如何管理办公室“小团体” .docx
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1、如何管理办公室“小团体”【摘要】当今世界,逐步趋向于经济化、信息化,企业的数量在逐步增加,很多企业在不断探讨、不断解决在组织管理中出现的问题。而“小团体”,作为非正式组织中的一种,在一定程度上影响着企业的运作效率。本文通过C药业公司的管理实践,就C药业公司办公室“小团体”的形成及管理案例进行分析,并作出建议。本文首先对“小团体”进行概念上的阐述,并分析其产生的原因。“小团体”的出现,是否对企业产生影响;倘若有,是否利于企业的发展。其次交代C药业公司的简介,根据调查数据分析在管理“小团体”中存在的问题,并对出现的问题作进一步的原因分析,最后根据问题提出四大解决方案。从而可以使本文作为企业管理者对
2、“小团体”管理时参考的方案。【关键词】小团体;非正式组织;企业管理How to manage the “small groups” in office.Abstract With todays world becoming more economical and information-oriented, the number of enterprises is gradually increasing, and many enterprises are constantly discussing and continuously solving problems in organizatio
3、nal management. The small group, as one of the informal organizations, affects the operating efficiency of the enterprise to a certain extent. This article analyzes the formation and management cases of small groups in the office of C Pharmaceutical Company through the management practices of C Phar
4、maceutical Company and provides some recommendations. Firstly, this paper will conceptualizes the “small group” and looks for its causes. Whether the emergence of small groups has an impact on the enterprise; if so, whether it is beneficial to the development of the enterprise. Secondly, this articl
5、e will introduce tbe C Pharmaceutical Company briefly , and analyze the problems in the management of small groups based on the survey data. Finally I will propose four solutions, so that this article can be used as a reference for corporate managers to manage small groups.Keywords Small group Infor
6、mal organization Business management目 录1.前言12.相关概念22.1 什么是“小团体”22.2 “小团体”对企业的影响33.“小团体管理”存在的问题分析43.1 案例背景43.2 “小团体管理”的危机53.3 影响“小团体管理”的因素73.3.1 内部因素分析73.3.2 外部因素分析84.改善建议与策略94.1 遏制和引导并存94.2 改善人员配置,完善相关制度114.3 加强公司企业文化建设115.全文总结与研究展望12参考文献14致谢15151.前言近年来,我国社会主义现代化建设进入到了一个新的发展时期,形成了经济发展迅速,挑战与机遇并存的景象。现
7、代企业同样也在飞速发展,但是也面临着管理中出现的问题。非正式组织是企业工作环境里的重要组成部分,对组织中各个层面都产生影响,而“小团体”是非正式组织的一种,常常出现在现代企业中,并具有一定程度的影响力,管理者如果不对其进行引导和加强管理, 会给企业的健康发展带来阻碍甚至破坏。C公司是众多民营企业的一家,其对于“小团体”的管理也存在着问题,所以根据C公司的案例进行分析,并提出一些建议,具有一定的参照意义。2.相关概念2.1 什么是“小团体”早在20世纪20年代美国哈佛大学教授,行为学家梅奥进行了一次著名的实验霍桑实验。在第四阶段群体实验时,他和其他实验者设想参加实验的工人会更加努力地工作,不断提
