XX集团档案管理制度5601.docx

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1、XXXX-00XX-XXXX（V1.0）档案管理制制度2016-01-03发布 20116-01-03实施 Xxxxxx集团 档案管理制度目 录第一编 档档案管理理制度1第一章总总 则1第二章领领导体制制、档案案机构及及其职责责1第三章文文件材料料的归档档2第四章档档案的整整理3第五章档档案的保保管4第六章档档案的鉴鉴定和销销毁4第七章档档案的利利用和保保密5第八章附附 则5附件1：总总部档案案工作网网络图6附件2：归归档章式式样6附件3：档档案移交交清单7附件4：及及时归档档文件清清单8附件5：文文件归档档范围和和保管期期限表9附件6：文文件归档档范围和和保管期期限表（总总部）15附件7：档

2、档案盒封封面和盒盒脊式样样16附件8：备备考表式式样17附件9：归归档文件件目录封封面式样样18附件10：归档文文件目录录式样19附件11：档案借借阅登记记表20附件12：档案销销毁清册册21附件13：档案销销毁清册册审批表表22第二编 文文书档案案整理细细则23一、整理原原则23二、释义：23三、整理步步骤23第三编 声声像档案案管理办办法27一、照片档档案的整整理27二、光盘档档案的整整理28附件1：声声像档案案移交清清册目录录29附件2：照照片档案案卷内目目录30附件3：光光盘档案案卷内目目录31第四编 实物档档案管理理细则32一、实物档档案的归归档范围围32二、实物档档案的归归档要求求

3、32三、实物档档案的整整理32第五编 人人事档案案管理细细则（仅仅供参考考）34一、人事档档案的归归档范围围34二、人事档档案的移移交34三、人事档档案的整整理35四、人事档档案的查查阅和借借用管理理35第六编 会会计档案案管理细细则（仅仅供参考考）37一、会计档档案的定定义37二、会计档档案的整整理（由由会计部部门立卷卷）37三、排架顺顺序和存存放顺序序38四、会计档档案的移移交38五、会计档档案的借借用、复复印管理理38六、会计档档案的销销毁38七、会计档档案保管管期限表表40附件1：会会计档案案盒4155第一编 档档案管理理制度第一章 总 则第一条 为了加加强总部部的档案案工作，提提高档

4、案案管理水水平，充充分发挥挥档案在在公司运运营、决决策和其其他各项项工作中中的作用用，根据据中华华人民共共和国档档案法的的规定，特特制定本本办法。第二条 总部档档案是指指总部在在各项活活动中直直接形成成并具有有保存备备查的各各种形式式的历史史记录的的总和。第三条 档案工工作是记记录公司司历史，提提供参考考依据，保保护公司司合法权权益的一一项重要要工作。总总部把档档案工作作纳入公公司发展展规划，列列入议事事日程，纳纳入有关关人员职职责范围围，加强强对档案案工作的的领导。第四条 总部档档案实行行集中统统一管理理的原则则，确保保档案的的完整、准准确、系系统和安安全，便便于保管管和开发发利用。第五条

5、本本办法适适用于总总部的档档案工作作。第二章 领导体制、档档案机构构及其职职责第六条 总部设设综合档档案室，归归属于综综合部，既既是总部部档案的的保管中中心，又又是总部部档案工工作的业业务管理理中心，负负责总部部档案工工作的统统筹规划划和组织织协调。第七条 综合档档案室的的职责：（一） 贯彻执执行国家家档案工工作的法法律、法法规和方方针政策策。（二） 建立健健全总部部档案工工作的各各项规章章制度。（三） 对分公司司的档案案工作进进行监督督、指导导和检查查。（四） 对总部部各职能能部门文文件材料料的形成成、积累累和整理理工作进进行指导导。（五） 组织分公公司档案案人员的的培训。（六） 负责总总部

