时间管理培训课件 (1) .doc

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1、时间管理®數你嘈过喵?I亡了 一天，但不知道自己做了什么加班到银晚k 做 OHBY |»旁幻？看赘科？许多的电话在响许多的事要备忘 -fk许多的门与抽屉一¥开了又关关了又开如此我来来往往，我匆匆忙忙从一个方向到另一个方向忙忙忙盲盲盲盲的已经没有主张茫的已经失去方向忙的分不清欢喜和忧伤忙的没有时间痛哭一场课程大纲一、对管理的认知一德鲁克管理理念;二、对时间管理的认知;三、时间管理的十大关键;四、如何提髙个人成效的方法;五、时间管理的一些理论；六、时间管理降龙十八掌8希望通过本课程学习，能达到以下:小故事分享、值二万五千美金的时间管理秘笈。美国伯利恒钢铁公司总裁理查斯

2、舒瓦普曾因为公司濒临破产而向效率大师艾维李咨询求助。近半个小时的交流中，前20分钟艾维李耐心地听完其焦头烂额般的倾诉，最后请他拿出一张白纸，并让他写下第二天他要做的全部事情。儿分钟后，白纸上满满记录了总裁理查斯舒瓦普儿十项要做的工作。此时，艾维李请他仔细考量，并要求他按事情的重要顺序分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。同时告诉他，请他从明天开始，且每天都这样做：每天一幵始，请你全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴做标号为“2”的事，以次类推.艾维李认为，一般情况下，如果人们每天都能全力以赴完成六件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士。他请伯利恒总裁

3、理查斯舒瓦普自己先按此方法试行，并建议他：“若您 事分享坚持使用后，认为它有效，可将此法推行至您的高层管理人员，若还有效，继续向下推行，直至公司每一位员工。如果您或您公司的每一位员工，每一天、每一分、每一秒都在做最重要即最有生产力的事情，假以时日，可以想象，会有什么成就？ ”一年后，作为此次咨询的报酬，艾维利收到了一张来自伯利恒公司的2.5万美金的支票。五年后，伯利恒钢铁公司一跃成为当时全美最大的私营钢铁公司。查斯舒瓦普常对朋友说：“我和整个团队坚持拣最重要的事情先做，我认为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资！ ”二、你从故事中获得了什么样的启示？12吋阃管醒对管理的认知2、目标管理的创建者

4、;4、2002年获美国“总统自由勋章”最高荣誉。彼得德鲁克1、现代管理学的奠基人，现代管理学之父；3、著有公司的概念、管理实践、卓有成效的管理者、管理：任务、责任、实践，共有39部著作。141、什么是管理和管理者:1、管理的定义：管理就是界定组织的使命，并激励和组织人力资源去实现这个使命。界定使命是企业家的任务，而激励与组织人力资源是领导力的范畴，二者的结合就是管理。2、管理者的定义:A、对自己的工作负责B、对他人的工作负责C、指导和帮助下属的成长D、对团队工作负责16 2、管理者的二项核心要务:第一项要务：建立团队。第二项要务：管理者必须权衡目前利益与长远利益。17 3、管理者的三项任务：任

5、务之一：实现组织的特定目的和使命。任务之二：使工作富有成效，员工具有成就感。任务之三：处理对社会的影响与承担社会责任。18H 4、管理者的五项基本作业：4一、制订_一个管理者首先要制定H标。他决定H标应该是什么，为了实现这些目标应该做些什么，这些目标在每一领域中的具体目标是什么。他把这些目标告诉那些同目标的实现有关的人员，以便目标得以有效地实现。制定目标是进行平衡：在企业成果同一个人信奉的原则的实现之间进行平衡，在企业的当前需要同未來需要之间进行平衡，在所要达到的冃标同现有条件之间进行平衡。制定目标显然要求分析和综合的能力。德鲁克认为，一个人能够制定目标，不一定就能成为经理人；但是，一个人没有

