大型企业行政管理制度汇编.doc

《大型企业行政管理制度汇编.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《大型企业行政管理制度汇编.doc（70页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、大型企业行政管理制度汇编70资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。*有限公司行政管理制度汇编*有限公司 9月目 录第一章: 行政管理制度总则41、 目的42、 主题内容与适用范围43、 业务涉及部4第二章: 会议管理制度51、 会议的分类和召开周期52、 各种会议参会人员要求53、 会议内容64、 会议组织65、 会议出勤和会场纪律管理66、 会议记录和资料管理77、 会议保密管理78、 会议决议执行和监督管理89、 会议室使用管理8第三章: 车辆管理制度91、 管理部门92、 派车管理93、 车辆维护保养94、 违规与事故处理10第四章: 食堂管理制度111、 膳食规定

2、112、 安全卫生管理113、 账务管理规定114、 就餐秩序管理115、 监督检查12第五章: 宿舍管理131、 宿舍申请132、 宿舍分配133、 外宿134、 访客135、 宿舍安全管理136、 水、 电、 气分摊147、 退宿管理14第六章: 文书管理制度151、 文件编号管理152、 收发文件管理153、 档案管理164、 图书管理21、 张贴、 宣传管理22第七章: 合同管理制度231、 合同的订立232、 合同的审查审批243、 合同的履行254、 合同的变更和解除255、 经济合同纠份的处理266、 合同档案管理27第八章: 印章管理制度271、 印章刻制和保管272、 印章使

3、用293、 印章管理责任30第九章: 证照管理制度311、 证照定义312、 证照使用31第十章: 证明函管理制度321、 证明函使用322、 证明函保管32第十一章: 办公用品管理制度331、 办公用品分类332、 办公用品领用333、 办公用品申购334、 办公用品管理33第十二章: 安全保卫制度351、 门卫管理352、 安全管理353、 值勤规范35第十三章: 网络通讯管理制度361、 电脑使用管理362、 通讯补贴管理363、 固定电话管理374、 对讲机的管理37第十四章: 员工行为规范39、 行为准则39、 工作纪律39第十五章 附录40*有限公司第一章: 行政管理制度总则1、

4、目的为加强公司的行政管理, 明确行政管理权限及工作程序, 使公司行政管理工作有章可循, 特制定本制度。2、 主题内容与适用范围2.1 本制度对公司的行政管理进行了详细描述; 2.2 本制度适用于公司全体员工。3、 业务涉及部3.1. 主要负责部门:行政部; 3.2. 主要参与部门: 公司所有部门第二章: 会议管理制度1、 会议的分类和召开周期1.1 会议分类1.1.1 公司会议分为生产调度会议、 行政例会、 专题会议、 部门工作会议、 公司员工大会、 部门员工大会; 1.1.2 其它临时性会议。1.2 会议召开周期1.2.1 生产调度会议指每周对生产工作进行总结、 沟通、 安排的会议。每周召开

5、一次, 定期于每周 时举行; 1.2.2 行政例会为公司级行政例会。每周举行一次, 时间原则上为每周周一下午17: 00, 或由总经理临时确定; 1.2.3 专题会议指针对重大项目、 临时协议、 突发事件召开的会议, 召开时间为适时召开; 1.2.4 部门工作会议分为周会和晨会。部门周会每周举行一次, 时间为 召开, 具体时间根据工作安排确定。部门晨会每天上班时进行; 1.2.5 公司员工大会每半年召开一次。部门员工大会原则上每月一次, 可根据实际情况调整。2、 各种会议参会人员要求2.1 公司生产调度会由各部门负责人及采购、 库房、 车间等相关人员参加, 由生产副总主持, 生产制造部制造办信

6、息统计员记录; 2.2 公司行政例会由总经理或总经理指定的人员主持, 各部门主管级以上人员参加( 如需扩大参会人员资格, 由总经理决定) , 由行政部行政主管记录; 2.3 部门内部周会由各部门负责人主持并确定参会人员, 指定人员记录。晨会由部门负责人或主管主持并确定参会人员; 2.4 专题会议由会议发起人主持并确定参会人员, 指定人员记录; 2.5 公司员工大会由行政人事经理主持, 行政主管记录, 公司全体人员参加。3、 会议内容3.1 生产调度会由各部门负责人对本部门上周生产工作情况进行总结汇报, 对出现的问题点进行阐述; 经讨论后, 公司针对出现的问题确定解决的办法; 并对下一步生产工作

