英文邮件格式.ppt
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1、-1-关于英文邮件格式关于英文邮件格式现在学习的是第1页,共65页-2-据据调调查查,约约有有88%的的互互联联网网用用户户使使用用电电子子邮邮件件,而而在在商商务务领领域域中中约约有有90%的的员员工工通通过过电电子子邮邮件件的的形形式式来来联联系公务。系公务。英文电子邮件的重要性英文电子邮件的重要性商商务务英英语语电电子子邮邮件件以以其其方方便便快快捷捷,在在现现代代商商务务活活动动中中起着重要作用。起着重要作用。商商务务往往来来中中的的电电子子邮邮件件代代表表着着公公司司的的形形象象,显显示示着着公公司司的的水水平平和和实实力力,直直接接影影响响到到客客户户对对公公司司的的评评估估。所所
2、以以,商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。现在学习的是第2页,共65页-3-u商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Contents现在学习的是第3页,共65页-4-商务英语电子邮件由五部分组成:商务英语电子邮件由五部分组成:uAddress-收信人收信人Email地址、抄送收信人地址、抄送收信人Email地址地址uSubject-主题主题uSalutation
3、-称呼、称呼、Opening-开头、开头、Body-正文、正文、Ending-结尾句结尾句uComplimentaryClose-礼貌结束语礼貌结束语uWritersFullName-写信人全名、写信人全名、WritersTitleandDepartment-写信人职务及所属部门、写信人职务及所属部门、Address-地址、地址、Tel-电话号码、电话号码、Fax-传真传真商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(1/15)现在学习的是第4页,共65页-5-uAddress地址地址u收信人地址收信人地址To:u抄送收信人地址抄送收信人地址Cc:u密送收信人地址密送收信人地址Bcc:Cc:C
4、arbonCopyBcc:BlindCarbonCopyTo:Cc:Bcc:多个收信人地址多个收信人地址用用半角半角的的逗号逗号或者或者分号分号隔开。隔开。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(2/15)现在学习的是第5页,共65页-6-uSubject主题主题(1/3)1.主主题题(Subject)框框的的内内容容应应简简明明地地概概括括信信的的内内容容,短短的的可可以以是是一一个个单单词词,如如greetings;长长的的可可以以是是一一个个名名词词性性短短语语,也也可可以以是是完完整整的的句句子子,但但长长度度一一般般不不超超过过35个个字字母。母。YES:Suppliertra
5、iningNO:professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(3/15)现在学习的是第6页,共65页-7-uSubject主题主题(2/3)2.主题框的内容切主题框的内容切忌含糊不清忌含糊不清。NO:NewsaboutthemeetingYES:Tomorrowsmeetingcanceled3.视视信信的的内内容容是是否否重重要要,还还可可以以开开头头加加上上URGENT或者或者FYI(ForYourInformation,供参考,供参考)例如:例如:URG
6、ENT:Submityourreporttoday!商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(4/15)现在学习的是第7页,共65页-8-uSubject主题主题(3/3)4.一一般般来来说说,只只要要将将位位于于句句首首的的单单词词和和专专有有名名词词的的首首字字母母大大写写即即可可。另另外外一一种种较较为为正正规规的的格格式式可可将将除除了了少少于于5个个字字母母的的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES:NewE-mailAddressNotificationDetailedcalculationNO:detailedc
7、alculation商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(5/15)现在学习的是第8页,共65页-9-uSalutation-称呼称呼(1/4)根根据据发发信信人人的的具具体体情情况况以以及及发发信信人人与与收收信信人人之之间间的的关关系系而而定。定。1.在在同同辈辈的的亲亲朋朋好好友友或或同同事事之之间间可可以以直直呼呼其其名名,但但对对长辈或上级最好使用头衔加上姓。长辈或上级最好使用头衔加上姓。TomHanksDear/HiTom,DearMrHanks,2.收信人的名字千万不要写错。收信人的名字千万不要写错。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(6/15)Jennifer
8、AnistonMiss/Mrs/MsAniston现在学习的是第9页,共65页-10-uSalutation-称呼称呼(2/4)3.有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。Dr./Prof./GeneralWright商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(7/15)现在学习的是第10页,共65页-11-uSalutation-称呼称呼(3/4)4.外国人的名字有时罗马数字外国人的名字有时罗马数字I,II等等GeorgeVIWhenGeorgeVIdied,ElizabethIIsucceededtothethrone.商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式
