(整理）科技大学网上报销系统培训完全手册.docx

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1、n 当前文档修改密码：8362839山东科技大学网上报销系统培训手册一、系统登录一软件登陆地址首次登陆的操作，是网上报销管理系统的系统运行的环境安装，在安装完成后，下次登陆时不需要再次安装。内网地址：外网地址：二系统应用环境1、软件配置要求GS5.0.1 是B/S架构的产品。具有支持浏览器的客户端就可以运行。客户机推荐使用的操作系统：Windows professional/Windows server/Windows server/Windows xp/Windows xp SP2。客户机推荐浏览器：IE6.0。2、网络相关要求在实际应用中，用户的网络环境中可能安装有防火墙，用户又通过防火墙

2、访问应用效劳器时，需要注意。在防火墙上开放相应端口。在GS应用中，端口的使用也是灵活的。用户以单例应用或集群模式灵活配置环境，并保证相关端口不被其它应用占用。在设置防火墙端口策略时需要注意开放上述端口。在数据库效劳器和应用效劳器上不要安装或启用DHCP，DNS，PROXY、WINS和防火墙等效劳。针对以Windows和WindowxXP作应用效劳器的用户请将防火墙功能停止，保证数据库效劳器和应用效劳器，应用效劳器和应用效劳器间高速网络通信，不建议安装或设置跨网关或跨防火通信。应用效劳器的网卡正确设置很重要。通常情况下，都要保证网卡驱动、物理连线、地址、网关、路由等被正确配置。如果环境中有网卡被

3、启用而未连接物理网线，可能导致系统网络操作很慢。3、Internet Exp1orer设置首先要求客户端ie版本为6.0及以上版本，并确保在进入gs系统后，防火墙不阻止窗口弹出程序。之后，请按如下做操作进行ie配置。1翻开ie浏览器中工具下面的【internet选项】2在【常规】当中的操作internet临时文件中，删除cookies，删除文件3点击【设置】，设置成每次访问此页时检查4在【平安】中的操作【本地internet】【自定义级别】，将ActiveX控件和插件目录下的所有选项都设置成为启用或者提示。点击【受信任的站点】【站点】，将gs系统的地址添加进来。注意：需要把下面的对该区域中的所

4、有站点要求效劳器验证 s：前面的勾去掉。5在【高级】中的操作将启用第三方浏览器扩展前面的勾去掉，不用重新启动。6关掉ie，重新登陆即可三登陆系统和系统简要介绍1、系统首次登陆1翻开浏览器，在地址栏录入软件登陆地址，出现下面内容：2点击【在线最小化安装】，出现下面提示，系统自动进行安装3安装完毕，选择【点击登录】，进行下一步4【点击登录】之后，等待系统出现下列图，选择相应的信息就可以进入软件进行操作应用实例：软件的帐套选择，选择哪个实例进入哪套帐，网上报销就选择“山东科技大学这套帐；业务日期：软件的业务日期，可以根据要处理哪个月份的业务选择相应的月份进入；用户名：每个操作员都有一个固定的操作编号

5、，根据下发给每个人的用户号进入；密 码：输入自己在软件中设置的登陆密码。也可以登陆后随时修改密码，下次登陆使用新密码登陆。如果要修改密码，见下列图：修改密码流程：登陆软件后，选择“个人信息，进入后选择“根本信息设置，在“修改密码处打钩，输入“旧密码，在“新密码及“密码确认处输入要修改的新密码，点击“确定，密码修改完毕。5首次登陆完成后，系统会在桌面创立一个快捷方式，以后登陆直接选择桌面的快捷方式。二、业务操作一报销人员报销人员录入借款、报销等根底单据。1、个人费用单录入报销人员进入系统，选择【财务管理】-【费用管理】-【录入】-【个人费用单录入】，进行单据内容录入。如图：单据类型：点击选择需要

6、录入的单据。单 位：系统自动判断。部 门：点击选择报销人所在部门。期 间：指的是当前业务月份，可以修改。选择完成后，点击【确定】进入，如下列图点击【新增】进入费用单据填制界面。2、个人费用单填制根据报销单的内容填报。单据表头工程：报销人、所在部门都可以根据选择的信息自动填写上。单据表体工程：工程、起始时间、终止时间，都可以进行右键帮助选择。如果是多个工程点击【增加行】添加行数。3、个人费用单提交审批 【计算】：报销人员填制完毕费用单据，点击“计算算出报销合计；【保存】：然后点击“保存进行内容保存；【提交审批】：最后点击“提交审批自动提交给审批人。【取消审批】：如果单据进行了提交审批，但审批人还