7、作出安排; 3.2 行政例会主要对公司的管理情况进行总结, 各部门对公司管理工作提出意见和建议, 公司对管理工作方向性问题作出明确, 制定公司管理工作发展目标。3.3 专题会议和部门会议根据实际需要由召集人确定会议内容; 3.4 公司员工大会由行政部下发资料需求, 各部门提供对口资料; 行政部根据部门提供资料进行综合, 完成会议材料准备工作。4、 会议组织4.1 公司生产调度会定在公司会议室召开, 由生产制造部组织并准备会场; 4.2 行政例会定在公司会议室召开, 由行政部组织并准备会场; 4.3 部门会议和专题会议由负责人确定会议地点并安排会场准备; 4.4 公司员工大会由行政部组织并根据实

8、际情况确定会场和完成会场准备; 4.5 公司员工大会由行政部提前5天通知。5、 会议出勤和会场纪律管理5.1 公司各种会议, 原则上不允许缺席, 如确有特殊情况须提前半天请假; 5.2 公司管理工作会请假由总经理批准, 生产调度会请假由生产副总批准, 部门会议和专题会议请假由部门负责人批准; 5.3 会场内一律关闭手机, 会议进行过程中发现铃声, 罚款 20元; 5.4 会议迟到者按每迟到一分钟罚款1元累计处罚。5.5 会议期间可在吸烟区吸烟, 严禁在会议室内吸烟, 否则罚款20元。6、 会议记录和资料管理6.1 公司各种会议( 除部门晨会外) 都必须整理会议记录; 6.2 公司生产调度会记录

9、于完会后次日内整理完毕经生产制造部经理审核, 报公司分管领导审批后形成会议纪要下发各部门, 报总经理、 生产副总各1份, 行政部两份, 其中存档1份; 6.3 行政例会记录于完会后二日内整理完毕经行政部经理审核, 报总经理审批后形成会议纪要下发各部门, 报总经理、 副总各1份, 行政部存档1份; 6.4 专题会议记录于完会后二日内整理完毕经召集人审核后发参会人员各1份, 报总经理、 副总各1份, 行政部存档1份; 6.5 部门周会记录于完会后二日内整理完毕经部门负责人审核后各部门自行存档, 行政部抽查监督。7、 会议保密管理7.1. 公司生产调度会议、 公司行政例会、 专题会议、 部门周会等会

10、议的参会人员必须严格保守会议秘密。未经许可, 严禁扩大知晓范围, 不该说的坚决不说。严禁对会议上的不同意见、 分岐进行传播, 保持会上百花齐放, 会后一个声音。7.2. 若因泄漏公司机密导致重大损失的, 视情节给与50-1000元罚款, 严重者给与开除处理。8、 会议决议执行和监督管理对于生产调度会、 公司管理工作会、 专题会形成的决议事项, 由行政部进行监督考核, 未按决议要求按质、 按量完成事项, 根据情节给予决议事项负责人100500元之处罚。9、 会议室使用管理9.1. 由行政部对会议室的清洁、 办公物品、 桌椅、 进行统一管理; 9.2. 若其它部门要使用会议室, 需提前半天通知行政

11、部, 由行政部统一安排; 9.3. 若出现同时需要使用会议室的情况, 行政部根据先申请先使用原则进行协调安排。若同时申请, 根据重要性原则进行协调安排。第三章: 车辆管理制度1、 管理部门公司物流部是公司车辆和驾驶员的管理职能部门, 负责安排车辆的调度使用、 维修、 各种证照的审验和保管。2、 派车管理2.1 公司领导用车自行安排, 但如派遣公车驾驶员和使用公务车辆, 公司领导应告知物流部, 由物流部统一安排; 2.2 公司各部门因公用车, 先填写出车命令, 经物流部审批后交驾驶员按要求出车; 2.3 物流部安排车辆的原则: 一是先来后到; 二是同时申请时根据事情的轻、 重、 缓、 急统筹安排

12、; 2.4 驾驶员严格按出车命令出车, 严禁私自出车; 2.5 公司人员申请公车私用或非公司人员借用车辆, 必须经公司总经理批准后, 由物流部安排。是否收取费用由总经理决定; 2.6 凡需向外租用车辆的事宜, 由使用部门形成文字报告, 经公司分管领导审核后报公司总经理批准实施; 2.7 公司车辆实行定点加油, 由当次加油驾驶员签字。行政部定期检查油耗情况; 2.8 公司车辆原则上实行定点停放, 严禁驾驶员将车开回家或随意停放, 违者停车费用自理并处以50元/次罚款( 特殊情况经批准者除外) 。违规停放发生被盗事故, 除去保险公司赔偿费用, 超出部分由违规者全额承担。3、 车辆维护保养3.1 公

