ISO9002-全套制度及业务流程之文件管理程序1846.docx

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1、*/房地产有限公司 质量体系程序、制度文件汇编 第D版 第0次修改24文件管理程序1 目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。2 职责：2.1 总经理室负负责公司司文件管管理的总总协调及及总监督督，并受受理各部部门有关关文件延延误的投投诉；2.2 各部室资料料员负责责文件管管理的具具体工作作，即收收发、登登记、传传递、用用印、立立卷、归归档和销销毁等。3 工作流程：3.1 文件分分类：3.1.11 通用用文件：指公司司在生产产经营活活动中普普遍使用用的文件件，分为为内部文

2、文件、外外来文件件和外送送文件。 A. 内部部文件：即公司司制作的的只在公公司内部部使用的的文件。如如请示单单、报告告、工作作联系函函、通知知、会议议文件、周周记、制制度文件件等B. 外来来文件：即公司司收到的的由外单单位制发发的文件件。如法法律法规规、政府府来文、供供方来文文、顾客客来文、公公共事业业单位来来文等C. 外送送文件：即公司司制作的的对外发发出的文文件。如如对政府府、供方方、顾客客、公共共事业单单位发出出的文件件等 3.1.22 专专用文件件：指只只在公司司一定工工作部门门或业务务范围内内使用的的专门文文件。分分为技术术文件、财财务文件件、人事事资料、合合同文件件和签价价单和决决

3、算资料料等。A 技术文件：即以图图纸为核核心的工工程建设设专用文文件。如如报批文文件、标标准图集集、内业业资料、图图纸等。B 财务文件：即在公公司会计计工作中中形成和和使用的的会计核核算专业业材料。如如会计凭凭证、帐帐簿、报报表及相相关的财财务报告告等。C 人事资料：即公司司员工在在应聘、转转正、考考评等人人事活动动中形成成的反映映个人基基本情况况、工作作表现的的个人资资料。D 合同文件：即在公公司生产产经营活活动中与与外单位位签定的的具有法法律效力力的文件件。如各各类工程程合同、设设计合同同、售楼楼合同等等。E 签价单：即即审计核核算部在在签价认认价时专专用的文文件。 F 决算资资料：即即审

4、计核核算部在在办理工工程结算算审核过过程中产产生的文文件。 3.1.33 记记录：即公司司各项质质量活动动留下的的记录，是是一种特特殊类型型的文件件。如合合格供应应商名录录、培训训记录、各各类签到到表、登登记表等等3.2 总要要求：3.2.11 文文件处理理必须做做到及时时、准确确、安全全。3.2.22 内内外行文文要求做做到格式式统一、要要素完整整、文号号分明。对对外行文文采用国国家公文文格式，内内部行文文按公司司惯例采采用英文文格式。（格格式及具具体规定定详见第第三层次次文件*集团文件处理办法之第二章“文件格式”）3.2.33 各各部室资资料员为为公司文文件流转转的进出出口，文文件不允允许

5、由拟拟写人直直接送领领导者个个人，因因特殊情情况必须须越过传传递的，应应于事后后按程序序补办登登记。3.2.44 各部部室资料料员要做做好文书书立卷工工作。每每年年初初，根据据以往本本部门文文件的运运转情况况，预计计当年可可能形成成的文件件，拟制制或修订订立卷类类目。3.2.55 各部部室资料料员要建建立本部部门的文文件清单单。即根根据3.2.44订立的的立卷类类目，将将空白的的文件清清单置于于该类目目的最前前面；随随时将已已发放完完毕的文文件按已已编好的的类目归归入卷内内，并按按文件收收进顺序序填写文文件清单单。 3.2.66 文文件的管管理一般般要经过过如下几几个环节节：A 编制：文件件由

