某房地产有限公司行政办事务管理制度.docx

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1、某房地产行政办事务管理制度第一章总那么第一条为加强公司行政办公事务管理，理顺公司内部关系，提高办事效率，使各项管理标准化、制度化，特制定本制度。第二条本制度中所指行政办公事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公用品管理、报刊及邮发管理等。第二章档案管理第三条存档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳开工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、工程方案、通知等具有参考价值的文 件及材料。第四条 档案管理指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档 案绝对平安。第五条档案的借阅与索取：(1)总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非

2、密级档案可通过档案管理人员办理 借阅手续，直接担档；(2)公司其他人员借阅档案前，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；(3)对借阅档案必须保护，保持整洁，严禁涂改，注意平安和保密，严禁擅自翻抄 录、转借、遗失，如属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准后方可摘录 和复制，一般内部档案资料须经总经理办公室主任批准后方可摘录和复制。第六条档案的销毁 意图，并引其进入会客室或经理办公室，不管对方要求见面还是仅仅预约。对不宜会见的 人，在请示经理后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由拒绝对方，或是将个 人意见报经理后作出答复。2 .收听 收听 时一定要先声明“这里是XX公司”等，

3、然后记下对方的姓名、工作单位、 有什么事情，根据对方情况，不阻碍时可明确回答，但一般不说经理是否在。3 .转达需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，并准确、迅速地转速。4 .文件的收发及分送收到的邮件或送来的文件，首先要区别是需直接送呈经理的，还是需秘书先进行处 置和整理的，或者是私用文书，需经理办理的要直接送交经理。经理不在时，如果有与经 理直接有关的留言、电报、快递，可用 告知。第五条日常运转工作1 .日程的设计及其安排对所确定经理应处理的事项，如会见、出席高层职员咐、总会等会议的日期和时间进 行记录整理，并随时进行调查，协助经理制定出日程表。日程计划应记入每月日程表，必 要时在上

4、面记下预定内容和变更情况。2 .准备及安排有些工作需要特别的准备和安排，而且这些工作通常都有一定的时间限制，因此必 须提前做好适当的准备。第六条用品的整理1 .在办公室内平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量。为些，应设计一张 用品及备用品的明细表，在上面记下品种，一月或一周所需数量以及补充的数量和补充 日期，此外还必须存有一定量的备用品，以便随时补充。2 .经理外出时经理外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应事先准备好一定数量，需要收入担包内 的物品也要作同样考虑。这些需要准备的物品应在询问过经理后制作一张明细表，事先 贴在那里以防遗漏。3 .文件、资料的准备首先要清楚哪些文

5、件是重要的，如不明白，要详细询问，以便将可能会用的文件材料 一并准备齐全。然后画一张文件明细表以方便使用。第七条文件整理业务1 .为使经理处理完毕或正在使用的文件不丧失、散乱，并且随时可以提用，需要对这 些文件进行整理。整理工作首先要根据经理意见将文件分类，并放入固定的装具和容器 内，使用中还要经常整理，以便很容易地查到文件。2 .整理工作的关键是分类工程确实定。保管及整理文件用品的选择和整理、借阅手 续的完善。3 .业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件， 此外还有机密类文件。根据应用根据还可以分为每日必用、常用和不常用三种。4 .经过这样整理后，有必要对其进行

6、装订，并给每一个文件集合体以一定的户头名 称。应在听取经理意见后再制一张文件分类的明细表，将表张贴在保管场所或保管人的 桌子上，便于参照。第八条整理、清扫工作此项工作应由秘书催促事务员和勤杂工来完成。工作中须注意如下几点：1 .清理桌面台历和墙上的日历要每天调整日期。桌子要擦抹干净。常用品要准备好，并按要求备 齐数量。将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损和污染的物品要清扫或更换。2 .室内的物品都要放在固定的地方。3 .根据当天的天气情况随时调整空调和窗帘。第九条代行业务秘书可以代行的事务主要有：1 .参加庆典、丧礼等仪式这种场合要特别留心服装和服饰品及行为仪表的得快，同时还要十分讲究寒暄

7、、应 酬的用语。2 .转达经理意见或命令表达经理意见要完整准确，注意简洁、迅速。有时根据情况，还要将对方的答复向经 理汇报。第十条会议事务该项事务是指由经理直接使用的几种帐目的管理，包括：各项物品的购入及发放、资 产的调配及运用、现金收入及支出等方面的帐目记录及管理。1 .关于资产状态及收支情况要制作明细表，至少一个月要制作一张月报表，在特殊 情况下，要随时根据经理副经理的要求拿出报表。2 .处理资产状况还应注意以下几点：(1)支出及收入可以根据原始凭证将其发生额记入现金出纳帐中。现金出纳账与现 金余额的多少应保持一致。票据上要有经手人和秘书的印章以明确责任，每个月应有两 三次，将这些收据汇总

