学校文书档案立卷说明.docx

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1、学校文书档案立卷说明学校文书档案立卷说明 1. 归档文件齐全、完整 各个部门工作中形成的文件材料，能够反映本单位全学年各项工 作的完成状况。2. 组卷正确 （1）组卷方法是按年度组织机构组卷。（2）组卷以问题为主，同类问题组成一卷，特地问题可组专卷 （如职评工作、调阅工作等）。（3）上级来文与本单位形成的文件材料一般应分别组卷。3. 卷内文件排列清晰 卷内文件应按事情的来龙去脉有次序地排列，保证文件之间有条 理、有联系。排列方法如下：（1）重要材料在前面，一般材料在后面。（2）按形成的时间依次排列。（3）按问题排列。（4）同一问题的文件存本在前.定稿在后；批复在前.请示在 后；主件在前，附件在

2、后；问文在前.复文在后；结论、确定在前， 依据材料在后。（5）经过多次草稿形成的重要文件最终定稿在前，其他几稿依 次排列。4. 拆除针、钉，编写页号 （1）归档案卷应去掉金属物。（2）编页号：左侧装订，编号在正面的右上角，背面的左上角； 上边装订，编号在下边中间；折叠页编在外边；号码不要编在字迹 上。（3）如卷内只有一份文件，并已有页码，可不再编号。空白页不 编号。（4）立入卷内的便条、有价值的信封等.逐张编号。5. 卷内书目 卷内书目置于卷首，要求字迹清晰，逐件填写，作者和日期不详 的文件应尽量考证清晰，会议记录要写明会议时间、次数和议题。卷 内书目一式两份，一份置于卷首，一份写成&bull

3、;全引书目装订成册。6. 备考表 卷内须要说明的状况，应填写在备考表上，立卷人、检查人都要 在表上签字，以示负责。7. 案卷封面（二封）（1）案卷封面应用毛笔或钢笔书写，字迹要工整清楚。（2）封面上第一空栏填写全宗名称。（3）封面上端其次空栏内，填写组织机构（如校长室、党总支、 教学处等）或问题名称。（4）封面第三空栏内，填写案卷标题。案卷标题，要能简明准确 地反映案卷内容，一般应由文件的作者、问题、名称三部分组成（如 X X X 中学有关调资问题的统计表）。（5）封面第四、第五空栏内，起止时间、案卷内的页数、保管期 限、案卷号均应填写清晰。8. 装订 卷内文件有破损的要裱糊；装订线上有文字的

4、要镶边；大于一般 公文纸的要折叠；小于公文纸的要裱糊：字迹已扩散的要复制；把文 件底边和装订所对侧面戳齐（左、下齐）；用棉线三孔装订，线头结 在背后，做到不掉页、不压字、不损坏文件、不阻碍阅读。9. 案卷编号 每本案卷编一个流水号，编在封面右下角卷号栏内。每个卷应统 一编永久、长期、短期三个流水号。流水号中按部门依次往下排如 永久卷党总支（会议记录 2、会议记录 3、会议记录制）校长室 （会议记录 5、会议记录 6）。10. 索引：必需有案卷书目、全引书目 案卷书目：能反映全宗共有多少卷，有哪些方面的内容。全引书目：能反映三个流水案卷内容的全部。11-学校档案室应负责接收并统一管理本单位形成的全部档案。由各部门负责立卷，每年按时（教学、教务 11 月底，其余 2 月底）向学校档案室移交档案及全引书目。档案室于 3 月底之前将上一个学 年度的档案卷收齐并编制案卷书目、全引书目。任何部门不得以任何 借口不向学校档案室归档。如本部门仍需运用.可在学校归档后，再 行借阅。各部门（如教学处、学生处等）在向学校档案室移交档案时应办 理交接手续，填写案卷、书目一式两份，交接双方签字，一份由本部门 保存，一份存档案室备查。分档案室要向主档案室报送全引书目。以上也是综合档案室验收合格标准。