《质量管理体系文件》QP-01文件控制程序 (2).doc

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1、编制审核批准日期日期日期文件使用部门部门签收部门签收财务部采购部生产部品质部研发部仓库人力资源部销售部文 件 修 订 记 录日期修改类型版本修改原因修改内容修改人批准人1 目的：通过对质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各类文件的使用处于有效版本，保证与质量体系有关的所有文件处于受控状态。2范围：适用于本公司与质量体系有关的所有文件和资料的控制及管理。3 职责：3.1人力资源部/文控负责公司所有与质量体系有关的文件管理、分类、编号、发放、回收、销毁、体系文件原稿的保存。3.2 相关部门负责文件的使用、维护及保存等。4程序：4.1 文件的编制与审批4.1.1各类文件的日期书写统一按年月日的

2、顺序书写。书写方式为：2011-1-16或2011.1.164.1.2 所有受控文件不能随意涂改，增删工作内容。4.1.3 文件审批权一览表:4.1.4文件审批权责一览表执行,相关责任人需在2个工作日之内将会审意见回复编制部门,如无回复,则视为同意, 编制部门根据各部门的会审意见沟通后定稿。定稿后由编制部门负责打印,填写文件审批单，相关部门负责人会签确认后，再交人力资源部发行序号文件阶层文件类型编 制审 核批 准备 注1一阶质量管理手册（QM）管理者代表副总总经理2二阶程序文件（QP）各部门经理管理者代表副总3三阶作业指导书/检验标准/管理制度等规范性文件（WI）各部门组员/工程师 部门经理

3、部门经理/总工4四阶表格（FM）各部门组员/工程师各部门经理各部门经理4.2 文件编号原则：文件类别（QM为质量手册）PPTQM4.2.1 质量手册编号原则：公司代码QP 4.2.2 程序文件编号原则：001流水号程序文件 SE4.2.3 工作文件编号原则：（部门代号请参阅4.2.6部门代号一览表）：001WI流水号文件类别（WI为作业指导书）部门代号（SE为销售部）4.2.4 质量记录编号原则：流水号001SEFM部门代号（SE为销售部）表格4.2.5 外来文件及表格编号原则：采用原始编号和版本4.2.6 部门代号一览表： （所有文件、表格以拼音部门代号编码）部门部门代号部门部门代号部门部门

4、代号销售部SE财务部FD研发部RD 采购部PU生产部PD仓库ST品质部QA文控DCC人力资源部HR总经办MG4.2.8 各部门文件受控号一览表区域受控号区域受控号区域受控号产品开发部01销售部06品质部02生产部07采购部03仓库08人力资源部04财务部054.3 文件的发放4.3.1各级文件由人力资源部按批准人批准的文件审批单发放，文件编制部门在确定文件发放部门及份数时，要考虑相关部门在使用处均能获得适用文件。4.3.2文件发放前由各部门打印原件，申请人填写文件审批单，经相关人员批准后交人力资源部，并同时将文件电子档案E-MAIL给人力资源部，人力资源部收到打印原件及电子档案文件后依文件审批

5、单发放，相关部门签收。4.3.3 发放的文件分“受控文件”和“非受控文件”两种。“受控”文件指直接用于指导加工和服务或影响系统运作的文件;如：外来文件、质量手册、程序文件和作业指导书类文件。“非受控文件”指不会受版本更改控制的文件,不需回收及更新，只作参考，不做管控，也不能作为工作指导的依据。4.3.4受控文件有两种发放方式，一种为白纸复印发放，另一种为网上共享。白纸复印件由人事行政部加盖红色的“受控”章。4.3.5 所有指导生产制造过程的信息，相关责任部门在发放邮件的同时必须将其内容转化为公司内部标准格式文件，并受控发放（E-mail只作信息传递，为临时指示文件）。网上共享由人力资源部将电子

6、档案文件存服务器相应文件夹内。4.3.6 网上共享的受控文件仅供各部门从网上查阅，不可打印出来作为生产现场的受控文件使用。4.3.7 申请内部使用的参考文件由人力资源部视实际需要发放。所有非受控文件由人力资源部加盖蓝色的“非受控文件”印章后发放，不予登记。4.3.8 有关部门需申请补发其它部门制作的受控文件时，需填写文件审批单经本部门经理审核后，人力资源部批准后再按文件审批单发放，文件发放批准按4.1.2文件审批权限执行。4.4 受控文件的修改4.4.1相关人员认为受控文件存在不合理或条件发生变化时，及时反馈给文件编制人员。所有修改、审核、会审及批准按4.1.2执行。4.4.2现场作业指导书需

