gyzyyg-qp-yy-001合同管理流程1656.docx

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1、天津国英置业有限公司业务管理手册编号：GYZY/YG-QP-YY-001版本：A/0页码：第 11 页 共 11 页合同管理流流程（试行版）编制李姝蓉日期2008-8-11审核李晓辉日期2008-8-11批准张立军日期2008-8-11修订记录日期修订状态修订内容修订人审核人批准人2008-8-11第一次全面修改李姝蓉李晓辉张立军1. 目的：保证公司合同管理科学有效，防范经济和法律风险。2. 适用范围：适用于于公司项项目开发发涉及的的工程类类合同和和其他类类合同（销销售合同同、劳动动合同除除外）的的管理工工作。3. 术语和定义义：3.1. 工程类合同同：指项项目开发发过程中中签订的的监理、勘勘

2、察、设设计、总总（分）承包施施工、材材料、设设备订购购等合同同或协议议；3.2. 其他类合同同：指除除上述工工程类合合同外的的合同（销销售合同同、劳动动合同除除外）。4. 职责：参见见流程程图及及工作程程序。5. 工作程序：5.1. 本公司合同同的经办办部门、合合同签订订人、会会签、审审核部门门：5.1.1. 经办部门（合合同签订订部门）a) 工程类、设设计类、材料设备类供应商的采购经办部门为工程管理部；b) 营销类供应应商的采购经经办部门门为开发发经营部部；c) 土地采购经经办部门门为开发经经营部；d) 其他供应商商的采购购经办部部门为相相应的职职能部门门。5.1.2. 合同有效签签订人为为

3、责权权体系手手册中相关关采购模模块的最最终审批批人。5.1.3. 合同的会签签主要是是合同相相关部门门签署本本部门职职责范围围内的意意见：财财务部门门从资金金风险的的角度、成成本部门门从成本本控制的的角度、综合管理部从法律风险的角度、工程管理部从设计技术标准、工程管理、施工操作和质量控制的角度。5.1.4. 审核部门a) 建安类合同同的审核核部门为为成本管管理部；b) 其他合同的的审核部部门为财财务部。5.2. 标准合同文文本的编编制5.2.1. 综合管理部部根据同同类合同同使用的的频次制制定合同同标准文文本制定定计划，各各经办部部门拟制制标准文文本，填填写合合同标准准文本审审批表，按按责权权

4、体系手册册进行行会签、审审核；5.2.2. 标准合同会会签、审审核部门门收到标标准合同同文本及及合同同标准文文本审批批表后后2个工工作日内内必须提提出意见见；5.2.3. 经办部门根根据审核核部门的的审核意意见对合合同标准准文本进进行修订订，修订订完成的的标准合合同文本本经审核核通过后后，按责责权体系系手册报报相关领领导审核核、审批批；5.2.4. 批准后的标标准合同同文本由由经办部部门开始始使用，综合管理部存档； 5.2.5. 根据合同同履行情情况、政政府法规规政策调调整、案案例分析析等结论论，应持持续及时时修改标标准合同同文本。标标准合同同文本修修改归属属经办部部门，按按照本流流程文件件规

5、定的的程序进进行。5.3. 合同签订和和执行5.3.1. 确定合作方方5.3.1.1. 合作方必须须按照各各类相应应的供应商商采购管理理流程的的规定进进行选择择；5.3.1.2. 政府行为、行行业垄断断的合作作方可直直接洽谈谈后，按按本程序序签订合合同。5.3.2. 合同草拟5.3.2.1. 合同按以下下原则草草拟：a) 已制订并实实施合同同标准文文本的，应应采用标标准文本本；b) 各类合同按按5.11.1由由各经办办部门起起草、组组织洽谈谈、签约约。5.3.2.2. 采用合同标标准文本本的，经经双方协协商可对对标准条条款进行行修改，也也可增加加补充条条款；5.3.2.3. 政府有关部部门有强

