公文管理制度及公章使用管理制度.docx

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1、公文管理制度1 公文管理制度制定的目的及意义：为了规范公司公文处理流程、统一公司公文格式，保证公文安全、高效、流畅的运转，根据XX的原则， 结合公司实际，特制定本制度。2 适用范围：本制度适用于集团公司及下属所有子公司。3 职责范围3.1 集团综合部3.1.1 集团综合部是公司公文处理的管理部门。3.1.2 集团综合部负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。同时负责指导集团各部门和下属各子公司的文件处理工作。3.1.3 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改，同时负责本制度的实施和监督工作。3.2 集团其它各部门、子公司3.2.1 不得以集团名义自行对外发布公文。

2、3.2.2 负责按本制度规定执行 。4 公文处理原则4.1 公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。4.2 公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。5 公文的种类5.1 公文的定义公文是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。5.2 常用的公文种类常用的公文种类有：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。5.2.1 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。5.2.2 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门/机构不适当的决定事项。

3、5.2.3 公告。适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。5.2.4 通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。5.2.5 通知。适用于发布、传达要求下级部门/机构执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。5.2.6 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。5.2.7 报告。适用于向上级部门/机构汇报工作、反映情况，回复上级部门/机构的询问。5.2.8 请示。适用于向上级部门/机构请求指示、批准。5.2.9 批复。适用于答复下级部门/机构请示事项。5.2.10 函。适用于不相隶属部门/机构之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。5.2.11

4、 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。5.3 公文按照行文方向分为：5.3.1 上行文是指各下级单位向上级单位请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”。请示是就某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。报告是汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问等使用的上行公文。5.3.2 下行文是公司或公司职能管理部门向各下级部门或子公司下发的文件，通常有“通知、通报、决定、批复”等。5.3.3 平行文是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各级部门或子公司用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。6 公文格式6.1 公文组成：公文

5、一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文部门/ 机构标志、发文字号、签发人、标题、主送部门/机构、正文、附件说明、发文部门/机构署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部门/机构、印发部门/机构和印发日期、页码等组成。6.1.1 份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。公文份号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，掌握公文的去向。6.1.2 密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。6.1.3 紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”“平急”。6.1.4 发文部

6、门/机构标志。由发文部门/机构全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文部门/机构全称或者规范化简称。联合行文时，发文部门/机构标志可以并用联合发文部门/机构名称，也可以单独用主办部门/机构名称。6.1.5 发文字号。由发文部门/机构代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办部门/机构的发文字号。6.1.6 签发人。上行文应当标注签发人姓名。6.1.7 标题。由发文部门/机构名称、事由和文种组成。6.1.8 主送部门/机构。公文的主要受理部门/机构，应当使用部门/机构全称、规范化简称或者同类型部门/机构统称。6.1.9 正文。公文的主体，用来表述公文的内容。6.1.10 附件说

7、明。公文附件的顺序号和名称。6.1.11 发文部门/机构署名。署发文部门/机构全称或者规范化简称。6.1.12 成文日期。署会议通过或者发文部门/机构负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发部门/机构负责人签发的日期。6.1.13 印章。公文中有发文部门/机构署名的，应当加盖发文部门/机构印章，并与署名部门/机构相符。有特定发文部门/机构标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。6.1.14 附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。6.1.15 附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。6.1.16 抄送部门/机构。除主送部门/机构外需要执行或者知晓公文内容的其他部门/机构，应当使用部门/机构全称、

8、规范化简称或者同类型部门/ 机构统称。6.1.17 印发部门/机构和印发日期。公文的送印部门/机构和送印日期。6.1.18 页码。公文页数顺序号。6.2 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。6.3 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用 GB/T148 中规定的 A4 型纸张，其成品幅面尺寸为： 210mm*297mm。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。6.4 版面6.4.1 页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为 37mm1mm，公文用纸订口（左白边） 为 28mm1mm，版心尺寸为 156

9、mm*225mm。6.4.2 字体和字号无特殊要求，公文格式各要素一般用 3 号仿宋体字。特定情况可以做适当调整。6.4.3 行数和字数一般每面排 22 行，每行排 28 个字，并撑满版心。特定情况可以做适当调整。6.4.4 文字的颜色如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。6.5 公文的版式及具体格式要求参照按照党政机关公文格式（BG/T 9704-2012）国家标准执行。7 行文规则7.1 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。7.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的部门/机构。7.3 向上级部门/机构行文，应当