8、后让经理过目；(2)日常的现金支出应限定一定的数量，除此之外,假设有特殊工程，应申请特别支出 的资金或开出支票；(3)开具支票需有收据或其他凭证，并在支票上记下用途，由经理盖章；(4)资产分为土地、建筑物、有价证券、备用品及各种家具杂物的押金等。应设立各种 资产的台帐及有价证券簿，详细记录各种资产的内容、单价、数量、现有额及出入额等；(5)银行存款及邮政储蓄要设存款底帐。接受款项者应按名称分别立帐并明示余额。3 .各种物品的购入和发放应特别注意有无使用申请和手续是否齐备，并及时入帐， 以免遗忘和推迟记帐。第十一条协助调查公司的调查通常分为特命调查和一般性调查两类。公司在开展各种调查工作时，办

9、公室秘书须做好协助工作。1 .进行调查工作时，秘书应选择并委托合适的专家、顾问进行或将他们列为调查委 员，并与之保持日常联系，需要时提出调查课题请他们完成。2 .有些专业事项的调查，秘书也可以亲自听取专家和当事人的意见，或在调查各方 面情况后，将调查情况汇总后报告给经理。第十二条文书工作文书工作有三个方面：书写信函、起草文件以及誉清或印刷文件。1 .信函的完成对经理经常会使用的信件种类可事先汇集为“标准通信范例”，需要时选择一种略 加增删便可使用，较为方便。2 .文件的誉清及印刷主要包括将草案以笔记形式誉清、用打字机打印、直接印刷以及辑灵图书杂志上的 有关内容等四项工作。第十三条联系业务联系工

10、作就是要向经理或副经理转达某项事情并向对方转告经理或副经理意图，听 取对方的答复，并将答复再次反应给经理。第十四条招待事务招待是指在经理外出、返回或有客人来访时的礼仪性款待，多指派事务员或勤杂工 来完成。款待包括向导、收存携带物品、奉送茶点、迎来送往等。1 .为经理服务为经理服务的工作内容主要有以下一些：(1)经理外出时应备好车辆；(2)回到公司时，要接过脱下的外磁、帽子等，然后放到一定的地方，并随时用刷子清 洁这些衣物；(3)从外面回到办公室的时候，夏天要递上湿毛巾、冰水、咖啡或苏打水，冬天应马上 递上热茶或咖啡；(4)还要视天气情况调好空调。2 .为客人服务秘书还须为客人服务，比方出入公司

11、时参照对经理的服务进行接待。假设需要来访者 等候时，应递上报纸、画报等。某某房地产员工守那么第一条遵法制学习理解并模范遵守国家的政策法律、本市的法规条例和本公司的规章制度，争当 一名好公民、好市民、好员工。第二条爱集体和企业荣辱与共，关心公司的经营管理和效益，通过学习经济及管理知识，提高工作 能力，多提合理化建议，牢固树立“团队、竞争、协作、责任”的企业精神。第三条听指挥服从领导听指挥，全面优质完本钱员工作和领导交办的一切任务。要按照民主集中 制原那么，坚决支持、热情帮助领导开展工作。第四条严纪律不迟到，不早退，出满勤，干满点。工作时间不串岗，不办私事，不饮酒，不在禁烟区吸 烟，不私事或损坏公

12、物，不私设灶具自制饮食，不做有损团结之事。第五条重仪表保持衣冠、头发整洁。男员工不准留长发、留胡须，女员工要淡妆上岗，打扮适度。第六条讲礼貌(1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；(2)假设按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案, 须经总经理办公室主任批准后方可销毁。(3)经批准销毁的公司档案，档案认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。第三章印鉴管理第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后再由管理印鉴人盖章，如 违反此项规定其造成的后果由直接责任人员负责。第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对

13、外开出的任何公文，应统一编号登 记，以备查询和存档。第十条 公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需 开具时，必须经主管副总经理签字批条后方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向 公司汇报其介绍信的使用情况，未使用的必须交回。第十一条盖章后假设出现意外情况均由批准人负责。第四章公文打印管理第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责。第十三条公司各店所有打印公文及文件，必须一式三份交各店总经理办公室留底 存档。第五章办公用品的管理第十四条办公用品的购发：(1)每月月底前，各店负责人将该部门办公用品购用计划提交总经理办公室；(2)总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划

14、及预并由部室主任签字领回；(3)除正常配给的办公用品外，假设还需用其他用品的须经总经理办公室主任批准方 可领用；(4)公司新聘工作办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为 其配齐，以保证新聘正常工作。(5)负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、 开支适当；(6)负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库时一定要由领 取人员签字；(7)办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意平安、防火、防盗、严格按照规章制 度办事，非工作不允许进入库房。第六章报刊及邮发管理第十五条报刊管理人员每半年按照公司的要求做出订阅报刊计划及预算，负责办

