第二单元时间管理精选文档.ppt

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1、第二单元时间管理第二单元时间管理本讲稿第一页，共四十七页第二单元第二单元 时间管理时间管理n n第五章 提高效率n n第六章 规划时间n n第七章 克服障碍本讲稿第二页，共四十七页第五章第五章 提高效率提高效率n n5.1 活动跟踪表（了解自己的工作习惯）n n5.2 工作方式的影响 改进工作方式的几种方法 n n5.3 寻求平衡 掌握保持各种平衡关系的方法 本讲稿第三页，共四十七页活动跟踪表（参见案例无效的工作活动跟踪表（参见案例无效的工作P61）活动时间 有效/无效侧重点（任务/团队/个人）优先级别（A，B，C或D）找出细节问题，分析时间利用效率。找出细节问题，分析时间利用效率。本讲稿第四

2、页，共四十七页案例案例小王与小李的工作效率差异在哪里？本讲稿第五页，共四十七页在工作实践中，这样的情况很普遍：有的员工工在工作实践中，这样的情况很普遍：有的员工工作十分投入，十分认真，但是工作效率不高作十分投入，十分认真，但是工作效率不高n n1998年时，我们南京金和已经成为南京规模较大的一家IT企业。当时有十几个业务人员，业务人员的素质相差不大，但业绩差异十分巨大。其中最明显的两个人，员工小王与员工小李，他们一个月的绩效有5倍之差。但在对全部员工的调查问卷中，大家一致认为小李比小王更吃苦，更认真。于是我对两个人作了一周5个工作日的跟踪。当时我们南京公司规定是上午8：30上班，下午17：30

3、下班，中午休息1小时。一周跟踪下来的情况如下：小王平均是8：21到公司，小李是8：05到公司。本讲稿第六页，共四十七页小王一天的工作情况小王一天的工作情况n n 到公司后花到公司后花5分钟时间做卫生工作，然后开始电话联系新客户。平均到。平均到9 9：40分电话联系结束，这期间平均打电话为2121个，找到对方负责人的电话为个，找到对方负责人的电话为1515个。个。n n 9 9：401111：00，处理前一天老客户的成交单据处理前一天老客户的成交单据，同时预约下午的老客户拜访。n n 上午上午1111：00001111：4040以及下午以及下午1313：301414：30，平均又有大约18个开拓

4、新客户的电话，找到单位负责人的电话为12个。n n 14：30301717：00，外出进行客户的约定拜访外出进行客户的约定拜访，平均走访4 4家客户，成功拜访（指能见到分管业务的负责人）平均为3.63.6家。家。n n 17：00001717：30，回公司处理一些杂务，下班离开公司的平均时间是17：4343分。分。本讲稿第七页，共四十七页小李一天的工作情况小李一天的工作情况n n到公司后平均花15分钟时间做卫生工作（其中还会帮其他同事做一些事）。n n 8：20开始处理前一天老客户的业务事务，平均处理1小时，到9：20结束。n n 9：2011：50，电话联系开拓新客户的工作。其间，平均打34

5、个电话，成功找到单位负责人的电话为9个。n n 13：2017：10，走访老客户，平均走访5家，平均成功访问为1.2家。n n 17：1018：30，回公司处理一些杂务，平均下班时间为18：35分。本讲稿第八页，共四十七页专业知识综合测试比较专业知识综合测试比较n n对小王、小李的专业业务掌握进行了综合测试，小李得91分，小王得84分。对小王、小李的沟通技巧进行了面试，5个评委，小李得81分，小王得89分。本讲稿第九页，共四十七页小李效率低的原因分析小李效率低的原因分析n n我对小李电话访问成功率低的原因进行了分析，发现小李电话开拓新客户的时间，正好是多数客户的负责人外出办事的时间，而小王打电

6、话时间多数客户的负责人还在公司。小李走访客户没有事先预约，所以成功率低，多数客户的负责人不在，仅有的一点成功率也多是在下午17：00左右的最后一两个拜访中出现的，而小王的走访多是事先预约的。我认为以上两点是小王、小李业绩差异的主要问题。!本讲稿第十页，共四十七页结果运用结果运用n n根据这一结论，我让小李先调整工作时间的分配，采用小王的工作时间分配形式。调整后，经过一周的磨合，到第二周，发现小李的成功率有了大幅度的上升，工作量反而有了一些下降。电话开拓新客户的数量为每天36个，成功数上升到22个，客户走访量仍是5家，成功率上升到4家。两个月后，小李的业绩已经达到小王的90%。本讲稿第十一页，共