10、遵循以下规则：7.3.1 原则上主送一个上级，根据需要同时抄送相关上级部门/机构和同级部门/机构，不抄送下级部门/机构。7.3.2 下级部门/机构的请示事项，如需以本部门/机构名义向上级部门/机构请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级部门/机构。7.3.3 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。7.3.4 除上级部门/机构负责人直接交办事项外，不得以本部门/机构名义向上级部门/机构负责人报送公文，不得以本部门/机构负责人名义向上级部门/机构报送公文。7.3.5 受双重领导的部门/机构向一个上级部门/机构行文，必要时抄送另一个上级部门/机构。7.4 向下级机构行文，

11、应当遵循以下规则：7.4.1 主送受理部门/机构，根据需要抄送相关部门/机构。重要行文应当同时抄送发文部门/机构的直接上级部门/机构。7.4.2 涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级部门/机构应当责令其纠正或者撤销。7.4.3 上级部门/机构向受双重领导的下级机构行文，必要时抄送该下级部门/机构的另一个上级部门/机构。7.5 除集团公司领导直接交办的事项外，不得以公司名义向上级单位领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。8 文件编号8.1 每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。8.1.1 红头文件红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行。8.1

12、.2 会议纪要按年度顺序编“XXX 集会纪2号”。8.1.3 函件编号按年度顺序编“XXX 集函2号”。8.1.4 其他类型的文件公司其他文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定。9 公文拟制9.1 发文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。9.2 公文起草应当做到：9.2.1 符合国家法律法规和公司的方针政策，完整准确体现发文部门/单位意图，并同现行有关公文相衔接。9.2.2 一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施和办法切实可行。9.2.3 内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，条例清楚，表述准确， 文字精炼。9.2.4 文种正确，标点正确，格式规范。9.2.5 深入调查研究，充分进行

13、论证，广泛听取意见。9.2.6 公文涉及其他单位或者部门职权范围内的事项，起草部门/单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。9.3 公文文稿签发前，应当由发文机构进行审核。审核的重点是：9.3.1 行文理由是否充分，行文依据是否准确。9.3.2 内容是否符合国家法律法规和公司的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。9.3.3 涉及有关部门或者子公司职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。9.3.4 文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范

14、。9.3.5 其他内容是否符合公文起草的有关要求。9.4 公文拟制通过 OA 系统流程执行。10 公文办理10.1 行政管理中心负责公司外来文件以及各部门报送公司领导的文件的处理。各部门各子公司负责本部门或本公司外来文件以及公司下发文件的处理。10.2 公文办理的每一阶段，均要求办理的时效性。其中，普通件办理控制在 72 小时内，急件办理控制在 24 小时内，特急件应立即办理。各责任人应在相应时间范围内向公司领导、行政管理中心反馈办理情况。11 公文立卷、归档和销毁11.1 公文办理完毕，承办人或者主管人员应当根据公文立卷、归档的有关规定，将定稿、正本和有关材料整理立卷。公文立卷，应当以文件的

15、自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则。灵活运用问题、名称、通讯者、时间、作者、地区六个特征和保存价值，进行立卷，使案卷正确地反映公司的主要工作情况，便于保管、查找和利用。公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管存档。案卷要写标题，填写卷内目录、备考表，确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。没有存档价值和存查必要的公文，可按照公司档案管理制度有关规定，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由公司有关部门人员监销，保证不丢失、不漏销。12 附则12.1 本制度由集团行政管理中心负责解释，并修订完善。12.2 本制度自发布

16、之日起施行。公司印章使用管理制度一、总则公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。二、公司印章的刻制（一）公司印章的刻制均须报公司经理/董事长审批。（见附件 1印章刻制申请表）（二）法人个人名章、行政章、财务章、合同章，由综合管理部开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经公安局备案。（三）公司各部门的专用章（人事章、生产章等），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。（四）未经公司董事长、经理批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章

17、。三、公司印章的启用（一）新印章要做好戳记，并统一在综合管理部留样保存，以便备查。（见附件 2印章保管登记表）（二）新印章启用前应由综合管理部下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。四、公司印章的使用范围公司的印章主要包括公司公章、专项业务章（合同章、财务章、人事章、生产章）、董事长（法人）专用个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。（一）公司公章的使用范围主要为：1 、公司对外签发的文件。2 、公司与相关单位联合签发的文件。3 、由公司出具的证明及有关材料。4 、公司对外提供的财务报告。5 、公司章程、协议。6 、员工调动。7 、员工的任免聘用。8 、协议（合同

