四方财务软件使用操作手册.doc

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1、四方财务软件使用操作手册2012020年4月19日文档仅供参考目 录第一章 概述1第二章 软件的安装和配置31.软件的获得32.安装前检查33.安装过程44.安装注意事项45.安装后可能出现的问题的处理56.网络版本的安装57.加密锁、产品号码和注册号码78.加密锁的安装方法8第三章 系统基本架构10第四章 首次运行软件和创立第一个帐套12第五章 打开帐套和帐套管理14第六章 帐套的总体设置说明和使用规划16第七章 会计帐务处理181.系统结构182.凭证的输入和相关操作193.科目的设置234.数据初始化255.辅助核算初始化276.凭证工具箱287.辅助核算设置和辅助核算分录输入298.固

2、定资产319.月末结转3310.自动凭证3411.结帐3912.从其它系统生成凭证3913.帐簿4014.报表4315.报表设计48第八章 往来单位资料56第九章 货品物料资料59第十章 仓库资料60第十一章 部门员工资料61第十二章 项目资料62第十三章 进销存系统631.一般性介绍及单据输入632.进销存数据初始化663.特殊单据操作674.进销存的权限管理说明685.成本核算方法的选择706.设置智能提示727.和会计系统关联使用748.和往来系统关联使用789.和出纳系统关联使用7810.进销存系统其它说明7911.报表的调整(小窍门)81第十四章 往来核算系统821.概述822.应收

3、应付数据操作833.收款和付款数据操作854.冲销操作875.生成冲销凭证896.查看和取消冲销关系897.后续服务(开票、回扣等)的操作918.报表92第十五章 出纳系统931.数据输入932.银行对帐943.初始化944.报表和其它94第十六章 工资系统951.工资设置952.数据处理963.工资凭证974.工资条975.工资报表98第十七章 成本核算系统991.一般性说明992.成本核算设置993.操作方法101第十八章 打印相关的设置1021.凭证的打印设置1022.进销存单据打印设置1053.帐簿和报表1054.Win /XP怎么自定义纸张大小106第十九章 数据备份1081.单机版

4、数据备份1082.网络版数据备份109第二十章 附录1111.本系统的文件目录构成1112.SQL Server 的安装1113.商业的成本核算1134.部署VPN1145.二次开发1146.税控软件冲突的解决之道1147.界面的变换和设计1158.导入导出数据115第二十一章 致谢116第一章 概述感谢您选择我们的优质软件产品。简单实用的就是最好的!本系统包括帐务处理、进销存、出纳、工资、往来跟踪、成本核算等多个产品模块,各模块能够单独使用,也能够关联使用。用户能够自由组合、取舍各模块以求适应贵企业的实际需要。我们的软件产品都包含:单机版和网络版。网络版能够支持经过互联网在千里之外进行联网操

5、作(一般要求ADSL或者以上的带宽和速度)。我们的产品在设计上以”简单实用的就是最好的!”为最根本理念,务求为客户省下昂贵的系统培训和学习成本和宝贵的时间,也大大降低系统的维护费用和时间。我们要求我们的产品能一用就通,能以最快的速度为企业实施信息化的管理。同时,我们以用户需求为先进行产品开发,为客户提供最简单最实用的管理工具,和市面大多数的管理软件不同,我们只提倡我们的软件是”工具”,它并不包含”高级”的,”先进”的管理思想,您的企业不需要为了适应我们的软件产品而更改或者重新设计业务流程,也就是说:让我们的软件适应您,而不是您适应我们的软件。我们只是为你打造最好的工具,我们并不能为你提供先进思

6、想。我们相信只有您和您的思想才能为您的企业带来腾飞的希望。我们认为只有不断的创新和不懈的努力才是我们产品和公司成长和发展的根本,我们的软件产品在设计上更多的体现了我们的创新精神,围绕着”简单实用的就是最好的!”这个中心,我们推出的每个产品模块都有我们公司独有的创新技术。正因为我们的创新和努力,多年来赢得了用户的良好的口碑,”简单实用的就是最好的!”更是深入人心。我们不断的改进我们的产品,添加更多的功能,而且我们承诺用户在新版本升级的时候不需要交付任何的额外费用,保证用户能够更多的享有我们产品的更多更好更方便的功能。我们以中小型企业为主要的服务对象,切实认真研究了一些中小企业的实际运作,并诚恳听

