某集团采购部管理规范手册.docx
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1、采采 购购 部部二二 O O 一一 O O 年十二月年十二月采购部管理规范手册采购部管理规范手册目目录录第一部分组织架构与职责.1一、组织架构图.1二、部门职责.11、业务分管范围.12、采购管理.2三、采购部编制图.2四、岗位说明书.3采购部主任岗位说明书.4采购部副主任岗位说明书.6采购员岗位说明书.8材料会计岗位说明书.10采购部现场材料员岗位说明书.12第二部分管理制度.14第一节采购部人员工作规范.14第二节采购部廉洁奉公建设方案.15第三节采购工作流程.16第四节甲供材料、乙供材料现场验收标准.23编号:时间:2021 年 x 月 x 日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟书山有路勤为径
2、,学海无涯苦作舟页码:第1页 共39页第 1 页 共 39 页第一部分第一部分组织架构与职责组织架构与职责一、组织架构图一、组织架构图采购部主任 1 人河北采购部副主任 1 人山东采购部副主任 1 人天津采购部副主任 1 人三亚采购部副主任 1 人采购组 4 人现场材料组 3 人材料会计组 1 人采购组 2 人现场材料组 0 人材料会计组 1 人采购组 1 人现场材料组 1 人材料会计组 1 人采购组 7 人现场材料组 7 人材料会计组 2 人二、部门职责二、部门职责1 1、业务分管范围、业务分管范围 办公设备及办公用品的采购。物业维修所需设备、工具、建筑材料等其他耗材的采购。工程项目建设中设
3、备及工程材料的采购。除办公、物业工程项目以外的其他需要采购部完成的耗材的采购。在乙购材料由甲方指定厂家的业务中,负责备选厂家推荐,并对指定供应商产品质量的可靠性和产品价格的真实性负连带责任。在乙方自供材料业务中,负责认质认价,并对结果负连带责任。按照公司采购管理规定,符合招标额度的提请招标办招标,并了解掌握标的物的成本构成及市场价格。编号:时间:2021 年 x 月 x 日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第2页 共39页第 2 页 共 39 页2 2、采购管理、采购管理 联系供应商并考查其资质情况,建立完整的合格供方优质客户档案,并定期重新评审调整。编制采购计
4、划并据以实施采购行为。参与采购物资的验收工作。对已购物资的使用情况进行监督检查,出现质量、供应进度等有关问题及时解决或处罚(每次罚款额度叁仟-贰拾万元)。根据工作需求和工程进度及招标要求,按时、保质、保量准确地完成采购计划任务。负责采购物资帐目管理工作,定期与财务部门衔接,按时上报材料报表。收集整理相关资料,建立并妥善保管采购资料档案。3 3、负责起草、制订并落实与本部门工作相关的规章制度及工作流程。4 4、完成总裁交办的其他工作。三、采购部编制图三、采购部编制图岗位名称岗位名称编制人数编制人数现在岗人员现在岗人员岗位特征岗位特征备注备注主任1 人1 人负责采购部整体管理及对外协调事宜等副主任
5、4 人3 人负责采购部具体事务协调、管理采购员人14 人负责采购业务活动视开工面积调整人员数量现场材料员人11 人负责工程现场材料工作视开工面积调整人员数量材料会计5 人5 人负责材料账务;与财务部门衔接;审核票据,并填写材料付款表、工程进度表等方面工作视开工面积调整人员数量编号:时间:2021 年 x 月 x 日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第3页 共39页第 3 页 共 39 页四、岗位说明书四、岗位说明书职位名称职位名称采购部主任职位编号职位编号编制日期编制日期所属部门所属部门集团采购部任任 职职 人人薪酬等级薪酬等级直接主管直接主管总裁助理职位概要职
6、位概要在分管副总的领导下,负责整个部门采购方式的拟定和实施。任任职职条条件件基本条件基本条件性别不限,30-50 岁,大专以上学历三年以上建筑行业采购经验,从事过采购管理工作工作能力工作能力熟练使用电脑,具有谈判能力与技巧准确把握材料、设备市场情况独立工作能力、组织协调能力和管理能力工作经验工作经验有三年以上建筑行业采购经验从事过采购管理工作个人品格个人品格人品端正、认同公司理念、责任心强、执行力强、勤奋好学、关心同事,有爱心、有社会责任感工工作作关关系系受监督受监督总裁助理、监察室及采购部全体员工实施监督实施监督采购部全体员工培育下属培育下属采购部所有人员内部沟通内部沟通总裁助理、各相关业务
