高效能时间管理精选PPT.ppt

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1、高效能时间管理高效能时间管理第1页，此课件共43页哦2习惯成习惯成自然自然知道知道相信相信实践实践绩效绩效学习是学习是能够正确地感知能够正确地感知能够正确地采取能够正确地采取行动行动能够正确地思考能够正确地思考能够正确地生活能够正确地生活重新定义学习重新定义学习学习三要诀：开心、开放、开动第2页，此课件共43页哦认识时间的本质认识时间的本质 11第3页，此课件共43页哦第4页，此课件共43页哦管理追求管理追求“效率效率”和和“效果效果”手段：效率手段：效率结果：效果结果：效果 资资源源利利用用目目标标实实现现低浪费低浪费高成就高成就目标目标管理者最重要的事：创造企业的价值、绩效和利润管理者最重

2、要的事：创造企业的价值、绩效和利润第5页，此课件共43页哦 时间是最贵而有限的资源，若不善时间是最贵而有限的资源，若不善加管理，一切失之于惘然，评估一个人加管理，一切失之于惘然，评估一个人日行成效，最容易的做法就是考核其对日行成效，最容易的做法就是考核其对时间管理及应用时间管理及应用世界管理大师彼德世界管理大师彼德世界管理大师彼德世界管理大师彼德.杜拉克杜拉克杜拉克杜拉克第6页，此课件共43页哦q工作效率低、办事拖拉工作效率低、办事拖拉q时间观念差，工作时磨磨蹭噌时间观念差，工作时磨磨蹭噌q工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次q经常被电话、不速之客干扰经常被

3、电话、不速之客干扰q上班时间不紧凑，晚上加班干上班时间不紧凑，晚上加班干q什么事情都愿意管，认为自己很忙才好什么事情都愿意管，认为自己很忙才好q没有目标、没有计划、人云亦云没有目标、没有计划、人云亦云q零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间q没有时间安排表，由别人来安排没有时间安排表，由别人来安排q不会休息、不会娱乐、没有空闲不会休息、不会娱乐、没有空闲你是否有这样的一些习惯你是否有这样的一些习惯第7页，此课件共43页哦工作效率不高的的根源工作效率不高的的根源?不不不不速之客闯入速之客闯入速之客闯入速之客闯入 话干扰话干扰话干扰话干扰 经常加班加点经常

4、加班加点经常加班加点经常加班加点 穷于应付突发事件穷于应付突发事件穷于应付突发事件穷于应付突发事件漫谈、聊天漫谈、聊天漫谈、聊天漫谈、聊天 交交交交待不清，事情做错待不清，事情做错待不清，事情做错待不清，事情做错 不敢拍板，等指示不敢拍板，等指示不敢拍板，等指示不敢拍板，等指示 考考考考虑事情过于复杂虑事情过于复杂虑事情过于复杂虑事情过于复杂 管事必亲躬管事必亲躬管事必亲躬管事必亲躬 完完完完美主义办事美主义办事美主义办事美主义办事 凭记忆办事凭记忆办事凭记忆办事凭记忆办事 主办人员迟到主办人员迟到主办人员迟到主办人员迟到缺乏明确的目标缺乏明确的目标缺乏明确的目标缺乏明确的目标拖延拖延拖延拖延

5、缺乏优先顺序缺乏优先顺序缺乏优先顺序缺乏优先顺序想做的事情太多，而且有头无尾想做的事情太多，而且有头无尾想做的事情太多，而且有头无尾想做的事情太多，而且有头无尾缺乏条理与整洁缺乏条理与整洁缺乏条理与整洁缺乏条理与整洁不懂授权不懂授权不懂授权不懂授权不会拒绝别人的请求不会拒绝别人的请求不会拒绝别人的请求不会拒绝别人的请求仓促决策仓促决策仓促决策仓促决策懒惰与心理消极懒惰与心理消极懒惰与心理消极懒惰与心理消极行动缓慢行动缓慢行动缓慢行动缓慢做事拖拉做事拖拉做事拖拉做事拖拉 会议很长会议很长会议很长会议很长第8页，此课件共43页哦既然知道了问题：为什么安于现状既然知道了问题：为什么安于现状?为为为为