13、务车修理采取定点维修。修理费用凭修理发票经行政部经理审核、 总经理批准后按月和修理厂结帐。转帐或现金支付按财务规定办理。如车辆外地出差无法到定点修理厂家确实需要修理的, 通报设备科、 并经公司分管领导批准后维修; 3.2 外出购油及维修经设备科审核、 总经理批准后, 凭发票据实报销; 3.3 车辆维修、 清洗、 打腊的材料、 维修等费用经核准后方可送修, 特殊情况例外; 3.4 可自行修复的, 由驾驶员报销购买材料和零件费用; 3.5 因驾驶员疏于车辆检查、 保养, 致使车辆损坏或发生机件故障, 其所需修护费, 依情节轻重, 由驾驶员或车管责任人分别酌情负担。4、 违规与事故处理4.1 为有利

14、于熟悉车况, 了解车辆机械性能、 油路、 底盘等情况, 原则上公司定车定人, 一员一车, 严禁无照驾驶。未经许可严禁将车借与她人驾驶。我方违反交通规则发生事故, 由驾驶员负担相应经济损失, 并予适当处罚; 4.2 违反交通规则, 其罚款由驾驶员负担( 不属驾驶员责任, 由指挥人负担) ; 4.3 在执行公务途中遇不可抗拒之事故发生, 应先急救伤患人员, 并向附近公安机关报案, 立即与物流部联络协助处理, 如属小事故, 可自行处理后向物流部报告; 4.4 因意外事故造成车辆损坏, 其损失在扣除保险金额后, 视实际情况处理; 4.5 发生交通事故后, 如需向受害当事人赔偿损失, 经扣除保险金额后,

15、 其差额视责任具体处理。5、 大客车管理公司接送员工上下班的大客车由行政部管理, 具体细则参照以上规定执行。第四章: 食堂管理制度1、 膳食规定1.1 实行食谱制度。行政部会同食堂承包人根据市场变化情况, 合理进行营养调配, 于每周六制定下周食谱, 下周一上午在食堂张贴公布。食堂承包人原则上按食谱采购, 确实无法完成采购任务时, 可酌情调整; 1.2 开饭时间安排。中午12: 00时至13: 00时。食堂承包人在开饭的起始时间必须完成饭菜的准备工作。所有员工须按时就餐, 不允许提前, 超过时间也不再保留。2、 安全卫生管理2.1 食堂承包人要讲究食品卫生。生熟菜品分开盛装, 厨具在生熟使用转变

16、前要进行烫洗或分生熟类准备厨具; 2.2 食品采购要认真、 细致, 严禁购买变质、 过期食品; 若因采购过期、 变质食品引起食物中毒的, 由食堂承包人承担全部责任。2.3 保持食堂清洁卫生。做到每天小扫除一次, 每周大扫除一次。3、 费用管理规定3.1 食堂采取承包管理模式。个人在食堂就餐的以现金与食堂承包人结算; 3.2 食堂所需的水、 电费用由公司承担, 气费由食堂承包人自行承担, 食堂炊具由承包人自行准备, 场地、 桌椅由公司提供; 3.3 每餐费用标准控制在3.5-4.5元范围内, 由食堂承包人在制定菜谱时统筹把握。4、 就餐秩序管理4.1 就餐时要排好队伍盛饭菜, 禁止拥挤和无序就餐

17、; 4.2 节约粮食, 根据食量酌情盛餐, 杜绝浪费。剩余饭菜不可随意扔弃, 而应放在规定的地方; 4.3 爱护公物。损坏各类用餐设备照价赔偿。5、 监督检查5.1 行政部是食堂的直接管理部门。行政部定期对食品卫生、 食堂卫生、 市场菜品、 食品行情等事项进行检查; 5.2 行政部经理不定期对食堂工作进行检查; 5.3 各部门管理人员对食堂进行全员监督管理, 如有建议、 意见或要求, 直接向行政部行政主管提出。第五章: 宿舍管理 1、 宿舍申请 1.1 本公司正式任职员工( 或试用期员工) ; 1.2 家住外地或上下班交通不方便者; 1.3 申请住宿的员工需填写住宿申请单并呈部门主管核准, 最