7、取了广大使用者的意见,力求每个功能和设置都做到最简单最易用,使得最终使用者能够真正利用我们这个软件工具来提高办公效率,提供更准确的核算报表。我们在技术上采用了开放性的设计,为了适应不同类型的企业和公司的实际运作的差别,我们的设计采用了高可重用性、高灵活性、高组合性、高扩展性的全新设计方式,外加对特殊行业的特殊支持模块,使得我们的产品能够从容面对各行业的复杂应用,为我们系统向更高层次更复杂的应用提供了坚实的基础。全新的开放设计还为二次开发以及为和其它软件系统的链接使用提供了无缝的技术接口。我们再一次感谢您选择了我们的优质软件产品。我们非常抱歉需要您花费时间阅读这个操作说明,我们会继续努力为您提供

8、最简单最实用的软件产品。简单实用的就是最好的!第二章 软件的安装和配置1. 软件的获得 A.经过在我们的官方网站或者授权下载网站下载 B.向我公司或者我们的代理商索取试用版 C.由我公司或者由我公司授权发行的光盘 D.其它经过我公司授权发行的媒体2. 安装前检查 在安装软件前,请您先检查你的计算机的配置和安装的软件是否符合我们软件产品最低要求您必须安装了中文Windows 98以上版本(Win98/Me/ /XP/ 等)的操作系统。最少需要100M的硬盘空间。我们的软件也能够安装在U盘(优盘)或者移动硬盘上,推荐使用支持USB2.0以上的设备。虽然我们的软件能够安装在U盘(优盘)中使用,可是因

9、为U盘(优盘)本身最多只能读写100万次,如果软件直接在U盘(优盘)中运行会导致U盘(优盘)频繁读写,读写的次数很快会超过100万次,从而导致U盘(优盘)部分损坏,U盘(优盘)的结果直接使得数据丢失,因此,我们并不推荐你长时间的让软件在U盘(优盘)直接运行。移动硬盘则没有这种限制。我们建议你安装Office 或者Office XP等以上版本的Office软件,强烈推荐安装电子表格EXCEL软件。当然,Office 软件并非必须的,我们的软件并不依赖Office来工作,只是我们的大多数的用户认为Office软件和我们的软件兼容性非常好,利用Office能够使得我们的软件的一些操作更为简便,也增强

10、了我们软件的一些功能。安装软件之前请你注意先检查你的计算机没有病毒侵害,如果您的计算机上有病毒,即使其它的软件能运行,我们的软件也很可能不能正常运行。在安装软件之前,请您最好退出其它正在运行的程序。如果有杀毒软件,请停止这些杀毒软件的实时监控或者实时保护功能。如果你安装了一些数据库软件,请你务必先停止并退出它们,再安装我们的软件系统。3. 安装过程 从我们公司网站下载后安装。安装程序是一个单一的文件,它的图标如图示:直接双击它就能够安装了。建议您下载的时候先保存到硬盘,再打开安装。 从光盘安装把我们的光盘放入您的计算机的光盘驱动器(CDROM或者DVDROM),稍等几秒,我们的光盘会自动播放一

11、个”欢迎使用”的安装画面,你按提示安装主程序就能够了。如果您的计算机没有自动出现我们的安装画面,说明您的计算机关闭了自动播放功能,你能够在”我的电脑”打开浏览光盘,找到光盘内一个叫AutoRun的文件,双击它就能够运行光盘的安装向导。(可能有两个,其中一个不能是运行的)安装的时候,你能够改变安装程序的目录,默认是在C:Program Files内。请你按照提示完成软件的安装。安装的过程中,安装程序可能会重新启动计算机,请你耐心等候直到软件安装完成。软件安装完毕后会在您的计算机”桌面”创立一个快捷图标,直接双击这个图标就能够运行我们的产品。你也能够在计算机左下角的【开始】菜单的程序组里面找到我们

12、程序的快捷方式4. 安装注意事项A. 安装过程中,请不要运行其它程序,而且按提示进行安装。B. 如果安装程序提示错误,如果错误信息中有忽略或者跳过按钮,请你直接按这些按钮继续,一般不会影响程序的运行。C. 如果程序重复出现错误,无法继续进行安装或者提示的错误您无法理解和解决,请你和我们技术支持部门联系。D. 如果无法解决安装的问题,你可能需要重新安装Windows,在全新安装的Windows下能够重新安装我们的软件产品。E. 您的计算机如果太多的其它的软件可能导致计算机系统的混乱,可能导致我们软件无法安装或者运行。F. 病毒或者一些防病毒杀病毒的软件可能对一些系统文件进行保护而导致我们的安装程

