论办公自动化在生活中的应用.docx

《论办公自动化在生活中的应用.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《论办公自动化在生活中的应用.docx（9页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、论办公自动化在生活中的应用随着信息科学技术的飞速发展，办公自动化系统在技术和应用上都得到了更高层次的发展，人们逐渐意识到对办公管理系统的运用可以使日常办公工作更加方便、快捷和高效。而办公活动重要性的日渐突出,也引起了企业管理者的普遍重视，他们越来越感觉到没有信息技术支持的企业管理是力不从心的，因而办公自动化系统应运而生。长期以来,人们对以纸质文件为中心的传统办公方式习以为常。这不仅耗费了大量的人力、物力、财力，而且效率低、时效性差、容易出错，不利于企业长期稳定、高效的发展。然而应用新型的办公自动化系统能够将人从繁琐、无序、低序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了企业办事的工作效率和对

2、信息的可控性，很好地规范并改进了现有的企业管理，降低了办公成本，提高了执行力，使管理趋于完善，企业更具有竞争力。关键词：科学 办公自动化 工作效率引言办公自动化是信息社会的一种新型办公方式，它将现代化办公和计算机网络功能结合。随着信息技术的发展，办公自动化在行政企事业单位的管理、经营活动中发挥着日益重要的作用。通过网络，组织机构内部的员工可跨越时间、地点协同工作。通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了管理手段，实现了运营的高效。办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系

3、统。通过使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务级进入管理级，甚至辅助决策，将办公和管理提高到一个崭新的水平。1、办公自动化的介绍1.1、办公自动化的基本概念办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，

4、调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的

5、标准。中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。1.2、办公自动化的三大特性OA的核心即为ezOFFICE(easy office)，强调的就是办公的便捷方便，提高效率，所以，作为办公软件，就应具备三大特性：易用性、健壮性、开放性。(1).易用性没有全面的应用做基础，一切都是空谈。(2).健壮性必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。(3).开放性能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。1.3、办公自动化的发展现状我国办公自动化自70

6、年代开始发展，到90年代末期大致经历了六个发展阶段：(1).硬件配置阶段70年代末，企业办公过程中普遍使用的办公设备如传真机、打字机、复印机等，标志办公自动化系统开始兴起。(2).数据处理自动化80年代中期开始，MIS(管理信息系统)的发展标志OA进入数据处理自动化的第2代OA阶段。(3).C/S架构下工作流程自动化阶段伴随着企业内部局域网的兴起，第3代OA开始关注并实施企业不同部门间工作流程的自动化。(4).B/S无障碍工作流程自动化阶段90年代中期开始，随着Internet技术的兴起，第4代OA实现了移动办公，企业资源不再受到通讯技术的限制。(5).协同工作型办公自动化90年代末期开始，旨

7、在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程协同与办公流程协同、跨越时空协同的第5代OA兴起，其核心即为KM(知识管理)。(6).协同发展型办公自动化是一种领先的企业管理思想，在实现方式上仍以工作流自动化Workfiow及KM为核心。1.4、办公自动化的主要内容办公自动化中软件主要包括：word、excel、PowerPoint等办公软件的操作和使用1.4.1、Word的概念简介Word是由Microsoft公司出版的一个文字处理器应用程序。它最初是由Richard Brodie为了运行DOS的IBM计算机而在1983年编写的。随后的版本可运行于Apple Macintosh (1984年),S

8、CO UNIX，和Microsoft Windows (1989年)，并成为了Microsoft Office的一部分。1.4.2、Word的功能介绍(1).所见即所得用户用Word软件编排文档，使得打印效果在屏幕上一目了然(2).直观的操作界面Word软件界面友好，提供了丰富多彩的工具，利用鼠标就可以完成选择，排版等操作。(3).多媒体混排用Word软件可以编辑文字图形、图像、声音、动画，还可以插入其它软件制作的信息，也可以用Word软件提供的绘图工具进行图形制作，编辑艺术字，数学公式，能够满足用户的各种文档处理要求。(4).强大的制表功能Word软件提供了强大的制表功能，不仅可以自动制表，

9、也可以手动制表。Word的表格线自动保护，表格中的数据可以自动计算，表格还可以进行各种修饰。在Word软件中，还可以直接插入电子表格。用Word软件制作表格，既轻松又美观，既快捷又方便。(5).自动功能Word软件提供了拼写和语法检查功能，提高了英文文章编辑的正确性，如果发现语法错误或拼写错误，Word软件还提供修正的建议。当用Word软件编辑好文档后，Word可以帮助用户自动编写摘要，为用户节省了大量的时间。自动更正功能为用户输入同样的字符，提供了很好的帮助，用户可以自己定义字符的输入，当用户要输入同样的若干字符时，可以定义一个字母来代替，尤其在汉字输入时，该功能使用户的输入速度大大提高。(

10、6).模板与向导功能Word软件提供了大量且丰富的模板，使用户在编辑某一类文档时，能很快建立相应的格式，而且，Word软件允许用户自己定义模板，为用户建立特殊需要的文档提供了高效而快捷的方法。(7).丰富的帮助功能Word软件的帮助功能详细而丰富，Word软件提供的形象而方便的帮助，使得用户遇到问题时，能够找到解决问题的方法。为用户自学提供了方便。(8).Web工具支持因特网(internet)是当今计算机应用最广泛、最普及的一个方面，Word软件提供了Web的支持，用户根据Web页向导，可以快捷而方便地制作出Web页(通常称为网页)，还可以用Word软件的Web工具栏，迅速地打开，查找或浏览

11、包括Web页和Web文档在内的各种文档。(9).超强兼容性Word软件可以支持许多种格式的文档，也可以将Word编辑的文档以其它格式的文件存盘，这为Word软件和其它软件的信息交换提供了极大的方便。用Word可以编辑邮件、信封、备忘录、报告、网页等。(10).强大的打印功能Word软件提供了打印预览功能，具有对打印机参数的强大的支持性和配置性。1.4.3、Excel的概念简介Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。Excel 是

12、微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。1.4.4、Excel的作用和意义使用Microsoft Excel可以执行计算，分析信息并管理电子表格或网页中的数据信息列表。1.4.5、PowerPoint的概念简介Powerpoint简称PPT。用户不仅在投影仪或者计算机上进行演示，也可以将演示文稿打印出来，制作成胶片，以便应用到更广泛的领域中。利用Powerpoint不仅可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议，远程会议或在网上给观众展示演示文稿。 Powerpoint的功能利用Powerpoin

13、t做出来的东西叫演示文稿，它是一个文件，其格式也叫.ppt格式。演示文稿中的每一页就叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。1.4.6、PowerPoint的作用和优势(1).使用 Microsoft Office Fluent 用户界面更快地获得更好的结果(2).创建功能强大的动态 SmartArt 图示(3).通过 Office PowerPoint幻灯片库轻松重用内容(4).与使用不同平台和设备的用户进行交流(5).使用自定义版式更快地创建演示文稿(6).使用 Office PowerPoint和 Office SharePoint Server 加速审阅过程(7).使用文档主题统一设置演示文稿格式(8).使用新的 SmartArt 图形工具和效果显著修改形状、文本和图形