业主档案管理标准作业程序.doc

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业主档案管理标准作业程序42020年5月29日文档仅供参考业主档案管理标准作业程序一、目的 规范业主档案的保管与跟踪工作。 二、适用范围 适用于物业业主档案的保管与跟踪 三、职责 1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。 2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。 四、程序要点 1、业主档案内容 (1)经业主签署后的。 (2)经业主签署后的。 (3)。 (4)。 (5)。 (6)。 (7)、相关图纸及施工单位资料。 (8)及处理结果资料。 (9)业主的有关证件复印件。 (10)其它应保存的资料。 2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。 3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。 4、业主档案的跟踪 (1)当发生下列情况变化时,服务处员工应将变化情况记录在业主档案中: 通讯电话联络方式发生变化时; 业主发生更替时。 (2)业主档案跟踪管理,由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电纲和其它服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。 5、业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处主任批准,经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。 6、业主档案应永久保存。 7、将各业主资料输入电脑进行管理。