13、序无法升级您的系统文件而导致安装失败,请你在安装的时候先停止实时保护和监控,再退出这些软件。G. 很多软件在Windows的右下角有小图标在运行,如果安装失败,请你先停止再退出这些软件再试试(如SQL Server等)5. 安装后可能出现的问题的处理 软件在第一次运行的时候,可能需要再一次启动你的计算机。请你重新启动。(Win98系统会有这种情况,原因是因为我们的程序升级了您的系统) 如果安装后,第一次运行的时候,提示3706等错误,程序无法继续运行(详细信息提示:数据驱动程序没有安装)的解决方法:如果你有我们的安装光盘,请你打开我们的光盘,浏览光盘的文件夹,打开Support文件夹,看看里面

14、的说明,请按照说明上的提示一步步安装一些支持文件。如果您没有我们的安装光盘,你能够到我们网站的”用户留言”板块,下载相关的支持文件进行安装。如果安装了支持文件还是无法运行我们的软件系统,我们只好建议您格式化后重新安装您的Windows再安装我们的软件系统。6. 网络版本的安装安装网络版的时候您必须指定一台计算机作为服务器,您的数据将会被存放在服务器上。在使用的时候必须开启了服务器,其它计算机才能使用我们的软件系统。同时您的服务器最好有一个静态的IP地址,以方便您配置和安装网络。6.1服务器端的安装u 6.1.1先以安装单机版的方法安装好软件。u 6.1.2安装SQL Server或者MSDE数

15、据库。(安装方法请看附录)u 6.1.3启动SQL Server和我们软件的服务器程序。u 6.1.4在【开始】菜单找到单机网络版本切换,运行这个程序,把程序从单机版切换到网络版u 6.1.5运行我们的程序,程序出现以下窗口单机网络版本切换程序输入你在服务器上记录下来的参数。保存。重新运行我们的程序。安装网络版错误提示的一般处理方法:A.错误:- 对象名reg无效。数据驱动程序没有安装或者系统文件损坏。解决方法提示:重新启动计算机试试,如果还是不行,你需要重新安装SQL Server和调整的的网络配置B.转为单机版运行正常,一转为网络版马上出现:正在连接192.168.0.1(服务器地址)应长

16、时间停在那里不动。服务器里连接位置提示:client connecting,No.1 解决方法提示:打开windows的控制面板,找到管理工具(Win98不用可能没有管理工具),找到ODBC数据源,打开它,你看看是否已经有SQL Server的DSN数据源?如果有(一般叫QMIS),请你删除它,重新在”用户DSN”新增一个SQL Server数据源。按向导提示的进行就能够了,注意数据源名称不要用QMIS,你随便起一个名称叫ABC之类就能够了,在身份ID验证方式窗口中,请选择”使用用户输入的ID和密码”的验证方式,输入您的登录ID和数据库密码。并测试这个链接是否能成功。在服务器上,如果我们的软件

17、能够成功连接到SQL Server服务器,说明服务器的安装已经成功了。6.2客户机端的安装 6.2.1按照单机版的方法安装软件系统。 6.2.2运行版本切换程序切换为网络版。 6.2.3按网络版服务器端6.1.5的运行和调试方法连通服务器。6.3远程访问的安装和配置你能够经过互联网进行远程数据访问。一般我们要求ADSL上网或以上的带宽,能够获得令人满意的速度。普通的Modem拨号上网也能够,可是速度可能会很慢。 最简单最廉价的远程访问方式设置:在服务器上经过ADSL上网并安装一个动态域名的免费软件(如:花生壳),申请一个动态域名,远程的客户端就能够在链接的配置中直接输入动态域名来代替服务器的I

18、P地址。这种方式简单,可是数据是不安全的,因为数据是透明地在互联网传输的。如果不是长期的使用,能够使用这种方式。 经过VPN(虚拟局域网)的安全远程访问方式:你能够建立一个VPN的网络平台,VPN的建立的方式有硬件和软件实现两种,不同的网络公司也有不同的方案、产品和价格,价格从几百到几万不等,一般来说,硬件实现VPN的稳定性比较好。我们也能够经过Window 或者Windows 作为服务器配置自己的免费的VPN平台。VPN的配置需要一定的网络知识,这种基于Win 的VPN配置方案能够经过搜索引擎找到很多相关的资料(如经过Google搜索关键字:VPN Win 配置)。配置好VPN后,我们软件的