18、）资金担保承诺书。（二）公司合同专用章的使用范围主要为：1 、对外投资、合资、合作协议。2 、各类经济合同、采购合同等。（三）公司董事长（法人）个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。（四）财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。（五）公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。五、公司印章的管理职责（一）公司董事长、经理负责行政章的使用审批工作。（二）综合管理部负责授权范围内的印章使用审批工作。（三）各部门负责人负责各职能部门专用章的审批工作。（四）印章管理员1、负责印章的保管。2、负责设立印章使用登记台帐。3、负责印章使用的审核工作。4、负责制定所

19、保管印章的使用程序。六、公司印章的管理、使用及保管（一）印章的管理1、公司公章、合同专用章由综合管理部专人负责管理。2、专项业务章（财务章、人事章等）由各部门指定专人负责管理。3、法人个人名章，由公司指定财务管理中心专人负责管理。4、各部门须将印章管理员名单报综合管理部备案。5、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。（见附件 3印章移交登记表）6、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。

20、（二）印章的使用1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章。2、印章的使用由各管理员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。（见附件 4印章使用登记表）3、公司法人个人名章或部门总监私章由法人或总监本人签字或被授权人签字后方可使用。4、财务专用章、支票专用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限使用。5、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出申请表后，由分管领导及经理/董事长签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。（见附件 5印章外带使用申请表）6、以公司名

21、义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，公司分管领导批准后方可盖章。（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。）7、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由综合管理部严格审批，符合要求后办理并执行登记制度。8、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。9、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经综合管理部负责人审批后，方可盖章。（三）印章的保管1、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人

22、、保管人、批准人、图样等信息。2、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。3、印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。5、印章应及时维护、确保其清晰、端正。6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向综合管理部报告， 并备案，配合查处。七、公司印章的停用（一）有下列情况，印章须停用：1、公司名称变动。2、印章使用损坏。3、印章遗失或被窃，声明作废。（二）印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送综合管理部封存或销毁， 建立印章上交、存档、销毁的登记档案。（见附

23、件 6印章停用申请表）巴州正达绿源生物科技有限公司2017 年 12 月 27 日附件 1：印章刻制申请表巴州正达绿源生物科技有限公司印章刻制申请表申请刻章部申请人申请日期年月日门申 请 章公司公章合同专用章报关专用章类综管部专用章财务专用章报检专用章其它刻章状 初 次印章内容印章形状圆形况 复 次（第次）新刻制，原因：申请刻制原因部门主管意见原章损坏，损坏原因：其它签名:日期：年月日签名:综管部意见日期：年月日签名:总经理意见日期：年月日序号单位：巴州正达绿源生物科技有限公司附件 2：印章保管登记表巴州正达绿源生物科技有限公司印章保管登记表章样：印章名称：印章类别：1保管部门：保管人签字：章

24、样：接收日期：印章名称：年月日印章类别：2保管部门：保管人签字：章样：接收日期：印章名称：年月日印章类别：3保管部门：保管人签字：接收日期：年月日附件 3：印章移交登记表巴州正达绿源生物科技有限公司印章移交登记表移交部门负责人接收部门负责人移交人接收人1.4.2.5.3.6.移交印（留样栏） 章类别及留样原移因交移交时间年月日本印章自移交日起，起保管责任和用印责任均由接收人负责。移交人：接收人签字：申请使用部门巴州正达绿源生物科技有限公司申请使用人印章使用申请表印章类别申请事由部门主管意见综管部审核意见附件 4：印章使用申请表申请使用部门申请使用人印章类别申请事由使用时间年月日部门主管意 见

25、综管部审核 意 见 总经理审批意见备注使用时间年月日总经理审批意见备注附件 5：印章外带使用申请表巴州正达绿源生物科技有限公司印章外带使用申请表需外带公章名称：外带事由：巴州正达绿源生物科技有限公司印章停用申请表使用时间：年月日时至年月日时申请人：部门主管审核：综管部审核：董事长批示：保管员：实际归还时间：年月日时归还人员：保管员：申请人：部门主管审核：综管部审核：董事长批示：保管员：实际归还时间：年月日时归还人员：保管员：需外带公章名称：外带事由：使用时间：年月日时至年月日时附件 6：印章使用申请表申请部门印鉴样停用原因部门主管意见： 日期： 以上由印章保管部门填写停用印章处理意见： 封存，移交综合管理部保管。封存期： 。期满后由综合管理部到有关部门办理封存或销毁手续。 销毁，移交综合管理部，到有关部门办理封存或销毁手续。综合部意见： 日期： 总经理意见： 日期： 注：印章办理销毁手续后，把销毁回执原件交综合管理部。