6、相关关部门或或个人拟拟写，所所在部室室资料员员进行编编号登记记；若以以公司名名义对外外行文则则由总经经理秘书书编号。B 批准：文件件内容和和发放范范围由相相应的批批准人审审核签发发；需要要多个部部门批准准的，须须进行会会签，签签发时须须注明签签发时间间；应用用软件的的使用权权限需报报送总经经理批准准。C 登记：收发发文（除除便条、介介绍信、回回执等）应应登记在在相应的的收文发发文登记记本上或或直接在在文件上上签收并并及时整整理文件件目录。来来图加盖盖受控分分发号。D 用印：公司司印章由由总经理理秘书保保管，部部门公章章由各部部室资料料员保管管。用印印时，应应以相关关部门主主管签发发的文字字或经

7、部部门经理理签字的的盖章联联系单为为依据。E 发放：各部部室资料料员根据据批准的的发放范范围进行行分发。制制度文件件换版时时，由总总经理室室或相关关部门根根据发放放清单发发出新版版文件。F 传阅：分为为张贴传传阅和传传递传阅阅。张贴贴传阅指指知晓性性文件由由发出部部门的资资料员在在公司布布告栏上上予以张张贴，各各部门资资料员在在所在部部门布告告栏上张张贴；传传递传阅阅指需要要传阅的的文件由由资料员员加盖阅阅文章，填填写需传传阅人员员名单，传传阅人员员阅毕签签字。G 更改：技术术文件需需要更改改时，应应由发布布该文件件的个人人或部门门提出，并并填写文文件更改改申请单单，通通过资料料员报原原审批人

8、人批准，并并由原文文件发布布部门按按原发放放范围下下发，同同时作好好登记。H 版本公布：制度文文件换版版时，由由总经理理室主任任编制最最新版本本号；总总经理室室于每年年6月份汇汇总各部部室上交交的法律律法规清清单及制制度文件件版本情情况并给给予公布布。I 回收：文件件持有人人因离职职或工作作调动不不再符合合持有资资格时，所所在部门门资料员员负责及及时收回回。J 归卷：各部部室资料料员要做做好平时时归卷和和定期归归卷工作作。平时时归卷即即随时将将发放完完毕的文文件按事事前编制制的立卷卷类目归归入卷内内；定期期归卷即即一个较较长时间间段后，对对手头的的所有文文件进行行清理，对对无存档档价值的的文件

9、材材料可备备文件夹夹单独存存放。联联合办理理的文件件原件由由主办部部门归卷卷，其他他部门保保存复印印件。涉涉及付款款的合同同和请示示单原件件由财务务计统部部保存。K 借阅：文件件需要借借阅或复复印时，借借阅人应应填写文文件借阅阅登记表表或图图纸借阅阅登记表表。公公司文件件不外借借给其他他单位，如如遇特殊殊情况，需需经部门门经理批批准。L 保护：文件件不管处处于使用用或是保保存状态态，都要要注意保保持字迹迹清晰、份份数完整整。归卷卷时，复复写件、圆圆珠笔书书写件或或传真件件等均应应重新复复印。M 归档：各部部室按规规定的归归档时间间将整理理过的有有保存价价值的文文件向图图书档案案室移交交，无归归

10、档或存存查价值值的文件件，经鉴鉴别和主主管部门门领导确确认后销销毁。3.2.7 在文件处理理时限方方面，一一般文件件2个工工作日，加加急文件件1个工工作日（加加急文件件可加盖盖加急章章）。若若超过时时限，必必须先通通知文件件发出部部门，并并说明原原因和预预计文件件处理完完结时间间。牵涉涉到较大大审核工工作量的的文件在在审计核核算部、财财务计统统部等控控制性部部门的处处理时间间可根据据实际需需要合理理延长，但但必须将将延长的的时限告告知文件件发出部部门。部部门之间间也应加加强横向向联系，发发文部门门应对已已明显延延误的文文件进行行追踪。3.2.8 在文件处理理权限方方面，部部门经理理和副经经理之