7、没有审批，单据如果需要重新修改，就可以点击“取消审批返回未提交审批状态，就可以对单据信息进行修改。4、查询单据审批状态查询：个人报销单据提交审批完毕，报销人可以随时查询的审批状态。有两种查询方式：A：个人费用单录入，看单据的审批结果待审批：代表单据录入完毕，提交审批，但尚未审批完毕。不通过：代表单据没有审批通过，可以重新修改单据，然后重新保存，重新走提交审批的流程。B：【根底数据】-【工作平台】-【任务】-【我的请求】通过我的请求，根据审批业务类型，选择要查询的单据，点击相关流程，可以看到单据的动态审批流转过程，红色标注代表正在此环节进行审批。见下列图：2、个人借款还款查询日期范围：默认当月，

8、可以根据要查询的单据日期，修改日期范围，点击“确定。出现查询结果。借款金额：报销人业务单据金额。冲还款金额：报销人已冲销借款金额。个人往来金额：借款金额-冲还款金额的余额。二报账员1、费用单录入报账员进入系统，选择【财务管理】-【费用管理】-【录入】-【费用单录入】，进行单据内容录入。如图：单据类型：点击选择需要录入的单据。单 位：系统自动判断。部 门：点击选择报销人所在部门。期 间：指的是当前业务月份，可以修改。2、费用单填制根据报销单的内容填报。单据表头工程：报销人、所在部门都可以根据选择的信息自动填写上。单据表体工程：工程、起始时间、终止时间，都可以进行右键帮助选择。如果是多个工程点击【

9、增加行】添加行数。3、费用单提交审批 计算：报账员填制完毕费用单据，点击“计算算出报销合计；保存：然后点击“保存进行内容保存；提交审批：最后点击“提交审批自动提交给审批人。取消审批：如果单据进行了提交审批，但审批人还没有审批，单据如果需要重新修改，就可以点击“取消审批返回未提交审批状态，就可以对单据信息进行修改。4、查询查询方式与个人费用单查询相同，在这里不再做说明。三审批人员1、执行审批流程审批人员进入系统，选择【根底管理】-【工作平台】-【待办任务】，进行单据审批。如图：系统会显示共几条需要审批的单据，选中需要审批的单据，点击【执行工作项】如图：关联单据：显示的是需要审批的单据信息，审批人

10、可以查看该单据填制内容。执行日志：可以通过执行日志，查看单据已经过哪些审批人审批。详细的审批记录情况。执行工作：如果单据审批通过，通过审批结论选择“通过点击流转，就审批完成；如果单据有问题，可以通过审批结论选择“不通过点击流转，单据就退回到提交审批人处，可以对单据进行修改，重新提交审批。2、查看已审批过的单据审批人员进入系统，选择【根底管理】-【工作平台】-【已办任务】，查看本人已经审批过的历史单据。如图：查看单据：查询单据的填制信息。查看日志：查询该单据的审批日志。相关流程：显示该单据的动态的审批流程图。四财务稽核1、稽核单据财务稽核人员进入系统，选择【根底管理】-【工作平台】-【代办任务】

11、，进行单据稽核。系统会显示共几条需要审批的单据，选中需要稽核的单据，点击【执行工作项】如图：关联单据：显示的是需要稽核的单据信息，财务稽核人可以查看该单据已填制内容，也可以对允许稽核人员修改的信息进行修改及补充，如出差补助等需要由稽核人员在此补充，重新计算单据合计，点击“保存完成单据的稽核。2、执行审批流程执行日志：可以通过执行日志，查看单据已经过哪些审批人审批。详细的审批记录情况。执行工作：如果单据稽核通过，通过审批结论选择“通过点击流转，就稽核完成；如果单据有问题，可以通过审批结论选择“不通过点击流转，单据就退回给报销人，可以对单据进行调整修改，重新提交审批。3、冲销借款财务稽核人员进入系