19、设置就和普通的网络版设置一样了。7. 加密锁、产品号码和注册号码产品号码和注册号码是一一对应的,只有对应的一组产品号码和注册号码才会生效。在你使用我们产品(没有加密锁的情况下)的时候,我们软件会根据您的计算机的硬件信息生成一个产品号码,不同的计算机,产品号码是不一样的。我们为您提供了加密锁和注册号码,当您提供您的计算机系统的产品号码给我们的时候,我们会记录下这个产品号码,并以此作为您作为我们正式用户的唯一标识。我们会设置一个同样号码的加密锁给你。当您现在使用的计算机的硬件不发生变化的时候(计算机没有损坏、不更换硬件配置),我们软件的产品码也是不会发生变化的。因此在不使用加密锁的情况下,您依然能

20、够使用我们的软件直到已经注册的计算机发生问题需要重新安装。当产品码发生变化的时候,您就需要安装加密锁,加密锁成功安装后,产品码就会回复原来的产品码(实际上就是加密锁设置保存的产品码)。请你注意:一经用加密锁打开过的帐套,数据会被加密锁加密,这样以后每次使用就必须插入加密锁才能打开这个帐套。因此,如非必要,能够先不使用加密锁。请妥善保管您的加密锁。加密锁丢失是不能补发的。加密锁是我们向加密锁厂商定购的电子产品,自正式购买软件之日起一年内有质量问题,你能够把加密锁寄回我公司,我公司会为您免费更换新加密锁。一年后损坏,我们包修,我们承诺修理费用最多不超过RMB120元(含我们回寄给您的单向快递费用)

21、,如果实在无法修复,我公司能够为你更换一个新加密锁。8. 加密锁的安装方法 在我们的软件包装盒里面取出加密锁,打开加密锁的帽盖,可是请先不要插入到电脑里面。 放入我们的软件安装光盘,按提示安装加密锁驱动程序。重新启动计算机。 插入加密锁(特别注意:请最好使用一根USB延长线,而不是直接把加密锁插入到电脑机箱的后面,实际中,很多机箱存在漏电的情况,很容易导致加密锁局部损坏。)。 计算机提示找到新硬件,并按提示操作完成驱动程序的安装。根据 USB 加密锁上灯的状态能够判断安装是否成功:如果长亮(绿色灯)说明正常,如果每秒闪烁 1 次说明没有安装驱动程序或USB口有问题;如果闪烁是其它状态则说明加密

22、锁损坏;如果灯不亮而且系统提示”找到 USB 设备”则是加密锁损坏,否则可能接触不良或 USB 口有问题。 如果计算机一直没有提示找到新硬件或者提示”找到 USB 设备”,灯的颜色是黄色(或者红色),请你换一个USB接口试试。判断 USB 口好坏的办法是,第一次插入加密锁的时候,系统会提示”找到 USB 设备”并安装驱动程序,如果没有则说明 USB 口有问题,可能是没有正确安装 USB 主机控制器的驱动程序或在 COMS SETUP 中禁止了 USB 功能或主板的 USB 口有硬件故障。如果你有其它 USB 设备(如 USB 鼠标、U盘等)的话也能够试一下,来判断 USB 口的好坏。安装好我们

23、的软件系统,运行软件,你会发现软件的”注册窗口”里面的产品码和我们提供给您的用户证书上的号码一致。而且在该窗口的左下方会出现这样的一个图标:这个图标说明你已经完全安装好了我们的加密锁和软件。如果是已经注册的软件,安装加密锁后可能不再出现”注册窗口”,这也表明你的安装是正确的。特殊情况:加密锁使用一段时间后,发现加密锁的灯是绿色的,可是软件不能启动(出现一个软件的Logo的图后软件没有任何反应就退出了),这种情况表明加密锁并没有损坏,只是加密锁里面的信息丢失了(由于突然停电、电压不稳、机箱漏电等原因),你能够致电我们,我们会指导您修复加密锁的数据。第三章 系统基本架构 传统的”进销存财一体化”结

24、构我们以财务为坚实基础的扩展的结构传统的一体化的方式:各种数据密切相关联,互相钳制,数据增删改受到限制,扩展性不足。以财务为基础的结构:数据独立,具有最大的灵活性,能够方便的进行功能扩展。我们将在原有的稳固可靠的系统基础上开发更多更实在的应用。第四章 首次运行软件和创立第一个帐套在”桌面”或者”开始”程序菜单点击我们的系统图标,运行软件。 软件先显示我们公司的产品标志,接着显示注册窗口,在你还不是我们的正式用户的时候,这个窗口都会先显示,你能够不作理会,点击点这里试用按钮就能够了。当你需要正式购买我们的软件的时候,请你把这个窗口的内容(包括使用者名称、地址、电话等),并利用窗口上的打印按钮打印

