浅论高校院系秘书部门的团队精神建设.docx

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1、目录绪论1（一）研究背景1（二）研究的目的与意义1（三）国内外研究现状21.国内研究现状22.国外研究现状3一、高校院系秘书部门团队精神建设的意义3（一）适应新时代教育发展的要求3（二）推动高校教育事业的深入发展4（三）践行公民道德建设规范4（四）提升秘书人员的素养5二、团队精神建设在高校院系秘书部门的主要作用5（一）发挥秘书人员的潜能6（二）激发秘书人员的团队合作意识6（三）增强院系秘书部门的凝聚力7（四）提高院系秘书部门的工作效率7三、高校院系秘书部门团队精神建设存在的问题7（一）秘书人员服务意识不够强8（二）院系秘书部门团队精神未充分发挥8（三）秘书人员工作积极性不高9（四）兼职秘书的特

2、殊作用未充分发挥10四、高校院系秘书部门团队精神建设的主要对策10（一）营造和谐的工作氛围10（二）设立清晰的团队目标11（三）明确秘书人员的职责12（四）开展有效的团队培训13（五）实行有效的团队激励14（六）打造终身学习的秘书团队15结 语15参考文献16致 谢18浅论高校院系秘书部门的团队精神建设廖海清摘要：高校院系秘书部门加强团队精神建设，是高校教育管理的必然要求。它是适应新时代教育发展的要求，有利于推动高校教育深入改革，加强高校院系秘书队伍建设。然而，院系秘书部门的团队精神建设在进一步激发秘书人员团队合作意识，增进秘书部门凝聚力，实现秘书部门的高效运转的同时，也面临着秘书人员服务意识

3、不够强等问题。为此，院系秘书部门采取多种对策建设团队精神，充分发挥秘书人员的团队精神，为秘书部门注入源源不断的精神动力，保障秘书部门持续发展。关键词：院系秘书部门；团队精神建设；秘书人员On the construction of team spirit in the secretary departments of colleges and universitiesByLiaoHaiqingMarch,2020Abstract:It is an inevitable requirement for the education management of colleges and univer

4、sities to strengthen the construction of team spirit in the secretarial departments of colleges and departments.It meets the requirements of the development of education in the new era, is conducive to promoting the in-depth reform of higher education and strengthening the construction of the facult

5、y secretary team. However, the construction of team spirit in the secretarial departments of departments and colleges has further stimulated the team cooperation consciousness of the secretarial staff, enhanced the cohesion of the secretarial departments, and realized the efficient operation of the

6、secretarial departments. At the same time, it also faces problems such as insufficient service consciousness of the secretarial staff. For this reason, the secretarial department of the department adopts various countermeasures to build the team spirit, give full play to the team spirit of the secre

7、tarial staff, inject a steady stream of spiritual power into the secretarial department, and ensure the sustainable development of the secretarial department.Keywords:secretary department; team spirit building; secretary staff绪论（一）研究背景当今随着全球化进程的不断推进，社会分工日益细化，仅凭一个人的力量几乎不可能完成全部的事情，个人孤军奋战已成为过去时，团结协作才能发

8、出时代最强音。早在20世纪60-70年代，日本企业依靠团队精神实现了经济的腾飞，促使日本迅速成为世界经济大国。这说明20世纪中后期团队精神逐渐发展起来。然而，在机遇与挑战并存的21世纪，团队合作越来越广泛而深入，团队精神建设已成为时代的趋势。IBM的大中国区总裁曾经说过：“现代企业不可能单打独斗，现在已是一个打群架的时代！”112012年11月，中国共产党十八大明确提出，要倡导“人类命运共同体”意识。2018年，习近平总书记在首届进口博览会上提到：“放眼未来，开放合作是促进人类社会不断进步的时代要求。今天，弱肉强食、赢者通吃是一条越走越窄的死胡同，包容普惠、互利共赢才是越走越宽的人间正道。”2

9、“人类命运共同体”意识，即各国命运连为一体，各国应当守望相助，团结协作，共同维护全球利益。可以说，大到世界各国要有“人类命运共同体”意识，小到一个行业单位等也需要团队精神。团队精神建设对任何国家、单位等的发展至关重要。2019年，中国女排就是凭借团结协作、团结奋进的女排精神，赢得第十个世界大赛冠军。同理可知，高校院系秘书队伍的团队精神，无疑是关系到高校实现教学目标和可持续发展的关键性因素。（二）研究的目的与意义院系秘书部门作为高校基层教学管理队伍，直接为一线的教学服务。最基层的它成为教师与学生之间沟通交流的纽带，及时上传下达信息，解决教学活动中师生们遇到的各种困难；同时，它作为促进教与学的攻坚

