物业接管前期工作流程图 .doc

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1、物业接管前期工作流程图签订物业管理委托合同委任总经理，招聘高、中级管理人员筹备、编写前期文件，并到相关政府部门备案联系政府部门、相关单位，办理相关手续与开发商协调入住前事宜，对重要资料进行交接 对外委单位进行调研，签定外委合同办理提前进行二装的工程，并与开发商、总包单位进行协调开发商负责返修物业交竣验收，正式接管 No Yes业主进行室内二装（见二装流程）业主办理收楼、单元验收（见收楼流程）业主入住，物业公司提供相关服务（见入住流程）物业前期接管工作流程 签订物业管理委托合同由开发商选聘物业公司，并签订物业管理委托合同。 委任物业公司总经理，招聘高、中级管理人员1 由总部委任或对外招聘具有多年

2、物业管理经验的总经理1名。2 招聘各部门经理、主管、员工综 合 部：经理、人事、行政主管、采购员、文员（兼库房管理员）；财 务 部：会计、出；客服部：客务主、客务专员、前台接待；秩序维护部：秩序主管、秩序维护班长、 秩序维护员；工 程部：主管、班长、弱电工、强电工、水工、土建维修工；环卫部：主管、班长、保洁员；建议：在招聘技工时，可以选聘项目工地施工队中对本物业项目（本专业）较为熟悉、了解，技术、素质水平的人 员，纳入公司编制。说明：因物业公司组建之初，所招员工对本物业及大厦工程具体情况不很熟悉，招聘施工队的人员可以从旁协助工程部经理、主管尽快了解大厦工程情况。“公司初期人员架构图”附后 筹备

3、前期物资，编写前期文件，并到相关政府部门备案1 各部门共同汇编的文件： 房屋使用、管理、维修公约 房屋质量保证书 房屋使用说明书 房屋交付（入住）通知 入伙通知书 业主（使用人）服务指南 装修管理规定 办理装修流程说明 治安、消防协议书 二次装修施工区域治安、消防承诺书 二次装修协议书 业主联络资料登记表 收楼须知 物业管理费收费标准 公约承诺书备注：房屋使用、管理、维修公约编制后需经开发商确认，并到市居住小区管理办公室进行备案，备案生效后执行。建议：公约承诺书与治安、消防协议书可装订成一册（一式三份），在业主收楼时发给业主，由业主签字（盖章）认可、执行；公约、房屋质量保证书、房屋使用说明书、

4、业主（使用人）服务指南、装修管理规定、办理装修流程说明可合装成一册，作为业主收楼时的用户手册。同时，在用户手册正文内容前增加：“总经理致辞”。2各部门在前期阶段编制的文件、规定，以及需要在前期办理的事宜。 综合部 编制员工手册，经公司领导批准后，统一印刷成册。 制订员工考勤制度，建立“考勤登记表”、“月考勤汇总台帐报表”。 制订员工奖惩条例，建立“员工过失单”、“奖励审批单”。 制订员工聘用办法，建立“应聘面试登记表”、“入职循环单”、“转正审批表”、“离职结算表”、“调动通知单”、“劳动合同续签审批单”。 制订员工培训规定、培训计划，建立“培训审批表”、“培训协议”。 制订物资采购、验收、入

5、库、报销流程。 制订员工工服管理规定，建立“制作工服通知单”、“工服更换通知单”。 制订员工请假制度，建立“休假申请单”。 制订薪金实施细则，建立“工资报表”、“薪金明细表”。 制订印章管理规定，建立“公章启用、报废、移交登记表”、“用印申请”；统计公司各种印章，经总经理审批后统一刻制（公章、管业部章、保卫部章、工程部章、财务专用章、文件传阅章、审批合格章、餐票专用章）。 制订库房管理规定，建立“物品入库登记单”、“物品领用单”、“物品入库验收单”、“库存物品台帐”、“月收、发、存报表”、“采购申请单”。 制订内部行文管理规定，建立“文件签收表”、“内部请示报告”。 制订档案管理规定，建立“档

6、案分类表”、“档案（一、二、三级）目录表”、“档案借阅登记表”。 制订部门运作手册：人员编制、岗位职责（经理、行政主管、总经理秘书、库房管理员、文员）、工作程序、管理制度。 联系印刷厂，对需要印刷的各种表格、信封，经总经理审批后统一印刷。 制订开办费使用方案，统计、制订前期开办物资的配置内容、标准，并负责前期采购工作；建立“固定资产台帐”、“个人办公用品台帐”。 制订合同、协议审批制度、合同、协议管理办法，建立“合同、协议审批单”、“合同、协议付款内签单”。 制订计划性工作管理办法，建立“年度（月度、周）工作计划、总结报表”、“计划、总结考核统计表”。 财务部 制订财务报销管理制度，建立“付款