6、制定目标的能力，决不能成为称职的管理者。一个管理者只有通过提高其各项工作的技术和成就，才可以使自己成为更好的经理人。 194、管理者的五项基本作业:从事激励和信息交流工作：人们工作是出于不同的原因，有人为了金钱，有人为了社会地位，有人为了得到别人的欣赏，也有人是为了在工作中获得满足感和自我发展。作为管理者，一定要明晰这些人的需求以及不断变化，确保员工尽可能最有效地工作。简而言之，激励就是鼓舞和指导员工取得好绩效。管理者要培训员工，为他们提供有挑战生和有趣味的工作，激励他们在工作屮追求优异。更为重要的是，身为管理者，一定要相信员工并公平地对待他们。除了激励外，一个管理者还要做好沟通工作。他要把担

7、任各项职务的人组织成为一个团队。他做到这点的方法是：通过日常的工作实践，通过员工关系，通过有关报酬、安置和提升的“人事决定”，通过同其下级、上级和同级之间经常的相互信息交流和沟通。214、管理者的五项基本作业:四、建立猶衡量标准管理者要建立衡量标准。而衡量标准对于整个组织的绩效和个人绩效至关重要。经理人要为每一个人确定一种衡量标准。衡量的标准不但要专注于组织的绩效，而且还要专注于个人的工作并帮助他做好。他对成就进行分析、评价和解释。他把这些衡量的意义和结果通报给他的下级、上级和同级。衡量首先要求的是分析能力，但也要求把衡量用来促使实现自我控制，而不是用作控制他人的工具。衡量常常被人滥用，因而是

8、目前管理者工作屮最薄弱的领域。德鲁克提倡衡量的结果应告知当事人。衡量有时被用来作为一种内部秘密警察的工具，向上司汇报有关一个管理者工作成绩的审查和批评，却连副本也不送给该经理人本人。只要衡量还像这样被滥用为一种控制的工具，它就将始终是经理人工作中最薄弱的领域。224、管理者的五项基本作业:、培养他人（包括自己）最管他得退着或于助否是定，用帮是还决力适否人步向活且是本进、ZJ富而，他是的更，属着，养得人下定乏培变的其决贫种汽理养接更这能管培直是。被来将还人于向，富 养源用方人丰培资适的的更是种仅确富是就一不正丰，作为点按更缩工作一否和萎的又这是大是要，。者高还重人力理更长最为活管为成者作去。成是

9、理既失身并，管全自长展完者成发。人终理们到步，人们希望不断提升自己，要做到这一点，他们需要培训、指导和鼓励。应该为他们提供发展的机会。只有当人们承担有挑战性的工作，他们才能得到发展。人们工作时，不可避免犯有这样遣，鞞黯艺戳麵曇顏多的新东西。我永远不会提拔一个从不犯错误、特别是从不犯大错误的人担任最高层的工作。否则，他肯定将成为一个工作平庸的管理者。”吋阃管醒24二、什么是时间管理:时间管理：就是如何将时间很好的组织起来去完成组织（部门）的使命（目标）。说明：时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间凡事不能要求完美，但要讲求效率。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重

10、要的目的也是决定什么事情不应该做;时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性，时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做力一种提醒与指引。2、时间管理的目的：时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作达到“三效"，即效果、效率、效能。效果，是确定的期待结果；效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。26三、时间管理的认知误区、没有追求、没有目标，贪图轻松安逸的工作和生活。上网打牌看电视玩乐27三、时间管理的认知误区3、不速之客的打扰占用时间据统计：人们一般每8分钟会受到一次打扰，每小时大约7次，每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，

