ERP采购业务操作使用手册 .doc

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1、ERP采购业务操作说明一、 供应商资料维护2二、 客商可销料营销代表维护21、新增客户时32、采购部经理发生变更时3三、 原料采购标准3四、 采购计划41、正常采购计划42、 特殊采购计划43、超量采购计划4五、 运费维护5六、 询价单5七、 采购决策表5八、 采购合同6九、 收货通知单61、要过磅、要检测的原料62、不过磅、要检测的原料73、不过磅、不检测的原料7十、 采购发票录入7十一、 付款结算81、正常款项支付82、挂帐款项、预付款项、垫付运费支付93、客户余额查询10十二、 供应商评价及考核101、 供应商评价102、 供应商资料完善113、 供应商月统计报表查询11一、 供应商资料

2、维护客户化-基本档案档案-客商信息-客商管理档案-查询，在查询条件中录入客商名称或其他资料，把等于改为包含，点确定。如直接点确定，表示查询所有客户资料。也可从左边候选条件中增加条件进行查询。找到供应商后，点菜单中修改，找到业务信息页签，修改客商属性（供应商），如在修改过程中，提示数据已经引用无法修改时，可把客商属性改为客商。录入助记码，点菜单中增行，录入发货地址名称、联系人、电话、是否默认地址、所属地区等内容，无误后点保存。如需要维护银行账户资料，点菜单中银行帐户，查看里面是否已有需要的帐户资料，如无，则点菜单中增加，录入账号（开户行账号）、账户名称（注意：此处为开户行名称）、银行类别（如没有

3、你所属的银行，则选其他）等字段，勾选是否默认账户，如已有默认账户则不需要再点，无误后，点保存。如多个客户，则从查询开始循环即可。二、 客商可销料营销代表维护供应商在此节点的维护，可只维护客商代表资料页签，可销料页签不需维护。客商代表资料页签的维护将方便在后续进行决策表和采购合同的录入。1、新增客户时供应链（农业）-基础设置-客商可销料营销代表维护-增加，录入客户名称，点到客商代表资料页签，点点菜单中行操作-增行，在员工编码中录入姓名，点后面的放大镜进行查，找到后，点确定，并勾选主要代表字段。所有供应商的客商代表资料可维护采购部经理一个人。无误后，点菜单中保存。如还有客户，则重新从增加开始。2、

4、采购部经理发生变更时供应链（农业）-基础设置-客商可销料营销代表维护-查询，在查询条件界面中的客商中录入需要变更的客户，如不选择，则查找出所有客商资料，点确定，系统带出所有客商资料。找到需要变更的客商，点卡片显示，点修改，客商代表资料发生变更，则点客商代表资料页签，重新录入员工编码字段，并勾选主要代表。三、 原料采购标准供应链（农业）-采购管理-采购决策-原料采购标准-增加，根据市场部下发的市场快讯中规定的天数，录入项目名称、库存使用天数、在途使用天数。点菜单中的行操作-增行，在表体中的物料编码录入对应的原料。无误后保存。如有多个标准，则再通过增加操作进行维护。四、 采购计划1、正常采购计划供

5、应链（农业）-采购管理-采购计划-正常采购计划-查询，系统根据营销部录入的当月的销售任务录入单（即当月销量计划），结合最新产品配方，及维护好的原料采购标准自动计算出本月需要的原料量。2、 特殊采购计划供应链（农业）-采购管理-采购计划-特殊采购计划录入-增加-自制单据，录入计划日期、OA审批单号（如有）、原料类型，点菜单中行操作-增行，在物料编码中录入需采购的物料，及计划采购量、单价、金额，无误后，点保存，执行-提交-审批。3、超量采购计划 供应链（农业）-采购管理-采购计划-超量采购计划录入-增加-自制单据，录入表头中物料名称等资料，点菜单中行操作-增行，选择年月，录入计划销量、计划耗量，无

6、误后，点保存，执行-提交-审批。五、 运费维护供应链（农业）-采购管理-采购决策-运费明细设置，点增加，录入物料名称、地区及其他相关运费资料。无误后，点菜单中保存，建议把常用的运费维护到系统中去，不常用的运费可不维护，在做询价单中直接录入即可。六、 询价单供应链（农业）-采购管理-采购决策-询价单录入-增加-自制单据，选择询价方式，有效日期，表体中的蓝色字段为必输项，必须录入，点行操作-增行，录入物料编码、供应商等资料，勾选确认购买的供应商行中的结果是否购买字段，无误后，点保存，执行-提交-审批。七、 采购决策表 供应链（农业）-采购管理-采购决策-询价单录入-增加-自制单据，选择物料类别，录

7、入物料名称、市场价、采购数量、在途数量、后20天预计耗用，如标准下面没有数据，则表示需要维护原产采购标准，录入其他资料，通过行操作-增行进行各个页签的操作，无误后，点保存、执行-提交，查看审批情况，通知审批人及时审批。八、 采购合同 供应链（农业）-采购管理-采购合同-采购合同录入-增加-自制单据，录入合同编号，有决策表则选择采购决策单，无则为空，录入合同名称等字段，计划终止日期尽量保证合理，如设置太短，则可能导致未到货前合同自动终止，导致无法收货。点行操作-增行，录入或核查合同子表页签中物料编码、数量、含税单价、包装物重（千克/件）资料，无误后，保存，执行-提交，查看审批情况，通知审批人及时

