公司内部沟通会议制度.pdf

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1、重庆华宇实业有限公司文件编号：版本：公司内部管理文件公司内部管理文件文件名称：公司内部会议管理制度公司内部会议管理制度生效日期：编制：审核批准：一、一、目的目的对各项会议的流程进行规范，提高公司会议的办事效率和有效性。二、会议的分类二、会议的分类公司例会、专题会议、临时会议等。三、定义三、定义3.1 例会：也称为例行会议，指定期召开的会议，在我公司内部包括：周例会、质量例会等。3.2 专题会议即为解决专项问题所需要开的会，此会的召开会另行通知。3.3 临时会议临时会议是为解决突发事件或需要及时解决的问题所要召开的会，生产中的临时会议也可能在现场及时召开。四、职责四、职责4.1 总经办：负责公司

2、例会的组织、记录、公司周工作计划的编制、下发、跟踪落实、考核以及公司级专题会议和临时性会议组织。4.2 总经理或指定代理人：负责公司例会的主持，确定公司周工作计划。4.3 质量部部长：负责公司质量例会的组织、主持、记录和现场质量快速反应会议的主持。4.4 各部门部长：参与例会并准备相关的会议资料、提报本部门需要提请解决问题，并落实各项例会的会议任务。4.5 各副总：参与公司例会、对公司各项工作进行安排，执行公司例会的各项任务。五、会议召开运行程序五、会议召开运行程序5.1.5.1.会议召开流程会议召开流程会议的流程一般分如下五个阶段：会议通知会议准备会议召开会议纪要的发放与跟踪效果奖罚。5.2

3、.5.2.公司例会的召开流程公司例会的召开流程流程流程会议通知知责任人责任人作业描述作业描述相关表单相关表单A5.2.1 会议通知5.2.1.1.公司例会为公司的例行会议，总经办主会议时间：每周一下午 2:30 分。5.2.1.2 会议地点：公司会议室（二楼）。任5.2.1.3 会议参加人：总经理、副总经理、部门经理。5.2.1.4 会议主持人：总经理或指定代理人。流程流程A会议准备知会议签到各部工作汇报知责任人责任人各部部长总经办主任会与人员与会人员副总经理总经理与会人员作业描述作业描述相关表单相关表单讨论和奖惩知工作安排、下周公司工作计划总经办主任B副总主持人5.2.1.5 会议记录：总经

4、办5.2.1.5 会议通知：正常情况下不需要单独通知，但在例会取消地点/时间变更或其他异常情况下总经办主任需要提前通知。5.2.2 会议准备5.2.2.1 各部部长在开会前，负责准备工作周报，工作周报应包含上周工作总结、下周工作计划、临时性工作完成情况、延误事项工作说明、需要领导或其他部门配合事项几个方面的内容。各部门的工作汇报的电子文档应在开会前送交总经办。工作周报5.2.2.2 总经办负责会议准备，如会议签到表、投影仪、白板笔、电脑等。5.2.3 会议签到5.2.3.1 会议开始前，各与会人员在会议签到表上签名，并注明与会时间。5.2.3.2 对于确因有事不能参加会议的人员，应在开会前与会

5、议主持人请假并派职务代理人参加会议。会议签到表5.2.4 各部工作汇报会议开始后，公司各部门按照 工作周报格式进行工作汇报，并依次按销售部、技术部、生产部、采购部、物流部、质量部、设备部、财务部、总经办的顺序进行。在某一部门汇报后，公司副总或总经理对汇报内容进行提问和质疑，汇报人应及时进行答辩。5.2.5 讨论和奖惩5.2.6.1 与会人员对各部门提出的问题进行讨论，并对延误事项进行奖惩。公司 周工 作5.2.6.2 总经办对上周公司工作计划各项人员的完成情况进行通报，并提 计划交例会对没有及时完成工作事项的予以奖惩。5.2.6 工作安排和下周公司工作计划5.2.6.1 各副总根据分管业务范围

6、，对下周相关工作予以安排。5.2.6.2 主持人根据上周工作完成情流程流程B下发会议纪要和公司周工作计划跟踪落实考核责任人责任人作业描述作业描述相关表单相关表单况，以及各副总的工作安排，进行总公司 周工 作结，并提出下周公司工作计划。5.2.7 下发会议纪要和公司周工作计总经办计划划会议结束后，总经办负责编制会议纪要、整理公司周工作计划并下发（可以通过邮件方式发放），并在公司宣传栏展示公司工作计划，以让全员均能了解公司重点工作的内容并积极总经办参与。5.2.8 跟踪落实总经办负责对公司工作计划的执行情况进行跟踪验证，并将跟踪结果提报下次工作计划。5.2.9 总经办负责按照6.5 要求对会议的执