11、每天大约有4小时。其中，80%的打扰被认为是没有意义的。同时，经研究，人们被打扰后重拾原来的思想平均需要3至5分钟，每天又要花掉2. 5小时。28三、时间管理的认知误区4、虚张声势的会议抢走时间毫无意义的会议会议中浪费时间会议拖沓、临时状况29i 三、时间管理的认知误区1、不做充分的准备1）浪费别人的时间2）影响事务办理的速度3）影响个人公众形象31三、时间管理的认知误区7、不能委婉的拒绝消磨时间不会说不，不敢说不，不善于说不!1）碍于情面，不好拒绝；2）人太老实，不善于拒绝;3）没有办法，不懂拒绝；32三、时间管理的认知误区9、不分主次的办事滥用时间铁桶里装石块三、时间管理的认知误区没有正确

12、的评估宽放时间1）内心追求安逸的心理2）内心深处的表现欲3）不懂得怎样评估时间的耗费帕金森定律34三、时间管理的认知误区自暴自弃让时间溜走我做梦都没想过我没这个本事我想都不敢想36三、时间管理的认知误区13、顾虑过多的情绪吞噬时间据资料：忧虑的事绝大部分都不会发生卡耐基先生研究表明：顾虑、忧虑过多，可直接导致心脏病、胃病、肠炎等疾病。经心理学家研究和统计，一般人的忧虑有40%属于过去，50%属于未来，只有10%属于现在，而这些忧虑中，只有92%根本不会发生，只有8%的忧虑我们是可以应付的。37三、时间管理的认知误区完美无缺的追求耽误时间世界上没有十全十美的东西独立宣言的缺陷三、时间管理的认知误

13、区15、一再重复的错误糟蹋时间一个出色的人应该尽量避免重复：一是采取措施防止各种错误的发生9二是调动一切手段完成目标；J_ 三、时间管理的认知误区* 17、缺少协调的集体耗散时间41三、时间管理的认知误区18、迷失目标的努力凌驾时间外部的干扰或新目标的出现，很容易让我们迷失预定的目标，使我们走一些弯路。42三、时间管理的认知误区19、功亏一篑的努力白费时间屡败屡战，屡战屡败史豢龙三、时间管理的认知误区20、不切实际的空想溜走时间DQlli«ravc,cm一、对工作时间类型分析你的时间流向到哪里去了？0场I定亊件二、从工作时间类型分析你的时间流向到哪里去了？j二、从工作时间类型分析二、

14、从工作时间类型分析二、从时间损失分析设定目标方面的时间损失制定计划方面的时间损失作出决定方面的时间损失在工作组织方面的时间损失工作开始时的时间损失每日安排上的时间损失在信息和沟通方面的时间损失50j三、从耗时因素分析外在因素耗时的类型：电话干扰、不速之客、沟通不良、资料不全、文件复杂、工作搁置等。外在因素耗时的类型：计划欠妥、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。51吋阃管醒521、时间管理法则：帕雷托原则任何特定的群体的因子通常只占4rir _重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要1性的少数因子即能控制全、时间管理法则：帕金森定律国著名历史学家帕金森通过长期的调查研究而揭示

15、出来的机构或公司管理人员持续膨胀的规律。对这一规律，有人称之为“身在职场，不得不明白的管理定律”。这一定律把管理层的用人现状刻画得入木三分。一个想升官而又想少干活的领导必然会给自己配备两名助手，而他的做法被他的下级人员不断仿效后，庞大的机构和过多的冗员便不可避免。能力平平的领导若想保住职位，他“惟一的出路”就是一边排挤有能力的人，一边提拔一些諡才、庸才。此外，“举贤不避亲”、“肆意把持权力不放”、“被权欲熏得竟然分不清垃圾和食品”等官场病，我们在日常生活屮，也或多或少会有所体会。帕金森定律并非是老调重弹，他以一种学者的冷静态度、严谨的实证主义精神和少有的幽默、揶揄笔凋，透过这些表面现象，直接击