6、何你我不满意现状何你我不满意现状何你我不满意现状何你我不满意现状,但是但是但是但是却安于现状却安于现状却安于现状却安于现状?l1.1.无奈无无奈无奈奈l2.2.不确认改变之后会更好不确认改变之后会更好l3.3.因为现状是你我最熟悉的因为现状是你我最熟悉的当你开始不满意现状时，表示会有新的事物发生在你的身上当你开始不满意现状时，表示会有新的事物发生在你的身上但是要用但是要用用用“新的思考方式新的思考方式”第9页，此课件共43页哦时间管理的真相时间管理的真相2第10页，此课件共43页哦有效地有效地利用时间是利用时间是高效率高效率的工作的基础的工作的基础l把时间用于重要的事情上，而不只是紧急的事情上

7、把时间用于重要的事情上，而不只是紧急的事情上l要能够区分什么是重要的，什么是紧急的要能够区分什么是重要的，什么是紧急的l结果而非方法是时间管理策略的重点结果而非方法是时间管理策略的重点l有理由在必须说有理由在必须说“不不”的时候不感觉内疚的时候不感觉内疚时间管理的关键不在于是否懂得讲师们所说优先排序之类的那些方法，而在于时间管理的关键不在于是否懂得讲师们所说优先排序之类的那些方法，而在于个人习惯个人习惯的知觉与克服，即的知觉与克服，即:个人事务的管理。个人事务的管理。第11页，此课件共43页哦时间发展足迹时间发展足迹时间发展足迹时间发展足迹人生管理人生管理=指南针管理指南针管理+时钟管时钟管理

8、理优先顺序优先顺序日历与日历与预约表预约表便笺与备忘录便笺与备忘录第四代时间第四代时间第三代时间第三代时间第二代时间第二代时间第一代时间第一代时间第12页，此课件共43页哦周一周一 20102010年年1111月月9 9日日按ABC分类起至时间今日事项 要事第一（A类最重要 B类重要 C类次重要）做 周绩效评估会议 2小时 天津代理商来参观公司 1小时 新产品新闻发布会 3小时 知名记者专访 1小时 杭州大客户来访 2小时 核心员工离职 2小时 与总经理开会 2小时 电话沟通华南工作 1小时背景：此表是一位营销副总王先生今天要做的事情，加起来要花去14个小时，如何安排好？原因？马上练习第13页

9、，此课件共43页哦DiarizeDiarize（定出做的时间）（定出做的时间）变为变为Do it laterDo it later（呆会做）（呆会做）4D4D原则原则Do it nowDo it now！Dont do itDont do it。重重重重 要要要要 紧紧紧紧 迫迫迫迫DelegateDelegate规划做规划做马上做马上做放弃做放弃做授权做授权做1 1、防患未然、防患未然2 2、准备工作、准备工作3 3、改进产能、改进产能4 4、人际关系、人际关系5 5、规划、休闲、规划、休闲1 1、紧急状况、紧急状况2 2、迫切问题、迫切问题3 3、限期完成的会议或工作、限期完成的会议或工作

10、1 1、忙碌琐碎的事、忙碌琐碎的事2 2、处理文件等函件、处理文件等函件3 3、无聊电话、无聊电话4 4、浪费性时间、浪费性时间5 5、逃避性活动、逃避性活动1 1、造成干扰、造成干扰的访问、电的访问、电话、信件、话、信件、报告报告2 2、许多迫在、许多迫在眉睫的急事眉睫的急事3 3、不速之客、不速之客4 4、某些会议、某些会议5 5、受欢迎的、受欢迎的事情事情第14页，此课件共43页哦有远见、有理想有远见、有理想平衡、纪律、自制平衡、纪律、自制少有危机少有危机偏重的结果偏重的结果压力压力筋疲力尽筋疲力尽危机处理危机处理忙于收拾残局忙于收拾残局无责任感无责任感工作不保、经常跳槽工作不保、经常跳

11、槽依赖他人或社会机构为生依赖他人或社会机构为生重重重重 要要要要 紧紧紧紧 迫迫迫迫短视近利短视近利危机处理危机处理轻视目标与计划轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人人际关系破裂人际关系破裂不不不不重重重重要要要要第15页，此课件共43页哦营销经理如何安排这一天营销经理如何安排这一天邀请总经理共进午餐（邀请总经理共进午餐（1-1.51-1.5小时）小时）处理积压过多的公文（处理积压过多的公文（1-1.51-1.5小时）小时）与业务经理讨论上个月的业绩情况（与业务经理讨论上个月的业绩情况（4 4 小时小时 ）处理急待回复的若干信件（处理急待回复的若干信件（1 1小时）小时）浏览