6、档案案的接收收、整理理、鉴定定、编目目、保管管工作。（七） 开展档档案提供供利用工工作。第八条 总部各各职能部部门设置置兼职档档案员。兼兼职档案案员的职职责：（一） 负责所所属部门门日常文文件的收收发、登登记工作作。（二） 负责所所属部门门日常文文件的收收集和整整理工作作，保证证文件的的完整、准准确、系系统。（三） 按规定定时间向向综合档档案室移移交档案案。（四） 档案的的提供利利用工作作。第三章 文件材料的的归档第九条 总部各各职能部部门必须须指定各各部门兼兼职档案案员，负负责日常常文件的的收集、积积累和整整理，并并定期向向综合档档案室移移交。各各高层领领导的文文件由其其秘书负负责收集集、积

7、累累和整理理，并定定期向综综合档案案室移交交。总部部所有员员工必须须将自己己处理完完毕的档档案及时时向本部部门兼职职档案员员移交，任任何人不不得将文文件占为为私有。（一）公司司领导、各各部门领领导及相相关人员员外出参参加完重重要活动动后的会会议纪要要、合同同等文件件要及时时向秘书书或部门门兼职档档案员移移交。（二）各部部门兼职职档案员员要主动动收集部部门的文文件。（三）一项项重大活活动结束束后，由由承办部部门的兼兼职档案案员负责责收集相相关文件件。第十条 归档范范围（一）总裁裁办、综综合部、信信息部、企企业部、安全部、业务部、投资部、内控部、法律部、资金部、财务部及人力部共14个部门的行政类档

8、案。（二）和上上述档案案配套的的各种载载体的档档案（包包括声像像档案、电电子档案案和实物物档案）。（三）财务务部和人力部部形成的的为专业业档案，具具体归档档参见人人事档案案管理细细则(参考)和会会计档案案管理细细则(参考)，暂由由各部门门自行保保管和存存档。（四）其他他相关部部门的归归档范围围详见文文件归档档范围和和保管期期限表。第十一条 归档档时间（一）总部部综合部部、信息部部、业务部部、企业部部、安全部部及投资部部，内控部部，投资部部，法律部部及各高高层领导导的每季季度的档档案于次次季度第第一个月月的100日前向向档案室室移交。（二）牵涉涉及国际际业务部部的合同同、信用用证等在在完成所所签

9、合同同后于半半年一次次向档案案室移交交。（三）总部部的声像像档案（照照片、录录音带、录录像带、光光盘）和和实物档档案（荣荣誉品、纪纪念品等等）在产产生后及及时向综综合档案案室归档档。（四）凡能能电子化化的档案案，电子子文件必必须随其其对应的的文件材材料一起起归档。（五）各部部门的部部分重要要文件需需及时移移交综合合档案室室，具体体见及及时归档档文件清清单。第十二条 归档档文件材材料的质质量要求求（一）归档档的文件件材料要要准确、齐齐全、完完整。（二）归档档的文字字材料应应符合规规范，字字迹工整整，采用用耐久性性强的书书写材料料，如碳碳素墨水水、蓝黑黑墨水，禁禁止使用用易褪色色的书写写材料，如如

10、铅笔、圆圆珠笔、彩彩笔、纯纯蓝墨水水、红色色墨水等等。（三）归档档的文件件材料一一般应为为原件。（四）电子子档案实实行双套套制，纸纸质文件件和配套套的电子子文件一一起归档档，以防防电子文文件的破破坏和损损失，维维护档案案的完整整与安全全。第十三条 归档档文件的的移交手手续（一） 总部各各部门兼兼职档案案员按规规定的时时间向综综合档案案室移交交档案。（二） 移交方方填写移移交清册册目录。（三） 交接双双方根据据移交目目录认真真清点、核核对后，在在移交清清册目录录上签字字确认。移移交清册册一式两两份，交交接双方方各存一一份备查查。第四章 档案的整理理第十四条 整理理应遵循循文件材材料的自自然形成成