7、四十七页讨论讨论n n通过这个案例你能获得什么启示？本讲稿第十二页，共四十七页改进工作方式的几种方法改进工作方式的几种方法n n解决时间观念差的方法n n防止压力过度的方法n n克服拖延的方法n n避免虎头蛇尾的方法n n提高灵活性的方法n n克服过于忙碌的方法本讲稿第十三页，共四十七页n n 测试一下你的时间效率如何？n n 1、解决时间观念差的方法n n 2、防止压力过度的方法n n亚健康、职业病亚健康、职业病n n每天锻炼半小时以上每天锻炼半小时以上n n不要事必躬亲不要事必躬亲n n 3、克服拖延的方法 不要想，拿到事情后，按照轻重缓急，抓紧一件件做。本讲稿第十四页，共四十七页n n4

8、、避免虎头蛇尾的方法n n5、提高灵活性的方法 止于至善n n6、克服过于忙碌的方法 懂得合理授权 举例：本讲稿第十五页，共四十七页n n谁背上了猴子？谁背上了猴子？谁背上了猴子？谁背上了猴子？（作者：（作者：（作者：（作者：Willam Oncken Jr.Willam Oncken Jr.和和和和 Donald L.Donald L.WassWass）其中有这样的经典描述：其中有这样的经典描述：其中有这样的经典描述：其中有这样的经典描述：“任何时候当我帮助你解决这样或那样的问题时，任何时候当我帮助你解决这样或那样的问题时，你的你的你的你的问题都不应成为我的问题问题都不应成为我的问题问题都不

9、应成为我的问题问题都不应成为我的问题。你的问题一旦成为我的问题，。你的问题一旦成为我的问题，那你就不再有问题了。我不会帮助一个没有问题的人。那你就不再有问题了。我不会帮助一个没有问题的人。”“这次面谈结束后，问题应该由你带出去这次面谈结束后，问题应该由你带出去这次面谈结束后，问题应该由你带出去这次面谈结束后，问题应该由你带出去 -正如由你带正如由你带正如由你带正如由你带进来一样。你可以在任何约定的时间向我求助，然后我们可进来一样。你可以在任何约定的时间向我求助，然后我们可进来一样。你可以在任何约定的时间向我求助，然后我们可进来一样。你可以在任何约定的时间向我求助，然后我们可以共同决定下一步谁应

10、采取什么行动。以共同决定下一步谁应采取什么行动。以共同决定下一步谁应采取什么行动。以共同决定下一步谁应采取什么行动。”“在偶尔需要我采取行动的情况下，我们俩要共同决定，在偶尔需要我采取行动的情况下，我们俩要共同决定，我不会单独采取任何行动。我不会单独采取任何行动。”本讲稿第十六页，共四十七页n n原潍坊市教育局局长李希贵对喜欢敲他办公室门的下属有如下应对原潍坊市教育局局长李希贵对喜欢敲他办公室门的下属有如下应对原潍坊市教育局局长李希贵对喜欢敲他办公室门的下属有如下应对原潍坊市教育局局长李希贵对喜欢敲他办公室门的下属有如下应对策略：当下属一进办公室门时，你必须保持警觉地注视着他身上的策略：当下属

11、一进办公室门时，你必须保持警觉地注视着他身上的策略：当下属一进办公室门时，你必须保持警觉地注视着他身上的策略：当下属一进办公室门时，你必须保持警觉地注视着他身上的那只那只那只那只“猴子猴子猴子猴子”。以下是简单对白：。以下是简单对白：。以下是简单对白：。以下是简单对白：下属：下属：下属：下属：“局长您看这个问题应当怎样解决？局长您看这个问题应当怎样解决？局长您看这个问题应当怎样解决？局长您看这个问题应当怎样解决？”李希贵：李希贵：李希贵：李希贵：“你说呢？你说呢？你说呢？你说呢？”下属：下属：下属：下属：“还没想好。还没想好。还没想好。还没想好。”李希贵：李希贵：李希贵：李希贵：“回去想好了再

