办公用品采购管理规定.docx

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1、第一章总那么第一条为了加强对行政行政采购活动的管理和监督，合理申购 与领用，节约办公费用，特制定本管理方法。第二条本管理方法适用于公司各部门。第二章管理细那么第三条归口管理部门：采购由公司行政人事部按审批权限实行 按需采购制度，公司行政人事部负责公司管理各部门的采购，财务资 产局部别进行核算与实施监督。第四条请购程序：（一）日常办公用品请购：由行政部在每月初根据各部门库存状况 分别编制“请购单”，直接财务资产部审核批准后实施采购。（二）特殊办公用品请购：如需对日常办公用品目录之外的办公用 品进行采购，由使用部门在每月初报送“请购单”（突发请购可特殊 处理，但需提前3天申请，给予一定的采购时间）

2、。（三）如因开展单个工程，如：招标会议、大型活动、人力资源培 训等，请购数量较大时，除在单项预算中对办公用品预算作出单独说 明外，在请购或领用时须单独填制请购单或办理领用手续。（四）除日常办公用品外的其它请购单的报送流程：各子公司报 送流程：公司各部门第一负责人公司财返行政部；（五）请购单的报送时间：各部门每月第一个工作日报送到行政部, 行政部汇总后报送财务部，财务部审核后于当天报送常务副总经理， 返集团行政部（遇节假日顺延），经集团行政部负责人复核确认后于三 个工作日采购到位。（六）所有请购单需注明“品名、单价、数量、金额”等内容，不 得随意涂改。第五条内部管理：（一）办公用品领用时间为全天

3、。各部门、公司员工根据每月申请 及实际工作需要至行政部领用办公用品。（二）所有员工对办公用品必须保护，厉行节约，杜绝浪费，禁止 贪污，降低消耗费用。办公室用品只能用于办公，不得移作他用或私 用。（三）行政部负责办公用品管理;做到办公用品齐全、量足质优、 库存合理、开支适当、用品保管规范。（四）办公室用品管理一定要做到干净、清洁、注意平安、防火、 防盗、严格按照规章制度办事。第六条收发管理：（一）验收：采购人员按请购单的要求进行采购后，应将采购物品、采购有关 发票及有效票据协同请购单交予办公用品管理人员进行核对，并办理 入库手续，办公用品管理人员应核对采购物品数量、质量（是否符合 请购要求），填

4、写入库单（入库单采取订本式、一式三联、且连续编号）， 入库单应详细填写品名、单价、数量、金额。三联单一联存根联、一 联采购员、一联记账联）。所有入库单均应有验收入、采购员 两人签字。办理入库后除存根联外其他二联均交予采购员作为费用报 销原始凭证附件。所有办公用品采购均需办理入库手续。（二）领用：所有办公用品领用均须办理领用手续;领用时均需在行政的领用 登记本上签。行政领用登记本需有“领用日期、品名、单位、数量、单价、金 额、部门负责人签字领用人签字”等内容。领用人领用日常办公用品，按附件2“办公用品领用规定”办理； 特殊办公用品的领用遵循“谁请购、谁领用”的原那么。文印室公用耗材领用由文员办理

5、领用手续，由行政部门负责人签 核。部门负责人对领用真实性、合理性负责，行政文员对领用真实 性、合规性（是否超出领用标准）实施监督，对存在质疑之领用可以拒 绝并向上级领导报告。各部门办公用品领用的费用统计以领用登记本的内容为依据。（三）采购借支与报销：采购员借支实行备用金制，采购回后及时办理入库并到财务报销, 特殊情况可酌情另行借支。在办理入库手续后，采购员应将采购发票及其他有效票据连同入库单（记账联）、请购单交予财务费用会 计审核。针对采购未完之请购单，费用会计审核时可根据入库单情况 在请购单上作己报销标志，并将请购单退回采购员。财务核算与监督：费用会计在审核采购报销凭证时，在编制记账 凭证时

6、，应将入库单抽出单独留存，所有已入库采购物品均先计入“材 料物资”科目，当月材料物资增加额应等于当月入库单金额合计。费 用会计根据文员报送的“办公用品领用汇总表”，对当月入库、领用 进行核对，必要时可对期末库存进行监盘，核对无误后，费用会计根 据部门费用统计表填制当月部门办公用品领用分摊凭证，如借：营业 费用一办公费用-营销中心，贷：材料物资。由于各部门费用统计是 根据各部门各品种领用数量*计划价格（固定）进行核算，而财务材料 物资是以实际成木入账，所以应定期（季度）按期末库存*计划价格计 算结果与材料物资余额比拟，将价差视同消耗转为费用。第七条行政台账管理：（一）建立各子公司库存明细表；（二

7、）入库分开，入库单以各子公司区别，各子公司有各自一本入 库单；（三）报销分开，除公用文印资料无法分开外。（四）针对员工领用，如对非消耗品，可重复使用物品应建立个人 台账，员工离职时应办理退还手续（作负数领用单），如同品种部门再 领回可不重计部门费用，如该部门内部已调剂使用，部门负责人应确 认已收回。（五）办公用品管理文员应在月终作统计核算（核算期间为当月1 日-31日），于次月2日前公司完成“办公用品领用汇总表”和“办 公用品库存明细表”，“办公用品领用汇总表”交公司行政部送所属各 部门负责人对相关费用签收确认后，将签收后的汇总表于4日前交公 司财务部和公司总经理一份备档，“办公用品库存明细表”直接交公 司财务部;将两份总表报送财务部。 第三章附那么第八条本管理方法的解释权归集团行政部。