10、力量，细致入微地为教师提供各种教学服务、全面而周到地为学生服务，维系了院系正常的教学活动，保证了秘书部门教学任务的完成，从而促进了教学目标的实现。院系秘书部门为高校教学活动正常运行、教育事业持续发展发挥了积极作用。但是，由于某些原因，当前一部分高校院系秘书部门的团队精神建设存在秘书人员工作积极性不高等问题。而且高校院系秘书部门的团队精神建设，既需要解决不断出现的问题，又要符合新时代发展的新要求，才能满足高校教育深化改革的需要。有鉴于此，本文以当前院系秘书部门团队精神建设存在的问题为突破口，寻求加强院系秘书部门团队精神建设的对策，为处于最基层的院系秘书部门团队精神建设注入活力、创新力，以有效发挥

11、院系秘书部门的团队力量，推动高校的发展。（三）国内外研究现状1.国内研究现状从本课题收集到的资料来看，国内学者专门研究本课题的较少，在中国知网输入“高校院系秘书团队精神”字样搜索，没有搜到一篇论文；而在百度输入该字样，只有“百度学术”相关论文11篇；输入“高校院系教学秘书”和“高校院系行政秘书”字样，则可见研究论文较多。与之相关研究较多的，主要集中在对企业和一般行政秘书工作的研究。目前，我国学术界关于团队精神的界定，有多种定义。其中，贾砚林、颜寒松等著的团队精神一书，对团队精神所下的定义是团队成员为了团队的利益与目标而相互协作、尽心尽力的意愿与作风3。关于秘书团体发展的研究，李展（2016）在

12、讲述我国秘书团体的发展现状与创新路径时，提到秘书团体的类型包括以高等教育领域人员为主体的秘书团队。关于秘书团队精神的构建，王淑萍（2017）认为运用和谐思维方式构建秘书团队精神, 才能保证秘书团队稳定发展；汤德华（1999）认为秘书机关要讲团结，顾大局，做到一条心、一股劲，密切协作，坚持一盘棋思想；吴康（2007）认为，应从工作氛围、规章制度、团队意识等方面入手，将系秘书队伍构建成一个团队。与高校院系秘书团队精神建设相关研究，主要集中在企业和学校，这些研究对于高校院系秘书团队精神建设的研究，大有裨益。关于企业团队精神，赵萍（2013）从理论角度回顾团队的概念等内容，认为团队精神是团队生存和发展

13、的核心竞争力。方光赋（2007）论述了大学教师团队精神的理论基础与现实依据，分析了影响因素，并从认知、环境、制度和行为等四个层面，构建一个较完整的培育体系。张玉娟（2019）从团队精神相关的思想中总结归纳了大学生团队精神的涵义，并从管理学和马克思关于劳动协作的论述等理论，以及儒家的“贵和”理念等实践相结合的路径，探寻符合时代性、现实性、可操作性的学生团队精神建设对策。2.国外研究现状相比于国内，国外学者则较早关注并研究团队精神。国外在上世纪70年代最先提出“团队精神”这个概念；到了90年代，对于“团队精神”的研究逐渐多了起来，比如，罗伯特马达克斯所著的同心烁金一企业中的团队建设一书，弗兰克托尼

14、的卓越领导项目与团队建设一书4，盖伊拉母斯登等合著的群体与团队沟通等一批著作问世，尽管这类著作的研究主要集中在团队建设方面，未围绕团队精神建设展开，但它们还是为“团队精神”的理论研究奠定了基础。同时，国外关于团队精神建设的研究涉及各个领域，特别是关于企业的团队建设的实践探索，引起学术界的关注。欧美国家在企业团队建设中，往往通过管理者制定有效的激励机制，提高员工的团队精神，建立高效团队模型的方式，从文化建设角度培养团队精神。其次，在广泛的社会面，如家庭、学校等，也注重培育人的团队精神，比如，在日本、韩国等国家和地区，团队精神教育被作为家庭、学校教育的重要部分，甚至成为每位公民一生都接受的教育。在

15、20世纪90年代，哈佛大学商学院就重写课程内容，寻找新的教科书与参考书，努力传授团队精神与团队出击等内容。此外，国外大量Team spirit(团队精神）的网站已经建立，以此鼓励人们参加网络团队活动，培养团队精神。一、高校院系秘书部门团队精神建设的意义在当今的团队时代，任何组织的发展都离不开团队精神的支持。而高校院系秘书部门加强团队精神建设，从多个角度看，都具有积极意义。（一）适应新时代教育发展的要求加强高校院系秘书部门的团队精神建设，可以说，是适应新时代教育大发展的时代要求。改革开放以来，我国的各类教育也进入了新时代，特别是上世纪末，我国的高等教育进入大众化阶段。新时代教育部提出要加强新时代