8、高效率,事实却并非如此,工人日产量每天都是中等水平,工人们自发地限制自己的产量,群体里自觉地形成一种规范,不遵守的工人就会受到排挤和谩骂。根据这一实验结果,梅奥提出了“非正式组织”的概念,认为在正式的组织中存在着自发形成的非正式群体,这种群体有自己的特殊的行为规范,对人的行为起着调节和控制作用;同时,加强了内部的协作关系。而“小团体”是企业中不确定而且没有固定结构分支,是由无意识的社会过程产生的集合体,是非正式组织中的一种形式,之所以称之为“小团体”,是区别于大团队而言,简单来说是由几个人组成的一个团。“小团体”拥有非正式组织的一般性质,但是又具备自己的特殊性。第一:“小团体”在组织中往往是几
9、个人,通常少于同一办公室里的正式组织。第二:企业中“小团体”大多数都是为了共同的思想或者利益只发形成的,并且“小团体”内部消息传播十分迅速。第三:“小团体”通常不会明文产生领导者,但由于个人威望或影响力等而产生自然领袖。作为一种非正式组织,其跟企业以工作形式形成的正式组织,也存在着一定的关系。首先,两者之间互相影响,正式组织可以影响“小团体”的行动甚至产生,而“小团体”在企业的体现的作用,可以影响正式组织的运行效率。其次,一些“小团体”的形成会促使企业成立与其有关的正式组织。美国心理学家马斯洛提出的层次需求理论中提及到,人类在任何情况下都有需求,这些需求大致分成生理需求、安全需求、社交需求、尊
10、重需求和自我实现需求。我们可以把这一理论应用到企业管理中。我们可以根据层次需求理论和驱动其成立的动机,大致把办公室“小团体”产生的原因分成两大类:第一是利益的满足;第二是情感的依附。首先,从利益的共同这一点来讲,一个员工会为了实现自己想到得到的利益,从而加入或者建立一个自己被包括在内的小团体,这既符合层次需求理论也是人之常情。其次从情感的依附这一点来讲,员工相互之间可能由于年龄、职位高低、爱好性别、地域等问题,难以得到心理需求或者情感需求方面的满足,从而自发的加入或建立“小团体”。比如:几个员工由于年龄比较接近,下班时间有共同的话题,自然而然便会聊到一起,无意识的形成“小团体”。这也是满足马斯
11、洛提出需求理论的。事实上,这两大原因也通常会结合到一起,即小团体产生的原因可能是由于成员既能满足自身的利益,同时也能产生情感的依附。如:一位员工在公司中需要通过投票获得某种奖项,这位员工为了达到拉票的目的,拉拢平时经常一起玩的同事,这样同时能满足自己的利益,同时巩固他们之间的情感。由此可见,“小团体”在办公室中是客观上存在且无法避免的。2.2 “小团体”对企业的影响诚然,“小团体”作为非正式组织的一种,其特殊性和存在的客观性,注定其会对企业的发展和办公室的文化造成影响和冲击。正如上文所述,“小团体”内存在利益的满意和情感的依附。这就表明,同时也决定了“小团体”成员之间必然是情感密切,相互有一定
12、的信任。同时结合“自发的成立”这一特点,说明办公室“小团体”间对某些层面的思想观念是大致相同的,因此他们归属感较强,思想基础稳定,团体之间传递信息也会比较快。这些因素,对增强办公室的和谐氛围,提高工作效率,降低新员工交际成本等都有一定的帮助。“小团体”员工们在工作中效率高,相互学习交流,互帮互助,气氛和谐,之间配合和交流协作不需要提供额外的成本。这些就是“小团体”为企业带来的积极方面的影响。任何事物都具有两面性,在前文提及的霍桑实验在提出了非正式组织概念的同时,同样发现了非正式组织的消极影响对绩效的影响。实验中小组的绩效最终只能维持在一个中等的水平,也没到达到既定的目标。同样的,“小团体”也会
13、为企业带来绩效方面的消极影响。霍桑实验中,进一步调查发现工人们之所以维持中等水平的产量,是担心产量提高,管理当局会改变现行奖励制度,或裁减人员,使部分工人失业,或者会使干得慢的伙伴受到惩罚。所以就表明了,在部分条件下,如:团队成员紧密性较高,企业管理不当的情况下,“小团体”这种非正式组织中,存在里面成员会为了维护团体的集体利益,而放弃部分的利益引诱,从而有意的让自身的绩效保持在中等的水平,这是一个不争的事实。其次,由于“小团体”之间信息交流比较频繁迅速,在公司正式的行政公文发布之前, 小团体之间频繁的讯息交换, 难免会出现信息不完整,不真实,这在其他一般员工之间形成混淆视听,信心下降等情况,削
