存货管理基本新规制度.doc

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1、存货管理基本制度1. 总则1.1. 存货管理制度制定目的为了加强我司对存货的管理和控制，保证存货的安全完整，提高存货运营效率，保证合理确认存货价值，避免并及时发现和纠正存货业务中的多种差错和舞弊，根据国家有关法律法规、公司内部控制基本规范及我司章程，制定本制度。1.2. 存货的定义本制度所称存货，是指我司在平常活动中持有以备发售的商品、提供劳务过程中耗用的材料和物料等，重要涉及各类商品、周转材料等。公司代销、代管存货，委托加工、代修存货也合用于本制度规范范畴。1.3. 本制度以及本制度框架下的各级分制度和附件以防备公司存货管理中的下列但不限于下列风险为目的：1.3.1. 存货预算编制不科学、采

2、购筹划不合理，也许导致存货积压或短缺；1.3.2. 验收程序不规范、原则不明确，也许导致数量克扣、以次充好、账实不符；1.3.3. 存货仓储保管措施不合适、监管不严密，也许导致损坏变质、价值贬损、资源挥霍；1.3.4. 存货领用发出审核不严格、手续不完备，也许导致货品流失；1.3.5. 存货盘点清查制度不完善、筹划不可行，也许导致工作流于形式、无法查清存货真实状况；1.3.6. 存货报废处置责任不明确、审批不到位，也许导致公司利益受损。1.4. 公司在制定本制度时，重点关注的核心控制点：1.4.1. 职责分工、权限范畴和审批程序应当明确规范，机构设立和人员配备应当科学合理；1.4.2. 存货请

3、购的事项应当明确，请购的根据应当充足合适；1.4.3. 存货管理控制流程应当清晰严密，存货管理原则及程序应当明确规范；1.4.4. 存货的确认、计量和报告应当符合国家统一的会计准则制度的规定。2. 岗位分工及授权批准2.1. 存货业务的不相容岗位至少涉及：2.1.1. 存货的请购、审批与执行：2.1.1.1. 自营存货的请购、审批与执行：自营存货的请购由各经营单位根据实际销售状况提请购申请，经各门店负责人批准后采购；2.1.1.2. 联营存货的请购、审批与执行：联营单位存货可自行采购，报门店备案后由联营商家自行采购。2.1.2. 存货的采购到货后由各分店仓储保管人员进行验收，验收合格后报财务部

4、门付款；2.1.3. 购入存货的由各分店仓储保管人员保管，财务部门负责有关账务记录；2.1.4. 存货发出由柜台营业员提出申请报各门店总经理审批后送财务部门进行账务解决；2.1.5. 需处置的存货由柜台提出申请报分店总经理审批后由财务部门负责记录。2.2. 公司应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具有良好的业务知识和职业道德，遵纪守法，客观公正。公司要定期对员工进行有关的政策、法律及业务培训，不断提高她们的业务素质和职业道德水平。2.3. 公司应当对存货业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和有关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责

5、范畴和工作规定。2.4. 审批人应当根据存货授权批准制度的规定，在授权范畴内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范畴内，按照审批人的批准意见办理存货业务。2.5. 公司内部除存货管理部门及仓储人员外，其他部门和人员接触存货时，应由有关部门特别授权。必要时，存货管理部门内部也应当执行授权接触。2.6. 公司可以根据业务特点及成本效益原则选用计算机系统和网络技术实现对存货的管理和控制，但应注意计算机系统的有效性、可靠性和安全性，并制定防备意外事项的有效措施。3. 请购与采购制度3.1. 采购申请管理制度：公司应当明确请购有关部门或人员的职责权限及相应的请购程序；3.2. 公司应当根据仓储筹

6、划、资金筹措筹划、销售筹划等制定采购筹划，对存货的采购实行预算管理，合理拟定存货的比例；3.3. 公司应当指定专人逐日根据多种存货的采购间隔期和当天存货的库存量，分析拟定应采购的日期和数量，据此进行再订购，尽量减少库存或实现零库存；3.4. 公司拟定采购时点、采购批量时，应当考虑公司需求、市场状况、行业特性、实际状况等因素；3.5. 公司应当对采购环节建立完善的管理制度，保证采购过程的透明化。公司应根据预算或采购筹划办理采购手续，预算外或筹划外采购需经严格审批；3.6. 公司应当根据预算有关规定，结合本系统的业务特点编制存货年度、季度和月份的采购、生产、存储、销售预算，并按照预算对实际执行状况

7、予以考核；3.7. 存货采购和审批程序应当符合有关规定。4. 验收入库与保管制度4.1. 公司应当对入库存货的质量、数量、技术规格等方面进行检查与验收，保证存货符合采购规定。外购存货入库前一般应通过下列验收程序：4.1.1. 检查订货合同合同、入库告知单、供货公司提供的材质证明、合格证、运单、提货告知单等原始单据与待检查货品之间与否相符。4.1.2. 对拟入库存货的交货期进行检查，拟定外购货品的实际交货期与订购单中的交货期与否一致。4.1.3. 看待验货品进行数量复核和质量检查，必要时可聘任外部专家协助进行。4.1.4. 对验收后数量相符、质量合格的货品办理有关入库手续，对经验收不符合规定的货