16、教育科学研究工作，把教育与科研相结合更好地探索教育规律、解决教育难题、创新教育工作。其次，中国教育现代化2035明确提出要加快信息化时代教育改革，加强教育信息化水平，推出“互联网+”教师教育体系5。全国高校陆续开展的在线教学工作，也要求充分运用信息化手段保障教学活动有序开展。第三，教育部出台关于教育改革以培养高质量人才的相关意见，提出聚焦教育质量、把严格教学管理放在第一位。诸如此类，都对教学一线的院系秘书人员提出了新的要求。院系秘书人员作为一线教学管理者，率先面临此类新要求的挑战。而这种新挑战，要求的是秘书部门工作的整体改革、秘书人员的整体优化。这显然仅凭单个秘书人员的力量无法应对，需要全体秘

17、书人员齐心协力应对。这就要求院系秘书部门调动秘书人员团结协作的积极性，充分发挥秘书人员团结一心的力量推进部门工作全面性改革，实现部门整体优化。这需要秘书人员具有团队精神，在工作中共同应对挑战，推动部门可持续发展。（二）推动高校教育事业的深入发展高校院系秘书团队，出于教学一线，其团队精神建设，必然推动着高校教育事业的深入发展。我国高等教育进入大众化阶段后，高校招生数量成倍扩大，随之面临普遍扩大规模的机遇与教育深化改革的挑战。党的十九大明确提出“高校要加快建设一流大学和一流学科，实现高等教育内涵式发展。”6其次，教育部等多部联合印发推进高校学科融合并在人工智能领域培养人才的通知，提出依托高校“双一

18、流”建设，高校加强课程体系建设，加快推动人工智能领域最新研究成果转化为教学内容。此外，据教育部统计数据显示，2018年，全国各类高等教育在学总规模达3833万人，高等教育毛入学率达到48.1%，即将由高教大众化阶段迈入高教普及化的发展阶段。7鉴于我国高等教育深化改革、迈向普及化的趋势，以及高校规模日益扩大的现实。作为服务广大师生的院系秘书部门所承担的工作任务也越来越繁重，面临的挑战也更大。院系秘书人员作为院系领导的左右手，需要协助领导开展高校深化改革的各项工作；作为促进教与学的直接管理者，需要服务更多的师生。而且，高校教育的发展，很大程度上取决于基层秘书部门的教学管理水平。院系秘书部门要在教学

19、一线发挥攻坚力量，推动基层率先进行教学改革，凭借原有的秘书人员，服务高校规模扩大后的更多师生，这就需要其发挥团队精神，提高整体工作效率，才能促进高校深化改革、满足高校教育事业发展的需要。（三）践行公民道德建设规范新时代对公民道德规范提出鲜明的要求。中共中央、国务院2019年10月印发的新时代公民道德建设实施纲要要求公民践行爱岗敬业、热情服务、奉献社会等为主要内容的职业道德以及弘扬伟大团结精神，倡导一切有利于团结统一的思想和观念8。另外，教育部等七部门2019年11月印发的关于加强和改进新时代师德师风建设的意见，要求把立德树人作为衡量学校一切工作的根本标准，把教师职业道德和教师风尚作为评价教师队

20、伍素质的首要标准。院系秘书人员作为一名公民，作为教育行业的一线工作者，更应积极践行公民道德建设的规范要求。院系秘书人员应热情服务广大师生、领导，增强责任意识，在秘书部门教学管理工作中无私奉献。立德树人是学校教育工作的根本出发点，院系秘书人员作为学校教育方针的重要执行者，应当以身作则，以榜样力量立德树人影响并带动广大师生。但院系秘书人员要做到兢兢业业工作、以立德树人榜样力量引领他人，这就需要加强团队精神建设，提升秘书人员道德素质。（四）提升秘书人员的素养院系秘书人员作为复合型人才，灵活应对教学工作需要具备多种素养。院系秘书人员统筹推进教学管理工作，灵活合理安排教师所教授课程，导入学生所需 选择的