25、出来,传真给我们。当然,你也能够用白纸填写好您的姓名、公司名称、地址、邮政编码、电话,并准确的抄写软件产品码(机器码),发传真或者E-Mail给我们,或者直接电话通知我们,我们会登记您的资料。我们确认你的资料后,会给你一个注册码,请输入注册码并点击注册,就能够成为我们的正式用户。成为正式用户后,使用时间和功能将不受限制。原来试用的数据也无需重新输入,能够承接试用的数据继续使用。第一次使用我们这个软件的用户,会弹出一个帐套企业资料窗口,请你输入你的需要开立帐套的企业的资料,并选择会计帐套的年份。点击保存,系统会为你创立这个企业的帐套。企业代码输入0001或者0002 这样的流水号就能够了,本系统

26、的海量版能够在同一套软件允许你建立12480个帐套。这些资料都是能够在以后修改的,而且能够把这些资料插入到以后的报表中。在你点击保存的时候,系统会提示你选择会计制度。系统完全支持新旧两种会计制度,你能够按你自己的实际需要选择不同的会计制度。第五章 打开帐套和帐套管理新建帐套后,系统会出现帐套管理窗口双击你要处理的帐套,选择用户名和输入密码就能够进入帐套了。我们系统自己设置了一个最高权限的用户超级管理员,这个用户具有所有的操作权限,一开始的时候是没有密码的,你需要自己为这个用户设置密码。其它的操作员你能够进入系统后按照您自己的需要进行添加,而且能够为每个操作员定义她们的权限。(请参考操作员管理章

27、节)提示你一下,在这个窗口能够备份数据,还能够封结帐套,封结后只有超级管理员才能进入,以防止操作员误修改了往年的帐套数据。在企业资料管理中,你还能够增加更多业户的企业资料,当你的代理记帐或者是需要同一个软件需要为多个企业做帐的时候,这个管理功能必不可少。另外,请你慎用帐套和企业资料的功能,数据一经删除,除非你有删除前的数据备份,否则是无法恢复的。删除的时候会提示你输入超级管理员的密码,以防误操作。第六章 帐套的总体设置说明和使用规划在正式为一个企业使用本系统建帐前,请先了解以下原则:1 如果你并不需要使用本系统提供的会计核算功能,而只是使用进销存、出纳、工资等其它的模块,你能够对以下几点不必关

28、注。2 当建帐企业的货品物料材料品种繁多,而你又必须核算数量(核算库存)的时候,强烈建议你使用我们的进销存模块,而不需要设置原材料或者库存商品、产成品等科目二级科目。因为当二级科目或者三级科目多的时候,您的会计帐簿会因为明细帐繁多而变得不清晰,同时在日常的业务中,如果比较多的话,不使用进销存模块的核算方式会导致你的库存相关的会计凭证非常的多,不利于你管理你的帐证。如果你的建帐企业的货品物料材料品种不多,如只有二三十种,而且对库存的核算要求不高,只要求核算数量和金额,而且没有人手专管库存或者不想使用进销存模块,建议你采用二级科目进行核算的方法。同时,如果要核算数量的话,你需要设置这些科目的核算数

29、量属性,包括一级、二级科目都需要设置核算数量属性(除非你并不考虑要对货品的数量进行核算)。例如:库存商品科目底下有电视机和洗衣机等,如果你不使用进销存进行核算,请你设置库存商品科目和它的子科目的核算数量属性。3 当建帐企业的往来单位众多(设置二级科目核算不方便),或者,需要我们的进销存系统和会计核算系统关联使用(进销存的销售和采购、领料等等相关业务需要自动生成会计核算凭证,进入会计系统)时,请不要设置往来核算科目(比如:应收帐款、应付帐款等)的下级科目。而是修改科目属性,把这些往来科目定义为往来核算属性。这样,系统能够支持10万个往来单位都没有问题,而且非常方便地使得进销存和会计核算模块、往来

