集团采购部管理制度.doc

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1、三百利名优土特产礼品城有限公司编号集团采购部管理制度部门采购部版本10日期2015-01 -01制作复核核准一、 采购计划与预算制定目的：为制定集团采购计划，配合集团预算制度的推行，特制定本规章。适用范围：本集团月度采购计划与资金预算，悉依本规章处理。1、 采购计划l 月度常规物品采购计划，集团集中采购计划。l 预估常规用品阶段用量、交期、防止断货。l 避免库存过多、资金积压、存储空间浪费。l 配合营运、销售计划之达成。l 配合集团资金运用、周转。l 汇总各种物料、物品之需求计划。2、采购预算l 采购部负责汇总次月部门总部、区域的办公用品、差旅、交通、运输等费用预算编制。l 采购预算应以月度付

2、款为编制依据。l 预算应考虑除申请部门外的安全库存储备，符合月度消耗周转率为目标。l 预算应考虑集中采购、区域采购的优劣和市场单价趋势。l 预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况，并依据集团财务预算作业制度。二、 采购方式制定目的：规范采购方式，优化采购流程，使之有章可循。适用范围：凡本集团的物品采购方式，除另有规定外，悉依本规章办理。1、采购部根据下列因素确定最有利的采购方式：l 物品使用状况l 物品需求数量l 物品需求频率l 市场供需状况l 采购经验及价格l 集团财务制度2、采购方式l 集中、合约计划采购常规通用性物品，以集中采购较为有利，选定供应商后，议定价格及相应条件，办理合约或协议

3、采购，以确保物品供应来源，简化区域采购工作，降低集团采购成本。l 招标、采购经常使用或大宗物品，采购部事先拟定采购的条件及要求，有意向性的邀请厂商参与投标。由集团采购部组成招标小组，按照规定的程序和标准一次性的从中择优选择交易对象，并提出最有利条件的投标方签订协议等过程。整个过程力求公开、公正和择优。l 一般采购除以上两种采购方式，区域采购员依据集团相应申请程序办理询价、议价，参照月度预算进行区域采购。3、请购、采购l 具体流程参照采购流程图进行操作。三、 订购流程制定目的：为落实物品采购管理，确保采购工作顺畅，特制定本规则。适用范围：本集团物品的订购、采购管理业务。 具体流程参照附件采购工作

4、程序四、 采购品质管理制定目的：规范采购过程的品质管理规定，使之有章可循。适用范围：本集团物品采购、验收等过程的品质管理，悉依本规章执行。品质管理规定l 文件资料要求请购部门予以明确填写请购物品的有效名称、单价、数量、规格、技术要求。l 合格供应商的选择合格供应商一般要求符合下列条件：A 经本集团供应商调查、考核，列入合格供应商名列。B 提供的商品经本集团使用，确认合格。C 类似物品以往采购记录良好。D行业内有一定知名度。l 进货验收的规定跟进并确定供应商是交货日期，确认物料规格、数量，进行抽样检验，确认交货品质是否符合品质、使用要求，开具验收单。发生短缺，予以更正数量，并及时联系供应商索要或

5、索赔。对检验不合格的物品退回供应商处理。五、 采购价格管理制定目的：确保高品质低价格，从而达成降低成本的宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。适用范围：各种物品采购时，价格的审核、确认，参照本规章处理。价格审核规定l 报价依据由请购部门提供物品的规格参数，作为采购部成本分析的基础，也可作为供应商报价的依据。非常规物品，可由采购部提供样品，确认可用后，予以报价。l 价格审核非常用物品区域采购员应挑选三家以上供应商作询价、比价、议价依据。OA申请物品审核价格后按流程填报参考价格，呈集团分管领导审核批准。l 价格调查区域采购员应定期分析物品使用情况、价格，作为降低成本依据。同品质、同价格条件下，

6、采购优先于原合格供应商合作。采购数量或频率明显增加时，应提示集团采购部并尽可能要求供应商适当降价。六、 采购交期管理制定目的：为确保采购物品的交货期限，使交期管理更为顺畅，特制定本规章。适用范围：本集团采购物品的交期管理，悉参照本规则执行。交期管理规定l 确保交期的重要性交期管理是采购员的重点工作之一，其目的是必要的时间，为会所提供运营所必需的物料，以保障会所达成合理运营的目标。l 交期延迟与提前太多的影响延迟交期将导致部门断货，影响效率；因断货而采用替代品可能导致成本增加或品质降低；影响部门之间工作互相配合；应提前同会所沟通，以免提前太多导致库存成本增加、囤积、空间不足； l 交期延迟的原因

