某公司质量手册及程序文件025采购控制程序.docx

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1、XXXX有限公司 采购控制程序 版本/修订状态：B/1Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.XXX有限限公司控制状态：采购控制程程序 文件编号： SSJ/QQP-0025 文件版本： B 生效日期： 发文编号： 编制采购部审核XXX批准XXX采购控制流程图责任单位流程描述备注8技术部 采购部质量部采购部技术部总经理采购部生产部生产部采购部质量部生产部生产部库房供应商生产部财务部采购部采购信息1 价格确认2 供应商选择评审 审 批N Y3签订采购合同4采购计划组织到货 入库检验不合格品控制程序N

2、5Y装 机开入库单开发票6生产过程控制挂帐/结算审核、校对1BOM表表图纸、规规范233供应商评评定记录录可接受供供应商名名单3 55技术协议议5采购合同同质量协议议45采购计划划订货单供应商定定期评价价表5报检单进货检验验记录6入库单、发发票877采购方针：准确、及及时、低低价、优优质1 目的对采购及供供应商的的评定过过程进行行控制，以以确保采采购的产产品能够够满足本本公司和和客户的的需求。2 适用范围适用于对产产品有直直接影响响的原辅辅材料、零零件、包包装物、服服务采购购的控制制及供应应商的管管理。3 职责3.1 采采购员负负责对供供应商资资源和采采购的总总体策划划和管理理。3.2研发发部

3、负责责制定提提供完整整适用的的技术性性文件和和资料，必必要时对对供应商商的生产产工艺进进行辅导导。3.3质量量部负责责对采购购产品的的检验和和验证，和和对供应应商的品品质辅导导。4 工作程序4.1 采购策策划4.1.11 采购购产品重重要度分分类根据本公司司采购产产品的性性质，对对最终产产品的影影响程度度，对采采购产品品进行分分类：A类：对构构成最终终成品起起关键作作用，并并直接影影响到成成品质量量性能的的采购产产品。B类：对构构成最终终成品起起较大作作用，并并可能影影响到成成品质量量性能的的采购产产品。C类：对构构成最终终产品质质量及性性能无影影响的通通用件、标标准件及及辅助物物料的采采购产

4、品品。D类：设备备配件、工工装、夹夹具等。E类：办公公用品、劳劳保用品品。A、B、CC类采购购产品的的确定详详见BBOM表表。4.1.22 供应应商选择择、评定定：按供供应商管管理程序序执行行。4.2 采采购实施施4.2.11 采采购计划划编制制的依据据：a) 交货时间依依据：销销售要货货单、生生产指令令、采购购品生产产周期和和运输时时间、合合同评审审结果；b) 数量依据：产品BBOM表表、库存存情况（包包括合格格的和可可返工回回用的）、产产品合格格率、资资金占用用；c) 供应商依据据：可可接受供供应商名名单、供供应商生生产能力力、供应应商评定定结果、供供货业绩绩和价格格；d) 可能的偶发发性

5、事故故的考虑虑（包括括本公司司和供应应商）；e) 顾客后续订订单及可可能的订订单调整整；采购计划经经采购主主管审核核后签字字生效，以以作为签签发采购购合同的的依据。4.2.22 采采购资料料4.2.22.1 必须能能清楚完完整的说说明所采采购产品品的要求求，适宜宜时包括括：a) 产品、程序序、过程程和设备备的批准准要求b) 人员资格的的要求c) 质量管理体体系要求求可分别在采采购协议议、订订货单及及图纸工工艺文件件中体现现。4.2.2.2 对于A，BB类产品品由采购购主管负负责与供供应商签签订采采购协议议后，由由采购员员将订订货单传传真给供供应商进进行采购购，对于于C类产产品由采采购员直直接进

6、行行电话或或现场采采购。4.2.2.3 采购资料的的审核：采购资资料在发发放前，采采购主管管应仔细细检查其其完整性性和适用用性。4.2.2.4 订货单的的发放和和更改：由采购购员及时时发放供供应商。如如遇更改改，由采采购员及及时电话话或传真真通知供供应商，同同时做好好相应记记录。4.3 采购监控4.3.11 采采购品交交付时间间、数量量和品质质的监控控4.3.11.1 供应商商根据采采购员的的订货货单按按时交付付到指定定库房，采采购产品品进入本本公司后后，由仓仓库保管管员按库库房管理理规定清清点并核核实送送货单，指指挥分批批存放在在待检区区或指定定地点，做做好相应应的产品品标识和和检验状状态标