18、终由行政部根据工作需要和宿舍住宿状况综合分析后安排; 1.4 行政主管根据批准后的住宿申请单办理住宿登记手续并分配房间。2、 宿舍分配 2.1 宿舍房间统一分配, 不得自行调换, 若要调换需提出申请经行政部同意后方可调换。3、 访客3.1 宿舍会客时间一律在下班时间内; 3.2 会客一律在规定地点; 3.3 本公司宿舍不得让访客任意留宿。若确因特殊情况需留宿的, 需向行政部申请, 批准后方可留宿。4、 宿舍安全管理4.1 不得携带易燃易爆物品及其它危险物品进入宿舍; 4.2 不得再宿舍里喂养宠物; 4.3 不得在宿舍从事非法活动; 4.4 离开房间应关闭电器设备及门窗; 4.5 发现抢劫、 盗

19、窃或者火灾, 首先保证人身安全的前提下维护财产安全, 并拨打110或119。5、 水、 电、 气分摊5.1 宿舍电费由每间寝室所住人员共同分摊, 水费按照住宿人数每人10元/月收取; 5.2 每月由设备科统计电的起止数、 行政部统计每间宿舍人数交财务部, 由财务部统一缴纳和分摊计算并在员工工资中扣除。6、 退宿管理 6.1 住宿员工离职、 违反宿舍管理规定被勒令退宿者或其它必要事由应按规定完善退宿手续; 6.2 退宿时应填写退宿申请单; 6.3 住宿员工在退宿时应将住宿所在区域整理清洁, 退还借用公司的物品设备, 会同行政部清点查核无误, 并在退宿申请单上签字; 6.4 退宿申请单需送行政部核

20、查。第六章: 文书管理制度1、 文件编号管理 1.1 编号原则。本公司文件的分类编号管理分为五码, 前两码为大写英文字母, 后三码为阿拉伯数字。 1.2 第一码代表文件类别。A代表外来文件; B代表内部文件; 1.3 第二码代表部门。K代表公司文件; X代表行政部文件; C代表财务部文件; W代表物流场部文件; S代表生产部文件; Z代表质量部文件; J代表技术部文件; 1.4 第三码代表年份, 如: 1.5 第四码代表月份和日期0308, ( 三月八日) 1.6 第五码代表序号流水码。001起 2、 收发文件管理 2.1 权责单位2.1.1 行政部负责本办法制定、 修改、 废止的起草工作;

21、2.1.2 总经理负责本办法的制定、 修改、 废止的核准; 2.1.3 行政部设行政主管统筹并管理本公司公文之收发工作; 2.2 对外收发文2.2.1 对外收文之启封2.2.1.1 收文者系公司名称者由行政部经理启封收文; 2.2.1.2 收文者系部门名称者由部门负责人启封收文; 2.2.1.3 收文者系私人名称者转交当事人启封收文。2.2.2 对外发文2.2.2.1 对外行政发文( 专业发文除外) 原则上一律以公司名义行文, 由行政部统一发送; 2.2.2.2 如必须以部门名义行文时需由行政主管签办并转呈总经理核准后再由行政部统一发送。2.2.3 对外发文实行八码编码原则。如: 重开发 年第

22、 号2.2.3.1 第一码代表本公司。使用公司名称缩写”重开”来代表”*有限公司”; 2.2.3.2 第二码代表发文是正式文件; 2.2.3.3 第三码代表发文之公历元年度。如: ; 2.2.3.4 第四码代表发文编号; 2.3 对内收发文2.3.1 对内收文( 包括文件、 公告、 通知等) 由各部门指定经办人签收并存档; 2.3.2 对内发文。由各职能部门草拟后交行政部, 由行政部召集各部门经理共同评议经过后呈总经理审批, 再由行政部统一签发、 统一编号存档管理; 2.3.3 编号要求与对外公文编号规范一样相同。2.4 存档管理2.4.1 对外( 内) 收发公文原则上由收发文单位自行存档,

23、必要时可由收发文单位( 部门) 拷贝予其它单位( 部门) 存档, 作为凭证; 2.4.2 行政部应建立对内( 外) 收发文登记簿进行登记管理、 追踪核查。3、 档案管理本公司行政档案由行政部统一管理。对办理完毕并具有查找保存价值的文件, 根据其特征和相互联系, 分门别类地组成一个个案卷。规范公司档案管理。3.1 档案立卷分类方法3.1.1 不归档文件分类3.1.1.1 上级机关普发供参阅的文件材料; 上级机关征求意见的未定稿文件; 3.1.1.2 本单位重份文件; 无查考利用价值的事务性、 临时性文件; 一般文件的历次修改稿; 未生效的文件; 一般性的来信和无特殊保存价值的信封; 3.1.1.