12、相关的行业杂志（浏览相关的行业杂志（0.50.5小时）小时）为下个月的业务会议准备口头汇报（为下个月的业务会议准备口头汇报（2 2小时）小时）为客户撰写项目建议书（为客户撰写项目建议书（2-32-3天）天）回复总经理分派的工作（回复总经理分派的工作（0.50.5小时）小时）辞退小李，与其谈话（辞退小李，与其谈话（1515分钟）分钟）参加公司下午两点召开的主管会议，但议题不明（参加公司下午两点召开的主管会议，但议题不明（1 1小时）小时）聆听下属关于项目进展情况的报告（聆听下属关于项目进展情况的报告（0.50.5小时）小时）1313小时，如何安排？每人小时，如何安排？每人2 2分钟的时间分钟的时

13、间案例研讨案例研讨第16页，此课件共43页哦用用“6W 3H 6W 3H”提高时间使用率提高时间使用率WHYWHY为什么要制定这个措施？为什么要制定这个措施？WHATWHAT到达什么目标？到达什么目标？WHEREWHERE在何处执行？在何处执行？WHOWHO有谁负责完成？有谁负责完成？WHENWHEN什么时间完成？什么时间完成？WHICHWHICH各种选择及优先顺序？各种选择及优先顺序？How toHow to怎么执行？怎么执行？找出问题的真正原因找出问题的真正原因 确定解决问题的重点对策确定解决问题的重点对策 制定解决问题的行动计划制定解决问题的行动计划How manyHow many工作数

14、量多少工作数量多少?How muchHow much多少预算费用多少预算费用?第17页，此课件共43页哦工作效率提升的策略工作效率提升的策略3第18页，此课件共43页哦19彼得彼得.德鲁克的问题德鲁克的问题是先有工作是先有工作 还是先有目标？还是先有目标？第19页，此课件共43页哦问题一问题一问题一问题一 动机动机没有目标，人生、工作缺乏方向没有目标，人生、工作缺乏方向完完成成工工作作的的时时标标准准目标量化三要素目标量化三要素数量质量目标量化目标量化三要素三要素完成工作的时间量完成工作的时间量完完成成工工作作的的时时数数量量 措施措施措施措施:以终为始，管道人生以终为始，管道人生以终为始，管

15、道人生以终为始，管道人生第20页，此课件共43页哦互动：大家想大家想3 3分钟分钟l工工作上：您的目标在哪里？您的策略是什么？作上：您的目标在哪里？您的策略是什么？（短中期目标）（短中期目标）l对于人生：您的目标在哪里？您的策略是什么？对于人生：您的目标在哪里？您的策略是什么？（短中期目标）（短中期目标）l请大家写在白纸上请大家写在白纸上第21页，此课件共43页哦问题二问题二问题二问题二 行为行为缺乏条理与计划，寻找占用了你所有时间缺乏条理与计划，寻找占用了你所有时间 保持重点保持重点 80/20 80/20 的运用的运用备注：做计划是珍惜时间的最有效途径备注：做计划是珍惜时间的最有效途径 ！

16、80/2080/20定律定律案例：在老家修车两家老板的对比案例：在老家修车两家老板的对比 措施措施措施措施:时间矩阵，实施计划时间矩阵，实施计划时间矩阵，实施计划时间矩阵，实施计划第22页，此课件共43页哦时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法 保持办公桌的整洁有序保持办公桌的整洁有序工作环境工作环境“6 6”不同层次员工的准备工作不同层次员工的准备工作不同层次员工的准备工作不同层次员工的准备工作金领高管的准备工作金领高管的准备工作、整体工作目标、阶段性工作规划、整体工作目标、阶段性工作规划、下级状况备忘录、用好秘书这个帮手、下级状况备忘录、用好秘书这个帮手白领阶层的办公室白领阶层的办公室“

17、”、工作计划表、常用文件及工具书、工作计划表、常用文件及工具书、柜子及办公室桌清理、相关人员通讯录、柜子及办公室桌清理、相关人员通讯录杂乱的办公桌显示杂乱的心思。文件的堆积将妨碍注意力的集中，导致情绪紧张，以及增加翻查的时间掌握现时工作环境掌握现时工作环境-找出影响你的外在的东西找出影响你的外在的东西 第23页，此课件共43页哦如何保持办公桌的整洁有序如何保持办公桌的整洁有序将所有可以吸引你视线的东西全挪开将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面将你每天必须用的文具放在上面 (电话电话,时间表时间表,笔记本笔记本,日历日历,笔座笔座.).)将你要用的器材放在容易找到的地方将