7、识识，并填填写报报检单及及时通知知质量部部按产产品监视视和测量量控制程程序进进行检验验和试验验，根据据检验结结果，办办理相应应的手续续。4.3.11.2 采购主主管及时时安排好好对采购购计划的的监控，并并根据各各仓库上上报的采采购产品品入库情情况填写写采购购计划/进度表，对对采购合合同进行行追踪。4.3.11.3 监控方方式及适适用时机机根据采购产产品对最最终产品品影响的的重要程程度、生生产或业业务需求求的急迫迫性、供供应商的的能力和和供货业业绩，可可运用以以下一种种或多种种监控方方式a) 计划划执行中中期征询询：适用用于每采采购合同同b) 实地地查访：当供应应商有不不诚信表表现时c) 派驻驻

8、代表：产品重重要度为为A、BB类；供供应商管管理水平平不佳；此产品品供不应应求；采采购品质质量主要要由生产产过程决决定、不不易通过过检测实实现；供供应商制制造专业业水准差差、需要要辅导监监管等。d) 供应应商主动动反映：在采购购协议中中规定，当当供应商商在时间间、数量量和品质质上存在在交货风风险时，必必须主动动提前反反馈，以以便采购购主管有有时间采采取相应应对策。e) 进货货检验和和试验：常规品品质监控控方式。f) 到供供应商货货源处验验货：本本公司无无此类产产品检测测设备，仅仅凭质量量证明文文件和记记录还不不能保证证，存在在质量风风险时；交货时时间紧迫迫，一旦旦在进货货检验时时发现质质量问题

9、题有可能能直接影影响到本本公司向向顾客的的交货；一次或或多次的的不良交交货记录录，需到到供应商商处探查查究竟，以以便采取取相应对对策；客客户规定定要到供供应商货货源处验验货；当当需要采采取此种种监管方方式时，必必须在相相应的采采购信息息中确定定预期的的验证安安排和产产品放行行方式。4.3.11.4 监控结结果及反反应方式式a) 当供供应商不不能满足足1000%按时时交付时时，可按按下表的的提示做做出快速速反应。为为确保反反应计划划有效，在在确定反反应计划划时可多多种方法法并举，在在一种反反应计划划失效时时，其余余反应计计划能发发挥作用用，以防防止循序序反应所所带来的的时间上上的延误误。反应原则

10、：将采购购对生产产和业务务的影响响降至最最低限度度。项目结果反应方式时间提前根据目前库库容和后后续物资资到库计计划决定定，嘱咐咐以后按按计划延误可能延误马上通知生生产，同同时密切切监控，作作好应对对策略确定延误马上通知生生产，由由生产决决定具体体更改数量不足通知生产，同同时作好好补足的的措施多余退回或暂存存而不入入账品质不良不良率过高高预计会会导致生生产不足足就地或退回回分选，同同时不足足不良部部分，并并通知生生产部门门批不良初步确定原原因以决决定马上上补交或或另行采采购，同同时通知知生产以上监控结结果记录录在采采购计划划/进度度追踪表表上。b) 当品质不良良是在生生产过程程中发现现时，按按生

11、产产过程控控制程序序的生生产异常常处理要要求和不不合格品品控制程程序规规定执行行。c) 品质不良和和数量差差异来自自于仓库库定期盘盘查时，按按仓库库管理规规定执执行。d) 当品质不良良来自与与顾客投投诉和售售后服务务中发现现的属于于采购品品问题时时，按纠纠正和预预防措施施管理程程序执执行。4.3.22 采采购价格格的监控控：由财财务部根根据市场场物资行行情按相相应的财财务管理理制度执执行。4.3.33 供供应商的的监控：采购人人员根据据平时与与供应商商的接触触和了解解，动态态掌握供供应商的的各方面面变化及及趋势可可能对物物资供应应和品质质的影响响，如组组织机构构人事变变化、企企业性质质变化、资

