月末处理操作手册(试用).doc

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1、ERP系统规范指导-月末处理制定人/日期: 审核人/日期: 核准人/日期: 月末结账顺序：存货核算库存管理采购管理销售管理应付账款总 账应收账款1、采购管理月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中。采购管理系统月末结账可以连续将多个月的单据进行结账，但不允许跨月结账。月末结账后，该月的单据将不能修改、删除。该月未输入的单据只能视为下个月单据处理。1. 用鼠标单击【设置】下的【月末结账】选择【月末结账】按回车，屏幕显示月末结账对话框。2. 选择结账的月份，必须连续选择，否则不允许结账。3. 用鼠标单击记账按钮，计算机自动进行月末结账，将所选各月采购单据按会计期间分月记

2、入有关账表中。月末结账后，如果发现已月末结账月份的某单据输入有错误，需要取消结账进行修改，那么可以选中那月份，用鼠标单击取消记账，将该月的月末结账取消。4、委外管理的月末结账同上2、销售管理当月月底结束时，于会计月最后一天，销售管理系统的月末结账是将每月的销售单据逐月封存，并将当月的销售库数据记入有关账表中。进行系统内业务结帐，再有新业务则为下月单据。【销售管理】【业务】【销售月末结账】n 进行月末结帐： 进入【月末结账】，屏幕显示月末结账对话框。 用鼠标单击结账按钮，系统开始进行合法性检查。 如果检查通过，系统立即进行结账操作，结账后结账月份的已经结账显示为是；如果检查未通过，系统会提示您不

3、能结账的原因。n 进行月末恢复结帐： 当某月结账发生错误时，可以按取消结账恢复结账前，正确处理后再结账。不允许跳月取消月末结账。只能从最后一个月逐月取消。B【注意事项】销售管理月末处理后，才能进行库存管理、存货核算、应收款管理的月末处理。如果销售管理要取消月末处理，必须先通知库存管理、存货核算、应收款管理的操作人员，要求他们的系统取消月末结账。如果库存管理、存货核算、应收款管理的任何一个系统不能取消月末结账，那么也不能取消销售管理的月末结账。若应收款管理、库存管理、存货核算已结账，销售管理不能取消结账。3、库存管理 当月月底结束时，于会计月最后一天，库存管理系统的月末结账是将每月的库存处入库单

4、据逐月封存，并将当月的库存数据记入有关账表中。进行系统内业务结帐，再有新业务则为下月单据。结账后本月不能再填制单据。结帐前要看是否所有单据都已审核完毕【库存管理】【业务处理】【月末结账】n 进行月末结帐：n 进行月末恢复结帐：B【注意事项】 如果库存管理和采购管理、销售管理集成使用，只有在采购管理、销售管理结账后，库存管理才能进行结账。 如果库存管理和存货核算集成使用，存货核算必须是当月未结账或取消结账后，库存管理才能取消结账。 当某月结账发生错误时，可以按取消结账恢复结账前，正确处理后再结账。不允许跳月取消月末结账。只能从最后一个月逐月取消。4、应收管理当月月底结束时，在销售管理系统的月末结

5、账的前提下可以进行应收账款模块结账，再有新业务则为下月单据。【应收账款】【业务】【其他处理】-月末结账n 进行月末结账： 进入【月末结账】，屏幕显示月末结账对话框。 用鼠标单击结账按钮，系统开始进行合法性检查。 如果检查通过，系统立即进行结账操作，结账后结账月份的已经结账显示为是；如果检查未通过，系统会提示不能结账的原因。n 进行月末恢复结账： 当某月结账发生错误时，可以按取消结账恢复结账前，正确处理后再结账。不允许跳月取消月末结账。只能从最后一个月逐月取消。B【提醒】 应收账款模块与销售管理模块集成使用，应收账款模块应在销售管理模块结账后，才能对应收账款模块进行结账处理。 当选项中设置审核日

6、期为单据日期时，本月的单据（发票和应收单）在结账前应该全部审核。 当选项中设置审核日期为业务日期时，截止到本月末还有未审核单据（发票和应收单），照样可以进行月结处理。 如果本月的结算单还有未审核的，不能结账。 当选项中设置月结时必须将当月单据以及处理业务全部制单，则月结时若检查当月有未制单的记录时不能进行月结处理。 当选项中设置月结时不用检查是否全部制单，则无论当月有无未制单的记录，均可以进行月结处理。 如果是本年度最后一个期间结账，建议将本年度进行的所有核销、坏账、转账等处理全部制单。5、应付管理当月月底结束时，于每月自然月最后一天，在采购管理模块的月末结账的前提下可以进行应付账款模块结账，

7、再有新业务则为下月单据。【应付账款】【业务】【其他处理】-月末结账n 进行月末结账： 进入【月末结账】，屏幕显示月末结账对话框。 用鼠标单击结账按钮，系统开始进行合法性检查。 如果检查通过，系统立即进行结账操作，结账后结账月份的已经结账显示为是；如果检查未通过，系统会提示不能结账的原因。n 进行月末恢复结账： 当某月结账发生错误时，可以按取消结账恢复结账前，正确处理后再结账。不允许跳月取消月末结账。只能从最后一个月逐月取消。B【提醒】 应付账款模块与采购管理模块集成使用，应付账款模块应在采购管理模块结账后，才能对应付账款模块进行结账处理。 当选项中设置审核日期为单据日期时，本月的单据（发票和应