9、(8/15)现在学习的是第11页,共65页-12-uSalutation-称呼称呼(4/4)5.如果没有名字,或者是很正规的邮件,则可用:如果没有名字,或者是很正规的邮件,则可用:DearCommitteeMember:DearColleagues:DearMeetingPlanner:ToAllSalesReps:ToWhomItMayConcern:商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(9/15)DearMadamorSir:DearPurchasingAgent:Ladiesor/andGentlemen:DearCustomers,现在学习的是第12页,共65页-13-uOpe
10、ning开头开头(1/3)澄清你的意图澄清你的意图在在电电子子邮邮件件开开头头澄澄清清你你的的来来意意非非常常重重要要,这这样样才才能能更更好好的的引引出出邮邮件件的的主主要要内内容容。感感谢谢读读者者是是邮邮件件开开场场白白的的好好办办法法。感感谢谢您您的的读读者者能能让让对对方方感感到到高高兴兴,特特别别是是之之后后你你有有事相求的情况下会很有帮助。事相求的情况下会很有帮助。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(10/15)记记得得要要注注意意语语法法,拼拼写写和和标标点点符符号号,保保持持句句子子简简短短明明了了且句意前后一致。且句意前后一致。现在学习的是第13页,共65页-14
11、-uOpening开头开头(2/3)商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(11/15)2.如果回复客户的咨询,向他们对公司的兴趣表示感谢如果回复客户的咨询,向他们对公司的兴趣表示感谢Thankyouforcontactingus.3.如果对方已经回复过你的一封邮件了,感谢回复如果对方已经回复过你的一封邮件了,感谢回复Thankyouforyourpromptreply.Thanksforgettingbacktome.1.如果你主动给别人写邮件,表明意图如果你主动给别人写邮件,表明意图Iamwritingto现在学习的是第14页,共65页-15-uOpening开头开头(3/3)商务英
12、语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(12/15)5.如果有人给了你特别的帮助如果有人给了你特别的帮助Thankyouforallyourassistance.6.某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑ItrulyappreciateThankyouforyourfeedback.4.如果你询问一些信息,对方花了点时间才发送给你如果你询问一些信息,对方花了点时间才发送给你Thankyouforprovidingtherequestedinformation.现在学习的是第15页,共65页-16-uBody正文正文正正文文是是电电子子邮邮件件的
13、的主主要要部部分分,大大多多把把话话题题分分成成几几个个小小主主题题,每每个个小小主主题题一一段段,每每段段一一般般只只有有一一两两句句话话。正正文由两三个或三四个简短的段落构成。文由两三个或三四个简短的段落构成。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(13/15)正正文文书书写写格格式式绝绝大大多多数数采采用用齐齐头头式式。齐齐头头式式是是指指正正文文中中各各部部分分都都从从每每行行的的左左边边开开始始,这这种种格格式式便便于于打打字字和和节节省省时间,提高工作效率。时间,提高工作效率。称称呼呼和和开开头头之之间间,段段落落之之间间,正正文文和和信信尾尾客客套套话话之间一般之间一般空一
14、行空一行。现在学习的是第16页,共65页-17-uEnding结尾结尾在邮件结束之前,应再次感谢收信人。在邮件结束之前,应再次感谢收信人。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(14/15)uThankyouforyourpatienceandcooperation.或或Thankyouforyourconsideration.uIfyouhaveanyquestionsorconcerns,donthesitatetoletmeknow.或或Ilookforwardtohearingfromyou.现在学习的是第17页,共65页-18-uComplimentaryClose礼貌结束语礼
15、貌结束语(1/2)结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词。结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(15/15)1.VeryFormal非常正规的非常正规的(例如给政府官员的例如给政府官员的)Respectfullyyours,Yoursrespectfully,2.Formal正规的正规的(例如客户公司之间例如客户公司之间)Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,现在学习的是第18页,共65页-19-uComplimentaryClose礼貌结束语礼貌结束语(2/2)商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮
16、件的格式(16/15)3.LessFormal不太正规的不太正规的(例如客户例如客户)Sincerely yours,Yours sincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4.Informal非正规的非正规的(例如朋友,同事之间例如朋友,同事之间)Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,Thanks,Seeyounextweek!现在学习的是第19页,共65页-20-uSignature签名签名邮件的末尾加上签名档,附加必要的个人