11、规律，保保持卷内内文件的的有机联联系，区区分不同同的价值值，便于于档案的的保管和和利用。第十五条 档案案整理。总部档案实实行各职职能部门门兼职档档案员初初步整理理，综合合档案室室最终整整理的制制度。初步整理的的步骤：（一）各部部门兼职职档案员员按照不不同部门门不同文文件类别别分类，结结合文文件归档档范围和和保管期期限表中中的分类类要求，准准备若干干档案盒盒，在档档案盒的的盒脊上上用铅笔笔填写“年年度”、“机机构（问问题）”的的内容。具具体地“年年度”栏栏位填写写文件的的生成年年度，如如“20007”“20008”。“机机构（问问题）”填填写部门门名称或或简称及及文件的的类别，部部门和文文件类别

12、别之间用用“-”隔开开，如“企企管部-合同管管理”或或用规范范化简称称。（二） 日常文件处处理完毕毕后，按按照文文件归档档范围和和保管期期限表所所列的归归档范围围，对文文件进行行鉴别和和剔除，将将需要归归档的文文件放入入所属类类别的档档案盒内内，在每每件文件件的右上上角用铅铅笔编制制件号，并并编制归归档文件件目录，从从而实现现档案的的初步整整理。（三） 一个季度档档案的初初步整理理完毕移移交后，下下一个季季度的档档案属于于同一类类的接着着上一个季度的的顺序编编号，新新加类别别的从“1”开始编号。初步整理需使档案按类分盒装好，并有对应的归档文件目录。如不符合以上要求，综合档案室有权退回档案，要求

13、各部门重新整理。第十六条 综合合档案室室于次年年6月底完完成当年年档案的的最终整整理。档档案最终终整理方方法见文文书档案案整理细细则。第五章 档案的保管管第十七条 总部部的档案案装具为为档案柜柜，待形成规规模后，设设立档案案库房。第十八条 存放放档案的的排架方方法为自自上而下下，从左左至右，整整齐排放放，便于于查找。第十九条 保持持档案装装具的清清洁卫生生，做到到防尘、防防火、防防盗、防防光、防防潮、防防虫、防防鼠，保保护档案案安全。保持适当的温度（16-26为宜）和适当的湿度（相对湿度45-60%为宜）。第二十条 档案库库房严禁禁吸烟和和存放易易燃物品品。第二十一条条 档案案工作人人员严守守

14、档案信信息内容容安全，防防止档案案信息泄泄密。第六章 档案的鉴定定和销毁毁第二十二条条 鉴定定销毁的的原则（一） 对对超过保保管期限限的档案案进行鉴鉴定，提提出存毁毁意见。（二） 确确定无保保存价值值的档案案进行销销毁。第二十三条条 档案案的保管管期限分分为二种种，永久久、定期期两种。定定期一般般分为330年和和10年。第二十四条条 分管管档案工工作的领领导、各各部门负负责人和和综合档档案室组组成鉴定定小组。第二十五条条 综合合档案室室列出超超过档案案保管期期限的档档案清单单，按照照档案类类别报送送各相关关所属部部门、及及分管档档案工作作的领导导，由部部门负责责人及分分管档案案工作的的领导对对

15、超过档档案保管管期限的的档案批批示档案案销毁意意见。第二十六条条 经过过鉴定，对对确定已已经失去去保存价价值需要要销毁的的档案，由由综合档档案室编编制销毁毁清册，经经分管档档案工作作的领导导最终审审批后，进进行销毁毁。第二十七条条 销毁毁档案由由档案管管理人员员进行，各各部门派派一名兼兼职档案案人员负负责监销销。销毁毁完毕，销销毁人和和监销人人在档案案销毁清清册上签签字，档档案销毁毁清册作作为永久久卷保存存。第二十八条条 不在在归档范范围之列列的一般般性、临临时性文文件由各各部门自自行保管管，保管管2年后（具具体时间间可以征征询部门门负责人人），由由部门总总经理或或负责人人及分管管领导审审批同