7、行情况进行考核。5.35.3 现场出现质量问题快速反应会议现场出现质量问题快速反应会议5.3.15.3.1 目的目的规范和建立对现场质量问题快速反应的逻辑思维模式，转变管理层和服务人员参与解决问题的思想方法和态度,避免只说不做、只想不干、理论脱离现实的现象，做到管理层能够深入现场、找到问题根本原因、并进行改善，从源头上遏制质量问题再发现象，打造一次犯错永不再犯的良性循环平台。5.3.25.3.2、范围、范围生产现场发生的所有质量问题的处理、对策和固化。5.3.3 职责职责序号序号责任人责任人工作职责工作职责备注备注12操作工检验员发现问题1）上报现场发现问题，通知相关人员；2）参与现场快速反应

8、小组；3）现场改进效果跟踪；1)主持现场快速反应小组工作；2）更新车间现场管理看板；3）提报日清表和任务分配表；4）参与车间快速反应小组；5）执行有关措施；3质量部部长45主管工程师1）参与现场快速反应小组；2）参与车间级快速反应小组；3）有效的整改措施进行提炼，形成书面的工艺文件或工艺标准；车间主任1）参与现场快速反应会议；2）执行相关措施。5.3.45.3.4 运作流程运作流程运作运作流程流程发现问题责任人责任人流程说明流程说明模版模版/表表单单成立小组原因分析、对策原因分析、对策改进效果验证改进效果验证效果推广标准固化A操作工检验员质量部长质量部长小组人员检验员车间主任检验员主管工程师5

9、.3.4.1 问题发现操作工在自检和互检发现本工序或上一个工序出现了质量问题时立即需要停线时应立即检验员和班组长。生产线检验员负责将过程检验中发现问题上报质量部长、主管工程师、车间主任等人员，属于外购件问题应及时通知采购部长。5.3.4.2 成立小组质量问题发生后，被通知人员（或指定人员）必须保证在接到通知后 15 分钟内到达发生质量问题的现场，并以质量部长为小组长，成立现场快速反应会议小组。5.3.4.3 原因分析、对策在质量部长的主持下,小组人员对质量问题进行原因分析、试验和验证，并针对存在问题当场拿出解决措施执行,措施实施后，小组成员负责对实施效果进行评价，当现场生产产品连续 20 件没

10、有异常后，生产转入正常生产状态。如果在 1 小时内无法找到质量问题原因或制定出的措施实施无效果或当场无法拿出整改措施，小组成员应该：（1）及时通知生产车间更换产品加工；（2）将质量信息及时上报公司总经理，并提交当日公司快速反应会议进行处理；5.3.4.4 改进效果验证检验员负责对采取措施后产品加倍进行抽生产现查，并将上述处理结果登记在生产现场场异常质异常质量问题登记表上，并将此信息填量问题登写在车间看板上；记表5.3.4.5 效果推广根据有效措施的实施情况，由车间主任或检验员在第二天晨会现场培训操作工。5.3.4.6 标准固化现场问题解决后，主管工程师对有效的整改措施进行提炼，形成书面的工艺文

11、件或工艺标准，并依据公司的相关规定，替代运作运作流程流程A考核激励责任人责任人质量部流程说明流程说明模版模版/表表单单原有的工艺文件或工艺标准。质量部长汇总当日各班组的现场问题处理信息，填写生产现场异常质量问题登记表上并报公司快速反应会议5.3.4.7考核激励质量部负责对上述过程进行监督，并按照6.5 规定对不按照要求执行人员进行考核。生产现场异常质量问题登记表5.45.4 公司质量例会公司质量例会(公司快速反应例会公司快速反应例会)流程流程会议通知责任人责任人作业描述作业描述相关表单相关表单会议准备知A5.4.1 会议通知5.4.1.1.公司质量例会为公司的例行会质量部部议，会议时间：每周一

12、周五下午 3:30 分。长5.4.1.2 会议地点：公司会议室（二楼）。5.4.1.3 会议参加人：副总经理、部门部长（除财务、总经办外）。5.4.1.4 会议主持人：质量部长5.4.1.5 会议记录：质量部5.4.1.5 会议通知：正常情况下不需要单独通知，但在例会取消地点/时间变更或其他异常情况下质量部长需要提前通知。5.4.2 会议准备5.42.1 质量部负责过程的主管负责提报生产现场异常质量问题登记表。主管5.4.2.2 质量部负责进货检验的主管负责提报进货检验异常质量问题统计主管表。5.4.2.3 销售部部长负责提报客户投销售部部诉信息。长5.4.2.4 相关责任人在开会前，将提报内

13、容以电子文档形式提交质量部。5.4.2.5 质量部负责会议准备，如会议签到表、投影仪、白板笔、电脑等。5.4.3 会议签到5.4.3.1 会议开始前，各与会人员在会议签到表上签名，并注明与会时间。流程流程A会议签到知会议进行奖惩下发会议纪要、跟踪落实责任人责任人与会人员各部部长会与人员与会人员副总主持人作业描述作业描述5.4.3.2 对于确因有事不能参加会议的人员，应在开会前与会议主持人请假并派职务代理人参加会议。5.4.4 会议进行会议开始后，按照客户投诉、内部生产线问题提报、外购件质量问题提报顺序进行，对于已经完成的问题会议不再讨论，对于没有完成的问题，会议应该针对存在问题进行原因分析、并