30、模块、出纳模块的链接起来共享往来单位资料进行使用。当然,当你的会计核算和进销存核算不想关联起来,想各自独立的使用的时候,你能够建立多级科目或者使用设置科目的往来核算属性都是能够的。4 你还应该了解,出纳的银行(或者现金)帐户实际上来源于会计的现金和银行存款科目的二级科目,比如必须在会计科目的银行存款科目设立了”工商银行”这个帐户,出纳系统才会有这个帐户能够使用,也就是说,在系统中,出纳和会计在现金和银行存款科目方面的帐户是共享的。因此建议你: 会计建好了现金和银行存款帐户后,如果你另外还有出纳人员使用我们的出纳系统,请不要在设立后删除现金和银行存款的下级科目,也不易在输入了数据后更改这些科目。

31、 ”小金柜”也在这个帐套中进行核算是不适合的,你需要另外建立一个帐套进行”小金柜”的核算,如果这个帐套的数据都是内部核算数据则不在此列。 建好明细科目后,出纳和会计系统就能够可分可链接使用。具体论述请看5。5 如果你是会计出纳集于一身,出纳系统就能够不使用了,会计帐上就能很清楚的反映,你没有必要两个系统都输入数据来使用,这样添加了工作量,而且麻烦,其实只要你做会计凭证的时候,分录做细一点就能够了。如果会计凭证分录做的细,出纳就能够”偷懒”,只要从会计系统导入数据就能够了。当然这不是我们建议的,而且容易造成分工责任不明的问题。除非你是代理记帐或者是会计和出纳分开原来就不明确的情况。很多客户有一个

32、误区:以为出纳系统能够生成自动凭证,也就是以为出纳人员在出纳系统输入了现金银行数据,会计就能够不用做凭证了。这是不正确,理由很简单:出纳人员是不会知道也不会管会计分录是怎么做的(对应科目是什么),比如,出纳付出了100元车费,出纳根本不知道这个支出应该是管理费?还是招待费?还是?。因此,出纳系统自动生成凭证是不太可能的。可能看到这里,还有一些用户坚持认为,出纳能够做会计凭证!好的,没有问题!你开放给你的出纳人员一个凭证输入的权限,让出纳直接输入会计凭证(不是出纳凭证)就能够了,出纳系统这边的数据就能够不输入了。6 系统必须要有固定资产和累计折旧科目存在,就算你并不需要真正使用它。请你不要删除固

33、定资产和累计折旧这两个一级科目。而且它们的中文名称不能写错。7 如果你需要使用我们的往来核算跟踪系统,你就一定不要删除应收帐款和应付帐款这两个一级科目。详细的往来核算系统的介绍请看相关章节。8 部门员工、外币币别资料和项目资料在整个系统里面都是共享的资料。在各模块都是共同使用的。往来单位、货品资料也是共享的(可是,如果作为明细科目在科目表设置的话,只作为科目进行共享,而不是作为独立的往来单位或者货品资料)9 如果你的计算机知识不太好或者是一个会计软件的初学者,以上的说明你可能不太理解,没有关系,能够对以上说明不加理会,统统把它忘掉,进入我们的帐套,你喜欢怎么做,你认为怎么做方便就怎么做!第七章

34、 会计帐务处理1. 系统结构我们先来对比一下会计帐务处理中,传统的财务软件的结构和我们系统的结构:这种设计对比传统的财务软件的设计拥有以下特点: 巨大的灵活性,和现在的国内会计的事务操作更为贴近。 操作简单,结构更清晰易懂,无需繁杂的操作步骤。 数据录入更为方便。 碰到问题容易找到问题的所在,有助于快捷的解决问题。 同步实时运算,一经更改,所有改变将马上在帐簿和报表中反映。 同时支持新旧会计制度,同时支持所有不同的行业!设置简单方面。 经过设置,也能够转换为传统的操作模式,以适应一些用户固有的使用习惯。从上面的对比中我们看到,对于我们的会计帐务处理,数据只来自凭证和初始化数据,也就是说,只要你

35、的初始化数据和凭证正确,帐簿和报表都是全自动整理生成的,而且因为报表和帐簿是动态的,你的任何修改都会立即反映,无需复杂的登帐、结帐过程。我们还能够看到,我们对初始化数据和凭证输入是对等关系,不需要你必须先做好数据的初始化才能输入凭证,你完全能够先输入凭证,再慢慢调整和输入初始化的数据,这种设计为你赢得了时间,也给你最大的方便,也为全动态的帐簿和报表提供了可能。在程序的设计中,全动态的帐簿和报表的意思是说:实际上,我们软件是”没有”帐簿和报表存在的,帐簿都是在你每次需要查询的时候动态的重新登帐生成的帐簿显示给你,报表都是在你每次查询的时候直接在凭证和初始化数据统计生成显示给你。报表并不像手工做帐