24、3 内部互相抄送的文件; 与本单位无关的文件或为参考目的而收集来的文件; 同级单位和非隶属单位的不需要办理的传送文件和一般来往文书; 3.1.1.4 下属单位报送的不必备案文件, 或需备案但属一般性的文件; 不需要办理的文件和简报、 情况反映等。3.1.2 归档文件分类方法3.1.2.1 党群工作文件材料3.1.2.1.1 党务。指党的组织、 宣传、 国家政策、 纪检等方面的文件; 3.1.2.1.2 群众团体。指工会、 各种协会、 学会等群众团体工作中形成的各种文件。3.1.2.2 行政人事管理文件材料 3.1.2.2.1 指企业行政事务、 人事管理、 职工花名册、 职工教育和培训、 考核、

25、 奖惩文件、 劳保福利、 安全保卫、 法律事务、 医疗卫生、 纠纷处理、 信访、 外事活动等方面的文件。3.1.2.3 企业产权文件材料 3.1.2.3.1 有关部门或单位关于企业的建立和产权界定的批准文件; 3.1.2.3.2 股权证明和清产核资工作中形成的各种文件材料; 3.1.2.3.3 企业资产产权变动中形成的各种文件材料。3.1.2.4 经营管理文件材料3.1.2.4.1 经营决策、 计划工作、 经营总结、 财务管理、 产品销售、 物资管理、 市场信息和预测, 广告、 商标及用户反映等。3.1.2.5 生产技术管理文件材料3.1.2.5.1 生产管理。生产计划及其实施纪录、 安全操作

26、规程、 事故报告及改进意见等; 3.1.2.5.2 质量管理。质检报告、 质量事故分析、 获奖证书等; 3.1.2.5.3 标准管理、 计量管理、 能源管理等方面形成的文件; 3.1.2.5.4 工业卫生和环境保护形成的文件。3.1.2.6 产品文件材料3.1.2.6.1 产品设计。产品设计协议书、 任务书、 设计方案、 实验数据、 产品鉴定书、 产品照片、 说明书和底图、 蓝图等; 3.1.2.6.2 产品制造工艺。各种配方、 技术诀窍、 工艺流程、 工装、 操作规程、 工时和材料定额等; 3.1.2.6.3 产品检测和管理过程中形成的文件, 各种优、 特产品及获奖产品的有关文件。3.1.2

27、.7 科学技术研究文件材料3.1.2.7.1 新开发项目的建议书, 计划任务书, 可行性研究方案、 试验记录、 成果申报、 总结、 鉴定、 推广应用、 奖励证明、 专利、 技术转让等文件; 3.1.2.7.2 技术改造和革新文件、 图纸; 3.1.2.7.3 各种有参考价值的科研总结报告; 3.1.2.7.4 经审定发表的学术论文或著作。3.1.2.8 基本建设工程文件材料 3.1.2.8.1 工程项目的可行性研究、 计划任务书、 审批、 勘测设计、 施工、 竣工验收、 工程管理以及维修、 改建、 扩建等方面的文件和图纸; 3.1.2.8.2 有关房屋和土地使用方面的文件。3.1.2.9 设备

28、仪器文件材料 3.1.2.9.1 购置设备仪器的全套随机文件及开箱记录、 安装调试、 检查维修记录以及改装、 报废的文件; 3.1.2.9.2 自制设备仪器的设计图纸、 测定数据、 性能鉴定材料、 工艺工装图纸、 使用说明书及检查维修记录等; 3.1.2.9.3 设备台帐。3.1.2.10 会计核算文件材料3.1.2.10.1 会议凭证。原始凭证、 记帐凭证、 汇总凭证、 银行存款、 余额调节表等; 3.1.2.10.2 会议帐簿。日记帐、 明细帐、 总帐、 固定财产卡片、 辅助帐簿、 移交清单、 保管清册、 销毁清册、 涉外帐簿等; 3.1.2.10.3 会计报表。财务指标快报, 月、 季度