7、部门及采购部全体成员外部沟通外部沟通各个供货商等权权负责采购部队伍建设,打造一支清廉、高效率的团队编号:时间:2021 年 x 月 x 日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第4页 共39页第 4 页 共 39 页采购部主任岗位说明书采购部主任岗位说明书岗岗位位 主主要要职职责责范范围围职职责责内内容容考考 核核 要要 点点备备 注注1、根据公司项目开发速度,提前安排好材料采购计划,结合工程实际情况提前介入,以降低成本为目的,提出合理化建议。提前按时完成材料采购计划,保证达到合理的使用材料,保证新型材料能有效的使用,达到降低成本。为招聘制定目标责任书和考核提供依据
8、1、负责采购部队伍建设,强化员工责任心、原则性、执行力、学习能力。能很好的管理部门员工,能以身作则,使每个员工的工作效率高,并得到大家的认可2、负责统筹安排部门内部工作,合理安排员工工作,合理定岗,不养闲人3、负责审核把关部门各项工作,监督检查各种材料质量。结合工程进度,监督检查甲供材使用、保管情况、乙供料质量,并保证所有供应按时、保质、保量4、负责与相关业务部门的沟通协调工作,杜绝推诿扯皮现象,提高工作效率。保证各相关业务部门对采购部工作的支持与信任,工作效率高5、把关采购方式,采购程序,监督检查采购前的工作准备、采购过程、采购结果筛选、分类、评估、确定合格供货商,保证采购商品物美价廉6、负
9、责审核认价结果监督检查认价过程,保证价格确认的合理、公正7、负责审核采购合同合同内容合法、公平、公正力力范范围围负责统筹安排部门内部工作负责审核把关部门各项工作负责与相关业务部门的沟通协调工作对所属下级工作的监督、检查权,对所属下级的工作争议有裁决权编号:时间:2021 年 x 月 x 日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第5页 共39页第 5 页 共 39 页8、负责指导、督办部门工作保证部门各项工作及时有效地完成,使员工具备材料工程师能力9、完成总裁交办的其它工作编号:时间:2021 年 x 月 x 日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟书山有路勤为径,学海无涯苦
10、作舟页码:第6页 共39页第 6 页 共 39 页采购部副主任岗位说明书采购部副主任岗位说明书职位名称职位名称采购部副主任职位编号职位编号编制日期编制日期所属部门所属部门集团采购部任任 职职 人人薪酬等级薪酬等级直接主管直接主管采购部主任直接下属直接下属职位概要职位概要在采购部主任的领导下,负责部门采购方式的拟定和实施。任任职职条条件件基本条件基本条件性别不限,30-50 岁,大专以上学历三年以上建筑行业采购经验,从事过采购管理工作工作能力工作能力熟练使用电脑,具有谈判能力与技巧准确把握材料、设备市场情况独立工作能力、组织协调能力和管理能力工作经验工作经验有三年以上建筑行业采购经验从事过采购管
11、理工作个人品格个人品格人品端正、认同公司理念、责任心强、执行力强、勤奋好学、关心同事,有爱心、有社会责任感工工作作关关系系受监督受监督采购部主任、监察室及采购部全体员工实施监督实施监督采购部全体员工培育下属培育下属采购部相关人员内部沟通内部沟通采购部主任、各相关业务部门及采购部全体成员外部沟通外部沟通各个供货商等权权力力范范围围在采购部主任的领导下,负责采购部队伍建设负责统筹安排部门内部工作负责审核把关部门部分工作负责与相关业务部门的沟通协调工作编号:时间:2021 年 x 月 x 日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第7页 共39页第 7 页 共 39 页对所
12、属下级工作的监督、检查权岗岗位位 主主要要职职责责范范围围职职责责内内容容考考 核核 要要 点点备备 注注根据公司项目实际施工进度,协助采购部主任合理安排材料采购计划。提前收集汇总采购计划时间表,确保供货的有效及时性。按公司规定选择适当的采购方式进行采购工作,熟知相关材料的功能用途,具备真伪的鉴别能力及了解其成本构成。责任心、原则性、执行力强,方式合理、程序合法、结果相对最佳负责与相关业务部门的沟通协调工作保证各相关业务部门对采购部工作的支持与信任,工作效率高对大批量的采购,负责提请招标,并配合招标办完成招标工作,并熟识招标内容标的物的成本构成。参加招标前对标的物的成本构成及价格必须掌握,及时