16、意意后，可可进行销销毁。第七章 档案的利用用和保密密第二十九条条 总部部内部人人员，因因工作需需要可到到综合档档案室查查阅、借借阅档案案，并填填写档案案借阅登登记表。第三十条 总部部内部人人员如因因工作需需要，需需要借阅阅档案时时，进行行借阅登登记后可可进行借借阅。借借阅限三三日内归归还，需需延续借借阅时，需需办理续续借手续续。第三十一条条 查阅阅或借阅阅秘密、机机密档案案，需文文件形成成部门的的总经理理签字同同意后方方可查阅阅或借阅阅。查阅阅或借阅阅绝密档档案需经经副总裁裁或执行行总裁签签字同意意后方可可查阅或或借阅。第三十二条条 所借借档案，不不得转借借他人，不不得涂改改、损坏坏、拆散散、

17、剪贴贴，更不不得丢失失、泄密密。如有有其他人人员借阅阅同一档档案，必必须向档档案室登登记后，方方可借阅阅，不得得私自授授受。第三十三条条 档案的的归还，需需当面核核对点清清和办理理归还手手续。第三十四条条 本公司司人员调调离、离离职前，须须将所借借的档案案如数归归还综合合档案室室，办理理归还手手续。第三十五条条 借阅阅公司绝绝密、机机密档案案的内部部人员严严格遵守守公司的的保密制制度，在在保管和和复制方方面要严严加防范范和控制制。第三十六条条 公司司对使用用频繁和和重要的的档案资资料采用用科学手手段，实实现电脑脑网络化化管理，借借阅人员员用完之之后应及及时删除除。第八章 附 则第三十七条条 本

18、标标准由总总部综合合部负责责解释。第三十八条条 本标标准未尽尽完善之之处，由由总部综综合档案案室按实实际需要要做出修修订。附件1：总总部档案案工作网网络图企业管理总监综合部项目公司总经理综合档案室总部各职能部门和兼职档案员各项目公司综合部各职能部门兼职档案员附件2：归归档章式式样附件3：档档案移交交清单档案移交清清单部门名称/分公司司名称:序号类名/案卷卷题名所属年度卷数文件数备注合 计:移交人: 接接收人: 日日期:附件4：及及时归档档文件清清单及时归档文文件清单单序 号文 件 内内 容部 门1分公司营业业执照、批批准证书书、组织织机构代代码证企业部2分公司税务务登记证证（国税税、地税税）财

19、务部3分公司验资资报告、审审计报告告财务部4项目股权变变更的协协议、合合同企业部5与政府之合合作合同同、框架架协议，合合资或独独资合同同、章程程企业部、投资部6以上合同变变更或补补充企业部7其他重要文文件制单人： 审批人人：附件5：文文件归档档范围和和保管期期限表文件归档范范围和保保管期限限表一级类目二级类目三级类目四级类目归 档 文文 件保管期限定 期永久10年30年文书管理类类综合部党务党委工作会会议、纪纪要文件件党务决议、办办法、通通知、通通报等文文件党员学习教教育与党党工作中中形成的的文件党委评先创创优文件件材料下属单位关关于党务务工作请请示及报报告 工会工作计计划、总总结、会会议纪录

20、录、决定定、通知知工会管理、文文体活动动等形成成材料工会选举、任任命等文文件企业文化总部期刊和和印刷公司的宣传传画册公司重大新新闻及汇汇编企业活动的的相关文文件（方方案、报报告、批批复）企业重大活活动的相相关文件件行政管理综合部各类类管理制制度综合部年度度工作计计划、总总结、报报告分公司报送送的文件件材料（重重大问题题的专题题报告）总部的正式式通知、函函年会的通知知、与会会名单、议议程、报报告、领领导人讲讲话、大大会发言言讨论通通过的文文件决议议、纪要要行政管理公司营业执执照、批批准证书书、组织织机构代代码证、税税务登记记证、外外汇登记记证、工工商注册册材料公司合同、章章程及补补充公司董事会会