17、信息。邮件的末尾加上签名档,附加必要的个人信息。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(15/15)签签名名档档可可包包括括姓姓名名、职职务务、公公司司、电电话话、传传真真、地地址址等等信信息息,但信息不宜行数过多,一般不超过但信息不宜行数过多,一般不超过4行。行。ChunhuiLiExecutiveassistantPhone:18845780388E-mail:现在学习的是第20页,共65页-21-u商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u商务英语电子邮件常用句式商务
18、英语电子邮件常用句式Contents现在学习的是第21页,共65页-22-商务英语电子邮件写作应遵循的五商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则原则uCorrectness准确准确uConciseness简洁简洁uComplete完整完整uClarity清楚清楚uCourtesy礼貌礼貌五五C原则原则(1/14)现在学习的是第22页,共65页-23-uCorrectness准确原则准确原则由由于于商商务务英英语语电电子子邮邮件件涉涉及及的的是是商商务务活活动动双双方方的的权权利利、义义务务关关系系,其其准准确确性性对对商商务务管管理理与与沟沟通通至至关重要。关重要。具具体体而而言言,不不仅仅电电子
19、子邮邮件件的的英英语语语语法法、标标点点符符号号和和拼拼写写要要做做到到准准确确无无误误,电电子子邮邮件件内内容容还还要要叙叙述述准准确确,以免引起误会纠纷。以免引起误会纠纷。五五C原则原则(2/14)现在学习的是第23页,共65页-24-uConciseness简洁原则简洁原则(1/3)简简洁洁原原则则是是商商务务英英语语写写作作最最重重要要的的原原则则,指指在在不不影影响响完完整整性性和和礼礼貌貌性性的的前前提提下下,尽尽量量使使用用简简单单句句子子和和简简短短词词语语。一一封封拖拖沓沓冗冗长长、措措词词复复杂杂的的电电子子邮邮件件既既浪浪费费写写的的时时间间,也也会会给给阅阅读读者者带带
20、来来不不必必要要的的麻麻烦烦,故故商商务务英英语电子邮件应以语电子邮件应以简明扼要简明扼要为第一要务。为第一要务。在在具具体体写写作作中中,商商务务英英语语电电子子邮邮件件呈呈现现出出的的句句法法特特征征是是句句子子结结构构简简单单明明了了,有有大大量量省省略略句句和和不不完完整整句句。其其词词汇汇特征特征是是用语简洁用语简洁,语言简明扼要语言简明扼要。五五C原则原则(3/14)现在学习的是第24页,共65页-25-uConciseness简洁原则简洁原则(2/3)为了节约时间和空间,电子邮件中可使用缩略语。为了节约时间和空间,电子邮件中可使用缩略语。UPlsFYIInfoQtyBTWASAP
21、/asapIMOFAQ五五C原则原则(4/14)AssoonaspossibleInmyopinionFrequentlyaskedquestions现在学习的是第25页,共65页-26-uConciseness简洁原则简洁原则(3/3)舍长句、复合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属的句舍长句、复合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属的句法特征,缩略语的使用,不完整句的选择,反映了与普通商务法特征,缩略语的使用,不完整句的选择,反映了与普通商务信函相比,商务电子邮件更倾向于非正式文体,更为口语化。信函相比,商务电子邮件更倾向于非正式文体,更为口语化。五五C原则原则(5/14)现在学习的是第26页
22、,共65页-27-uComplete完整原则完整原则商商务务电电子子邮邮件件内内容容应应力力求求具具体体、明明确确、完完整整,提提供供读读者者所所需需要要的的信信息息,尤尤其其像像询询问问贸贸易易条条件件等等需需要要回回函函的的电电子子邮邮件件,更更需需要要清清楚楚完完整整,因因为为只只有有包包含含具具体体信信息息的的邮邮件件,才能达到良好的沟通效果。才能达到良好的沟通效果。邮邮件件是是否否完完整整,可可以以用用5W1H来来检检验验,即即who,when,where,what,why和和how。五五C原则原则(6/14)现在学习的是第27页,共65页-28-uClarity清楚原则清楚原则(1
23、/2)商商务务英英语语电电子子邮邮件件的的写写作作要要做做到到层层次次清清楚楚,用用词词准准确。具体表现在:确。具体表现在:u结构方面结构方面u语法方面语法方面尽量使用短段落,必要时使用主题句。尽量使用短段落,必要时使用主题句。用用词词要要肯肯定定准准确确,切切忌忌使使用用语语义义模模糊糊、模模棱棱两两可可的的词词或或词词组组,以以免免产产生生歧歧义义,造造成成误误解解,延误商务沟通和贸易。延误商务沟通和贸易。五五C原则原则(7/14)现在学习的是第28页,共65页-29-uClarity清楚原则清楚原则(2/2)uThefiguresshowasignificantincrease.uWew
24、illdeliveryourgoodssoon.uThefiguresshowayear-on-yearincreaseof15%.uWewilldeliveryourgoodsonDec10th.五五C原则原则(8/14)现在学习的是第29页,共65页-30-uCourtesy礼貌原则礼貌原则(1/6)商商务务英英语语电电子子邮邮件件应应遵遵循循措措词词婉婉转转、礼礼貌貌的的原原则则。鉴鉴于于电电子子邮邮件件直直接接影影响响到到整整个个交交易易的的成成败败,买买卖卖双双方方应应十十分分注注重重措措辞辞方方式式,要要婉婉转转、礼礼貌貌,使使对对方方容容易易接接受受。在在写写电电子子邮邮件件时时
25、,可可以以通通过过使使用用虚虚拟拟语语气气、委委婉婉语语气气等等方方法法迂迂回地表达观点,提出要求。回地表达观点,提出要求。五五C原则原则(9/14)现在学习的是第30页,共65页-31-uCourtesy礼貌原则礼貌原则(2/6)uIfitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers,wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.uNotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomer,weca
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