8、审批。九、 收货通知单原则：除上营预混料、包装物、标签、部分药品可使用自制单据外， 其他原辅料必须通过采购合同生成。1、要过磅、要检测的原料（非标包原料，如玉米）：供应链（农业）-采购管理-收货通知单-收货通知单新增-增加-自制单据（采购合同），录入供应商、车皮（船）号、车牌号、采购员等资料；点行操作-增行，录入物料编码、本次收货数量、含税单价等资料，是否司磅、是否检测全部打勾，录入包装物重（千克/件），无误后，保存、执行-提交-审批。2、不过磅、要检测的原料标包原料：供应链（农业）-采购管理-收货通知单-收货通知单新增-增加-自制单据（采购合同），录入供应商、车皮（船）号、车牌号、采购员等资

9、料；点行操作-增行，录入物料编码、本次收货数量、含税单价等资料，是否司磅不打勾，是否检测打勾，录入包装物重（千克/件），无误后，保存、执行-提交-审批。3、不过磅、不检测的原料盐、标签等：供应链（农业）-采购管理-收货通知单-收货通知单新增-增加-自制单据（采购合同），录入供应商、车皮（船）号、车牌号、采购员等资料；点行操作-增行，录入物料编码、本次收货数量、含税单价等资料，是否司磅、是否检测全部不打勾，录入包装物重（千克/件），无误后，保存、执行-提交-审批。十、 采购发票录入供应链（农业）-采购管理-采购发票-采购发票录入-增加-入库单，在弹出的界面中录入供应商，点确定，勾选需要的单据，点

10、确定，录入发票号、发票日期、票到日期、发票类别，录入发票数量，并保证发票数量与入库数量的一致，无误后，点保存，执行-提交-审批。发票生成后，系统自动将发票的金额挂帐到客户余额中。十一、 付款结算1、正常款项支付此方式适用于发票、入库单等单据齐全的情况下使用，发票未到但已经有入库单的情况下也适用该方式。管理会计-应收应付-付款单-付款单当入-增加自制单据，录入付款类型、付款方式、付款帐户、往来单位等字段，系统自动根据往来单位带出客商账户资料，如不是需要的账户，则点客商帐户后面的放大镜，进行选择，如在选择资料中也没有需要的账户资料，则需要进入客商管理档案进行维护；在录入往来单位后，系统自动带出客户

11、当前的余额到客商余额字段，做为付款参考，同时还自动在表体中带出该客户名下的所有入库单，在表体中找到与纸质入库单号一样的单据（即需要本次付款的入库单），其他不需要付款的入库单删除，留待下次付款使用，核对本次需付款的入库单前面发票号字段是否有数据、并且与纸质发票号一致，如发票号字段为空，则取消本次付款，重新录入采购发票后，再进行付款。如本次付款客户委托支付给其他单位，则录入委托收款单位、委托账户、委托账号三个字段。单据选择好后，根据本次实际需要付款金额录入本次付款金额字段，系统对付款总金额进行控制，付款金额不允许大于入库单金额，未防止重复付款，系统对已付款金额字段为0的入库单自动关闭，在下次付款时

12、便不会再出现。无误后，点保存，执行-提交，查看审批情况，通知审批人审批单据。2、挂帐款项、预付款项、垫付运费支付管理会计-应收应付-付款单-付款单当入-增加自制单据，录入付款类型、付款方式、付款帐户、往来单位等字段，系统自动根据往来单位带出客商账户资料，如不是需要的账户，则点客商帐户后面的放大镜，进行选择，如在选择资料中也没有需要的账户资料，则需要进入客商管理档案进行维护；在录入往来单位后，系统自动带出客户当前的余额到客商余额字段，做为付款参考，如该客户没有入库单，系统会提示此单位未关联入库单，点确定，录入金额至本次付款金额字段，为区分款项类型，可在备注栏中录入垫付运费、前挂帐款、预付款等字样

13、来进行区分，备查询。对于表体中没有入库单的付款单，系统自动勾选运费及预付款，有此标记的付款单可在入库单审批通过后，进行款项的核销。没有此标记的付款单则无法进行核销。无误后，点保存，执行-提交，查看审批情况，通知审批人审批单据。3、客户余额查询ERP系统中，客商余额的增加与减少来源如下：客户余额变动：提货单审批通过后，增加客户余额，收款单审批通过后，减少客户余额。供应商余额变动：采购发票审批通过后，增加客户余额，付款单审批通过后，减少供应商余额。如需要查询客户及供应商余额，进入供应链（农业）-管理会计-客商余额-客商余额计算，点菜单中的计算客商余额表，选择期间，点计算，点是，即完成查询。可在当前

14、节点查询，也可在报表统计中，使用报表查询，使用报表查询时，建议先在此节点计算一下。十二、 供应商评价及考核1、 供应商评价供应链（农业）-采购管理-供应商管理-供应商评价，点增加，选择年度，点菜单中生成明细，系统自动把本月发生过业务的所有供应商及相关原料自动带出，根据市场部要求，对其他进行打分，无误后点菜单中保存；如点生成明细无法带出或者只带出部分，可通过行操作-增行，录入供应商编码、物料编码后，再对其进行打分，无误后点菜单中保存。2、 供应商资料完善供应链（农业）-采购管理-供应商管理-供应商资料完善，点查询，在查询条件输入界面中，选择日期、客商，如客商不选，则表示所有客商。系统自动根据前面供应商评价及选择的日期内的业务情况，自动生成该表，如无误，可点菜单中的更新到客商档案，此时，系统会把质量合格率、交货逾期率、完成率等资料回写到客商档案中去。3、 供应商月统计报表查询供应链（农业）-报表统计-采购部报表-供应商月统计报表，点查询，在查询条件输入界面中，选择日期、客商、原料等条件，客商和原料条件也可为空，点确定，系统自动生成报表。