《质量管理体系文件》外部提供过程、产品和服务控制程序 (2).doc

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1、1 目的为了规范采购程序，确保采购的物料符合要求，满足生产需求。2. 适用范围 适用于公司原辅材料、低值易耗品、设备、模具等的采购管理。3. 职责3.1.综合部采购负责与供应商签订协议，制定采购计划，下达采购订单，跟进采购交期，统计反馈相关数据；3.2品质管理部负责采购的原辅材料的检验和验收，不合格材料的投诉；3.3技术部协助采购组选择、评价供应商，确认合格物料，编制采购物料检验技术标准，必要时为供应商提供技术支持以及项目主文件的建立。3.4.仓库组负责物料的收货及入库管理工作。4. 定义4.1库存材料：直接用于生产产品及包装的一切原辅材料。4.2非库存材料：用于设备、模具、工装等的维护保养所

2、需的相关零配件及相关辅助物料。5. 程序流程内容和要求输入/输出记录、文件5.1供应商的评价选择5.1.1具体按供应商管理程序执行。供应商管理程序5.2签订购销协议5.2.1公司评选合格的A类及B类供应商（客户指定供应商除外）,由采购组与供应商签订购销协议，C类供应商则以采购订单为协议。购销协议采购订单（SAP系统）5.3建立供应商主文件（SAP系统）5.3.1采购组在SAP系统菜单文件界面下建立供应商主文件，内容包括：供应商编码、供应商名称、地址、联系人、电话、传真、移动电话、开户行名称、银行账号、税务登记号、付款方式、付款期限等。合格供应商名录（SAP系统）5.3.2当供应商相关信息发生变

3、更时，采购员应及时在SAP系统内对供应商相关资料进行维护,确保供应商信息的及时、准确、完整性。5.4采购价格的管理（SAP系统）5.4.1采购组根据项目主文件信息、购销协议及供应商的报价单，在SAP系统的界面下建立采购价格。5.4.2当采购价格发生变更时，经批准后，方可对采购价格进行变更，并更改采购价格有效期限，采购组必须在单价变更确认后方可下达采购订单。价格变更记录（SAP系统）5.5 采购物料的分类5.5.1.材料的分类：对于库存的所有原辅材料，按照货币价值及类别从大到小排序，划分为三大类，分别称A类，B类和C类。5.5.1.1 A类/重要材料：占用采购金额多及库存面积大，构成最终产品的主

4、要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致客户严重投诉的物料，如树脂、色母、模具等。5.5.1.2 B类/一般材料：构成最终产品非关键部分的批量物资，一般不影响最终产品的质量或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的物资，如标签、收缩膜、垫片等。5.5.1.3 C类/辅助材料：采购非直接用于产品本身的起辅助作用的物资或占用采购金额少，如包装材料，油墨等。5.6 库存采购(原辅材料的采购作业) （SAP系统）5.6.1采购组根据确定的MPS信息及系统相关数据运行SAP重新生成。5.6.2 SAP重新生成处理成功后, 采购部在MRP明细信息处理菜单下,对系统建议的采购订单进行处理,必要

5、时可对其进行修改。采购订单（SAP系统）5.6.3为便于采购订单的统计，每一采购订单将采用固定顺序号予以编号，其中前两位代表年度，后面六位为本年度订单流水号，由SAP系统自动生成。5.6.4采购组进入SAP系统“采购单打印”菜单下选择已确认的采购订单进行打印作业，并传真至相应供应商；采购订单（SAP系统）5.6.5 跟进供应商是否收到采购订单,并回传订单,确认订单材料交期, 若供应商对采购订单有异议时，MC应按双方沟通结果修改原订单,达成一致后,在SAP系统的采购单供应商确认菜单下进行确认。采购订单（SAP系统）5.7其它采购订单作业程序（SAP系统）5.7.1各需求部门可根据采购提前期及预测

6、需求,将所需要物料填写请购单，经厂长批准后，方可向采购组下达订单。请购单5.7.2采购组可根据实际需求,进行手工采购订单的下达,并打印及传真供应商。采购订单（SAP系统）5.7.3对于外发加工产品, 采购组需进行外包采购单的处理,并打印及传真供应商确认.外包采购单（SAP系统）5.7.4对于需退货的材料, 采购组接到最终判定结果为“退货”的供方来料质量投诉通知书时，方可进行退货作业。并根据供方来料投诉通知书中相关的退货要求,进行手工采购单的下达(注意此订单内的采购数量为负数),并打印及传真供应商确认。采购单（OP）（SAP系统）供方来料质量投诉通知书5.8收货、验货与入库（SAP系统）5.8.

7、1仓库组收货具体按仓库管理控制程序进行收货。仓库管理控制程序5.8.2品质管理部按产品监视和测量控制程序进行验货。产品监视和测量控制程序5.8.3采购组及时核对仓库的收货验收单和采购单的要求是否一致，确保交货的及时性和准确性。5.9非库存采购作业(低值易耗品、设备、模具等采购作业)U8系统5.9.1各需求部门可根据采购提前期及预测需求,将所需要物料填写请购单，经厂长批准后，方可向采购组下达订单。请购单5.9.2采购组在SAP系统内下达采购订单，并在备注栏注明申购系统内的申购内容对应的行号，传真供应商通知其安排送货；采购订单5.9.3仓库收货后，采购员根据仓库打印的采购入库单,检验供应商材料的交

8、货及时性及数量的准确性并及时通知需求部门。采购入库单5.9.4采购组按采购入库单的金额,进入SAP系统菜单下输入非库存采购单，只输入金额，不需输入数量。非库存采购单5.9.5采购组采购员直接在SAP系统菜单下进行收货,产生应付账款。5.10 发票比对及付款申请作业5.10.1采购员进入SAP系统界面下查询相应订单的收货数据，并与供应商的对帐单核对无误后，通知供应商开具增值税发票。5.10.2采购员对发票、送货单(或采购入库单)和对帐单核实无误后，填写付款申请单（按购销协议付款要求）由采购部经理审核后由财务部进行付款事宜。付款申请单5.10.4财务部根据付款申请单和相关的购销协议进行付款。6.0相关文件 供应商管理程序 仓库管理作业程序 检验和试验控制程序 7.0记录（见5.0程序输入/输出记录栏目）8.0流程图：品质管理部采购组仓储采购员财务部编制部门：综合部采购组编制：审核：批准：文件分发部门分发部门总经理管理者代表技术部品质管理部财务部业务部份 数11111分发部门综合管理部 设备管理部计划仓储部生产部安全环保部份 数1111文 件 变 更 记 录序号修改章节修改页码更改内容修改日期审批版本号