29、会计报表, 年度会计报表( 决算) 等。3.2 案卷内文件排序方法3.2.1 文字材料的排序3.2.1.1 上级机关文件在前, 本企业和下属单位形成的文件在后; 3.2.1.2 复文在前, 来文在后; 3.2.1.3 正文在前, 附件在后; 3.2.1.4 正文在前, 原稿在后; 3.2.1.5 成果性、 结论性文件在前, 原始性、 过程性文件在后。3.2.2 图样材料的排序3.2.2.1 图样形成时, 已编制了图样目录的, 按目录顺序排列。没有编制图样目录的, 机械产品和设备图样, 一般按结构隶属关系排列; 3.2.2.2 基建工程图纸, 一般按总体和局部关系结合专业排列; 地形测量图纸,

30、一般按比例尺或地区排列等。3.2.3 图文混排3.2.3.1 一般的排列顺序是文字在前, 图样在后。3.2.3.2 若文字材料是对图纸作补充说明的, 则排在图的后面。3.2.4 会计文件组成的案卷, 一般保持原来卷册内的顺序; 3.2.5 人事文件须经鉴别、 分类( 履历、 鉴定、 考察考核、 学历和职称评聘、 政审、 奖励、 处分等) 后, 再先按形成时间或问题结合重要程度排列。3.3 案卷编目顺序和方法 3.3.1 页号编制 3.3.1.1 卷内每一份文件重新统一编制顺序号, 方便统计和利用; 3.3.1.2 若有多个文件,应从头到尾拉通编号,编号从阿拉伯数字”1”开始, 正面写在右下角,

31、 背面写在左下角, 只对有文件内容的页面进行编号。若只有一卷文件且形成时已编有页号, 且页号连贯、 排列次序不变, 不必另行编制。3.3.2 案卷目录编制3.3.2.1 卷内文件目录相当于卷内文件的明细表, 置于卷首.3.3.2.2 目录项目一般包括: 每份文件的排列序号、 题名( 全称的标题) 、 编号( 文件号或图号) 、 责任者( 直接编制部门或人员) 、 编制日期、 所在页号和备注等。3.3.2.3 编制卷内文件目录, 应尽量利用文件形成时原有的目录。3.3.3 填写备考表 3.3.3.1 备考表说明卷内文件基本情况和变化情况, 一般置于卷内文件尾页之后; 3.3.3.2 主要内容包括

32、: 案卷情况说明( 归档前案卷基本情况由文件形成者填写, 归档后案卷的变动情况由档案人员填写) 、 立卷人、 检查人、 立卷时间等。3.3.4 填写案卷封面和脊背标签 3.3.4.1 案卷封面, 以一定的格式概要介绍卷内文件内容和形式特征; 3.3.4.2 封面项目有全宗名称、 类目名称、 案卷题名、 编制单位( 责任者) 、 编制日期、 保管期限、 密级、 档号( 由分类号和案卷排列顺序号组成) 等。其中, 案卷题名是封面的核心内容, 处于封面的中心突出位置。3.3.4.3 脊背标签主要项目包括案卷题名和档号, 供管理和检索之用; 3.3.4.4 案卷封面和脊背标签的大小、 格式由国家、 行

33、业和企业的有关标准给予规定。3.3.5 案卷装订3.3.5.1 案卷编目工作结束后, 一般应予装订, 3.3.5.2 一般采用三孔一线装定法, 去掉文件的金属物, 纸张折叠整齐, 大小一致。3.3.5.3 不便装订的文件, 直接放在卷夹或卷盒内。3.3.5.4 将装订好的一卷材料, 或按卷内目录次序排列的未装订的一卷文件, 放入卷盒或卷夹中, 最终形成案卷3.4 档案借阅3.4.1 借阅档案必须填写档案借阅登记簿, 经存档部门经理批准后方可借阅; 3.4.2 档案借阅时间以两天为限。不得转借、 拆卸、 调换和复印。3.5 档案保管期限3.5.1 永久保管3.5.1.1 公司章程; 3.5.1.

34、2 股东名册、 股东大会会议记录等; 3.5.1.3 重要的政府机关许可证, 认证书以及指示命令等文件; 3.5.1.4 契约书等具有永久效力的文件; 3.5.1.5 有关主要在职人员的资料和员工花名册; 3.5.1.6 其它需永久保存的重要文件、 账簿及统计资料。3.5.2 十年保管 3.5.2.1 预算、 决算及有关会计的各种账簿、 各种凭证; 3.5.2.2 干部会议等经营管理上重要的考察性文件; 3.5.2.3 人事工资方面的文件; 3.5.2.4 公司内部全体人员通告的文件; 3.5.2.5 市场调查的汇总统计报告。3.5.3 五年保管3.5.3.1 期满或解约的契约书、 合同; 3