12、资金周转转状况、金金融信誉誉、客户户群变化化、生产产规模生生产设备备检测设设备变化化等，再再结合每每年发放放供应应商基本本情况调调查表了了解相关关信息，以以便使相相应的采采购决定定更加科科学合理理。4.4 采购品品及供应应商数据据分析4.4.11 数据据收集整整理和传传递信息内容收集职责和和报告路路线使用的表格格交货质量状状况时间和数量量仓库采购购采购计划划/进度度表产品质量质量采购购进货检验验报告供应商定定期评价价表线内采购品品质量状状况仓库采购购入库单及及其统计计售后产品质质量状况况业务质量量采购信息反馈馈单库存品数量量和质量量状况仓库质量量采购库存报表表采购价格和和成本财务采购购、总经经

13、理信息反馈馈单、财财务报表表、分析析报告4.4.22 统统计分析析：根据据采购品品对生产产和业务务造成的的影响的的现实状状况，为为实现采采购方针针确保当当前供应应、符合合将来发发展、不不断降低低采购成成本和价价格、与与供应商商携手共共进的要要求，根根据4.4.11条掌握握的基本本数据，可可按供应应商、采采购产品品类别和和规格、采采购流程程管理中中的各过过程进行行分析，明明确流程程管理中中各方面面的责任任。4.5 分析结结果处理理和采购购绩效改改进4.5.11 供供应商交交货业绩绩和等级级调整的的通知：采购主主管每月月6日以以前将供供应商的的交货业业绩和等等级调整整以及按按采购购协议执执行的结结

14、果以供供应商质质量信息息反馈单单的形形式发放放至每个个供应商商，并对对各供应应商的供供货业绩绩和状况况在采购购主管以以进货货质量汇汇总评定定表的的形式加加以公布布。4.5.22 采采购业绩绩的改进进：业绩绩改进的的程序和和总体要要求按公公司的持持续改进进管理程程序和和纠正正和预防防措施管管理程序序执行行。4.5.22.1 供应商商改进决决定：采采购主管管根据监监控和数数据统计计分析的的结果，对对存在供供货及时时性和品品质问题题的供应应商及时时发放供应商质量信息反馈单（有轻微不合格可以挑选或回用时适用）、8D报告（批量退货或生产中发现严重质量问题时适用）要求供应商整改和反馈。4.5.22.2 本

15、公司司的改进进决定a) 采购策略调调整：采采购比例例调整、外外购和内内制转换换、采购购价格调调整、付付款政策策和处罚罚力度调调整；b) 供应商开发发：开发发手段需需根据实实际情况况决定，以以下是可可供选择择的方式式： 选择新供应应商 安排第二方方审核 对供应商进进行技术术辅导 要求供应商商进行质质量体系系认证采购主管将将以上的的开发决决定随时时纳入到到供应应商开发发计划中中进行执执行和跟跟踪。c) 内部管理完完善：人人员管理理（考核核、人员员调整、帮帮助、培培训、激激励等）、流流程管理理改善、内内外部接接口管理理改善。4.5.33 公公司内部部沟通：采购主主管每月月或根据据上级领领导的要要求将

16、采采购管理理的结果果、采购购管理决决定、设设想和建建议按各各部门的的报告要要求整整理成采采购报告告，按信信息沟通通管理程程序执执行，提提交总经经理和在在相关会会议上沟沟通。4.5.44 改改进事项项跟踪：采购主主管经理理对4.5条款款落实的的改进事事项落实实人员进进行跟踪踪和记录录。4.5.55 效效果评估估和经验验交流：采购主主管经理理每月对对以上改改进事项项的措施施效果进进行评估估，对失失误和经经验进行行总结和和交流，对对有效的的措施需需进行文文件化固固定或更更改的地地方按文文件控制制程序的的要求进进行。5 相关文件5.1 供供应商管管理程序序5.2 产产品监视视和测量量控制程程序5.3 不不合格品品控制程程序5.4 库库房管理理规定5.5 信信息沟通通管理程程序5.6 持持续改进进管理程程序5.7 纠纠正和预预防措施施管理程程序5.8 文文件控制制程序6 相关记录6.1 采采购协议议 更更改后保保存一年年6.2 采采购计划划 保保存期一一年6.3 订订货单 保保存期三三年6.4 供应商质量信息反馈单 保存期一年6.5 供供应商定定期评价价表 保存存期三年年6.6 供供应商开开发计划划 保保存期三三年6.7 信息反馈单 保存期一年12/6