12、来。回去想好了再来。回去想好了再来。回去想好了再来。”第二天，下属怀揣着解决方案又来敲局长办公室的门。第二天，下属怀揣着解决方案又来敲局长办公室的门。第二天，下属怀揣着解决方案又来敲局长办公室的门。第二天，下属怀揣着解决方案又来敲局长办公室的门。下属：下属：下属：下属：“局长您看这个方案行不行？局长您看这个方案行不行？局长您看这个方案行不行？局长您看这个方案行不行？”李希贵：李希贵：李希贵：李希贵：“还有没有更好的方案？还有没有更好的方案？还有没有更好的方案？还有没有更好的方案？”下属：下属：下属：下属：“还没想好。还没想好。还没想好。还没想好。”李希贵：李希贵：李希贵：李希贵：“回去想好了再

13、来。回去想好了再来。回去想好了再来。回去想好了再来。”如此反复，使最知情的下属找到了解决问题的最好办法，那只如此反复，使最知情的下属找到了解决问题的最好办法，那只如此反复，使最知情的下属找到了解决问题的最好办法，那只如此反复，使最知情的下属找到了解决问题的最好办法，那只“猴子猴子猴子猴子”始终在下属的背上跳来跳去，局长根本没有碰那只始终在下属的背上跳来跳去，局长根本没有碰那只始终在下属的背上跳来跳去，局长根本没有碰那只始终在下属的背上跳来跳去，局长根本没有碰那只“猴子猴子猴子猴子”。久。久。久。久而久之，下属懂得了怎么做事，怎样把事情办得最好，局长办公室的而久之，下属懂得了怎么做事，怎样把事情

14、办得最好，局长办公室的而久之，下属懂得了怎么做事，怎样把事情办得最好，局长办公室的而久之，下属懂得了怎么做事，怎样把事情办得最好，局长办公室的门是不用经常去敲啦，反而门是不用经常去敲啦，反而门是不用经常去敲啦，反而门是不用经常去敲啦，反而“清闲清闲清闲清闲”的局长会敲下属的门，问：的局长会敲下属的门，问：的局长会敲下属的门，问：的局长会敲下属的门，问：“事事事事情办得怎样？情办得怎样？情办得怎样？情办得怎样？”，这叫监督！，这叫监督！，这叫监督！，这叫监督！本讲稿第十七页，共四十七页“最成功的人是那些不断努力减少自己工作量的人”（英国领导力培训专家：布赖恩克莱格、保罗伯奇）。本讲稿第十八页，共

15、四十七页保持各种平衡关系的方法保持各种平衡关系的方法n n思考与行动之间先有思考n n工作效率和工作效果之间效果更重要n n行动与保持行动能力之间培训与充电n n过小压力和过度压力之间适度n n工作与生活之间调整n n任务、团队和个人之间的平衡三环领导力模型本讲稿第十九页，共四十七页三环领导力模型三环领导力模型完成任务完成任务发展个人发展个人建设团队建设团队三方面的内容参见表5-6 P74本讲稿第二十页，共四十七页第六章第六章 规划时间规划时间n n6.1 做好计划 掌握制订工作计划需要考虑的两个方面 n n6.2 6.2 检查你的目标检查你的目标n n6.3 时间管理矩阵 确定任务优先级本讲

16、稿第二十一页，共四十七页录象（录象（1）乱了头绪的经理人）乱了头绪的经理人-毁灭毁灭请观察：理查德的问题（请观察：理查德的问题（24分钟录像）分钟录像）本讲稿第二十二页，共四十七页小组讨论小组讨论1、你觉得在改进时间管理方面，里查德最应该优先改善的你觉得在改进时间管理方面，里查德最应该优先改善的 是什是什么？么？2、你会向他提出哪些建议以改进他的时间管理呢？、你会向他提出哪些建议以改进他的时间管理呢？本讲稿第二十三页，共四十七页录象（录象（2）乱了头绪的经理人乱了头绪的经理人-重生重生（自我管理）（自我管理）请观察：您认为在自我管理方面应注意哪些要点？请观察：您认为在自我管理方面应注意哪些要点

17、？录像播放时间14分钟本讲稿第二十四页，共四十七页列出工作任务单列出工作任务单主动性任务主动性任务帮你实现工作目标帮你实现工作目标应对性任务应对性任务不太重要却不可缺少不太重要却不可缺少本讲稿第二十五页，共四十七页 任务的决定标准任务的决定标准1 1、完成哪些任务可使我更接近自己的主要目标？、完成哪些任务可使我更接近自己的主要目标？2 2、我能否在完成单个任务的同时解决许多其他问题？、我能否在完成单个任务的同时解决许多其他问题？3 3、完成哪些任务有助于我为实现组织、部门、工作小组的、完成哪些任务有助于我为实现组织、部门、工作小组的 整体目标做出最大贡献？整体目标做出最大贡献？4 4、完成哪些