7、供应商自身能力与管理原因，采购员未及时跟进，其他部门提供前置时间不足，资料不全，订货数量少，订货次数频繁等。七、 采购付款方式制定目的：说明采购付款方式，使之有据可依。适用范围：本集团物品采购付款方式，均参照本规章办理。1、付款方式一般的方式有：一次付款、定期付款、分批付款。一次付款：经过市场调研后，确定合适供应商后一次性付全款采购物品，适用于区域申请的非常规无库存或采购频率低的物品。定期付款：根据同合作供应商约定结款日期，周期性进行结款，适用于集团与区域常规类有库存物品采购，节约流动资金使用频率，方便不合格货物的退换，灵活性较强，但局限于物品种类与数量。分批付款：一般多适用于订货及外加工类商

8、品，以合同或协议约定付款次数及日期。2、具体付款条件详见附件采购工作程序八、 采购绩效评估制定目的：为提高采购人员的工作热情，提升各项采购绩效，特制定本制度。适用范围：本集团采购部门内部的绩效评估，具体参照人资部门制度执行。1、采购绩效评估方法l 评估目的A 确保采购目标的达成。B 有效控制及降低成本的依据。C 作为个人或部门的奖惩参考之一。D提高采购人员的工作积极性。l 绩效评估的指标应以时间绩效、品质绩效、数量绩效、价格绩效、效率指标作为考核尺度。具体参照集团人力资源部员工绩效考核管理权责单位l 采购部经理负责本规章的制定、修改、废止的起草工作。l 集团行政总监负责本规章制定、修改、废止的

9、核准。附件：采购工作程序采购工作内容是从收到申请部门月度预算计划开始进行，按集团采购职责及物品种类分发采购计划。由采购员核对请购内容，开始办理询价、订货、借款、采购及入库流程。非常规物品做市场调研后由至少三家合格供应商报价，整理报价资料后报采购经理审核后实行采购。预算内大宗物品由集团采购部考评采购数量、总额等综合因素制定集中采购计划；、详细业务程序及要点如下： l 采购工作程序及要点程 序要 点接 件 分 发1、核对物品申请单采购内容是否清楚、明确2、物品请购须在规定日期内提报（预算下发3日内）3、按计划分配原则分发采购物品单，指定经办人。4、 4、 4、急件优先分派办理，须加注“加急”字样。

10、 5、无法于需用日期办妥物品须及时联络请购部门6、物品申请单须符合请购标准，财务预算制度。 询 价1、充分了解请购物品的品名、规格、数量及要求。2、向供应商详细说明品名、质量要求、数量、规定、交货期、地点、付款办法，并确定售后及相关服务，质保年限。3、询价对象依照厂商、代理商、经销商顺序选择。4、同规格物品至少向三家供应商询价5、选择询价方式，有否其他较有利的代用品6、应提供同规格，不同品牌做比较7、确认各供应商报价方式、规格、采购条件一致8、新增供应商产品，是否需经检验试用9、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊情况，不受第5条所限比 价、议 价1、厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认，是

11、否属实力并可靠的供应商2、筛选两家供应商进行交互议价3、其他经销商价格是否较低，价格上涨下跃有何因素4、经成本分析后，设定议价目标5、是否必要向供应商索取资料比较6、议价时应注意品质、交期、售后服务7、是否必要开发其它厂商或其他有利替代品，如与请购规格不同属代用品时应同请购部门确认后方可议价8、专业用品应会同使用部门共同议价9、议价的供应商应属筛选后的合格供应商。呈 核、核 准1、预算内请购物品依集团核准权限呈核。2、预算内2000元以上物品采购核准权限，均应先经采购经理审核，呈总监裁核准，预算外新增物品报价应先由采购经理审核后，再报请购部门预算外申请。订 购1、大宗物品需预付订金不得高于30

12、%，特殊、紧缺物品等应签定买卖合同。2、向供应商确认价格、交期、质量、数量、地点等条件3、分批交货须提前联络请购部门，确认交期及储备空间。4、外地订购以电话、传真、E-mail形式向供应商订购并确认交期，通知财务部汇款。5、外地订购须应提前充分了解厂商资料属合法、正规供应商。催 交1、约交日期前应定期跟进、确认交货期2、无法于约交日期交货时，联络请购部门并制定相应措施，并列入交货期异常计划内催办。3、已逾约交货日期尚未到货者加紧催交。4、办理退汇及法律手段解决。付 款、验 收1、发票抬头及内容是否相符2、发票金额与采购价格是否相符3、有否存在预付款或其他退换货4、是否需要扣款5、是否符合结款条件、约定时间内付款6、交货内容是否与约定相符7、交货时是否存在损坏，损坏应第一时间同厂商沟通解决方式。发 货、提 货1、贵重物品须保价2、提货前核准运费3、核准到货日期4、校对货单填写5、校对货单与物品、数量、外观是否相符6、根据时限需求及物品体积，确定运输方式九、本作业实施细则 本规定自2015年01月01日起执行。 本规定由集团采购部负责解释。