12、统，选择【财务管理】-【费用管理】-【记账】-【个人单据报销】，冲销报销人借款。冲销流程：A：选择要冲借款的报销单，审批标志“已通过，点击“单据；B：调出要冲销借款的报销单之后，点击“冲借款，系统自动取出报销单的数据，形成“报销金额，本次还款金额，可以手工输入实际要冲销的金额，点击“保存进行冲销。C：对于冲销完毕的报销单，可以点击“报销确认，单据自动存放到“已确认状态中，可以分状态进行查询。报销确认状态分三种：未确认：指未冲借款的报销单，及还没有冲销完毕的借款单，系统默认进入为本状态；已确认：单据执行“报销确认后，自动放入“已确认类别，表示已全部处理完毕的报销单及借款单；全部：“未确认及“已确

13、认的所有单据全部显示出来。(五)报销单据填写说明附件1 借款单 表1借款日期登陆日期，系统自动生成借款人工资号手工录入借款人手工录入单据编号系统自动生成所在部门右键选择工程编号目前手工录入工程名称目前手工录入是否出差右键选择汇入单位手工录入汇入银行帐号手工录入汇入银行手工录入是否乘飞机右键选择汇款用途手工录入汇入银行省市手工录入附件张数手工录入附所有原始单据的张数金额大写点击计算，自动生成借款金额手工录入付款方式右键选择借款事由手工录入未还款金额系统根据冲销结果自动生成此项，不要填写出差人数手工录入出差地点手工录入出差时间手工录入至手工录入部门负责人执行审批流会自动签字会计签章执行审批流会自动

14、签字1、正常经费借款单(1以上单据如表1所示，用于正常办公经费报销。(2教学专项的“工程负责人需要手工签字。审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-教务处负责人-财务稽核。3学科办专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-学科办负责人-财务稽核。4人事处负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-人事处负责人-财务稽核。5组织部负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-组织部负责人-财务稽核。6财务处负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-财务处负责人-财务稽核。7校办负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-校办负责人-财务稽核。8校领导负责专项的审批流程

15、为：报销人-报账员-部门负责人-校长-财务稽核。2、专项经费借款单博士启动费和教育厅科研经费和纵向科研工程的“工程负责人需要手工签字。审批流程为：报销人-部门负责人是部门分管领导-财务稽核。3、纵向性科研工程经费借款单格式和表1相同。4、横向性科研工程经费借款单(1横向科研工程审批流程为：报销人-财务稽核。“工程负责人需要手工签字。(2代管科研处分管工程的审批流程为：报销人-报账员-科研处负责人3个人任意一人审批通过即可-财务稽核。“工程负责人需要手工签字。5、科研基金工程经费借款单书记负责工程的“院副书记需要手工签字。审批流程为：报销人-报账员-学院书记-财务稽核。附件2 差旅费报销单 表2

16、报销日期登陆日期，系统自动生成报销人手工录入所在部门右键选择报销单号系统自动生成出差任务手工录入出差人数手工录入工程编号目前手工录入工程名称目前手工录入汇入单位手工录入汇入银行手工录入汇入银行账号手工录入汇款用途手工录入汇入银行省市手工录入附件张数手工录入附所有原始单据的张数工程金额张数车次起始站终止站起始时间终止时间右键选择，其中订票手续费比方：火车票订票费连同火车票计入火车票工程手工录入手工录入手工录入手工录入手工录入手工录入手工录入小计点计算自动计算生成点计算自动计算生成出差补助会计录入夜间补助会计录入借款金额手工录入备注支出合计点计算自动生成冲销金额系统自动生成需要补助的，务必填写补助

17、人姓名、人数、天数合计大写点计算自动生成退补款金额系统自动生成部门负责人执行审批流会自动签字会计签章执行审批流会自动签字1、正常经费差旅费报销单1以上单据如表2所示，用于正常办公经费报销。2教学专项的“工程负责人需要手工签字。审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-教务处负责人-财务稽核。3学科办专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-学科办负责人-财务稽核。4人事处负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-人事处负责人-财务稽核。5组织部负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-组织部负责人-财务稽核。6财务处负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-财务处负责

18、人-财务稽核。7校办负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-校办负责人-财务稽核。8校领导负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-校长-财务稽核。2、专项经费差旅费报销单博士启动费和教育厅科研经费和纵向科研工程的“工程负责人需要手工签字。审批流程为：报销人-部门负责人是部门分管领导-财务稽核。3、纵向性科研工程经费差旅费报销单格式和表2相同。4、横向性科研工程经费差旅费报销单(1横向科研工程的审批流程为：报销人-财务稽核。“工程负责人需要手工签字。(2代管科研处分管工程的审批流程为：报销人-报账员-科研处负责人3个人任意一人审批通过即可-财务稽核。“工程负责人需要手工签字。