6、强制性规规定的，可采采用政府府有关部部门要求求的合同同文本；5.3.2.4. 公司尚未制制定或不不宜采用用合同标标准文本本的业务务，应参参照以往往相类似似的合同同标准文文本或合合同示范范文本另另行拟定定非标准准文本合合同，非非标准文文本合同同签订审审核时须须按5.2增加加合同文文本的审审核；5.3.2.5. 经办部门在在拟订合合同条款款或补充充协议时时，应做做到内容容合法、条条款齐备备、文字字清楚、表表述规范范、权利利义务和和违约责责任明确确，日期期、期限限和数字字准确。应应包括：a) 合同名称；b) 甲乙方名称称及地址址，经办办人，联系电电话；c) 甲乙方法人人代表或或其合法法代理人人签字、

7、公公司公章章或合同同专用章章；d) 合同签订日日期；e) 标的（内容容）；f) 数量、质量量；g) 价款或酬金金（工程程计价方方法、工工程款支支付方式式）；h) 履约方式、地地点、费费用的承承担；i) 违约责任（甲甲乙方权权利、义义务）；j) 生效、失效效条件（诺诺成、践践成合同同）；k) 解决争议的的方法；l) 合同的份数数及附件件；m) 保密条款（如如果有需需要）。5.3.2.6. 对方提供格格式合同同的，经经办部门门应首先先检查是是否与招招标文件件要求或或投标文文件的承承诺一致致，然后后再参照照5.33.2.5检查查。5.3.3. 合同洽谈5.3.3.1. 当通过招投投标或其其它合法法途

8、径确确定合同同谈判单单位后，经经办部门门按以下下规定进进行合同同洽谈；5.3.3.2. 必要时，经经办部门门应在谈谈判前对对合同谈谈判对象象的以下下资质进进行复核核：a) 签约对方的的法人资资格、资资信情况况、经营营范围、过过往业绩绩及代理理权限；b) 属对方法定定代表委委托代理理人签订订合同的的，经办办人必须须要求对对方代理理人出具具有对方方法定代代表人签签字并盖盖公章的的书面授授权委托托书，同同时要对对授权的的具体内内容和授授权期限限进行审审核，以以防委托托代理人人越权签签订合同同。5.3.3.3. 经办部门在在合同洽洽谈前，需需就以下下谈判准准备事项项进行安安排：a) 确定谈判的的目标；

9、b) 确定必要时时可做出的让让步；c) 确定我方及及对方的的实际需需求（或或目标）和和强制（或或约束）条条件；d) 准备初步的的谈判日日程及谈谈判内容容的先后后次序；e) 确定谈判的的人选、分分工和谈谈判的原原则等。5.3.3.4. 经办部门组组织相关关部门与与合同谈谈判单位位进行洽洽谈；5.3.3.5. 经办部门整整理谈判判资料及及结论，起起草合同同，填写写合同同会签审审批表。5.3.4. 合同会签、审审核5.3.4.1. 经办部门根根据责责权体系系手册确确定是否否需要会会签；5.3.4.2. 对于需要会会签的合合同，各各审核人人应在各各自的职职权范围围内对合合同提出出修改意意见，经经办部门

10、门根据修修改意见见整理出出最终的的合同文文本，各各审核部部门根据据最终的的合同文文本在合同会会签审批批表上签署署意见；5.3.4.3. 合同会签后后，经办办部门若若要求律律师审查查合同，则则知会综综合管理理部法律律顾问；5.3.4.4. 如会签部门门对合同同提出修修改意见见，经办办部门必必须重新新组织与与供应商商的洽商商，必要要时各意意见提出出部门均均应参加加洽商，双双方取得得一致后后进行修修改。5.3.5. 合同审批、盖盖章5.3.5.1. 经办部门将将会签后后的合同同按责责权体系系手册的的权限要要求提交交管理层层审批；5.3.5.2. 合同内容在在一页以以上的，应应在每页页加盖骑骑缝章；5

11、.3.5.3. 合同一般应应由双方方同时签签字盖章章；不能能同时签签字盖章章的，应应尽量避避免我方方先行签签字盖章章；对方方签字盖盖章应在在我方报报批审核核程序结结束之后后进行；5.3.5.4. 法律、法规规规定合合同应当当办理登登记、备备案的，经经办人员员应当及及时办理理有关手手续； 5.3.6. 合同履行和和检查5.3.6.1. 合同签订之之后，经经办部门门负责合合同的履履行跟踪踪；5.3.6.2. 合同签订之之后的执执行，成成本管理理部门对对建安类类合同的的履约情情况进行行审核，财务部对其他合同的履约情况进行审核；5.3.6.3. 在合同当事事人发生生或可能能发生违违约时，或或者发生生与