36、或者其它财务软件那样从帐上取数,它是直接从凭证动态汇总而得。这种简单的设计方式让计算机完成了大量的工作,简单的数据流向使得的碰到问题的时候很容易找出错误所在:不是凭证有问题就是初始化数据有问题。加快解决问题的速度。这种简单的设计还最大限度的方便你对帐务进行调整,以便让你做出更准确更合理,更符合各方面需要的会计帐务。当然,你也能够把软件设置为严格管理的模式,在严格的管理模式下,所有的改动将变得不再容易(或者不再允许改动),错误的输入将不能直接修改,需要采用冲销的方式进行,或者经过层层授权的方式进行。默认的情况下,我们的软件设置是宽松的模式。你能够根据自己企业的实际需要来进行设置。无可置疑的是:严

37、格的模式将使得便利性降低。2. 凭证的输入和相关操作我们的会计核算系统的数据都是依赖凭证的,因此输入好凭证是关键。我们为凭证的提供了很多便利操作,我们重点会讲解凭证这部分。请看我们的操作说明图例:注意:系统会自动为你增加行(一直按回车键或者把鼠标点击到其它行其它位置),如果最后一行的行头为*号,说明这行是新增加的行可是还没有输入任何数据,你没有必要把这一行删除(除非系统提示这行有错误)请你先理解凭证的布局,完整的凭证能够看作下图:我们能够看到,每一行分录实际上都各自能够对应不同的数量、单价、项目、部门、外币等,例如,我们能够输入不同部门的管理费用在同一张凭证里作为不同的分录:分录一:借 管理费

38、用办公费 (部门:销售部)分录二:借 管理费用办公费 (部门:生产部)分录三:.一般简单的核算情况下单价数量项目部门外币等等,是不需要输入和理会的,如果该科目设置了辅助核算,会弹出相应窗口让你选择。 直接填入摘要、科目内容,并输入金额后,看到合计旁边没有感叹号,即证明该凭证输入完毕。摘要能够只输入第一行分录的摘要,其它行的分录会自动按照上一行的分录进行自动填充(在保存的时候自动检查并填充),因此你无需每行分录都输入相同的摘要,系统会自动为你补充。在输入科目的时候能够输入中文比如输入能够输入”现金”就会自动的变成”1001 现金” ,如果输入 ”管理费用”就会出现”5503 管理费用”等等,而不

39、用输入科目代码,可是我们还是建议你点击下拉三角按钮选择科目,因为直接输入科目名称时,如果有多个科目名称相同(相似),你就可能等不到你想要的结果。 自动调平功能也能够在借方(或者贷方)金额的单元格里面输入等于号(=),系统会自动填入这一行的金额,这样整张凭证的借贷金额就自动平衡了。凭证工具按钮能够经过快捷键调用: Ctrl+N 填写新凭证 Ctrl+D 删除当前凭证 Ctrl+Q 关闭凭证窗口 PgDn 下一张凭证 PgUp 上一张凭证 Ctrl+P 打印 Ctrl+W 打印预览 Ctrl+S 保存凭证 特别提示:在凭证的表格区域按下鼠标的右键能够弹出一个功能菜单,你能够利用这个弹出菜单进行删除

40、行/插入行等操作。我们还设计了模板凭证功能,在我们的日常帐务中,有很多凭证的分录是相似的,或者,几乎每个月都可能会录入分录类似的凭证,如提现金的凭证。我们能够把这些常见的凭证另存为模板,以后在需要使用的时候,把它调入,我们只要作小量的更改(如:只是改个金额)就能够完成一张新凭证的输入,这种方式能够大大提高凭证输入的效率。凭证模板是一个文件,保存的时候你需要输入一个合适文件名称,以便在下次需要使用的时候容易找到这个模板。如提现金的模板你能够起一个文件名为:提现金。凭证模板的功能操作和对应在”新建”按钮中位置请看下图。和凭证模板类似,你也能够把凭证另存为一个凭证文件,在需要的时候在把它导入回来。例

41、如:某张凭证我们想暂时删掉它,我们能够先把它另存为凭证文件,以后在需要这帐凭证的时候再导入。又或者利用凭证文件能够把一个帐套的凭证导入到另外一个帐套。温馨提示:我们的系统特有一个叫”习惯”的设置功能,请看上图中的”习惯:保存后立即新建”,这个功能是为了适应不同的使用者的使用习惯。根据我们对大量使用者的研究数据分析,凭证输入后保存有两种后续的需求:A.立即对新输入的凭证进行打印 B.不打印立即准备新建一张凭证。你能够按照自己的需要选择和你习惯相适应的选项。(在我们进销存系统的单据录入中也有这个”习惯”选项)3. 科目的设置你能够按照自己的习惯和需要,对会计科目进行任意的增加、删除和修改,可是请遵