16、中了管理问题的要害对权力的贪婪和对权力的危机感，滋生了被命名为帕金森现象的弊端。在当今人力资源学方兴未艾的时代，如何选拔管理人员和最优化地利用人力资源，己成为国家各级政府、各企事业单位最为关注的问题。而帕金森定律无疑给我们上了一堂生动的实例教学课。4、时间管理法则：艾维利时间管理法 6件事法则： 1天中选择6件最重要的事情，而且是这1天最需要完成的6件事，其它事情先暂时放放，在这一天中，把绝大多数精力都放到这6件事情上；4、时间管理法则：艾维利时间管理法要事法则:选择好6件事后，先从这6件事中选出最重要最紧急的事情放在首位，接着再在剩下的5件事中，选出最重要最紧急的事情，这样一步步就把办这6件

17、事情的时间顺序排出来了，我们在做其中任何一件事情的时候，都是在做当时最重要最紧急的事情；574、时间管理法则：艾维利时间管理法 15分钟法则：以上这些事情尽量安排在前一天下班的时候完成，只要我们每天下班前抽出15分钟做好明天的“6件事”和“要事”，效率就能成倍提升。以前人们总是在说“一日之际在于晨”，现在更多人喜欢说“一日之际在于昨夜”，就来源于此。6、时间管理法则：二八时间管理法 20:80定律是由意大利经济学家巴莱多发现的，也叫巴莱多定律；用20:80定律从你要做的一大堆事情中选出最重要的事优先做。用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的最基本的理论和方法（成功者己证明的）

18、；80%的结果源于20%的努力。 7、时间管理法则：注意力之谜注意力需要及时恢复和聚焦O思维总是想漫游，一旦获得机会，它就会走开。617、时间管理法则：注意力之谜是仔圆纟田的看是看方，的柱o子能否看见狮子在哪里？7、时间管理法则：注意力之谜7、时间管理法则：注意力之谜:!你能看到多少张脸？画中画異体方法如下：1.注视阁屮心四个黑点1530秒钟！（不要整个阁片，而是只®那屮间的4个点）2.然后朝S己身边的墙壁色的墙）3.否的同时快速眨几下眼晴，到底是什么东西？答案请把阁片移开，在阁片下面.17、时间管理法则：注意力之谜十二人还是十三人?7、时间管理法则：注意力之谜能看见【个女人是魔鬼，

19、能看见二个女人是恶鬼，能看见三个女人是色鬼。7、时间管理法则：训练集中注意力的九个方法:运用积极目标的力量当你给自己设定一个要自觉提高自己注意力和专心能力的目标时你就会发现，你在非常短的时间内，集中注意力这种能力有了迅速的发展和变化。2、培养对专心素质的兴趣在休息和玩耍中可以散漫自在，一旦开始做一件事情，如何迅速集中自己的注意力，这是一个才能。3、要有对专心素质的自信千万不要受自己和他人的不良暗示。707、时间管理法则：训练集中注意力的九个方法:-善于排除外界干扰要在排除干扰屮训练排除干扰的能力。5、善于排除内心的干扰内心的干扰比环境的干扰更严重。6、空间清静当你在家中复习功课或学习吋，要将书

20、桌上与你此时学习内容无关的其他书籍、物品全部清走。在你的视野中，只有你现在要学习的科目。这种空间上的处理，是你训练自己注意力集中的最初阶段的一个必要手段。717、时间管理法则:训练集中注意力的九个方法7；节奏分明的处理学习与休息的关系永远不要熬时间，永远不要折磨自己。一定要善于在短时间内一下把注意力集中，高效率地学习。要这样训练自己：静如初兔;行如闪电；闲如流水：动如雷霆。8、清理大脑大脑是一个屏幕，那里面也堆放着很多东西，一上來，将在自己心头此时此刻浮光掠影活动的各种无关的情绪、思绪和信息收掉，在大脑中就留下你现在要进行的科目，就像收拾你的桌子一样。8、时间管理法则：内在能量水平有效地利用生