14、弱企业的凝聚力,使得公司管理出现困难情况。再者,“小团体”的规模足够大的时候,对企业管理者来说,他们就会变得更加不容忽视。当公司执行决策没有照顾到他们的利益时,他们便会与公司抗衡,当企业变革影响到其利益时,他们会成为延缓变革进程甚至阻碍进程的力量。3.“小团体管理”存在的问题分析 3.1 案例背景广东省中山市C药业有限公司(以下简称C公司),是H医药集团的一家子公司,自建共有8000多平方米符合国家GSP标准要求的营业大楼一栋和专用输液仓库,配备有药品质量检测设备。公司定位为全中山市药品配送第一公司,公司2019年计划销售额2亿元,实际完成1亿左右元,年计划盈利800万元,实际盈利200多万元
15、。C公司配送的经营范围有各类中西成药、中药材、抗生素等和各类医疗器械。公司业务覆盖整个中山市各大医院和医疗社区。C公司共设有采购中心、销售中心、人力资源部、配送部、仓储部、财务部、质检部八个部门。其中采购中心分为采购一部、采购三部,销售中心分为市场部和医学服务事业部。公司组织架构图见图1图 1 C公司组织架构图C公司薪资制度比较正常,有奖惩制度,最特殊的为每年一度的“最佳奖项”,分为最佳员工,最佳管理者,最佳团队,奖项虽然有投票制度,但是大多数情况下为内定。笔者通过实地调查,得知C公司现有员工70人,其中人力资源部门负责员工的招聘、培训。员工的招聘一般为内部员工推荐,也有的时候为网络上招聘,面
16、试为人力总监与部门负责人共同面试。笔者通过实地调查后得到全公司年龄段分布如下表年龄段18-25岁26-30岁31-35岁36-40岁41岁以上人数411242110占比5.71%15.71%34.29%30%14.29%表 1 C公司员工年龄分布3.2 “小团体管理”的危机在实地调查的中,笔者发现C公司在2019年内发生了几件比较重大的管理事件,我通过访谈的方式,收集数据,总结出以下三个管理案例。管理人员离职事件:刘经理是公司的总经理,从公司成立开始就担任C公司总经理,已有17年的工龄,并且在公司成立之初作出了巨大的贡献。近一年公司业绩下滑严重,与此同时刘经理工作状态明显不够好,多次私底下利用
17、公司资源宴请客户,并不按规定的流程办事。在一次高层会议中,董事长公开批评刘经理的错误,并要求刘经理作出反省。会议过后不久,刘经理便提出了离职。刘经理由于职位较高,工龄较大,所以在公司内部特别是在销售中心具有一定的影响力。公司高层虽然想挽留刘经理,但是刘经理态度坚决,并且丝毫没有自我检讨的意思,所以公司决定同意刘经理的离职申请,并且决定低调处理。刘经理在往后的一个月里,一边进行着交接的工作,一边找公司里的员工进行谈话。有一次上班时间,刘经理在办公室拿出一把武士刀,露出一点刀的光芒,并对着销售中心的其中一位主管说:“这把刀开过光的,能够带来好运,现在把它送给你。”销售主管笑着收下了。离职前的最后一
18、天,刘经理跟一些员工们道别,并表示感谢。刘经理离职后不久,便在同城的一家同行公司任职,并且在任职后的一个星期内,C公司的采购一部的部门经理和市场部的部门主管先后提出离职。究其原因,都是想追随刘经理,在其任职的新公司里工作。仓储部的冲突:仓储部是公司比较重要的一个部门,经常加班备货,但是工作氛围较好。小梁是1年前通过网络招聘进入公司的员工,没有犯过较大的工作错误。在合同到期的前一天,小梁按要求填写续约申请表,并表达了自己先续约的意愿。但是人力资源总监在查看小梁的申请时,发现部门负责人对于小梁的工作很不满意,并建议不继续聘用小梁。人力资源总监便展开一次谈话,让他们两个面对面说清楚。谈话中,小梁表示
19、自己工作态度没有问题,也很愿意为公司出力,而仓储部负责人却说小梁上班经常玩手机,吩咐给他的工作,他也是漫不经心的样子等等“罪状”,起初小梁也是反驳,后来负责人态度强硬,小梁也是败下阵来,承认了这些“罪状”。人力资源总监综合考虑,建议先续约,给一个月的观察期,如果这一个月小梁还是这样,便会考虑辞退他。双方也都同意了。一个月期限过后,小梁顺利过关,但是小梁没有选择继续与C公司并肩作战,而是选择主动提出离职,离职原因也是丢下一句:“我与公司并无缘分。”公司也不多追问,同意离职。小梁离职后,仓储部门负责人私下拍着胸脯对人力资源总监说:“我有办法把人弄走,就有办法帮你招人进来!”果不其然,两天过后,一位
20、新的员工小侯代替了小梁的位置,的确是仓储部门负责人介绍小侯进行面试的。普通员工的抱团:黄阿姨是人力资源部的一员,主要工作是后勤类工作和公司饭堂的日常运行。她的丈夫同时也是C公司的配送部的经理。近几周,可能是由于肉类涨价,饭堂的饭菜质量明显不够之前的好。人力资源总监认为她中饱私囊,便找黄阿姨谈话,希望她多放点心思在买菜身上,隐约透露不要私吞公司财产。黄阿姨性格比较老实,但是碍于肉类价格疯涨,她便买了很多素菜。这样一来,公司有些员工还是不满意饭菜的质量。一天,财务总监接待H集团的审计,财务总监在下班时间就带着两位审计去公司饭堂吃饭,由于饭菜荤少素多,让财务总监觉得脸上无光,并且财务总监与人力资源总
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