11、间间因应进进行合理理分工。在在正职经经理出差差或病假假或因其其他原因因未能及及时履行行处理、签签发文件件职责时时，由副副经理替替代，必必要时可可通过电电话向正正职经理理请示，有有若干个个副经理理的部门门应明确确指定常常务副经经理。3.2.9 总经理室指指定专人人将正式式合同与与会签的的合同草草案进行行核定并并签认，以以省略各各部室二二次重复复会签的的环节。（具具体做法法参见合合同管理理制度）。3.2.10 总经理室负负责对文文件的传传递、执执行情况况进行督督查，受受理各部部室有关关文件延延误的投投诉，并并定期向向总经理理汇报；3.2.11 各部室可根根据实际际需要制制定各类类表单，但但必须根根

12、据本程程序提供供的相应应表单样样式及要要素进行行调整；若需要要增设程程序以外外的表单单，在部部门内部部使用的的需经部部门经理理审批同同意，涉涉及其他他部门的的需经涉涉及部门门主管同同意并报报总经室室。3.2.12 电子邮件及及传真收收发时应应进行登登记和存存盘，如如需要电电话确认认的应在在备注栏栏做好确确认记录录。3.3 分类类管理： 3.3.11 通通用文件件： A 内部文文件： aa 请示单单：即各部部室请求求总经理理指示意意见或批批准事项项时使用用的陈述述性文件件，以固固定的表表单形式式出现。经经办人有有时限要要求的需需在文中中注明，各各级审批批人无法法实现的的需及时时向经办办人反馈馈。

13、各部室资料员分发给经办人各部室资料员交部门经理审阅总经理秘书分发给各部室资料员总经理签发总经理秘书登记相关部室会签或所在部室经理签发所在部室资料员编号登记经办人拟写 报告：即各各部室向向总经理理汇报工工作情况况时使用用的陈述述性文件件，在我我司，可可视为请请示单的的补充形形式。 a) 知知晓性报报告：相关部门或个人拟写总经理审阅签发总经理秘书登记该部室资料员登记该部室经理审核签发 b） 执行行性报告告：部门经理安排执行相关部门或个人拟写总经理秘书盖章（必要情况下）部门资料员签收、存档总经理审阅签发总经理秘书登记该部室资料员登记该部室经理审核签发通知：即总总经理室室或人力力资源部部要求全全公司或

14、或相关部部室了解解或办理理事项时时使用的的文件，一一般公司司层面的的、指示示性质的的通知由由总经理理室发出出，周知知性通知知由人力力资源部部发出。总经理秘书登记编号总经理委托相关个人拟写总经理或办公室主任签发总经理秘书公布并存档 a）总总经理室室发文：人力资源部经理拟写或委托相关个人拟写b）人力资资源部发发文：人力资源部资料员登记编号人力资源部经理签发人力资源部资料员公布并存档 d工作联联系函：即公司司部门之之间进行行的一般般日常工工作联系系时使用用的告知知性函件件。有反反馈需求求的，须须在文末末写明此此种需求求和反馈馈时限。如如有抄送送部门，对对方反馈馈时应同同时将反反馈情况况函告抄抄送部门

15、门。部门资料员发给对方部门资料员，并存档一份部门经理签发部门资料员登记相关个人拟写对方部门资料员交部门经理审阅相关人员根据经理意见反馈或执行e会议性性文件：即记载载公司经经理例会会、专题题例会、工工程监理理例会等等会议的的主要精精神、主主要情况况及议定定事项的的一种文文件。文文件流程程详见会会议制度度。f 周记：即各各部室每每周的工工作总结结及计划划、存在在问题的的文字记记录。部门资料员自存一份，送交总经理室四份部门资料员登记部门经理签发部门经理拟写或委托相关人员拟写总经理室编制当前版本号并根据批准的范围发放给各部门。总经理或管理者代表审核签发总经理室组织相关人员评审，并拟定发放范围总经理室组

16、织人员编写或修改g 制度文件：即公司司对某项项工作或或某一方方面活动动所制定定的要求求，具有有约束力力。制度度文件作作为一种种规范，其其编制、批批准、发发放、评评审、更更改、换换版等均均须严格格受控。如如质量手手册由总总经理批批准，管管理制度度和程序序文件由由管理者者代表批批准。各各部门内内部使用用的制度度文件（第第三层次次文件）由由各部室室主管批批准。在制度运行阶段，总经理室负责收集和汇总反馈信息结合内外审、管理评审及制度平时运行情况，由总经理室组织人员进行评审并确定是否进行修改B.外来文文件：相关个人收到外来文件或通过入会、与信息站挂钩等形式收到外来文件a 法律法规：资料员交所在部门经理审