18、任务能使我获得（短期或长期的）最大实惠，、完成哪些任务能使我获得（短期或长期的）最大实惠，得到上司的表扬和其他人的认可？得到上司的表扬和其他人的认可？5 5、哪些任务一旦完不成，会产生负面作用：如生气、责备、哪些任务一旦完不成，会产生负面作用：如生气、责备、干扰等等？干扰等等？本讲稿第二十六页，共四十七页重要性=影响深远紧急性=需要立刻处理本讲稿第二十七页，共四十七页时间优先时间优先ABCD紧急不紧急重要不重要本讲稿第二十八页，共四十七页重要不重要紧急紧急不紧急不紧急BACD危机急迫的问题已到期的项目会议不预期的打扰某些电话/会议你喜欢做的事情受欢迎的活动准备事项/预防措施关系建立/计划日常维

19、护、改善发掘新机会繁琐的工作某些电话/信件浪费时间之事有趣的活动20-25%65-80%15%1%本讲稿第二十九页，共四十七页n n优秀的领导者：将通过预先的安排来减轻危机的程度，也就将A变为B。n n按照管理学上的“二八定律”，大家80%的精力，用于完成20%的重要工作，另外80%的工作仅靠20%的精力去做完。本讲稿第三十页，共四十七页哪件事情先做？哪件事情先做？一、邀总经理共进午餐(1-1.5hrs)二、拟订下一年度媒体广告预算(2-3days)三、处理积压过多的公文(1-1.5hrs)四、与物流经理讨论工作衔接问题（4hrs)五、处理急待回复的若干信件(1hrs)六、浏览桌上堆积如山的专

20、业杂志(0.5hr)七、为下个月的业务会议准备口头报告(2hrs)八、据传某产品最近一批货的质量有问题 (1hr)九、回复政策主管官员来电，讨论此事(0.5hr)十、参加下午2点召开的主管会议，但议题不明(1hr)本讲稿第三十一页，共四十七页确定处理工作任务的先后顺序确定处理工作任务的先后顺序工作的重要程度工作的重要程度（重要的工作需要安排足够的时间处理）（重要的工作需要安排足够的时间处理）工作的紧急程度工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理）（紧急的工作需要马上着手处理）根据：根据：本讲稿第三十二页，共四十七页如何对付影响工作的打扰者如何对付影响工作的打扰者先打断他的话：先打断他的话：站

21、起来：站起来：把握好时间：把握好时间：把握好谈话内容：把握好谈话内容：态度要友善态度要友善要做到：对待他人，时间上要苛刻，态度上要和气要做到：对待他人，时间上要苛刻，态度上要和气本讲稿第三十三页，共四十七页录象（录象（3）乱了头绪的经理人乱了头绪的经理人-重生（重生（2）管理别人管理别人请观察：合理授权的要点请观察：合理授权的要点录像播放时间：录像播放时间：14分钟分钟本讲稿第三十四页，共四十七页什么是授权什么是授权主管希望拥有什么样的员工？主管希望拥有什么样的员工？员工有什么样的追求？员工有什么样的追求？本讲稿第三十五页，共四十七页什么是授权什么是授权授权的本质，就在于释放员工本身所有但又严

22、重未加利用的知识、经验和动力。当员工在工作上被给予更大的主动权和赋予更多责任的时候，公司的销售利润（10.3%)比那些没有员工参与的公司(6.3%)要高。美国南加州大学 爱德 劳勒本讲稿第三十六页，共四十七页管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍碍要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控本讲稿第三十七页，共四十七页 要做事项清单要做事项清单紧急事项(马上办)事项时间保证授权重要事项(在今日某个时间里办)事项时间保证授权本讲稿第三十八页，共四十七页如

23、何授权如何授权哪项任务？哪项任务？由谁负责？由谁负责？如果派他，他能胜任吗？如果派他，他能胜任吗？需要多长时间培训，他才能胜任工需要多长时间培训，他才能胜任工作？作？制定培训计划制定培训计划本讲稿第三十九页，共四十七页授权时授权时提供必要的支援提供必要的支援关键处把关，监督工作进展关键处把关，监督工作进展本讲稿第四十页，共四十七页第七章第七章 克服障碍克服障碍n n7.1 自信果断 掌握自信、好斗、自卑的举止特点 n n7.2 建立自信的方法本讲稿第四十一页，共四十七页珍妮是个总爱低着头的小女孩，她一直觉得自己长得不珍妮是个总爱低着头的小女孩，她一直觉得自己长得不够漂亮。有一天，她到饰物店去买