35、.5.3.2 重要的会议记录; 3.5.3.3 短期内需查考的文件; 3.5.3.4 人事文件。如: 工资明细表、 员工保险等。3.5.4 三年保管3.5.4.1 其它各单位独立存放之资料。3.6 档案销毁3.6.1 对无需保存的文件或保存年限届满的档案, 应按规定请示并办理销毁手续; 3.6.2 销毁档案应于目录卡上备注栏注明销毁日期。4、 图书管理4.1 图书目录编制4.1.1 本公司图书由行政部指定专人分类整理和编号, 统一编制总目录册。写明新进图书日期、 作者、 出版社和价格等, 供员工参阅; 4.1.2 本公司图书分为三类: A-专业技术类、 B-管理类、 C-综合类。编号起止为00

36、01-9999。4.2 图书购买4.2.1 图书购买应根据工作需要, 由员工填写图书申购单经部门负责人批准, 财务部审核, 由行政部查明无重复购买后统一购买, 待将图书编号登记入册后再行借阅; 4.3 图书借阅4.3.1 凡本公司员工皆可借阅; 4.3.2 借阅书籍需填写图书借阅单; 4.3.3 归还时承办人应查明无损坏、 无污迹, 并在图书借阅单上签字; 4.3.3.1 一般借阅单次不得超过两册, 每次借期为两周以内, 若因特殊原因超时应补办续借手续; 4.3.3.2 借阅人应爱护书籍, 不得任意划线、 折角或撕毁, 若书籍污损或遗失, 应于两周内赔偿新书, 对已经绝版的书籍应赔偿原书两倍之

37、金额; 4.4 图书盘点。每年行政部应按图书目录册进行清点核对, 清点期间停止外借, 并要求已借者全部归还, 待清点核对后再行借阅; 、 张贴、 宣传管理 5.1. 张贴、 宣传形式 企业宣传栏内容; 对内、 外宣传横幅的布置、 重大会议的会场布置等; 5.2. 张贴、 宣传内容 包括车间每天绩效的公布及各种需要进行宣传的活动; 5.3. 张贴、 宣传的审查评价 所有宣传内容应报批行政部审查、 评价。第七章: 合同管理制度1、 合同的订立1.1 合同签订必须遵守国家的法律、 政策及有关规定; 1.2 除法定代表人外, 必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责, 对本职工作负

38、责, 在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法人委托人均无对外签约权, 但经总经理特别授权并发给委托证明书的例外; 1.3 签约人在签订经济合同之前, 必须认真了解对方当事人的情况。包括: 对方单位是否具有法人资格、 有否经营权、 有否履约能力及其资信情况, 对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益, 又要考虑对方的条件和实际能力, 防止上当受骗, 防止签订无效合同, 确保所签合同有效、 有利; 1.4 签订合同, 必须坚持”平等互利、 协商一致、 等价有偿”和”价廉物美、 择优签约”的原则; 1.5 合同必须采用统一的经济合同文本, 合同对方当事人权利、

39、 义务的规定必须明确、 具体、 文字表示要清楚、 准确。合同内容应注意的主要问题是: 1.5.1 部首部分, 注意写明供需双方的全称、 签约时间和签约地点。1.5.2 正文部分, 注意: 产品名称应具体写明牌号、 商标、 生产厂家、 型号、 规格、 等级、 花色、 是否成套产品等; 技术质量要求要明确、 具体; 涉及数量的要明确计量单位、 计量方法、 正负尾差、 合理称差及自然损耗率等; 运输方式及运费负责应具体明确; 交( 提) 货期限、 地点及验收方法应明确; 价金必须执行现行的国家定价或国家指导价、 市场调节价; 违约责任有法定违约金的按规定写明, 法律没规定或规定不具体的, 应具体写明

40、约定的违约金数额、 比例及计算方法; 1.5.3 结尾部分, 注意: 双方都必须使用合格的印章公章或合同专用章, 不得使用财务章或业务章等不合格印章; 注明合同有效期限; 1.5.4 任何人对外签订合同, 都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨, 决不允许在签订经济合同时假公济私、 损公肥私、 谋取私利, 违者依法严惩。2、 合同的审查审批2.1 合同在正式签订前, 必须按规定上报领导, 经审查批准后, 方能正式签订; 2.2 合同由总经理审批。2.2.1.12.3 经济合同审查的要点 2.3.1 合同的合法性。包括: 当事人有无签订、 履行该合同的权利能力和行为能力; 合同内容是否符