14、进行职责分工，并将改进要求填写在改进计划表上。注：一个问题应该填写一张表。5.4.5 奖惩5.4.5.1 与会人员对各部门提出问题进行讨论，并对责任部门和人员进行奖惩。5.4.5.2 质量部部长对上次改进计划各项人员的完成情况进行通报，并提交例会对没有及时完成工作事项的予以奖惩。5.4.6 下发会议纪要、跟踪落实5.4.6.1 会议结束后，质量部负责编制会议纪要、整理公司改进计划并下发（可以通过邮件方式发放）至相关部门和人员。5.4.6.2 质量部负责对改进计划的执行情况进行跟踪验证，并将跟踪结果提报下次质量例会。5.4.7 考核激励按照 5.3.4.7 执行。相关表单相关表单改进计划会议签到

15、表会议纪要改进计划考核激励5.55.5 专题会议和临时性会议专题会议和临时性会议5.5.15.5.1 会议通知会议通知：由组织部门/或业务主导部门负责。5.5.25.5.2 会议主持：会议主持：会议组织部门5.5.35.5.3 会议记录：会议记录：会议组织部门5.5.45.5.4 记录发放记录发放:相关与会人员5.5.55.5.5 跟踪落实：跟踪落实：会议组织部门5.5.55.5.5 奖惩：奖惩：会议组织部门按照 6.5 考核后提交绩效考核部门。六六.会议纪律会议纪律6.16.1 目的目的通过规范公司会议纪律，提高会议的严肃性，有效性。6.26.2 适用范围适用范围公司各类会议。6.36.3

16、职责职责6.3.1 会议主持部门：对违反纪律现象予以记录和考核。6.3.2 会议主持人：对违反会议纪律问题进行警示和提醒。6.3.3 与会人员：严格遵守公司会议纪律。6.46.4 会议纪律要求会议纪律要求6.5.1 与会人员应及时参加公司的各类会议，不得迟到、早退、旷会，当确有事不能参加的应提前向会议主持人请假并委派职务代理人参加。6.5.2 会议有资料准备要求的，与会人应提前按照要求准备资料，确保会议及时有效进行。6.5.3 开会期间，不得将手机调整至响铃状态，有电话应离开现场到会议之外场所接听。6.5.4 会议期间不得交头接耳。6.5.5 会议期间相互尊重，不得出现争吵、打骂等严重影响公司

17、影响事项。6.5.6 会议记录人员应在开会后 0.5 个工作日内下发会议要求的文件。6.5.7 当会议有调整时，应及时进行通知。6.5.8 对于会议决策的任务应及时进行完成。6.5.9 会议决策事项的跟踪责任人应及时对会议的措施执行情况进行跟踪和验证。6.5.10 会议考核部门应严格按照相关规定对责任人进行考核，不得徇私舞弊。6.56.5 会议制度考核标准会议制度考核标准条款号条款号考核项目考核项目考核标准考核标准备注备注不按照会议制度要求准备资6.5.1一次扣 10 元。二次翻倍料的会议会议变更后，没有及时通知相6.5.2一次扣 2 元准备关人员，导致相关人员抱怨的会议准备不充分，导致会议停

18、6.5.3一次扣 5 元止或无法进行的6.5.4旷会一次扣 10 元6.5.5开会迟到的一次扣 2 元出席6.5.6开会无故早退的一次扣 10 元会议开会请假后没有安排职务代6.5.6一次扣 5 元理人参加的条款号条款号考核项目考核项目6.5.76.5.8开会手机响铃的考核标准考核标准一次扣 1 元开会期间吵架的或谩骂他人扣 50 元会议的期间开会期间言行过激，导致会议6.5.9扣 50 元气氛紧张的6.5.10开会期间打架的，扣 100 元会议不及时下发会议纪要或相关6.5.11一次扣 5 元纪要会议文件的谩骂或对会议跟踪人员刁难6.5.12一次扣 50 元的会议没能在规定期限完成会议要6.5.13执行一项一次扣10元求措施的6.5.14拒不执行会议措施的一次扣 50 元6.5.15考核考核人员徇私舞弊的一次扣 20 元6.5.16不按照标准进行考核的一次扣 20 元注：以上所有考核均纳入公司绩效考核体系。7 7 相关文件相关文件8.8.相关表单相关表单8.1 工作周报8.2 会议签到表8.3 公司-周工作计划8.4 会议纪要8.5 生产现场异常质量问题登记表8.6 改进计划备注备注二次以上加倍