8、付单）在结账前应该全部审核。 当选项中设置审核日期为业务日期时，截止到本月末还有未审核单据（发票和应付单），照样可以进行月结处理。 如果本月的结算单还有未审核的，不能结账。 当选项中设置月结时必须将当月单据以及处理业务全部制单，则月结时若检查当月有未制单的记录时不能进行月结处理。 当选项中设置月结时不用检查是否全部制单，则无论当月有无未制单的记录，均可以进行月结处理。 如果是本年度最后一个期间结账，建议将本年度进行的所有核销、转账等处理全部制单。6、存货核算 存货核算月末处理前，一定要求采购（发票开完和结算）、销售（发货单全部审核）、库存（所有单据录入、并审核）业务全部做完。第一步：进行单据检

9、查，重点是采购入库单，必须要有单价，如果大量单据没有单价，从暂估成本录入里执行；第二步：进行结算成本处理，结算成本处理系统自动生成红字回冲单和蓝字回冲单，标准凭证生成过程为：采购入库单借：原材料 贷：应付帐款-应付暂估款红字回冲单借：原材料 贷：应付帐款-应付暂估款蓝字回冲单借：原材料 贷：材料采购采购发票借：材料采购 贷：应付帐款-实际应付款第三步：进行原料库、钢材、辅料等正常单据记账，单据记账应本着“先原料后产品，先入库后出库的原则”第四步：进行产成品成本分配第五步：进行半成品库、成品库单据记账。第六步：进行各客户外库单据记账。第七步：进行期末处理期末处理：当日常业务全部完成后，对已完成日

10、常业务的仓库/部门/存货做处理标志。 用鼠标单击【业务核算】菜单，并单击【期末处理】进入此功能。 选择要处理的仓库、部门或存货，系统自动显示应期末处理的会计月份。 如果要对期末处理后结存数量为零结存金额不为零的存货，自动生成出库调整单，则可以选择“结存数量为零金额不为零自动生成出库调整单”选项，选择该选项，期末处理后则显示零数量/成本一览表 选择确认按钮，即可对所选对象进行期末处理。 系统提供恢复期末处理功能，但是在总账结账后将不可恢复。第八步：生成财务凭证，“采购入库单”生成凭证，“产成品入库单”生成凭证，“材料出库单”生成凭证，“销售出库单”生成凭证，“其他入库”生成凭证，“其他出库”生成

11、凭证。第九步：进行月末结帐月末结帐当月月底结束时，于每月自然月最后一天，存货核算模块的月末结账是将每月的库存处入库单据逐月封存，并将当月的库存数据记入有关账表中。进行系统内业务结帐，再有新业务则为下月单据。结账后本月不能再处理业务。【存货核算】【业务核算】【月末结账】 进行月末结帐： 进行月末恢复结帐：B【注意事项】如果存货核算和库存管理、采购管理、销售管理集成使用，只有在采购管理、销售管理、库存管理结账后，存货核算才能进行结账。7、总帐 一般工作描述：1) 凭证录入2) 凭证审核3) 记帐4) 转帐凭证生成5) 转帐凭证记帐6) 结帐 月未财务工作：n 取消记帐1. 单击系统主菜单【期末】下

12、的【对帐】，按下键，将决定是否显示/隐藏菜单中的【恢复记账前状态】功能2. 恢复记帐前状态有两种方式：（1）恢复最近一次记帐前状态；（2）恢复到月初未记帐前状态。具体操作：若该功能被隐藏，可如1操作调出，单击凭证菜单下恢复记帐前状态选择恢复方式点击“确认备注已结帐月份的数据不能取消记账n 对帐1. 单击系统主菜单【期末】下的【对账】，显示待对账界面。2. 选择要对账的会计期间和对账内容，选择总账与哪些辅助账进行核对。3. 确定 ，单击对账按钮，系统开始自动对账。在对账过程中，按对账按钮可停止对账。4. 若对账结果为账账相符，则对账月份的对账结果处显示正确；若对账结果为账账不符，则对账月份的对账

13、结果处显示错误，按错误可查看引起账账不符的原因。5. 按试算按钮，可以对各科目类别余额进行试算平衡，显示试算平衡表。n 结帐1. 单击系统主菜单【期末】下的【结账】进入此功能，屏幕显示结账向导一选择结账月份。点击要结账月份。2. 选择结账月份后单击下一步，屏幕显示结账向导二核对账簿。3. 按对账按钮，系统对要结账的月份进行账账核对，在对账过程中，可按停止按钮中止对账，对账完成后，单击下一步，屏幕显示结账向导三月度工作报告。若需打印，则单击打印月度工作报告即可打印。4. 查看工作报告后，单击下一步，屏幕显示结账向导四完成结账。按结账按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。n 取消结帐在结账向导一中，选择要取消结账的月份上，按Ctrl+Shift+F6键即可进行反结账。备注l 上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。l 如月还有未记账凭证时，则本月不能结账。l 已结账月份不能再填制凭证。l 结账只能由有结账权的人进行。l 若总账与明细账对账不符，则不能结账。l 反结账操作只能由账套主管执行。