8、品，应及时办理退货、换货或索赔。4.1.5. 对不经仓储直接使用的存货，应当采用合适的措施进行检查。4.2. 公司应当建立存货保管制度，仓储部门应当定期对存货进行检查，加强存货的平常保管工作：4.2.1. 因业务需要分设仓库之情形，应当对不同仓库之间的存货流动办理出入库手续。4.2.2. 应当按仓储物资所规定的储存条件贮存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施。4.2.3. 贵重物品、精密仪器和危险品的仓储，应当实行严格审批制度。4.2.4. 公司应当注重低值易耗品、周转材料等物资的管理控制，避免挥霍、被盗和流失。4.3. 存货管理部门对入库的存货应当建立存货明细账，具体登记存货类

9、别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财会部门就存货品种、数量、金额等进行核对。4.4. 库记录不得随意修改。如确需修改入库记录，应当经有效授权批准。4.5. 对于已售商品退货的入库，仓储部门应根据销售部门填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。因产品质量问题发生的退货，应分清责任，妥善解决。对于劣质产品，可以选择修复、报废等措施。4.6. 公司应当根据自身的生产经营特点制定仓储的总体筹划，并考虑商场布局、商品流程、卖场摆放等因素，相应制定人员分工、实物流动、信息传递等具体管理制度。4.7. 存货的寄存和管理应指定专人负责并进行分类编目，严格限制其她

10、无关人员接触存货，入库存货应及时记入收发存登记簿或存货卡片，并具体标明寄存地点。4.8. 存货采购应当按照国家统一的会计准则制度的规定进行初始计量，对的核算存货采购成本。5. 存货的领用与发出制度5.1. 公司应当建立严格的存货领用流程和制度。公司各部门领用材料，应当持有生产管理部门及其她有关部门核准的领料单。超过存货领料限额的，应当通过特别授权。5.2. 公司应当建立严格的存货发出流程和制度。存货的发出需要通过有关部门批准，大批商品、贵重商品或危险品的发出应当得到特别授权。仓库应当根据经审批的告知单发出货品，并定期将发货记录同销售部门和财会部门核对。存货发出的负责人应当及时核对有关票据凭证，

11、保证其与存货品名、规格、型号、数量、价格一致。5.3. 公司财会部门应当针对存货种类繁多、寄存地点复杂、出入库发生频率高等特点，加强与仓储部门常常性账实核对工作，避免浮现将已入库存货不入账或已发出存货不销账之情形。6. 存货盘点与处置制度6.1. 公司应当制定并选择合适的存货盘点制度，明确盘点范畴、措施、人员、频率、时间等；6.2. 公司应当制定具体的盘点筹划，合理安排人员、有序摆放存货、保持盘点记录的完整，及时解决盘盈、盘亏。对于特殊存货，可以聘任专家采用特定措施进行盘点；6.3. 存货盘点应当及时编制盘点表，盘盈、盘亏状况要分析因素，提出解决意见，经有关部门批准后，在期末结账前解决完毕；6

12、.4. 仓储管理人员应通过盘点、清查、检查等方式全面掌握存货的状况，及时发现存货的残、次、冷、背等状况。仓储部门对残、次、冷、背存货的处置，应当选择有效的解决方式，并经有关部门审批后作出相应的处置；6.5. 存货的会计解决，应当符合国家统一的会计准则制度的规定。公司应当根据存货的特点及公司内部存货流转的管理方式，拟定存货计价措施，避免通过人为调节存货计价措施操纵当期损益。计价措施一经拟定，未经批准，不得随意变更。仓储部门与财会部门应结合盘点成果对存货进行库龄分析，拟定与否需要计提存货跌价准备。经有关部门审批后，方可进行会计解决，并附有关书面记录材料。验收入库与保管制度1. 存货验收制度1.1.

13、 各分店负责质检的办事人员应对来货“订单”进行检查，验货原则：订货数量=实际送货数量，供货商多送的货不能收，严格按照“订单”收货对于有损坏的商品一律拒收。1.2. 各分店负责质检的办事人员在对供应商所持“订单”查验合格后，指派相应商品区域理货员与供货商送货员凭供应商所持我司的“订单”点验实物，认真核对商品名称、规格、编码保质期等信息，并精确填写每个商品实收数量。若有破损商品，则规定供货商带回，破损商品不能入库；若有供货商送货单某个（些）商品名称或条码等信息与“订单”上的某个（些）有差别，则这（些）商品信息上报营运管理部协调解决，不予收货，其她正常商品，继续如下环节。1.3. 验货完毕后，理货员