19、5、科研基金工程经费差旅费报销单书记负责工程的“院副书记需要手工签字。审批流程为：报销人-报账员-学院书记-财务稽核。备注：飞机票需要校长手工签字。所有单据正职报销需要副职签字。附件3 医疗费报销单 表3报销日期登录日期，系统自动生成报销人手工录入所在部门右键选择报销单号系统自动生成工程编号目前手工录入工程名称目前手工录入职工性质右键选择汇入单位手工录入汇入银行账号手工录入汇入银行手工录入汇款用途手工录入汇入银行省市手工录入工程发票金额报销比例报销金额发票号备注右键选择手工录入手工录入手工录入手工录入合计点计算自动生成点计算自动生成金额大写点计算自动生成附件张数手工录入附所有原始单据的张数借款

20、金额系统自动生成冲销金额系统自动生成退补款金额系统自动生成分管校长执行审批流自动签字校医院院长执行审批流自动签字会计签章执行审批流自动签字审批流程：报销人-校医院审核修改报销金额-校医院负责人-分管校长-财务稽核发票金额大于10000元的需要分管校长签字。黄色阴影是校医院审核修改报销金额项。附件4 设备及图书购置费报销单 表4 报销日期登录日期，系统自动生成报销人手工录入所在部门点右键选择报销单号系统自动生成工程编号手工录入工程名称手工录入汇款用途手工录入汇入银行手工录入汇入单位手工录入汇入银行账号手工录入汇入银行省市手工录入工程数量单价金额发票号资产分类资产编号手工录入手工录入手工录入手工录

21、入手工录入按资产处作出资产单的资产分类号，点右键选择手工录入，按资产处作出资产单标明的资产编号合计点计算系统自动生成点计算系统自动生成金额大写点计算自动生成附件张数手工录入附所有原始单据的张数借款金额系统自动生成冲销金额系统自动生成退补款金额系统自动生成部门负责人执行审批流自动签字审计处负责人执行审批流自动签字资产处负责人执行审批流自动签字会计签章执行审批流自动签字1、正常经费设备及图书费用报销单1以上单据如表4所示，用于正常办公经费报销。2教学专项的“工程负责人需要手工签字。审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-教务处负责人-财务稽核。3学科办专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-

22、学科办负责人-财务稽核。4人事处负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-人事处负责人-财务稽核。5组织部负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-组织部负责人-财务稽核。6财务处负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-财务处负责人-财务稽核。7校办负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-校办负责人-财务稽核。8校领导负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-校长-财务稽核。2、专项经费设备及图书费用报销单博士启动费和教育厅科研经费和纵向科研工程的“工程负责人需要手工签字。审批流程为：报销人-部门负责人是部门分管领导-财务稽核。3、纵向性科研工程经费

23、设备及图书费用报销单格式和表4相同。4、书记负责工程的“院副书记需要手工签字。审批流程为：报销人-报账员-学院书记-财务稽核。备注：所有流程在财务稽核前参加资产处负责人和审计处负责人进行审批。采购方案书、立项报告、协议、会议通知仍需要手工签字。 附件5 其它费用报销单 表5 报销日期登录日期，系统自动生成报销人手工录入所在部门右键选择报销单号系统自动生成工程编号目前手工录入工程名称目前手工录入汇入单位手工录入汇入银行手工录入汇款用途手工录入汇入银行账号手工录入汇入银行省市手工录入工程数量单价金额发票号手工录入手工录入手工录入手工录入手工录入合计点计算自动生成点计算自动生成金额大写点计算自动生成

24、附件张数手工录入附所有原始单据的张数借款金额系统自动生成冲销金额系统自动生成退补款金额系统自动生成部门负责人执行审批流自动签字会计签章执行审批流自动签字1、正常经费其它费用报销单1以上单据如表5所示，用于正常办公经费报销。2教学专项的“工程负责人需要手工签字。审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-教务处负责人-财务稽核。3学科办专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-学科办负责人-财务稽核。4人事处负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-人事处负责人-财务稽核。5组织部负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-组织部负责人-财务稽核。6财务处负责专项的审批流程为：报销