21、课程等繁杂的工作要求其需具备大局观和团队意识的精神素养。此外，秘书人员协助教师制定院系各个专业的培养方案，使用现代办公技术进行教学工作管理等都需具备丰富的专业知识素养和过硬的能力素养。秘书人员的精神素养、知识素养、能力素养等的提升，自然有多种途径，而从某种角度看，加强高校院系秘书部门的团队精神建设，可谓帮助其提升素养的重要途径。换言之，团队精神建设能从精神上引导秘书人员向团队看齐，使其意识到需不断提升自身素养，增强团队整体素质。作为服务于教书育人一线的院系秘书，必须具有过硬的综合素质，包括丰富的专业知识，利用现代办公技术从事教学管理的工作能力和素养，这些工作自然不是单个秘书可以完全胜任的，必须

22、依靠团队力量。由于秘书团队成员的知识结构与能力结构不一，这就需要秘书人员互相学习、相互取长补短、团结锻造丰富的专业知识素养和过硬的能力素养。这都需要具有团队精神，在合作中提高团队的整体素质和个体素质。二、团队精神建设在高校院系秘书部门的主要作用团队精神是团队活的灵魂。团队精神能有效发挥其主要作用，推动院系秘书部门发展。（一）发挥秘书人员的潜能院系秘书部门的团队精神建设，能发挥秘书人员的潜能，实现秘书部门整体效能的最优化。团队精神是发挥秘书人员潜能的催化剂。当前，大多数高校院系秘书部门以教学秘书和行政秘书为主，所从事的常规工作主要包括：制定教学执行计划、下发开课任务书、收回开课任务书、通过教务管

23、理系统建立课堂、录入课程信息、组织学生选课、置入学生名单、组织教材征订、组织各类考试、组织教学评估、组织教学竞赛、组织教学检查和汇报、组织开展课程建设、组织各类教学奖的申报、办理休复学手续等9。此外院系秘书部门还需做好沟通各部门、会务、接待等工作。可见院系秘书部门承担的工作极其繁重。若秘书人员工作没有充分发挥各自的能力，并尽心发挥潜能创新工作方法。院系秘书部门则无法高效运转，甚至分崩离析。而团队精神具有目标导向作用，从而能够指引秘书人员有方向地工作并发挥其潜能。团队精神建设能通过培养秘书人员大局意识，建立符合个人与团队利益的共同价值观，使秘书人员共同树立团队目标。在团队目标指引下，秘书人员积极

24、相互配合、相互学习中发挥各自潜能为日常管理工作出谋划策。同时，秘书人员在团队精神的指引下，在完成教学管理任务过程中，遇到难题，会不断挑战自我潜移默化发挥超强的潜能，共同解决困难，圆满完成任务，维持秘书部门高效运转。（二）激发秘书人员的团队合作意识院系秘书部门加强团队精神建设，能充分激发秘书人员的团队合作意识。部分高校各个院系秘书部门一般只设置两至三名秘书人员分别从事行政、教学、科研等工作，同时兼以勤工俭学的学生协助。如本人所在民办本科院校的多数院系秘书部门只设置一名教学秘书、一名行政秘书以及几名勤工俭学学生。这些岗位是依据院系所服务师生人数所设，但实际上秘书人员所处理的工作相当繁琐。院系秘书部

25、门各个成员面对庞杂的工作，本来就需要一定程度上拥有潜在的团队合作意识的他们相互协作。而团队精神的控制作用，能有效激发秘书人员的团队合作意识。团队精神的控制作用，主要通过秘书部门形成的文化观念、和谐的工作氛围等去影响秘书人员的思想和行为。但这种控制不是强制性的，而是思想意识领域的软性控制10。院系秘书人员在相互协助的氛围下，往往能够潜移默化地对部门产生归属感，从而主动融入秘书部门的集体，既发挥自身优势，又共同协作。（三）增强院系秘书部门的凝聚力秘书部门的凝聚力是秘书人员朝着共同的利益和共同的目标奋进，所迸发的强大合力。院系秘书部门团队精神建设，有利于增强其秘书团队的凝聚力。当前，高校院系秘书部门

26、的工作任务繁重。比如，学生选课出现的问题就十分复杂，需要秘书人员及时处理。遇到因学生选课系统出现故障，秘书人员需要临时加班或周末加班来完成工作，这就使得秘书人员工作压力过大。若秘书人员人心散漫、力量没有拧成一股。秘书部门繁杂的工作将难以展开。而团队精神的凝聚作用，则可化作一股合力，潜移默化地融入每个人的思想观念中，进而从精神上凝聚秘书人员共识。同时，团队精神如同润滑剂，可使秘书人员在团队工作中相互信任，紧紧团结在一起，从精神上凝聚秘书人员的心，使秘书人员一条心，迸发出强大的工作能量。（四）提高院系秘书部门的工作效率秘书部门的工作效率用于衡量秘书人员的工作能力。院系秘书部门团队精神建设能整合秘书