24、了只绿色蝴蝶结，店主不够漂亮。有一天，她到饰物店去买了只绿色蝴蝶结，店主不断赞美她戴上蝴蝶结挺漂亮，珍妮虽不信，但是挺高兴，不断赞美她戴上蝴蝶结挺漂亮，珍妮虽不信，但是挺高兴，不由昂起了头，急于让大家看看，出门与人撞了一下都没在意。由昂起了头，急于让大家看看，出门与人撞了一下都没在意。珍妮走进教室，迎面碰上了她的老师，珍妮走进教室，迎面碰上了她的老师，“珍妮，你昂起珍妮，你昂起头来真美！头来真美！”老师爱抚地拍拍她的肩说。老师爱抚地拍拍她的肩说。那一天，她得到了许多人的赞美。她想一定是蝴蝶结那一天，她得到了许多人的赞美。她想一定是蝴蝶结的功劳，可往镜前一照，头上根本就没有蝴蝶结，一定是的功劳，

25、可往镜前一照，头上根本就没有蝴蝶结，一定是出饰物店时与人一碰弄丢了。出饰物店时与人一碰弄丢了。自信原本就是一种美丽，而很多人却因为太在意外表而自信原本就是一种美丽，而很多人却因为太在意外表而失去很多快乐失去很多快乐。本讲稿第四十二页，共四十七页n n无论是贫穷还是富有，无论是貌若天仙，还是相貌平平，只要你昂起头来，快乐会使你变得可爱人人都喜欢的那种可爱。n n别看它是一条黑母牛，牛奶一样是白的!本讲稿第四十三页，共四十七页自信、好斗、自卑的举止特点自信、好斗、自卑的举止特点自信果断的人好斗的人消极/自卑的人清楚表达自己的需求清楚表达自己的需求不惜一切代价不惜一切代价过分谦虚过分谦虚说话切题说话

26、切题把观点说成事实把观点说成事实自嘲自嘲具有合作精神具有合作精神不倾听不倾听绕圈子绕圈子勇往直前勇往直前威胁威胁拐弯抹角拐弯抹角能够支持他人能够支持他人恫吓恫吓容纳他人容纳他人合理公正合理公正击败他人击败他人自我牺牲自我牺牲承认自身弱点承认自身弱点爱说爱说“你应该你应该”焦虑不安焦虑不安听取他人意见听取他人意见责备他人责备他人易被别人操纵易被别人操纵考虑周全考虑周全不耐心不耐心不承认自己弱点不承认自己弱点优柔寡断优柔寡断本讲稿第四十四页，共四十七页建立自信的方法建立自信的方法n n学会适当地拒绝n n说出你的需求n n不要浪费时间n n学会应付打扰本讲稿第四十五页，共四十七页时间管理故事案例时

27、间管理故事案例视频：视频：先把鹅卵石装进瓶子先把鹅卵石装进瓶子 本讲稿第四十六页，共四十七页一天，教授在桌子上放了一个瓶子，然后把一些大块的一天，教授在桌子上放了一个瓶子，然后把一些大块的鹅卵石放进了瓶子，然后他问学生：放进了瓶子，然后他问学生：“你们说现在这个瓶子是你们说现在这个瓶子是不是满的？不是满的？”学生们不假思索，齐声回答：“是！”“真的吗？”教授笑着又问。然后，他再将一些碎石子从瓶口倒了下去，摇一摇，又问学生：“这瓶子现在是不是满的？”“”“也许没满。也许没满。”学生们有些迟疑。学生们有些迟疑。“很好！很好！”教授说教授说完，又从桌子下拿出一袋完，又从桌子下拿出一袋沙子沙子，慢慢地倒进瓶子里。倒完后，慢慢地倒进瓶子里。倒完后，他又问学生：他又问学生：“现在你们再告诉我，这个瓶子是满的吗？”“”“没有满。”大家很有信心地回答说。“好极了！好极了！”教教授又从桌子底下拿出一大瓶授又从桌子底下拿出一大瓶水水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的瓶子里。当这些事都做完之后，教授正色问学生：“我们从上面这些事情中可以得出什么结论？”本讲稿第四十七页，共四十七页