25、人-报账员-部门负责人-财务处负责人-财务稽核。7校办负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-校办负责人-财务稽核。8校领导负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-校长-财务稽核。2、专项经费其它费用报销单博士启动费和教育厅科研经费和纵向科研工程的“工程负责人需要手工签字。审批流程为：报销人-部门负责人是部门分管领导-财务稽核。3、纵向性科研工程经费其它费用报销单格式和表5相同。4、横向性科研工程经费其它费用报销单(1横向科研工程的审批流程为：报销人-财务稽核。“工程负责人需要手工签字。(2代管科研处分管工程的审批流程为：报销人-报账员-科研处负责人3个人任意一人审批通过即

26、可-财务稽核。“工程负责人需要手工签字。5、科研基金工程经费其它费用报销单书记负责工程的“院副书记需要手工签字。审批流程为：报销人-报账员-学院书记-财务稽核。备注：但凡不能在借款单、差旅费、医疗费、设备及图书购置、维修费、劳务费报销的，都采用其它费用报销单。附件6 维修费用报销单 表6 报销日期登录日期，系统自动生成报销人手工录入所在部门右键选择报销单号系统自动生成工程编号手工录入工程名称手工录入汇入单位手工录入汇入银行手工录入汇款用途手工录入汇入银行账号手工录入汇入银行省市手工录入工程数量单价金额发票号手工录入手工录入手工录入手工录入手工录入合计点计算自动生成点计算自动生成金额大写点计算自

27、动生成附件张数附所有原始单据的张数借款金额系统自动生成冲销金额系统自动生成退补款金额系统自动生成部门负责人执行审批流自动签字审计处负责人执行审批流自动签字资产处负责人执行审批流自动签字会计签章执行审批流自动签字1、正常经费维修费用报销单1以上单据如表6所示，用于正常办公经费报销。2教学专项的“工程负责人需要手工签字。审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-教务处负责人-财务稽核。3学科办专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-学科办负责人-财务稽核。4人事处负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-人事处负责人-财务稽核。5组织部负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-

28、组织部负责人-财务稽核。6财务处负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-财务处负责人-财务稽核。7校办负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-校办负责人-财务稽核。8校领导负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-校长-财务稽核。2、专项经费维修费用报销单博士启动费和教育厅科研经费和纵向科研工程的“工程负责人需要手工签字。审批流程为：报销人-部门负责人是部门分管领导-财务稽核。3、纵向性科研工程经费维修费用报销单格式和表6相同。4、书记负责工程的审批流程，院副书记需要手工签字。审批流程为：报销人-报账员-学院书记-财务稽核。备注：所有流程金额大于3000元时，在财务

29、稽核前参加资产处负责人和审计处负责人进行审批。附件7 劳务费及其它人员性支出报销单 表7报销日期登录日期，系统自动生成报销人手工录入所在部门右键选择报销单号系统自动生成汇入单位手工录入汇入银行手工录入汇款用途手工录入汇入银行账号手工录入汇入银行省市手工录入附件张数附所有原始单据的张数工程姓名应发金额税款实发金额职工工资号外部人员所在单位手工录入手工录入手工录入会计手工录入点计算自动生成手工录入手工录入合计点计算自动生成金额大写点计算自动生成工程编号手工录入借款金额系统自动生成冲销金额系统自动生成退补款金额系统自动生成工程名称手工录入部门负责人执行审批流自动签字会计签章执行审批流自动签字1、正常

30、经费劳务费等报销单1以上单据如图7所示，用于正常办公经费报销。2教学专项的“工程负责人需要手工签字。审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-教务处负责人-财务稽核。3学科办专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-学科办负责人-财务稽核。4人事处负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-人事处负责人-财务稽核。5组织部负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-组织部负责人-财务稽核。6财务处负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-财务处负责人-财务稽核。7校办负责专项的审批流程为：报销人-报账员-部门负责人-校办负责人-财务稽核。8校领导负责专项的审批流程为：报销

31、人-报账员-部门负责人-校长-财务稽核。2、专项经费劳务费等报销单博士启动费和教育厅科研经费和纵向科研工程的“工程负责人需要手工签字。审批流程为：报销人-部门负责人是部门分管领导-财务稽核。3、纵向性科研工程经费劳务费等报销单格式和表7相同。4、横向性科研工程经费劳务费等报销单(1横向科研工程的审批流程为：报销人-财务稽核。“工程负责人需要手工签字。(2代管科研处分管工程的审批流程为：报销人-报账员-科研处负责人3个人任意一人审批通过即可-财务稽核。“工程负责人需要手工签字。5、科研基金工程经费劳务费等报销单书记负责工程的“院副书记需要手工签字。审批流程为：报销人-报账员-学院书记-财务稽核。