27、人员工作能力，提高部门工作效率。当前，院系秘书部门需要适应互联网时代办公自动化的要求。各个年龄层的秘书人员则需要以办公自动化为契机，更新教学管理手段。但是，由于每个秘书人员的专业知识结构、能力结构以及适应能力不同。院系秘书部门一时难以实现整体办公自动化，导致秘书人员的整体效能难以有效发挥。而团队精神的激励作用，以精神力量激励秘书人员爱岗敬业，激发秘书人员的工作热情和活力，团结协作完成教学管理等琐碎工作。同时，团队精神的激励如同催化剂，使秘书人员在完成团队任务的过程中，为了不落后于他人会比独自工作时更加认真，完成组织交予任务的效率会更高。11这有利于给予秘书人员信心，最大化发挥其自我能力奉献于工

28、作，实现秘书部门效能整合，维系秘书部门高效运转。三、高校院系秘书部门团队精神建设存在的问题在团队合作的时代，团队精神对任何一个机构单位都极为重要，而由多个成员构成的高校院系秘书部门，处于高校中心枢纽位置，其团队精神建设就更为重要了。况且院系秘书部门的团队精神，即秘书人员发挥个人才能，以极强的服务意识，团结协作发挥团队力量维系教学管理活动的正常运行。然而，当前部分高校院系秘书部门团队精神建设却存在一些问题，纵而观之，其主要包括如下几方面。（一）秘书人员服务意识不够强院系秘书部门作为基层教学管理部门，立足于服务学校领导、广大师生。其日常协助院系领导处理教学管理工作，帮助教师“教”与学生“学”。比如

29、录入教学信息、及时帮助教师调课，为学生提供选课、学分修读情况咨询等服务性工作。这要求秘书人员要有强烈的服务意识，细心、耐心做好各项服务性工作。但当前部分高校院系秘书人员，在一定程度上存在服务意识不强的不足。有这样一个案例：同学们每次去学院培养管理办公室找教学秘书吴老师办事总要小心翼翼。因为吴老师并不欢迎学生来访，生怕学生给自己添麻烦。与学生沟通也时常懒得搭理，或者言语不友善，甚至向前来办事的学生发脾气。同学们都尽量避免找吴老师办事，实在免不了只得做好“可能被骂”的准备硬着头皮前去。且同学们私下抱怨吴老师的工作态度。1285案例中吴老师不愿意搭理学生、为学生服务，这反映了部分秘书人员缺乏服务意识

30、，责任感不强，奉献意识低。秘书人员服务意识不强，与多方面因素有关。秘书人员所要承担的工作量大且较机械化，易被动地完成工作，逐渐丧失工作热情，服务意识减弱。同时与大多数高校领导不够重视秘书人员，认为秘书人员的工作可随意替代分不开。此外，秘书人员服务意识不强，与秘书人员缺乏爱岗敬业精神有关。这说明院系秘书部门团队精神建设亟需加强。（二）院系秘书部门团队精神未充分发挥院系秘书部门需要处理的琐碎事务较多。比如教务处下发的期中教学检查通知，每学期四六级、计算机考试通知以及紧急调停课通知等的传达与处理。同时，各个院系秘书部门工作专业性强，每位秘书人员都需了解所服务院系所有专业的情况。这需要秘书人员积极配合

31、，在工作中发挥专长团结协作。但是，当前部分高校院系秘书部门的团队精神还未充分发挥。有这样一个案例：三月初的一天上午，某学院二楼办公室里突然传出一阵吵嚷声。系秘书小Y正和一位年近60的教授吵得面红耳赤。教授耐心地劝诫说：“我本人是教秘书学的，看你这样的工作态度，怎么当好秘书呢？”小Y更是火冒三丈说道：“你是老师，教育你的学生去，我不是学生，不用你来教育我。”小Y和教授争吵的起因是她没有做好系秘书的分内事。寒假前那个学期，系里照例邀请了几位业内专家开展讲座，但专家的课酬拖到春节之后迟迟未能发放。新学期开始，教授找到小Y催促她尽快落实专家课酬。没想到小Y以“工作忙、领导交办的事才是任务”为理由答复，

32、因此才出现了这很不愉快的一幕。1283案例中系秘书小Y认为自己只是领导的秘书，只需对领导负责就行，没有意识到院系秘书是为全体院系教职工服务的。系秘书小Y这种领导交办的事才是任务的工作态度，反映了小Y团队意识不强，从一定程度上反映部分高校院系秘书部门的团队精神未充分发挥。院系秘书部门团队精神未充分发挥。一方面源于秘书人员角色意识模糊，角色定位不准确；另一方面是领导未明确秘书人员的工作职责，导致秘书人员职责混乱、交叉重叠。还有就是秘书部门团队精神建设未受到领导与秘书人员的充分重视。（三）秘书人员工作积极性不高院系秘书部门的工作具有较强的主动性。秘书人员需主动作为，承担部门大小事务；需主动与院系各部