42、循上面”六、帐套的总体设置说明和使用规划”中的原则。科目的总界面如下:系统能够允许你设置最长为10级的科目,建议你合理的为你的科目进行分类,一般科目在4级以内的时候,操作人员感觉比较便利,太多的级数容易让人产生混乱。特别提醒您:按国家新会计制度,二级、三级科目只有两位数字,也就是说,你的明细科目最多不能超过99个,如果你的明细科目超过99个,请你使用三级科目或者四级科目的方式,例如应收帐款如果你使用明细科目的方式(而不是设置往来核算属性的方式),你的应收单位很多,可能超出99个,你就需要先设置二级科目(如:按地方区域),在把应收单位设置为三级科目。当你选中一个科目的时候,你留意一下科目窗口的底

43、部,会显示这个科目的即时余额供你参考。你能够删除一些你不需要的科目,这样能够加快以后程序处理数据的速度,当然,在以后你需要用到这些科目的时候能够自行添加。4. 数据初始化点击设置按钮,进入财务数据初始化。建议你初始化的同时对科目进行设置举例:对银行存款科目数据初始化。单击”银行存款”,表示选择现金科目。 然后,单击”初始化数据”,即弹出如下窗口。年初金额指该企业在本年初的该科目金额。 期初金额指在使用本系统做帐的前一个月的该科目的月末金额。 年初数量指该企业在本年初的该科目数量(在需要做数量金额帐时输入)。 期初数量指在使用本系统做帐的前一个月的该科目的月末数量(在需要做数量金额帐时输入)。

44、输入后单击保存。逐一选择其它科目(包括明细科目),逐一输入各科目的初始化数据。初始化数据后,点击”确定”,系统会弹出初始化检查数据表,帮助用户检查数据的正确与否。特别提示: 如果是从一月份开始使用电脑做帐(即:整年的数据由电脑处理,我们建议你这样做),期初也要输入数据:期初数=年初数。 如果不是从一月份开始使用电脑做帐,比如6月份才用电脑处理帐务,那么:非损益类科目 期初数=5月底余额损益类科目 期初数1到5月的累计数。 我们建议你先输入一级科目的初始数据,然后在逐个输入二级科目的初始数据。 很多企业还可能碰到一种情况是:一级科目的数据是清晰的,可是某些二级科目(如应收应付或者一些费用科目)可

45、能一下很难分出来,很难理顺。这个时候请你直接输入一级科目的数据,二级科目哪些是清楚就输入,不清楚的能够输入大概或者暂时不输入,在系统问你是否要自动累计到上级科目的时候选择否。这样能够让你选做好主科目的帐,明细科目你能够在以后业务理顺后再补进来。这种做法不会影响你主科目的帐目和报表,当然有些明细科目帐就暂时不够准确了。5. 辅助核算初始化当某些科目设置了辅助核算属性的时候,你能够还需要对这些科目进行辅助核算初始化。这个功能能够在设置里面找到(其它会计相关)。例如:假设应收帐款科目设置了往来核算属性,我们就需要为每一个往来单位的应收余额进行初始化。辅助核算初始化有以下几个特点需要特别注意: 辅助核

46、算的初始化数据是资料性质的,和3.中财务初始化数据没有汇总关系,也就是说,在辅助核算做了初始化的科目,在3.中的初始化也需要输入。比如,我们的应收帐款的各个往来单位的数据我们都在辅助核算初始化中输入了,它们的汇总数并不会反应到3.的初始化中,而且也不会检查它们的汇总数是否和3.中应收帐款科目的初始化数据是否相当。这种做法最大的好处是灵活,而且对一些比较混乱的帐务也能处理,能够让你在理清整个帐务后再调整和更改。 辅助核算初始化是条件混合,多条件约束的。例如:应收帐款A公司 ,应收帐款同时核算了部门,A公司是属于销售I部来核算的。这种情况下,你在辅助核算里面就必须有三笔初始化数据:1). 应收帐款 只是往来A公司(核算往来)作为条件的2). 应收帐款 只是销售I部(核算部门)作为条件的3). 应收帐款 A公司和销售I部同时作为条件的如果你只输