7、更改时，原则上由原编制人修改，原编制人员不在职时由相关人员修改，填写文件审批单后,将修改主要内容或项目填写于“文件摘要”栏内，修改内容较多时可以采用附页形式。经相关责任人审批后，方可进行换页，同受控文件发放流程。4.4.3为便于识别新修订的文件内容及状态，当次文件修订处用下划线标注清楚 （工作岗位说明书、组织架构图及表格类、图形类的文件除外）。4.4.4 每份文件首页建立文件修订履历表，编制部门应简略将修订的内容填入表内。当修订内容较多不便于填入表格内时，应注册修订的条款序号。4.4.5修改后文件的发放依4.2执行。4.5文件的版次4.5.1质量手册的原始版本为A0，如修改某一页，则该页版本为

8、A1，累计修改10次后，整份手册收回，换为B0版，依次类推。4.5.2程序文件及三级文件、附件的版本号由1位英文字母和1位数字构成，即XY（版本号，修订号）。例如：A0表示原版文件，A1表示第一次修改，依次类推。程序文件及三级文件、附件修改累计超过10次，应当换为B0版。版本号改变前后文件名称须保持一致。文件一次修订之内容较多时或者程序发生重大变化时，文件需进行版本变更,换为B0版。4.6 受控文件的作废及回收处理 4.6.1文件编制部门每季度第一个月对所负责的受控文件进行实用性检讨，不需使用的文件由文件制作部门列出清单,提出作废申请，经部门负责人批准后交人力资源部处理。 4.6.2 凡有新版

9、文件发放时,使用单位必须及时回收所有旧版文件（各部门由文件管理人员负责将新版文件取代旧版，将旧版文件回收，暂时隔离存放，每周统一回交人力资源部处理。若因旧版文件未及时回收以致现场作业错误，各部门经理需承担相应责任。4.6.3 由各部门回收退人力资源部作废的白纸复印受控文件，由人力资源部核对后，并建立作废文件回收清单保存备查，作废文件交人力资源部处理。网上共享的受控文件各部门不需回收，由人力资源部从服务器相应文件夹内删除。4.6.4 所有回收的作废文件的复印件，由人力资源部派人加盖“作废”章作为再生纸使用。4.6.5 所有作废文件原件由人力资源部加盖蓝色“作废”章后保存，并在文件存档登记表上登记

10、。4.5.6 各类作废文件原件人力资源部至少须保存以下年限，达到以下年限时，人力资源部可作不保存处理，各类作废文件原件的保存期限如下表:（特殊文件例外）文 件 类 型保存期限 文 件 类 型保存期限手册、长期工作文件2年程序文件3年作废表格原件1年4.7 受控文件的管理4.7.1 所有受控文件原件由人力资源部保存，并在原件的背面右下角盖上“文件正本”章以鉴别。4.7.2当各部门收到分发的受控文件后，必须在文件审批单接收人栏内签名确认。4.7.3人力资源部将各类受控文件目录在网络上共享，各部门不定期核对，以保证使用的文件为最新版本。4.8 文件的会审4.8.1文件新制或修订时的会审：程序文件及跨

11、部门作业指导书新制或修订时，由制作部门将初稿以E-Mail形式发相关部门人员会审，相关部门会审依。4.8.2若有流程大变更或涉及体系整合时，编制部门可视情况安排会议集中会审。4.9 外来文件的控制4.9.1 外来文件是指各职能部门收到的非本公司提供的与产品有关的外来文件和资料，包括与产品有关的法律、法规、顾客提供的图纸、产品标准等。4.9.2与产品和服务有关的外来文件由各职能部门接收识别，为管控的文件交人事行政部，由人力资源部编号后交文件归口部门审核、批准，发放程序与其它受控文件相同。各部门的文员需自行先复印，原件由人力资源部登录归档，复印件发放至相关部门，同时在外来文件目录表上登记。4.10

12、外发文件的控制4.10.1当外部机构有需公司内部的受控文件外发时，质量手册和程序文件由总经理批准后方可外发，其余受控文件必须由管理者代表批准方可外发。4.10.2 外发的受控文件由文件编制部门填写文件审批单,由人事行政部加盖“参考文件”章, 经部门负责人签名确认后再按4.8.1批准后方可外发，对外发文件人事行政部不予回收。4.10.3人力资源部文控保存文件审批单作为备查依据。4.10.4 外发的非受控文件由相关部门提出申请,由原批准部门批准后交人事行政部发行,不予登记及回收。5文件实施效果监查51当新制或修订程序文件、作业指导书类文件发入到现场后，由使用单位主管负责实施效果的监查，如发现文件与实际运作不相符时，需及时汇报经理，经理知会稽核部协调处理。52由文控每月初制订文件实施效果监查计划对上个月所新制或修订的程序文件、作业指导书类文件1个月内由人力资源部组织实施效果监查，发现问题填写不合格事项处理报告发放至各部门要求改善，对策及完成日期按纠正、预防及持续改进程序执行。6相关文件61 质量体系文件编制规范62 纠正、预防及持续改进程序7.0相关记录7.1 文件审批单7.2 文件收发登记一览表7.3 外来文件目录表7.4 文件存档登记表7.5 文件实施效果监查计划7.6 作废文件回收清单7.7 不合格事项处理报告