15、理有关订阅手续。第十六条 报刊管理人员负责报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部 门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。第十七条 任何人不得随意将报刊据为已用，假设需处理，需经总经理办公室主任批准第七章附那么第十八条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。(1)私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或往邮局。(2)所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；(3)控制各类挂号信。凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。第十九条本制度解释权归总经理办公室。第二十条本制度从发布之日起生效。公司办公室员工岗位职责

16、规定第一条办公室主任岗位职责1 .全面领导并具体主持行政办公事务工作。2 .召集公司办公室每周例会，制定每周工作计划。3 .审核批准公司X元以下行政费用开支报告。4 .审核上报公司X元以上行政费用开支计划。5 .负责公司防火、防盗及交通等平安管理工作。6 .管理公司员工及住宅问题。7 .负责对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调。8 .管理总经理办公室人员编制。9 .负责对外联系的工作计划的制定与实施。第二条人事行政专员岗位职责1 .按合同实施物资采购和小型用品采购。2 .具体安排员工午餐。3 .缴纳 费。4 .管理环境卫生。第三条前台文员职责1 .接转交换机 。2 .负责 收发与登记。3

17、.负责前台接待、登记。4 .引见、招待、接送来宾。5 .负责监督打卡和汇总考勤。6 .负责请假及加班电报单的保管、汇总、造表。7 .负责锁门，管理电梯，检查灯光、门窗。8 .收发报刊函件及整理保管报纸。第四条办公室副主任岗位职责1 .督办与上报全公司各部门每周的工作计划。2 .落实谈心制度。3 .反映员工的思想动态，研究、报批与实施引导激励员工的激励机4 .安排布置内部会议的资料。5 .组织与安排员工生日及公司集会。6 .负责公司发文管理及报批。7 .协助全公司各部门的资料整理。8 .管理档案。9 .审查文件、记录及内刊。第五条文员1 .负责文件、资料的打印、登记、发放、复印、装订。2 .管理

18、饮水。3 .保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。4 .制定办公用品计划并报主任审批。5 .接待与通报总经理室客人。某某房地产办公室主任责权规定第一章职务规定第一条负责催促、检查行政部门对上级的指示、总经理办公室决议及总经理决定的 贯彻执行。第二条定期组织收集、分析、综合公司有关生产、行政等方面的情况，主要做好典型 经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。第三条根据总经理提示，负责组织总经理主持的工作会议，安排并做好会务工作。第四条负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告。第五条 组织起草总经理办公室文件，负责审核各职能部门以总经理办公室名义起 草的文件

19、，组织并做好公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作O第六条组织做好总经理办公室印鉴和介绍信的使用保管、函电收发和报刊收订分 发工作，并及时编写公司的大事记。第七条协调、安排涉及多部门主管参加的各种会议。第八条组织并做好来客接待和公车的管理工作。第九条指导并做好 话务与机线维护工作。第十条 根据总经理提出的方针、目标、要求，及时编制本室的方针目标，并组织贯彻 落实。第十一条 负责公司办公用房的分配调整及办公用品、用具标准的制订和管理，并对 办公用品、用具标准化及各部门文明办公进行检查催促。第十二条负责完成总经理临时交给的各项任务。第二章职权规定第十三条有权向公司各部门索取必

20、要的资料和情况。第十四条有权检查催促对总经理指示的贯彻执行情况。第十五条有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。第十六条有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。第十七条有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。第十八条有权安排、调度公车的使用。第十九条对各部门以总经理办公室名义起草的文件有审核和校正权。第二十条对不符合规定或质量不高、效果不大的文件、资料，有权拒绝打印发放。第二十一条对要求各部门主管参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。第二十二条 有权根据总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，并对办公用品、 用具标准化进行检查、催促。第三章职责规定第二十三条对得知生产行政工

21、作出现异常情况后未及时向总经理反映，以致造成 重大损失负责。第二十四条对总经理办公室行文的过失，收集与整理的资料失实而造成的严重的 后果负责。第二十五条对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丧失、损坏负责。第二十六条对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丧失、误传现象，影响工作 负责。第二十七条对印鉴、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。第二十八条对下属工作质量差造成的不良影响负责。第二十九条对本室所属岗位发生的设备、人身、交通、火灾事故负责。第三十条 对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。某某房地产秘书工作细那么第一章秘书的任务第一条秘书的任务是代替公司经理处理些可由其他人完成的工作和为经理的工作 做好准备。第二条本公司秘书的工作有很多项内容，简单地表示如下：1 .传达；2 .运转；3 .助手；4 .书籍文件整理5 .室内整理6 .代行事务；7 .会议事务；8 .调查；9 .记录；10 .接待。第三条以上工作的内容以及分量，根据经理的意图和各项工作的具体内容决定。第二章秘书的工作内容第四条传达事务的工作内容具体如下：1.接待来访来访者各有不同，事有大小，秘书要区别对待。对应该会见的人，应直接转达对方的