12、合同同有关的的争议时时，合同同执行部部门经办办人员须须及时向向部门负负责人报报告，并并请示主主管领导导决定依依法采取取何种措措施，必必要时可可知会综综合管理理部法律律顾问；5.3.6.4. 合同履行过过程中，需需要对来来往函件件或者单单据进行行签字的的，按相相关流程程执行；5.3.6.5. 合同履行过过程中，对对包括工工程类的的各项付付款按相相关流程程执行。5.4. 合同变更、转转让或解解除5.4.1. 合同订立后后，因客客观条件件发生变变化，我我方和对对方均可可提出变变更（转转让、解解除）合合同内容容的需求求，并进进行初步步接触沟沟通，草草拟变更更（转让让、解除除）合同同或协议议；5.4.2

13、. 经办部门填填写合合同变更更、转让让或解除除审批表表按责责权体系系手册进进行会签签、审核核、审批批；5.4.3. 如果会签、审审核、审审批结果果不同意意变更（转转让、解解除）合合同，则则仍按原原合同执执行；5.4.4. 如果会签、审审核、审审批结果果同意变变更（转转让、解解除）合合同，经经办部门门根据合合同条款款的约定定负责后后续事务务办理。5.4.5. 法律、法规规规定变变更、解解除合同同应当办办理批准准、登记记等手续续的，经经办部门门应当及及时办理理有关手手续。5.4.6. 签订的变更更（转让让、解除除）合同同应作为为原合同同的组成成部分一一并保存存，不另另行编号号，可在在原合同同号后加

14、加“补充”字样进进行登记记和管理理；5.4.7. 合同实际执执行过程程中发生生微小变变更，但但对合同同条款无无原则性性影响的的，经办办部门可可填写合合同变更更、转让让或解除除审批表表作为为变更结算算说明连同同相关附附件经会会签、审审核、审审批后视视为原合合同的补补充合同同进行登登记和管管理，不不再另行行签订补补充合同同。5.5. 合同编号、分分发、保保存及归归档5.5.1. 经办部门应应按公司司合同编编号规则则对签订订的合同同统一编编号；5.5.2. 合同编号、合同审批过程中的合同拟稿、修改审核意见、合同会签审批表以及合同原件、相关附件及补充合同为合同的共同组成部分，应一并分发、保存、归档；5

15、.5.3. 合同管理责责任：5.5.3.1. 各部门经理理负责本本部门的的合同管管理（签签订、编编号、分分发、执执行、保保存、归归档）；5.5.3.2. 财务部经理理负责公公司全部部合同的的管理（分分类保存存、监督督执行、归归档）；5.5.3.3. 综合管理部部经理负负责公司司全部合合同的归归档管理理；5.5.4. 部门经理对对合同应应指派专专人管理理，对本本部门签签订的合合同应及及时在部部门合合同管理理台帐内内登记后后分发，并并随时将将电子版版台帐发送送给财务务部经理理（或财财务部指指定人员员）；经经办部门门和财务务部对台台帐和合合同应每每月核查查一次，并并作书面面确认；5.5.5. 经办部

16、门签签订合同同时应留留存二份份以上的的合同原原件分发发使用：5.5.5.1. 非工程类合合同原件件经办部部门一份份、财务务部一份份，剩余余的留存存在经办办部门；5.5.5.2. 工程类合同同原件经经办部门门一份、财财务部一一份、成成本管理理部一份份，剩余余的留存存在经办办部门；5.5.5.3. 其他相关部部门需要要时使用用复印件；5.5.6. 各部门应定定期（一一年或项项目完毕毕）将执执行完毕毕的合同同整理成成册连同同合同同管理台台账转转交综合合管理部部，综合合管理部部签收后后归档保保存，按按存留期期限定期期统一销销毁。6. 支持性文件件6.1. 责权体系系手册6.2. 供应商采采购管理理流程6.3. 文件编号号规则7. 相关记录 7.1. 合同标准准文本审审批表 7.2. 合同会签签审批表表 7.3. 合同变更更、转让让或解除除审批表表 7.4. 合同管理理台账