33、门沟通，联结教务领导与院系领导。同时秘书人员超负荷工作，经常性加班等。这都需要秘书人员以饱满的工作热情积极工作。但当前部分院系秘书人员易工作倦怠。有这样一个案例：小王是某学院的一名研究生，因签约单位需要提供一份思想鉴定证明，来到学院办公室开一份思想鉴定证明，并向秘书人员说明了情况。秘书人员一副不理睬的样子说：“因领导出差，我们不能签字，我们不想处理这么琐碎的事情。”而领导回来是下周的事情。小王对此十分不解，领导不在难道就不工作了吗？这案例说明部分秘书人员工作散漫，工作积极性不高。秘书人员工作积极性不高，有多方面原因。首先，秘书人员服务性工作，易工作倦怠。“在以人为服务对象的职业领域，职业倦怠的

34、发生率较高”。13其次，秘书人员经常加班，工作强度大。据莫嘉丽、王梦禹在2010-2012年历时15个月对广东秘书人员工作与生存状况调查报告显示，65.76%的秘书觉得现在的工作量较大甚至超负荷，半数秘书在8小时工作以外，还需分配13小时在工作上。14这样高强度的工作以及长期加班，导致秘书人员工作主动性下降。此外，秘书人员工作积极性不高是一种精神离职现象，反映的是团队精神建设不够。（四）兼职秘书的特殊作用未充分发挥高校院系秘书部门的岗位一般都是按服务人数设置。但由于秘书部门实际工作综合、繁杂。教学秘书主要负责教学管理工作。行政秘书主要负责教师工时计算、岗位招聘信息撰写等。这样分工合作致使秘书部

35、门部分工作被疏忽。因此，一些院系秘书部门按实际工作需求，招聘勤工俭学学生当兼职秘书协助秘书人员处理工作。兼职秘书的身份一般为学生，他们对学生的情况较为了解。比如学生学分修读、教务系统导入课程性质显示、选课等情况。这有利于畅通秘书部门与学生各方面的信息，为秘书部门深入了解学生情况、开展学生工作提供便利，以改进秘书部门教学工作。但是，部分高校院系秘书人员只交付兼职秘书协助其处理一些较为简单的工作，加之兼职秘书流动性较大。因此院系秘书部门未真正将兼职秘书纳入秘书团队，使之融入秘书部门的集体工作氛围，这不利于秘书部门完善学生方面的教学管理工作，不利于兼职秘书作用的发挥。另外，学生勤工俭学的兼职秘书，往

36、往因经验不足而又未得到应有的培训等原因，致使其未充分发挥该特设岗位应有的特殊作用。四、高校院系秘书部门团队精神建设的主要对策对于高校院系秘书部门团队精神建设中存在的如上问题，可从以下几方面入手加以改进。（一） 营造和谐的工作氛围秘书部门工作氛围，是秘书人员对办公室工作环境的感知。荀子曾提出过“和则多力”的主张。有学者认为：“在一个组织内部，人们和谐相处就能取得一致，取得一致力量就会增多，力量增多组织就会强大，组织强大就能战胜万物。”15这是强调和谐的氛围有助于团队精神的充分发挥。和谐的工作氛围是团队精神孕育的土壤。和谐的工作氛围为秘书人员提供轻松愉悦的工作环境，激发其工作热情。此外，和谐的工作

37、氛围能够加速秘书人员建立融洽的人际关系。秘书人员与同事以及上级领导进行有效沟通、相互了解、增进彼此的信任并以和谐方式化解分歧，这样利于提高彼此心理相容度，充分迸发潜在的团队意识，增进其对秘书部门的归属感。院系秘书部门和谐的工作氛围的营造，应多措并举。首先，树立求同存异的观念。秘书部门做任何决策。领导应允许和听取秘书人员表达不同的意见，让其感受到自己被重视；同时要集中团队的智慧充分做到科学决策，使决策符合大家基本观点，对于大家的不同观点予以尊重。其次，营造和谐的人文氛围。以校园文化为载体，增进和谐文化对秘书人员思想意识的影响。院系领导通过组织秘书人员参观校史馆、参加校运会等方式，让秘书人员感受和