21、的会议议纪要、领领导讲话话公司召开工工作会议议、专题题会议机动车调拨拨、保险险、事故故、转让让等文件件车辆证照XX集团公公司制发发的关于于本公司司领导人人任免、人人员编制制等文件件材料XX集团公公司制发发非本公公司主管管业务但但要贯彻彻执行的的文件房产、土地地所有权权和使用用权的文文件出国考察、参参加国际际会议、接接待来访访等外事事活动形形成的文文件材料料（含签签订协议议、协定定、备忘忘录、考考察报告告、会谈谈记录）档案管理档案管理的的年度计计划和总总结档案移交清清册、归归档文件件目录、销销毁清册册档案工作的的制度、规规定等总务管理总部办公楼楼租赁、合合同协议议及补充充各类请示、报报告及批批复

22、办公设备及及用品、机机动车等等采购审审批手续续，购置置等文件件企业部按分公司分分综 合企业管理制制度年度工作计计划和工工作总结结反映本企业业活动的的报刊（如如简报）综合给政府的请请示及政政府的通通知、批批复、会会议纪要要分公司关于于企业管管理一般般性的文文件的请请示验资报告、审审计报告告、公司司章程、评评估报告告关于分公司司筹备的的请示、批批复分公司营业业执照、批批准证书书、组织织机构代代码证、税税务登记记证、工工商注册册材料等等经营计划与与考核经营目标与与计划明明细表年度经营计计划及预预算经营目标责责任书关于经营计计划与考考核的请请示、批批复、方方案统计经营统计月月报表及及统计分分析法律事务

23、按 项目公司分法律事务的的管理制制度规范范分公司上报报备案的的合同、协协议纠纷事件处处理的相相关文件件合同谈判会会议纪要要对内外法律律函件其他法律文文件业务部按分公司分分国内业务管理制度重要活动的的总结、重重要专题题的调研研材料对外发的各各类函件件关于市场开开发营销销方案、奖奖励方案案的请示示、报告告及批复复年度经营计计划、工工作总结结，中长长期经营营发展方方案业务部按分公司分分国内业务销售合同、采采购合同同分公司上报报的一般般性文件件和总部部批复。客户服务年年度工作作计划、总总结分公司上报报的关于于客户服服务的一一般性文文件计划、总结结、统计计、调研研等方面面的材料料（年度度以上）计划、总结

24、结、统计计、调研研等方面面的材料料（年度度以下）国际业务各类合同、信信用证、开开证审批批表、合合同审批批表(按每单单或每船船)对外发的各各类往来来函件公司各类请请示、批批复文件件年度工作计计划和工工作总结结安全部按项目公司分安全管理制制度工程项目招招投标文文件合同、审批批类文件件会议纪要应急预案安全检查报报告项目协议书书其他类重要要文件信息部各项管理、规规章制度度各类通知、批批复、请请示文件件应急预案年度工作计计划和总总结投资部按分公司分规章制度各类合同、协协议书公司基本情情况介绍绍，所在在省市的的基本开开发部及及地图等等，公司司的财务务报表、资资产损益益表、资资产负债债表、资资产明细细表、房

25、房地产证证市场分析报报告、尽尽职调查查报告公司的验资资报告、审审计报告告公司的组织织情况、人人员情况况分公司的管管理制度度公司的章程程公司的营业业执照、组组织机构构代码证证、土地地使用证证政府各种批批文、通通知、函函公司的通知知、通报报、报告告内控部按分公司 分公司规章制制度等行行政性文文件年度工作计计划和总总结内控审计报报告类文文件各类请示、批批复文件件资金部公司规章制制度各银行综合合授信合合同各单笔借款款合同各类请示、批批复年度工作计计划和总总结人力部公司规章制制度等行行政性文文件人事任免文文件员工录用、辞辞职、转转正等文文件员工考核、职职称评审审工作等等文件材材料职工名册员工调动工工作的