13、提请、努力配合。负责采购合同的执行,跟踪负责执行过程中的产品质量及时效性。执行有力、保障供应协助采购部主任定期进行部门内部培训保证实用性、系统性、可持续性负责乙供材料的认质认价工作,及时做好乙供材料的抽检工作。保证价格确认的合理、公正,确保乙供材质量的可靠性定期对供应商进行评定、考核、筛选和开发,并建立供应商开发及考核淘汰机制。对供货商进行分类管理,不断提高供应商的质量、服务水平考察材料市场,为公司提供新产品、新技术,深入了解市场信息,以及材料设备的竞争态势,以保证采购工作的时效性及高性价比。降低采购成本,提高采购质量在采购部主任的领导下,分管部分管理工作使其工作能高效、保质完成编号:时间:2
14、021 年 x 月 x 日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第8页 共39页第 8 页 共 39 页完成领导交办的其他事项保质、保量、及时有效完成采购员岗位说明书采购员岗位说明书职位名称职位名称采购员职位编号职位编号编制日期编制日期所属部门所属部门集团采购部任任 职职 人人薪酬等级薪酬等级直接主管直接主管采购部主任职位概要职位概要协助部门领导规范采购流程,制定业务相关的管理措施及行为规范。任任职职条条件件基本条件基本条件男,30-50 岁,大专以上学历3 年以上相关采购经验工作能力工作能力熟练使用电脑,具有谈判能力与技巧了解市场情况,熟悉建筑材料性能相关法律、水
15、、暖、电等材料设备知识工作经验工作经验3 年以上相关采购经验个人品格个人品格人品端正、认同公司理念、责任心强工工作作关关系系受监督受监督采购部主任、监察室及全体员工实施监督实施监督采购部部分员工培育下属培育下属采购部部分人员内部沟通内部沟通总裁助理、各相关业务部门及采购部全体成员,各项目施工单位相关人员。外部沟通外部沟通各个供货商等权权力力范范围围协助部门领导规范采购流程,制定业务相关的管理措施及行为规范。对大额度采购,按照公司规定,负责提请招标,配合招标办完成招标工作积极创建符合公司建筑发展需求的供应链,以保证质优价廉的低成本采购编号:时间:2021 年 x 月 x 日书山有路勤为径,学海无
16、涯苦作舟书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第9页 共39页第 9 页 共 39 页全面协助部门领导开展采购及部门管理工作。岗岗位位 主主要要职职责责范范围围职职责责内内容容考考 核核 要要 点点备备 注注1、按公司规定选择适当的采购方式进行采购工作,对所执行的采购业务,熟知其功能用途,具备真伪的鉴别能力及了解其成本构成。责任心、原则性、执行力强,方式合理、程序合法、结果相对最佳2、对大批量的采购,负责提请招标,并配合招标办完成招标工作,并熟识招标内容标的物的成本构成。参加招标前对标的物的成本构成及价格必须掌握,及时提请、努力配合,招来质优价廉物品3、负责按合理的招标结果进行合同签订,保存好招
17、标结果确定资料。合同内容合法、严谨4、负责采购合同的执行,跟踪负责执行过程中的产品质量及时效性。执行有力、保障供5、负责乙供材料的认质认价工作,合理建议,施工单位所提材料,设备的合理性,及时做好乙供材料的抽检工作。保证价格确认的合理、公正6、根据部门领导的工作安排,做好计划内采购工作,做好已签订合同执行中的协调工作,保证采购供应的及时准确性。及时提请、努力配合、合理建议7、小批量采购,负责洽谈订货及时采购,保证最少货比三家,达到高性价比,保证货款的安全性。货比多家,选择相对最佳性价比8、考察材料市场,为公司提供新产品、新技术,深入了解市场信息,以及材料设备的竞争态势,多方位搜索产品及供应商信息
18、,以保证采购工作的时效性及高性价比。降低采购成本,提高采购质量9、定期对供应商进行评定、考核、筛选和开发,积极创建符合公司建筑发展需求的供应对供货商进行分类管理,不断提高供应商的质量、服务水平编号:时间:2021 年 x 月 x 日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第10页 共39页第 10 页 共 39 页链,以保证质优价廉的低成本采购,并建立供应商开发及考核淘汰机制。10、完成领导交办的其他事项保质、保量、及时有效完成材料会计岗位说明书材料会计岗位说明书职位名称职位名称材料会计职位编号职位编号编制日期编制日期所属部门所属部门集团采购部任任 职职 人人薪酬等级
19、薪酬等级直接主管直接主管采购部主任职位概要职位概要负责甲供材料的账目、材料付款账目的管理工作任任职职条条件件基本条件基本条件性别不限,25-50 岁,大专以上学历,专业会计2 年以上会计工作经验工作能力工作能力熟练使用电脑熟悉财务相关知识工作认真、负责工作经验工作经验2 年以上会计工作经验个人品格个人品格人品端正、认同公司理念、责任心强工工作作关关系系受监督受监督采购部主任、监察室及全体员工实施监督实施监督采购部部分员工培育下属培育下属采购部部分人员内部沟通内部沟通各相关业务部门及采购部全体成员外部沟通外部沟通各个供货商、各施工单位等权权力力出入库帐目记录,经常查看施工现场库房帐目,与施工单位