18、你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金语良言放在你抬头可以看到的地方把以下可以鼓励自己的金语良言放在你抬头可以看到的地方将一些你知道不会作出反应的信件抛弃将一些你知道不会作出反应的信件抛弃利用文件夹来将不同的文件归档利用文件夹来将不同的文件归档第24页，此课件共43页哦时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法 避免干扰避免干扰 不要采取无条件的不要采取无条件的“门户开放政策门户开放政策”安排秘书挡驾（电话、不速之客等）安排秘书挡驾（电话、不速之客等）站立会客站立会客 在办公室外接见外界不速之客在办公室外接见外界不速之客 让秘书控制会谈时间让秘书控制会谈时间 面谈面谈以下时间问题如

19、何解决？以下时间问题如何解决？上级管理烦 同级管理-差 下级管理-松第25页，此课件共43页哦时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法 学会说学会说“不不”拒绝的学问拒绝的学问拒绝的学问拒绝的学问灵活运用日常价值法灵活运用日常价值法快速反应，马上决断快速反应，马上决断注意国人的注意国人的“讲面子讲面子”婉言谢绝，而非强力拒绝婉言谢绝，而非强力拒绝动之以情，晓之以理动之以情，晓之以理提供良好的建议提供良好的建议 不不-学会对别人说这个字，可委婉可直接学会对别人说这个字，可委婉可直接 第26页，此课件共43页哦问题三问题三问题三问题三 角色错位角色错位努力的

20、做了不该做的事努力的做了不该做的事 高层高层战略战略方向方向 中层中层战术战术方案方案 员工员工战斗战斗状态状态第27页，此课件共43页哦时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法 授权授权通过别人把事情做好通过别人把事情做好 “事必躬亲事必躬亲”是管理者的一个严重的时间陷阱。跨越这种陷阱的唯一途是管理者的一个严重的时间陷阱。跨越这种陷阱的唯一途径便是径便是“授权授权”。在探讨授权的真义与授权的技巧之前，希望你先根据底下的测验，做一番自我考核，在探讨授权的真义与授权的技巧之前，希望你先根据底下的测验，做一番自我考核，看看自己是否具有看看自己是否具有“事必躬

21、亲事必躬亲”的倾向。的倾向。为什么怕授权？为什么怕授权？下属功高盖主/怕部属做不好/自己做比较放心/不愿意放弃权力/对下属不信任第28页，此课件共43页哦1 1、拖延的现象分析、拖延的现象分析背后本质是不用承担责任背后本质是不用承担责任2 2、拖延的、拖延的8 8大原因大原因 复杂任务的担忧复杂任务的担忧 /害怕犯错害怕犯错 /犹豫不决犹豫不决 /对事先优先次序的困惑对事先优先次序的困惑/对琐事的厌烦对琐事的厌烦 /缺乏关注的重点缺乏关注的重点 /懒惰懒惰 /状态不精状态不精 措施措施措施措施:立即行动，不进则退立即行动，不进则退立即行动，不进则退立即行动，不进则退 1 1、立即行动，请勿拖延

22、、立即行动，请勿拖延 2 2、职责所在，请勿推辞、职责所在，请勿推辞 3 3、关注细节，一丝不苟、关注细节，一丝不苟问题三问题三 拖延乌龟跑的比兔子快 第29页，此课件共43页哦导致一个人约会迟到的理由大概有以下各种原因：导致一个人约会迟到的理由大概有以下各种原因：(1)(1)担心早到而无所事事；担心早到而无所事事；(2)(2)对时间的敏感性及判断力不够；对时间的敏感性及判断力不够；(3)(3)处事不富条理而延误时间；处事不富条理而延误时间；(4)(4)对约会的对象欠缺尊重；对约会的对象欠缺尊重；(5)(5)轻视守时的价值；轻视守时的价值；(6)(6)视不守时为洒脱；视不守时为洒脱；(7)(7

23、)以约会迟到作为显示权威或身份的手段。以约会迟到作为显示权威或身份的手段。时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法 准时准点准时准点第30页，此课件共43页哦1 1、正确认识执行力、正确认识执行力2 2、结果第一，完美第二、结果第一，完美第二3 3、认真第一，聪明第二、认真第一，聪明第二4 4、歪歪斜斜的到达终点与整整齐齐的站在原地、歪歪斜斜的到达终点与整整齐齐的站在原地 措施措施措施措施:职业素养，全力以赴职业素养，全力以赴职业素养，全力以赴职业素养，全力以赴问题四问题四 只追求完美，缺乏迅速行动第31页，此课件共43页哦1、沟通与做事的准则：讲到点上、反馈及时、主动协商、对事不对人、沟通与