38、理解和谐校园文化；秘书部门应遵循平等尊重的原则。领导以身作则，平等对待每位秘书人员，尊重其个性发展，给予其充分展现自我的机会；秘书人员也应以一致的态度对待每位同事，尊重同事间的差异，以欣赏的态度接纳同事。此外，改善秘书部门的办公条件。根据工作需求，配齐办公用品。如定期更换电脑配置、优化办公网络系统；重新装饰办公室，给每位秘书人员办公桌面摆放绿色盆栽，调节灯光亮度，并做好办公室清洁卫生工作，为秘书人员提供良好的办公环境。（二） 设立清晰的团队目标团队目标，是秘书部门共同为之努力，以期望取得的成果。管理学大师彼得圣吉博士指出：“如果有任何一项领导的理念，长期以来一直能在组织上鼓舞人心，那就是拥有一

39、种能够凝聚并坚持实现共同的愿景的能力，一个缺少全体共有的目标、价值观和使命的组织，必定难成大器。”16这说明任何组织都需要团队目标。清晰的团队目标具有指引性、激励性。院系秘书部门树立清晰的团队目标，能使秘书人员有方向地工作，使秘书人员相互分工协作；同时还能激励秘书人员发挥自我能动性，朝着团队目标不懈努力。这样秘书人员在目标和利益的追求上一致且力求协同行动时，院系秘书部门会发展为正式团队，并具有浓厚的团队精神17。清晰的团队目标，能有效发挥团队精神。比如，零售行业的一大领头羊沃尔玛，在其发展初期就提出了极具挑战性的目标：“截至1980年要达成10亿美元的销售额！”为了这个目标，沃尔玛靠“beat

40、 yesterday（超过昨天）”的图表，将今天的成果与一周之前、一年之前的成果进行比较。这种做法使得其整体业绩相较于预期的水平线越来越高，从而越能激发员工为达成目标而积极向上，持续不断地努力1116。这说明清晰的团队目标能够为团队指明方向，迸发持久的团队精神动力。院系秘书部门设立清晰的团队目标。首先，领导者设立目标时，应向秘书人员提出明确的方向，并竭尽所能让每位秘书人员清楚地了解、认同、坚持并献身于共同目标，进而获得秘书人员为团队目标奋斗的承诺。其次，应让秘书人员广泛参与。秘书人员通过共同参与、合作的实践方式设立院系秘书部门清晰的教学管理目标，才有动力去执行、尽力去实现。这样还会促进秘书人员

41、朝着终极目标，积极从短期创新教学管理方法的目标，进一步团结协作实现最终的共同目标。此外，秘书部门的团队目标应具体科学。通过制定具体且符合现状的教学管理目标，并科学衡量秘书部门设立该目标的可行性以及可实现性，同时为该目标设立明确时限。秘书人员在这明确的团队目标下，会充分发挥团队意识，积极主动工作。（三） 明确秘书人员的职责秘书人员的职责，即秘书人员完成工作任务所要承担的责任。明确的工作职责，可以激活团队精神，因为不仅团队工作职责的履行，需要团队的力量，几十个人的工作职责，有了团队力量的支持，也容易完成任务。院系秘书部门明确秘书人员要承担的工作责任，会使其清楚自己的职责，化责任为工作动力。同时，明

42、确的工作职责会帮助秘书人员树立清晰的工作目标，在实现工作目标中主动寻求合作，在合作中激发秘书人员的团队责任感。有这样一个案例：小杨是新来的秘书，上班第一个月，每天的工作除了把办公室管理好外，就是给领导沏茶，偶尔会有电话要接，另外时不时会接待一些客户。因此她认为做秘书其实很清闲，而且也渐渐满足于这样的生活状态。可是最近半个月，不知为什么，工作突然多了起来，压得她有些喘不过气来。每天早上一到公司，就有忙不完的活，电话一个接一个地打来，客户也经常要和老总见面会谈。这边领导刚交给一个任务，那边的事情又需要过去处理。她这才知道做秘书不是那么容易的，赶紧调整工作心态，以不一样的心境对待这份工作18。这个案

43、例说明，明确的工作职责有利于激发秘书人员的责任感，使之迅速融入工作状态，并激发团队意识。院系秘书部门明确秘书人员的工作职责。首先，领导者应以制度明确秘书人员的工作职责。领导者召开会议与秘书人员共同讨论、充分沟通，共同决定当下部门所需建立的规章制度。领导者根据团队的决定建立规范、健全的制度，明确秘书人员的工作职责，约束秘书人员行为。院系秘书部门还可实行工作责任制，使秘书人员严格按照岗位要求落实各自责任，强化工作职责。其次，领导者可根据秘书人员的个性特征，重新分配工作岗位。领导者应把合适的秘书人员安排在合适的岗位上，做到人尽其才，使秘书人员在工作中充分发挥各自优势，忘我工作。此外，秘书人员应有角色