21、物钟。各时段工作状态表注意力/H! :： ：11 11 '1 1 1 丨 U8 11 012 1315161874重要9、时间管理法则：优先矩阵（四D原则）M2bo itlaterMlbo it nowM4M3DeleteDelegate紧急9、时管理法则：重要Ml重要，紧急M2重要,非紧急M3非重要，紧急7610、时间管理法则，重要B战略规划安排时间65%-80%艾森豪威尔原则:A本人立即干20 %-25 %D废纸篓1%C委派15%紧急7712、时间管理法则:德鲁克时间管理法记录你的吋间排除根本不必做的事问自己一个问题再问自己一个问题找出因“危急现象”而浪费的时间7913、时间管理法

22、则:PDA)话）传真 E-mail网址电脑（PC、善用省时工具:04交通系统语音系统短信平台内部0A办公系统案例讨论一：自己要求严格，工作塌实、认真，对待上级安排的工作都能很好地完成。一日，她正在22F查房，楼层主管来告诉她，刚才销售部临时通知，RM2205有VIP接待，要求立即做好准备工作，等一会儿经理要来检查。主管刚走，经理巡视到22F,发现烟灰桶内的烟蒂很多，告诉她，赶快清洁干净。可是，现在检查的客房是房务中心通知客人马上要入住的房间，自己一个人怎么能一下子做完这些事，这该怎么办呢？81四、如何有效利用时间:观念计划观念合理有效以达到工作和生活的自祿82吋阃管醒843、案例讨论二:审核报

23、销单客户投诉经理小王一位善聊客户的电话内部人员的咨打印机坏了85突发情况有哪些7f职责内紧急/重要程度马上处理暂缓处理f职责外86h少突发愦况发生> 努力 作无*戶对教打找快况进行分析(WhoWhenWhy),建立一*工作镇武87缩短计划外时间 垂I 口 K潮起flfUS尥邸88时醐糧89放松作决定需要一定时间走踣、动作较缓若有所思乐于倾听耐心拉型走踣、动作较快进餐迅速讨不耐心90施建者的借口强调时机不对逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承担责任不适当的目标为了轻松混日子91拖建的代价浪费了今天、时工作拖延，三倍时间偿还T逃避积扱的人生、触不良、待处理问题的不断増多、长期在压力下工作的忧虑戈9

24、2 解决拖延的秘诀唯一的办法就是去做它妒今去鈸饬從赦焱梦想屋赦的事,i宅包舍5天分、銘力局易这，只有妒今，0足彳含名妒；好銘鈸，1(5彳含宅威。与拖延决战承认：拖延是一种无益的生活方式把大工作分解当机立断，直接面对不愉快的工作平衡表法给自己设定最后时限奖励自己时隴麵95管理好书桌才能管理好时间建立有效的办公环境尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情工作中经常要用到的用品应容易取得每一件物品应摆放在固定的位置每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决扔掉96文件的处理文件处理原则每次只处理一份文件，一份文件只处理一次每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件 一项工作完成后文件就应马上离开

25、I桌面，归入适当的档案坚决扔掉不必要的文件时醐耀99充分利用记事本 待办琐事物品清单_MtnA100善用零星时间通勤时间旅途时间L 等候时间101背包原则琐事也有琐事的处理方式将同类的事情尽可能成批量处理逆势操作当别人不去做的时候我就去做每天读一点没有人读的东西每天想一些 人想的事情 I时醐耀1041、掌控每天一被牵着鼻子走生活就象马戏团，有训兽师也有动物。-改变原有思维，找到正确的行动方法。积极的努力行动，掌控到每天每时。静下心来思考，更有耐心的分析。每天做有效规划，要有次序和条理。 一次只认真做好一件事，不急于求成。105+ 2、确定目标一穷于应付把目标写下来，写下要做的事。写下的0标任务

26、越多，付出的就越多，成功的机会就越多。目标是往何处去，想干什么，最终的结果是什么，针对结果做整体规划。目标决定结果和方向，勾画出清晰的蓝图，提供明确的行动指南。-明确自己与全局的目标、老板的需求及内外客户的期望是什么。1063、实事求是一盲目乐观承认问题和差错随时会发生。要留出犯错误、被干扰和出现意外的余地。少做过多的承诺，不要盲目乐观。不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨。开始行动时，要充分利用经验，总结以往教训，考虑所需的资源。107i 5、决不拖拉一不紧不1繁杂的任务、工作过重、压力太大、资源缺乏、令人厌烦、没有条理、目标模糊、时间不够、精力不够、常被打断.克服拖拉的办法：分割任务、分而治之，