20、核对甲供材数量金额,给预算室提供准确的甲供依据,填写甲供付款申请表上的甲供金额编号:时间:2021 年 x 月 x 日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第11页 共39页第 11 页 共 39 页范范围围付款帐目记录,督促业务人员及时报帐、清帐,定期与供货商核对账目,填写付款申请表。每月向财务报材料出入库明细表。随时向部门领导提供材料数据岗岗位位 主主要要职职责责范范围围职职责责内内容容考考 核核 要要 点点备备 注注1、每月收到各现场材料管理员的出入库单后,审核金额是否准确无误。审核细心、准确2、负责甲供材料的账目(即材料出入库帐目)管理工作。包括根据审核无误
21、的出库单登记甲供材料出入库帐目;经常查看施工现场库房帐目;与施工单位定期核对甲供材数量金额,并给预算室提供各施工单位领用甲供材的数量、金额,作为决算的准确依据。管理细心,记录规范、准确3、每月根据审核无误的入库单,登记付款明细账,并经常与供货商、财务对账。管理细心,记录规范、准确4、填写各施工单位进度款申请表及结算申请表上的甲供金额,审核、填写甲供材料付款申请表上的甲供金额,已付款及应付款的数据,保障数字真实、准确。管理细心,记录规范、准确5、负责根据每月各现场出具的材料出入库单编制材料采购汇总表、材料领用汇总表,并于每月底报送财务。每月准确报表6、负责随时向部门领导提供相关材料数据。准确、及
22、时编号:时间:2021 年 x 月 x 日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第12页 共39页第 12 页 共 39 页7、保管历年的出入库单存根,将出入库单分月装订、存档,保管好以备有关部门临时查阅。管理细心、保管妥当8、与财务、业务人员沟通,督促业务人员及时报帐、清帐。认真、负责9、领导交办的其他工作认真、负责采购部现场材料员岗位说明书采购部现场材料员岗位说明书职位名称职位名称现场材料员职位编号职位编号编制日期编制日期所属部门所属部门集团采购部任任 职职 人人薪酬等级薪酬等级直接主管直接主管采购部主任职位概要职位概要负责工程现场材料的协调管理任任职职条条件件
23、基本条件基本条件男,25-50 岁,大专以上学历或具备材料工程师能力3 年以上相关工作经验工作能力工作能力熟练使用电脑对财务知识有所了解具有一定的沟通协调能力工作经验工作经验3 年以上相关工作经验个人品格个人品格人品端正、认同公司理念、责任心、原则性、执行力、学习能力强工工作作关关系系受监督受监督采购部主任、监察室及全体员工实施监督实施监督甲供材、乙供材供货商、施工单位培育下属培育下属内部沟通内部沟通部门负责人、采购部各个成员、相关业务部门编号:时间:2021 年 x 月 x 日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第13页 共39页第 13 页 共 39 页外部沟
24、通外部沟通各施工、监理单位各供货商等权权力力范范围围做好现场协调工作,并监督检查甲供材、乙供料质量,对不合格产品进行调换或处罚甲供材、设备现场验收分配及处罚乙供材监督检查及处罚出入库手续的办理及材料合理有效的分配岗岗位位 主主要要职职责责范范围围职职责责内内容容考考 核核 要要 点点备备 注注1、负责现场与施工方及其他相关部门的协调工作,经常巡视施工现场与相关部门、施工单位积极进行有效工作协调,每天巡视施工现场不低于 2 次2、负责提前确认甲供材料的到场时间准确及时3、负责现场甲供材到货数量的验收并组织甲供设备验收、送检工作验收数量准确、及时和送检程序的合法性,具备材料工程师的能力4、配合工程
25、部,对乙供甲方指定品牌的材料进行验收,并做好材料使用与保管监督检查工作准确、严防施工方以次充好5、合理协调分配甲供材料及甲供材使用、保管监督检查适时适量分配准确,对甲供材使用、保管不当的单位进行处罚6、办理出入库手续单据填写规范、准确、办理及时编号:时间:2021 年 x 月 x 日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第14页 共39页第 14 页 共 39 页7、负责反馈施工单位甲供材料需求进度,给采购员提供材料需求种类、数量等,并督促采购员及时协调甲供材料到场,保证工程进度。要求数量准确、到货时间安排合理8、依据乙供材料认价单内容对乙供材料规格、质量等进行不定
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