26、行行政、组组织关系系的材料料终端经营管管理事业业部公司各类规规章制度度文件年度工作计计划、总总结、统统计、调调研工作计划、总总结、统统计、调调研（年年度以下下各类请示、批批复、通通知、报报告分公司报送送的文件件材料（重重大问题题的专题题报告）分公司报送送的年度度以上的的计划、总总结、统统计材料料财务部公司各类规规章制度度等文件件各类请示、批批复、通通知年度工作计计划和总总结声像类实物类人力资源类类财务类保管期限详详见会计计档案管管理期限限表备注：1、总部的的正式通通知由档档案室归归档，各各部门无无需归档档总部的的正式通通知，以以免重复复。2、各部门门的文件件由各部部门归档档，各部部门收到到的其

27、他他部门参参考性、告告知性的的文件无无须归档档，以免免重复。3、分公司司上报的的各种周周报由各各部门自自行保管管，保管管355年后报报部门领领导及分分管领导导可进行行销毁。4、临时性性文件无无须归档档。附件6：文文件归档档范围和和保管期期限表（总总部）文件归档范范围和保保管期限限表（总总部）编制说明：1、根据国国家档案案局第88号令规规定结合合公司具具体情况况，制订订文件归归档范围围和保管管期限表表，此表表仅适用用于公司司总部。2、此表用用来确定定文件归归档范围围和保管管期限，并并体现文文件分类类方案。3、保管期期限分为为二种，永永久和定定期。定定期一般般分为330年和和10年。4、分类大大纲

28、一级类目与与代号二级类目三级类目四级类目文书管理类类（WSS）党政管理类类按分公司分分按部门职能能细分部门行政类类文件声像类（SSX）不设二级类类目实物类（SSW）不设二级类类目人事类（RRS）财会类（CCK）（1）一级级类目共共分5大类，二二级类目目根据部部门分。二二级类目目有综合合部(ZZH)、信息部部(XXX)、企业部部(QGG)、安全部部(AQQ)、业务部部(GNN)、国国际业务务部(GGJ)、投资部部(TZZ)、内控部部(NSS)、法律部部(FLL)、终端经营营管理事事业部(ZDD)，人力部部（RL）、资资产管理理部（ZZG）、财务务部（CW）。(也可用用拼音简简称)（2）三级级类目

29、通通常按照照不同分分公司或或项目分分。不适合按分分公司或或项目分分类的，结结合三级级类目的的问题分分类。综合部、信信息部、资金部部、人力部部、财务部部、终端端连锁管管理事业业部不设设三级及及以下类类目。（3）综合合部的四四级类目目包括党党务、企企业文化化、行政政管理、总总务管理理，企业部包括括综合、经经营计划划与考核核、统计计。业务部的包包括国内内业务和和国际业业务。其他不设四四级类目目。5、在实际际的分类类过程中中，可根根据文件件数量的的多少对对类目进进行组合合。附件7：档档案盒封封面和盒盒脊式样样附件8：备备考表式式样备 考 表盒内文件情情况说明明 注注：情况况说明填填写盒内内文件缺缺损、

30、修修改、补补充、移移出、销销毁等情情况 整理理人： 检查查人： 年 月 日附件9：归归档文件件目录封封面式样样归档文件目录年 度 机 构 保管期限 附件10：归档文文件目录录式样归档文件目目录件号责任者文号文件题名日期页次盒号备注附件11：档案借借阅登记记表档案借阅登登记表序号借 阅 档档 案借阅部门借阅人领导审批借阅时间归还时间利用方式备 注附件12：档案销销毁清册册档 案 销销 毁 清 册序 号案 卷卷 或 文 件 题 名年 代盒号卷号或文号号卷内文件件件数保存期限销毁原因备 注附件13：档案销销毁清册册审批表表档 案 销销 毁 清 册 审 批 表该销毁清册册销毁档档案共计计 （卷卷件）