27、千里之行，始于足下。建立里程碑，完成奖励，正面强化。及早开始、自我激励、精神放松。1096、;理表单一眉毛胡子一把抓周计划报表和日计划报表，计划适量。计划工作细节，要快速、及时、随手记录，一日之计在于晨？不断回顾周计划表，每天做调整增减。你无法完成所有计划的事情，留有余地。把周计划表时刻带在身上，理智应对。中午是期限，保持工作生活的平衡。休息片刻，适当调整，90分钟注意力。1107、有效规划一随心所欲-注重聚焦于重要任务，首先完成。围绕要项工作安排，分批处理小任务，不要让干扰和突发事件主宰你。不要工作得太晚。及早开始，按时下班。周一的早晨最重要，不要安排见面或电话会议。合理安排。111| 8、

28、轻重有别一急事急办分清轻重缓急的次序辨认紧急的、容易的、喜欢的、花时间短的事件聚焦于目标和价值11210、专心致志一多头并举多头并举的结果是目标分散，效率低下，会弄糟儿件事情，好象电脑死机聚焦于目标不放松，离现实越近在一英寸的地方深挖一英里多头任务并举时思考：接收的原因，重要程度，征求老板意见。11411、合理分配一加班加点 一日之计在于晨，一年之计在于春？检查日表中的任务，再统筹协调安排。能否最好利用时间？是否合适的时间完成合适的任务？分析分类任务：可以删除的、可以少花时间的、可以委派别人的、类似合并的？上午是可以取得最大工作效益的时机。115面一先工作后整理只保留近期文件，要专注于当前的文

29、件：正在处理和未来四周内需要使用的文件清空办公桌面，按使用频率重新摆放物品在显目的地方摆上时钟、戴手表、设定时限，建立时间观念归类文具于一起，足够一月使用116 13、办公室5S乱成一堆P整理、整顿、清扫、清洁、素养分类一般为7_10个文挡，标准适当宽些常用信息、即刻行动、当前项目、日常工作、客户工作、有待解决、委派他人等文件夹纸页适当，把大文件夹分成几个小文件夹，文件夹取名彩色标签、彩色文件夹类别更好桌面上只放一件东西，每天整理一点点，每天清理办公桌，收起文挡，掌控一切117115、管理邮件一受制于它1初次看到邮件即刻处理，浏览一遍，删除垃圾文件、无聊内容，回应重要内容专时处理，关闭邮件提醒

30、功能，电话及时回复可保私密性，建立二级文件夹，设置过滤器拦截信息善用附件，内容5W1H，认真简洁，当天回复，敏感问题使用电话-利用15-30分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，处理下面的任务11916、管理电话一随意接打鼓励来电者尽快进入主题，不断询问以清楚其真实意图和想法，方便时回电记录分析一周的电话情况，是否必要、授权、缩短电话时间-回复电话时问“我能为你做些什么”让人们知道找你和回避的时间，留出回电的时间，特定时间中午前批量打电话12017、充分授权一必躬亲集中精力，聚焦目标，提高效率，致力于团队,能培养和激励员工分析任务的风险、价值、职责，员工的能力、提升作用等选择合适的人选进行授权，并提供支持监督控制进度和品质，做结果考核、正面强化、建设性反馈问题12118、管理会议一文山会海有理由才开会，而不是工作例会，目的是提供信息、解决问题、集体讨论开会的成本很高,可用邮件代替与会者、起止时间、地点、主题、会议纪要等，控制在90分钟内议程、主持、知道自己参加会议的理由和作用，可以委派别人、以其他方式提供信息、只参加一部分，下午开会较好，不要定整点122