24、做事的准则：讲到点上、反馈及时、主动协商、对事不对人2 2、正确把握员工状态，有效安排、正确把握员工状态，有效安排3 3、把握沟通要诀，激励员工工作意愿、把握沟通要诀，激励员工工作意愿问题五问题五 无效沟通，工作滞后第32页，此课件共43页哦自我否定，走不出自我的框架自我否定，走不出自我的框架化繁为简与寻求合作化繁为简与寻求合作 措施措施措施措施:寻找捷径，脑力激荡寻找捷径，脑力激荡寻找捷径，脑力激荡寻找捷径，脑力激荡问题六问题六 自我设限，杀死了你的潜能力第33页，此课件共43页哦ABCDFE带着建议赴会，带着任务离开带着建议赴会，带着任务离开时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法 开有效

25、的会议开有效的会议第34页，此课件共43页哦1 1、正确认识执行力、正确认识执行力2 2、结果第一，完美第二、结果第一，完美第二3 3、认真第一，聪明第二、认真第一，聪明第二4 4、歪歪斜斜的到达终点与整整齐齐的站在原地、歪歪斜斜的到达终点与整整齐齐的站在原地 措施措施措施措施:职业素养，全力以赴职业素养，全力以赴职业素养，全力以赴职业素养，全力以赴问题六问题六 过于追求完美，缺乏迅速行动第35页，此课件共43页哦习惯的形成与人际习惯的形成与人际4第36页，此课件共43页哦时间管理的策略与方法时间管理的策略与方法建立良好的习惯（改变你的行动链）建立良好的习惯（改变你的行动链）结果导向结果导向

26、策略优先策略优先 行动快速行动快速写下想改变的习惯写下想改变的习惯写下你的目标写下你的目标列出习惯带来的问题列出习惯带来的问题列出改变习惯的好处列出改变习惯的好处奖励自己奖励自己坚持坚持2121天天回顾新的习惯行为回顾新的习惯行为第37页，此课件共43页哦团队组织的时间管理与工作效率团队组织的时间管理与工作效率案例案例案例案例：华为的时间管理华为的时间管理韵律原则韵律原则1 1、保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断，要多用、保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如打扰性不强的沟通方式（如e-maile-mail

27、），要适当的与上司沟通减少上司地打扰等；），要适当的与上司沟通减少上司地打扰等；2 2、要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。、要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。第38页，此课件共43页哦体质体质体质体质通过自我监测，发现并充分利用自己的高峰期通过自我监测，发现并充分利用自己的高峰期通过自我监测，发现并充分利用自己的高峰期通过自我监测，发现并充分利用自己的高峰期一般一般10-1210-12点，需要充足的睡眠和营养充足的早餐（防止低血糖时间）点，需要充足的睡眠和营养充足的早餐（防止低血糖时间）下午下午3-53-5点，

28、午餐不能太饱点，午餐不能太饱晚上晚上10-1110-11点，晚上不能太饱，绝不能沉迷于电视连续剧点，晚上不能太饱，绝不能沉迷于电视连续剧提升精力提升精力 按时睡觉和起床按时睡觉和起床 少食多餐，每天少食多餐，每天5-65-6餐餐 每天吃早餐每天吃早餐 每天喝每天喝48-6448-64盎盎(ang)(ang)司水司水 工作工作9090分钟短暂活动一下分钟短暂活动一下 每天进行身体锻炼每天进行身体锻炼 每星期每星期2 2次力量训练次力量训练 做自己喜欢的事做自己喜欢的事第39页，此课件共43页哦今天事情今天办，困难事情想法办；今天事情今天办，困难事情想法办；复杂事情梳理办，琐碎事情抽空办；复杂事情

29、梳理办，琐碎事情抽空办；重要事情优先办，能办事情马上办；重要事情优先办，能办事情马上办；分外事情协助办，个人事情下班办；分外事情协助办，个人事情下班办；所有事情认真办，违法事情不要办！所有事情认真办，违法事情不要办！时间管理与工作效率时间管理与工作效率顺口溜顺口溜第40页，此课件共43页哦我所拥有唯一的我所拥有唯一的力量力量就是当下的力量就是当下的力量昨日已不可追昨日已不可追明天是未知数明天是未知数只有只有“当下当下”才最真实才最真实人最不满意的是现在、此刻人最不满意的是现在、此刻活活于于当当下下，价价值值最最大大第41页，此课件共43页哦赠送资赠送资料料1 1、时间管理测试表、时间管理测试表2 2、周、月、日计划表、周、月、日计划表3 3、时间管理、时间管理3636计计4 4、管理自我提升测试题、管理自我提升测试题第42页，此课件共43页哦享受工作享受工作 享受生活享受生活第43页，此课件共43页哦