41、合国家法律、 政策和本制度规定; 当事人的意思表示是否真实、 一致, 权利、 义务是否平等; 订约程序是否符合法律规定; 2.3.2 合同的严密性。包括: 合同应具备的条款是否齐全; 当事人双方的权利、 义务是否具体、 明确; 文字表述是否确切无误; 2.3.3 合同的可行性。包括: 当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、 条件; 预计取得的经济效益和可能承担的风险; 合同非正常履行时可能受到的经济损失; 2.3.4 根据法律规定或实际需要, 经济合同还应当或能够呈报上级主管机关见证、 批准, 或报工商行政管理部门鉴证, 或请公证处公证。2.4 经济合同的审批程序2.4.1 申报。各企业

42、的法人委托人在授权范围内对外签订合同, 应事先填写”经济合同签约申报表”( 一式二份) , 报本企业的领导审查批准。( 凡先经领导口头同意签约的, 签约后需补办手续) 。需报总经理审批的, 应由该企业领导签署意见, 随同合同初稿及有关资料、 附件等, 一并上报; 2.4.2 审核。对送审的经济合同, 应按本制度规定的审批权限, 由主管人或有关人认真审阅, 必要时可进行调查研究, 最后作出: 批准、 不批准; 若不批准, 应通知申报单位补报材料或进一步谈判。( 应提出谈判的具体要求和注意事项) ; 2.4.3 主管人在”申报表”上批写意见后, ”申报表”一份及合同初稿留底, 另一份”申报表”连同

43、其它材料发还申报单位, 由承办人按批准的意见办理; 2.4.4 上述审批程序, 一般为12天。特殊情况, 经批准或授权的可不受审批程序的约束。3、 合同的履行3.1 经济合同依法成立, 即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、 人员都必须本着”重合同、 守信誉”的原则, 严格履行合同所规定的义务, 确保合同的实际履行或全面履行; 3.2 合同履行完毕的标准, 应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的, 一般应以物资交清, 工程竣工并验收合格、 价款结清、 无遗留交涉手续为准; 3.3 签约人应随时了解、 掌握经济合同的履行情况, 发现问题及时处理汇报。否则, 造成经济合同不能履行、

44、 不能完全履行的, 要追究有关人员的责任。4、 合同的变更和解除4.1 在经济合同履行过程中若碰到困难, 首先应尽一切努力克服, 尽力保障合同的履行; 4.2 如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、 解除合同时, 应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商; 4.3 对方当事人提出变更、 解除合同的, 应从维护本企业合法权益出发, 从严控制; 4.4 变更、 解除经济合同, 必须符合经济合同法的规定, 并应在公司内办理有关手续; 4.5 变更、 解除合同的手续, 应按本制度规定的审批权限和程序执行; 4.6 经上级主管机关见证或工商行政管理机关鉴证的合同, 在达成变更、 解除协议

45、后, 应报原机关备案; 4.7 经公证机关公证的合同, 在达成变更、 解除协议后, 必须报公证机关重新公证, 才具有法律效力; 4.8 变更、 解除经济合同, 一律必须采用书面形式( 包括当事人双方的信件、 函电、 电传等) , 口头形式一律作废; 4.9 变更、 解除经济合同的协议在未达成或未批准之前, 原合同仍有效, 仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外; 4.10 因变更、 解除合同而使当事人的利益遭受损失的, 除法律允许免负责任的以外, 均应承担相应的责任, 并在变更、 解除合同的协议书中明确规定; 4.11 以变更、 解除合同为名, 行以权谋私、 假公济私之实, 损公肥私的, 一

46、经发现, 从严惩处。5、 经济合同纠份的处理5.1 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠分的, 应按经济合同法等有关法规和本制度规定妥善处理; 5.2 提请处理合同纠纷的程序5.2.1 承办人填写”对外经济合同纠纷申报表”( 一式二分) , 按本制度相关规定报批; 5.2.2 法律顾问对经过协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷, 经主管领导同意, 可提交上级主管机关、 仲裁部门或人民法院依法处理; 5.2.3 凡由法律顾问处理的经济合同纠纷, 企业必须根据实际需要主动提供下列证据材料( 原件或影印件) : 5.2.3.1 经济合同的文本( 包括变更、 解除合同的协议) , 以及与合同有关的附件、 文书、 电报、 图表等; 5.2.3.2 送货、 提货、 托运、 验收、 发票等有关凭证; 5.2.3.3 货款的承付、 托收凭证, 有关财务财目; 5.2.3.4 产品的质量标准、 封样、 样品或鉴定