31、起止年度：其中 因 请准准予销毁毁。鉴定领导小小组负责责人 （签签字）： 年 月 日部门负责人人（签字字）： 年年 月 日监销人 （签签字）： 年 月 日第二编 文文书档案案整理细细则为了实现公公司档案案管理的的系统化化、标准准化，为为公司的的经营发发展提供供有效的的档案利利用，根根据归归档文件件整理规规则（DA/T22-2000）结合公司特点，特制定本细则。一、整理原原则遵循文件材材料的形形成规律律，保持持文件之之间的有有机联系系，区分分文件不不同价值值，便于于保管和和利用。二、释义：文书档案是是指公司司各部门门在企业业管理、投投资发展展、安全全生产管管理、国国际国内内业务管管理、行行政管理

32、理等活动动中形成成的以文文字和纸纸质为主主要信息息记录方方式的有有利用价价值保存存备查的的文件。三、整理步步骤1、装订归档文件以以“件”为为整理单单位进行行装订。正正本与定定稿为一一件；正正文与附附件为一一件；转转发文与与被转发发文为一一件；原原件与复复制件为为一件；来文与与复文为为一件；文件处处理单与与文件为为一件；报表、名名册、图图册等每每册（本本）为一一件。（1） 件内稿本、文文本的排排列。 装订时时，正本本在前，定定稿在后后；正文文在前，附附件在后后；原件件在前，复复制件在在后；转转发文在在前，被被转发文文在后；来文与与复文作作为一件件时，复复文在前前，来文文在后；不同文文字的文文本，

33、中中文版本本在前，其其他文种种版本在在后。有有文件处处理单的的，应放放在文件件的前面面。（2） 装订方式和和装订材材料的选选择 装订材材料没有有统一规规定，但但应符合合档案保保护的要要求，对对归档文文件无损损害，不不能影响响档案的的保存寿寿命。一一般采用用缝纫线线在文件件左侧或或左上角角轧边，较较厚文件件可采用用“三孔孔一线”的的装订方方式。另另外还可可采用不不锈钢订订书钉、不不锈钢夹夹等装订订方式。已已成册不不易拆封封且未使使用易锈锈蚀的金金属物装装订的，无无须另行行装订。（3） 装订的要求求 装订文文件要力力求整齐齐、结实实、美观观。一般般说来，采采用左侧侧装订的的，应将将文件左左、下边边

34、对齐，采采用左上上角装订订的，应应将文件件左、上上边对齐齐。2、分类 本细细则采用用“年度度机构构(问题)保管管期限”的的分类方方法。（1）按年年度分类类。以每每年1月1日至122月31日为一个个自然年年度。一一般以文文件的签签发日期期判定文文件所属属年度。有有针对年年度的文文件材料料（如年年度计划划、总结结、报表表、名册册）等分分入针对对年度。跨跨年度办办理完毕毕的文件件材料分分入办结结年。计计划、总总结、预预决算、统统计报表表、表彰彰先进等等材料内内容所指指年度与与文件形形成年度度不一致致，统一一按其形形成年度度。例：20005年形形成的20052008年工作规划，应归入2005年度。对请

35、示与批复、转发件与被转发件、会议、案件等跨年度形成的文件，统一在办结年度归档。例：下级单位2005年12月写的请示，上级单位2006年1月收到，如将“请示与批复为一件”，则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2006年。（2）按机机构（问问题）分分类。将将同一个个机构的的文件作作为一类类。有的的文件不不适合按按机构分分类的，可可以按问问题分为为一类。（3）按保保管期限限分类。将将同一机机构同一一年度同同一项目目的文件件按照永永久、330年、100年。（4）在保保管期限限下，以以问题为为主，兼兼顾其它它特征组组卷。不适合按问问题组卷卷的文件件材料区区别对待待，如周周报、月月报、计计划、总总结、报报告等综综合性文文件材料料按名称称组卷；会议文文件材料料按会议议名称组组卷；统统计报表表、通知知书等按按名称组组卷；内内部刊物物按名称称组卷。分类方案：例：2007年年 各各部门 永永久、330年、100年2008年年 各各部门 永永久、330年、100年2009年年 各各部门 永永久、330年、100年3、排列 归档档文件应应在分类类方案的的最低一一级类目