17、阅，并根据经理确定的发放范围向相关部门传递交所在部室资料员登记各部室于每年6月份向总经理室上交法律法规清单。b 外部来文：如政府府来文、供供方来文文、顾客客来文等等资料员根据经理指示分发并存档一份经理确定传递范围或指定专人经办资料员进行登记并交部门经理审阅个人收到外部来文后交本部室资料员以部门名义对外发文的交本部门资料员登记编号和盖章、存档，以公司名义对外发文的，填写盖章联系函后交总经理秘书登记编号和盖章，并存档一份相关部门经理审阅认可相关个人拟写C外送文文件：如对政政府、供供方、顾顾客等发发出的文文件3.3.22 专用文文件： A技技术文件件： a. 图纸：具体管管理详见见设计计过程管管理程

18、序序 b. 施工专专用文件件：具体管管理详见见施工工管理程程序 B财财务文件件：具体管管理详见见财务务管理制制度 C人人事资料料：具体体管理详详见人人力资源源管理体体系之之人事事档案控控制程序序 D. 合同文文件：具体管管理详见见合同同管理制制度 E签签价单：具体管管理详见见工程程造价管管理程序序 F决决算资料料：具体管管理详见见工程程造价管管理程序序3.3.33 记录：记录归归档前的的管理严严格按本本程序执执行，归归档后则则按档档案管理理程序管管理。4. 相关关文件： 4.11 *集团团文件处处理办法法（见见第三层层次文件件*集团档档案工作作手册之之文件件处理办办法） 4.22 设设计过程程

19、管理程程序 4.33 施施工管理理程序 4.44 财财务管理理制度 4.55 合合同管理理制度 4.66 工工程造价价管理程程序5. 相关关表单： 5.1 发文登记记表 5.2 收文登记记表 5.3 文件件清单/移交清清单5.4 请示单登记记表5.5 文件借阅登登记表5.6 工作请示单单5.7 工作联系函函5.8 工作周记5.9 盖章联系单单5.10 图纸收发登登记表(见设设计过程程管理程程序)5.11 图纸作废通通知单(见设设计过程程管理程程序)5.12 图纸借阅登登记表 (见设设计过程程管理程程序)5.13 文件更改申申请表*/房地地产有限限公司发文登记表表类目名称： 页号：页号文件编号责

20、任者日期文件名称签收*/房地地产有限限公司收文登记表表类目名称： 页号：页号文件编号责任者收到日期来件部门文件名称备注*/房地地产有限限公司文文件清单单/移交交清单部门名称：类目名称： 页号：页号文件编号责任者文件名称日期备注移交人： 移移交时间间： 接收人人： 接收时时间：*/房地地产有限限公司请示单登记记表 页号：页号来件编号日期请示内容签收部门经办人签收收备注 */房地产有限公司文件借阅登记表 页页号：借阅日期借阅部门借阅人名称称文件名称份数用途归还日期签收人备注*/房地产有限公司 质量体系程序、制度文件汇编 第D版 第0次修改工 作 请 示 单请 示部 门请示部门经理签字呈 送部 门请示内容 附 件部室会 签签 意 见 批复意见 *房地地产有限限公司工 作 联 系 函致： 由： 日期： 事关： */房地地产有限限公司工 作 周周 记 部门： 年 月 日至至 月月 日日本 周周工 作作主 要要情 况况存在问题 及改进意见下 周主 要工 作计 划 注：星期一一上午报报总经理理室一式式四份，各各部（室室）自己己留存一一份 。 签名： */房地地产有限限公司盖盖章联系系单 日 期期文件编号盖章内容发出部门发往单位份 数数经 办办部门经理备 注注*/房地地产有限限公司盖盖章联系系单 日 期期文件编号盖章内容发出部门发往单位份 数数经 办办部门经理备 注注