工的奖惩情况等。逐步让管理者转变传统的管理观念，将人事部门共享的档案信息数据分析应用到日常的管理工作之中。（四）建立企业信息化管理督查机制要加强对于人事档案管理人员的实时监督，建立完善的督查机制。一是可以要求管理人员及时将档案信息更新到企业的管理

27、系统之中，确保信息的及时性。二是可以降低企业员工档案信息泄露的风险，提高企业人事档案信息化管理的安全性。具体来说，企业可以建立一个信息化的监督平台（如图3所示），通过互联网实时查看人员档案信息是否及时更新；重要的文件系统之中是否存在备份；相关档案管理工作人员的操作是否合规等等。监督检查查看调取管理人员的操作记录员工的档案信息重要材料的备份信息其他部门的信息调取情况信息监督电子系统 图3 人事档案信息的实时监控（五）增强工作人员素质提升企业的信息化管理水平的根本是要以人为本，不断提高档案工作者的职业水平。在信息技术不断更新的今天，档案管理人员要想全面的掌握专业技能就变得更加困难。所以档案管理人员

28、自身就要拥有不断学习提高自己的意识和行为。企业也需要加强对人员的培训管理，不仅要从提高工作人员的专业知识水平着手，不断组织档案管理人员进行专业知识培训，使他们能够全面提高自身的文字处理能力和综合分析能力，掌握复杂的电脑操作系统技能；还要考虑到员工的自身素养，注重提升档案管理人员的思想素质和道德水平，增强企业文化的凝聚力，增强员工的责任心和归属感，不会轻易被竞争对手利诱而泄露员工隐私。（六）加强基础设施建设对于一些过时的信息系统要及时进行淘汰，适当引进先进的设备和新的科学技术。增加对信息化基础设施的资金投入，从硬件、软件、技术等各方面予以支持，给予充足的信息化管理建设经费，用以做好软件、硬件设施

29、的建设工作，以及人事档案信息管理的网络化开发工作和研究工作。同时，企业应制定一套系统、科学、合理的规章制度，以标准、严谨的制度来保障系统安全的可靠运行，为企业人事档案的信息化管理建设打下坚实的物质基础。五、结语 总的来说，人事档案信息化管理是一件重要而复杂的工作，这个任务的特点不光需要管理人员在管理过程中保持全神贯注，注重细节工作，保证档案信息的正确性；而且要求档案管理人员必须掌握一定的专业管理技能。在档案的信息化建设过程中，企业不能一昧地逃避一些难题，要正视在管理中出现的问题，并分析问题原因然后采用合理的对策来解决问题，以达到全面发展企业人事档案信息化管理建设的目的。人事档案信息化管理建设对

30、企业来说，是一项历史性的变革工作，人事档案信息的载体由传统的纸质实物发展为数字化系统。目前，我国人事档案信息化管理建设的道路还很漫长，各个企业都应该顺应时代的发展趋势，争取早日完成人事档案信息化管理建设，逐步建立起整个社会的电子档案信息资源库，推进与国际接轨的现代化进程，为建设社会主义现代化强国而奋斗。致 谢转眼之间，大学四年的美好时光已飞快逝去，在此我想对我的家人，我的老师们和一起同窗的朋友们表达我由衷的谢意。感谢这一路上对我传道受业解惑的所有老师，尤其感谢我的论文指导老师李艳老师。她在忙碌的教学工作中抽出宝贵的时间来审查、修改我的论文，指出了其中存在的很多问题，并对我的研究提供了很多帮助。

31、十分感谢李老师的细心指导，让我顺利完成毕业论文的写作。感谢一直陪伴在我身边的同学，她们为我提供了各个方面的帮助。感谢在我背后默默支持我的家人，谢谢他们含辛茹苦地培养我。时光匆匆，转眼便是毕业季，最后，我再一次真诚地向所有帮助过我的人表示感谢！参考文献1刘长安. 新时期人事档案信息化管理问题探讨J. 办公室业务,2017,(10):44-452常瑞淇. 人事档案信息化管理面临的挑战及对策J. 信息与电脑,2017,(5):41-433徐桐. 新形势下人事档案管理信息化建设分析J. 兰台世界,2018,(S1):84-854王艳春. 企业人事档案电子信息化管理的思考J. 兰台世界,2018,(S1

32、):138-1405郭姣. 企业人事档案信息化管理探究J. 兰台内外, 2018,(3):78-786童朝凯. 浅谈企业人事档案信息化管理J. 办公室业务,2018,(16)177-1777朱丽梅. 档案信息化建设的绩效评价研究D. 华南理工大学,2014.8张晓羽. H公司人事档案信息化建设研究D. 河北科技大学，2016.9张晓湖. 人事档案工作的标准化、规范化研究D. 北方机电工业学校, 2016.10孙紫茜S监狱干部人事档案信息化管理的现状、问题与对策D. 苏州大学，2018. 11Stanisaw Flis. Analysis of PIASAs Archival Informati

33、on Center Project. Slavic &； East European Information Resources,2013,25(04):40-46.12Yong Kim,Hye Kyung Kang,Ee-gyeong Kim,Geon Kim. Archival information services based on social networking services in a mobile environment: A case study of South Korea. 54 Library Hi Tech,2014,15(06):921-924.13Geo

34、rgete Medleg Rodrigues,Angelica Alves da Cunha Marques. Archival Science in Brazil: the establishment of a scientific discipline and its impact on training archivists in the era of information and knowledge. Archival Science,2009,23(10).9-12. 14Satish Krishnan,John Lymm. Determinants of virtual social networks diffusion: Insights from cross-country data. Computers in Human Behavior,2016.12(6):65-69. 15TGord Rabchuk. Records Management of the Future:Anticipate,Adapt,and Succeed. Information Management JournalPrairie Village,1999,5(10):4-18.15