14、与供货商送货员在已填写实收数量的“订单”的签字，然后将“订单”传给营运管理部录入员，录入员根据“订单”制作“进货单”并打印，供货商送货员到录入员处领取“进货单”一式两联，再次与理货员校对验货商品与数量，核对无误后，理货员与供货商送货员签字，并加盖商品收货章，“进货单”供货商送货员携一联带回。1.4. 理货员凭“进货单”的此外一联上商品的库区库位对商品进行对照陈列，陈列完毕后“进货单”交营运管理部负责质量的办事人员。1.5. 厂家送货单一联，“进货单”一联，由营运管理部负责质量的办事人员集中汇总转交给总部财务部。2. 存货保管制度2.1. 仓库防火制度2.1.1. 保持防火通道畅通无阻，通道上不

15、得有一件物品；2.1.2. 保证防火器材完好有效；2.1.3. 严禁烟火，任何人不得在库内吸烟和使用打火机、火柴等；2.1.4. 严禁寄存易燃、易爆物品；2.1.5. 任何机动车辆不得进入库房。2.2. 仓库防水制度2.2.1. 每逢雨雪，库管员要认真检查库房有无漏水之处和地面返潮对货品的影响。发现问题，及时向主管报告；2.2.2. 库房打扫洒水，不得洇湿或浸湿货品及包装；2.2.3. 饮品不得放置在货品上面。2.3. 仓库防戍、防虫制度2.3.1. 严禁在库房内寄存食品；2.3.2. 经检查库内有无老鼠、蚂蚁、蛀虫，并投放药物。2.4. 仓库防盗制度2.4.1. 严禁闲杂人员进入库房。库管员

16、在离开库房时，要关好门窗、锁好门；2.4.2. 库房钥匙由库管员负责保管，库管员不得委托其她任何人代管钥匙；2.4.3. 库管员必须检查库房门窗与否牢固可靠，发现问题及时向主管报告，共同采用措施。2.5. 仓库例行检查制度2.5.1. 仓管人员每天对车间仓库至少进行一次安全、防护巡逻，保证仓库的安全、卫生正常，商品按品种、型号、规格堆放整洁，标签朝外；2.5.2. 仓库管理员提前十五分钟进入仓库对产品的堆放、标记、及防护状况进行检查，对不符合规定的状况及时予以纠正，并将检查及纠正状况登记在仓库日检表上；对仓库的防安全，门窗，电路等各方面工作进行检查及维护，做好仓容仓貌工作。2.5.3. 仓库管

17、理员负责对辖区内产品每一货号批号明示看板的设立。仓库管理员对所辖区内有哪些货号，产品放哪里，有多少必须做到心中有数，且以看板和台帐的形式反映出来，特别是对新品种、型号产品的入库必须精确及时；接受的产品必须按货号批号分开堆放整洁，杜绝不同种类、型号商品接受时集中堆放或同一型号商品分开放置。出库与盘点制度3. 存货发出制度3.1. 对自营商品，柜台如需补货，应由柜台向门店仓储管理人员提出申请，填写一式三联的“请货单”，经门店负责人签字后，一联交门店仓储管理人员处。3.2. 门店仓储人员对“请货单”中货品及审批核对后应尽快发出货品至柜台，并开具一式两联的“出库单”由柜台签字后，一联留存，一联随货同行

18、由柜台保管。3.3. 发出存货后门店仓储人员应及时登记存货台账，做到账实相符。4. 存货盘点及解决制度4.1. 存货定期或不定期进行盘点，年度终了迈进行一次全面的盘点清查。盘点工作重要由营运部和财务部负责组织。4.2. 由营运部制定盘点筹划，拟定是全面盘点，还是局部范畴的部门盘点，向门店、信息中心等有关盘点部门发送盘点告知和盘点日程筹划表。4.3. 准备工作4.3.1. 各门店将商品整顿陈列整洁，门店理货员按商品陈列位置抄录“手工盘点表”，核对手抄盘点表的精确性。4.3.2. 根据盘点日程安排，门店在盘点日营业完毕后，所有未录单据所有录入，所有未登帐单据所有审核登帐，保证帐面库存是最后盘点库存

19、。4.4. 开始盘点4.4.1. 营业结束后，实物盘点开始，理货员分柜组进行实物盘点，并在“手工盘点表”上填写商品盘点数量。4.4.2. 门店日结完毕后,在门店制作电脑“盘点表”，并打印。4.4.3. 按“手工盘点表”录入盘点数量，录入完毕后，生成盘点差别表。4.5. 盘点成果解决4.5.1. 营运部组织人员对金额或数量差别较大的要予以抽盘，查找差别因素，并用复盘数据改正先前的录入数据。4.5.2. 根据“盘点表”和实盘数通过系统生成“盘点报告”，报经副总经理或总经理审核批准后，并予以审核确认。4.5.3. 系统根据通过审核的“盘点报告”调节商品库存，并作为财务核算控制损耗的考核根据。4.6. 对于盘盈、盘亏及毁损、报废的存货应及时查明因素，分别状况解决：盘盈的存货，冲减当期管理费用；盘亏和毁损的存货，扣除过错人或保险公司赔款和残料价值后，计入当期的管理费用；存货毁损属於非常损失的，在扣除保险公司等赔款和残料价值之后，计入营业外支出。