44、意识。秘书人员在明确自己的工作职责，被安排在合适的岗位后，应自觉树立角色意识并准确进行自我定位，牢记工作职责。这样秘书人员在团队中才能充分发挥自身的价值，获得工作成就感，并甘愿为团队付诸一切。（四） 开展有效的团队培训团队培训是通过协调秘书部门成员的个人绩效从而实现共同目标。高校院系秘书部门实行有效的团队培训，能提升秘书人员的工作技能，为秘书人员提供不断成长的环境，促进秘书人员在团队中实现自我价值，获得团队归属感，进一步激励秘书人员凝心聚力为部门贡献。开展有效的团队培训，能够培养组织的团队精神。比如，三星集团持续20年对全员随时进行培训。在“营销能力培训”中，新员工组成团队，在现场与消费者碰面

45、等等。让三星人学会了如何运用团队的力量完成销售，从而认识到团队协作的重要性。在“极限挑战训练”中，他们需解决每组路线中所设置的难题，才可转去其他路线而需解决的问题都只能通过团队合作来完成。经过“魔鬼训练”的三星人，在一夜间就建立起了团队之间的相互信任和友好关系19。这说明有针对性的团队培训，能充分发挥成员的团队精神。院系秘书部门开展有效的团队培训，应多措并举。首先，院系秘书部门应坚持实际性原则。领导者应采取问卷调查的方式，了解秘书人员的培训需求，了解团队精神建设需要改进的地方，开展满足团队现状需求的针对性培训。其次，领导者应坚持实践性原则，动员秘书人员参与讨论，共同决定合适、有效的团队培训项目

46、，并致力于团队培训项目的落实。如提升秘书人员办公软件使用技能；院系可搭建跨院系团队培训平台，邀请本校研究办公软件方面的专家给全体秘书人员进行办公技术培训，并让秘书人员以小组为单位现场进行办公软件操作。这样有利于秘书人员在团队培训中增进彼此了解与信任，激发相互帮助、共同学习、共克难题的团队意识。此外，院系秘书部门应进行有针对性的培训。每个秘书部门所负责的专业不同，细节性教学管理工作也稍有不同，对秘书人员的培训应针对各种不同，有的放矢。另外，院系秘书部门招聘勤工俭学学生当兼职秘书，除了安排兼职秘书与教工身份的秘书共同参与培训外，还应结合兼职秘书的个性特点进行培训，以便发挥兼职秘书各自的优势。（五）

47、实行有效的团队激励秘书部门的团队激励，是秘书部门运用各种有效的激励方法，充分调动秘书人员积极性和创造性的一种方法。它可以激励秘书人员努力去完成秘书部门的任务，实现秘书部门的共同目标。著名管理大师艾柯卡曾经说过：“一个经理人能够有效地激励他人，便是很大的成绩，要使一个组织有活力、有生气，激励就是一切。”1138院系秘书部门进行有效的团队激励，能满足秘书人员的需求，调动秘书人员的工作积极性，在工作中奉献自我并携手并进。院系秘书部门实行有效的团队激励，应采取多种方式。首先，院系秘书部门应保证基本的物质激励。物质激励是基础。院系秘书部门应保障秘书人员的基本薪资，每月按时发放薪水，购买五险一金，发放节日

48、津贴等。同时根据秘书人员工作表现，给予季度奖金、年终奖鼓励并不断完善薪资体系，使秘书人员付出与回报成正比。其次，院系秘书部门应适当引入竞争激励。良性的竞争环境，有利于激发秘书人员争强好胜的心理，充分释放秘书人员的潜能，为团队奉献力量。如采取竞赛制取得教学项目的开发权，举办教学工作相关竞赛活动，激励秘书人员在竞赛中积极合作，发挥协作精神。此外，院系秘书部门应采取因人而异的激励方式。领导者应充分了解秘书人员的工作动机，从细节观察秘书人员的工作，并主动沟通、了解秘书人员内心真正的需求，并根据需求采取相应的激励方式。对于非正式的合同工身份的秘书人员应暂时采取物质激励，并根据工作能力，给予他们转为学校正式编制员工的机会。对于勤工俭学的兼职秘书，应采取物质激励与精神激励相结合，给予他们锻炼的机会并及时鼓励与表扬他们。（六）打造终身学习的秘书团队秘书团队，是具有共同价值追求的秘书人员为了实现共同目标而团结协作所组成的正式组织。院系秘书部门打造终身学习的秘书团队，能为秘书人员营造良好的学习氛围，创造秘书人员相互学习、