7、申请及报销单”。 建立二次装修“付款内签单”、“装修押金登记表”、“装修管理费统计表” 制订现金支出管理规定。 编制部门运作手册：人员编制、岗位职责（经理、会计、出纳）、工作程序、管理制度、。 制订预算管理制度，建立“年度预算报表”。 编制固定资产购置方案。 制订库存盘点制度。 制订内部收支报表制度，建立“月度收支报表”。 制订发票、收据有价票据的管理制度。 管业部 制订物业管理收费标准明细：物业管理费（押金）、车位费（押金）、装修管理费（押金）。 制订业主（使用人）收楼流程，建立“缴款通知单”、“工程返修单”、“返修工程验收单”、“钥匙交接表”、“备用钥匙封存表”、“业主签到表”、“业主档案

8、”，并告知此流程中涉及的部门。 制定业主（使用人）二次装修管理流程，建立“业主（使用人）装修施工申请表”、“装修审批单”、“装修施工许可证”、“验收申请表”、“施工变更单”、“业主装修区域巡检表（管业部）”、“施工人员出入证”。 制订有偿服务价格表：维修费、车位费、电话费、装修管理费、能源费、特约服务费。 制订部门运作手册：人员编制、岗位职责（经理、客务主管、内务主管、客务代表、前台接待）、工作程序、管理制度。 编写车位租赁（购买）协议书、电话租线（购买）协议书。 落实垃圾房的位置，业主垃圾放置地（楼层垃圾间）。 保卫部 制订停车场管理规定、自行车场管理制度。 制订巡视管理规定，建立“治安巡视

9、记录表（公共区域）”。 制订物品出门管理规定，建立“出门条”。 制订钥匙使用管理规定，建立“钥匙发放记录表”、“钥匙使用登记表”。 制订备用钥匙启用管理规定，建立“备用钥匙启封审批表”。 制订一装、二装交叉施工管理方案，建立“施工、装修期间巡视表”、“夜间情况检查表”、“消防设备、设施日检记录表（业主装修区域）”、“二次装修施工现场检查表”。 制订灭火器租用管理办法，确定租金费用（押金），建立“灭火器材配置记录表”。 成保人制订施工违规级别明细，建立“违章通知单”。 制订成保人员岗位职责，建立“员月度工作考核表” 制订中控室（监控室）管理规定，建立“消防中控系统记录表”、“治安监控系统记录表”

10、。 制订警具使用、管理办法，建立“警具台帐”、“警具启用、报废登记表”、“特殊警具使用审批表”。 制订部门运作手册：人员编制、岗位职责（经理、主管、领班、保安员、消防执机员）。 制订明火使用管理规定，建立“动火许可证”。 工程部 制订物业接管前巡检办法、计划，建立“工程遗留问题跟进记录”，并随时将工程遗留问题通知开发商。 制订专业机房管理规定：强电专业（变配电室、柴油发电机房）、弱电专业（电话机房、电梯机房、卫星电视机房、电脑机房）、空调生活水专业（空调机房、新风机房、生活水箱间、中水处理机房、消防泵房、污水泵房、隔油池）。 联系物业办公用房，确定装修方案，并负责跟进装修施工进度。 制订项目接

11、管验收细则，建立“验收单元交接书”，按专业、具体内容划分。 建立业主（使用人）二次装修“装修质量验收表”。 从项目工地施工队中选拔对该项目工程了解全面的专业技术人员，聘用至工程部。 经理带领部门主管、员工学习、熟悉物业内全部工程、设备内容。 编制部门运作手册：人员编制、岗位职责（经理、主管、领班、技工、工作程序、管理制度） 制订设备运行保养检修计划（各专业设备），建立“设备保养卡”、“设备保养计划表” 联系政府部门、相关单位，办理相关手续1 联系工商所，办理企业营业执照2 联系税务所，办理税务登记3 联系银行，开通公司帐号4 联系劳动局，电梯审检，领取合格证、特殊工种报检（开发商）5 联系市居

12、住小区办公室，核准公约6 联系供电局，确定供电方案及价格（开发商）7 联系自来水公司，确定供水方案及价格（开发商）8.联系煤气公司，确定通气方案及价格（开发商）9.联系热力公司，确定供热方案及价格（开发商）10.联系电话局，电话报装开通及产权分界11.联系交通大队，报车场管理方案12.联系邮电局，为物业通邮13.联系环卫局，落实垃圾清运价格、方式14.联系物价局，报物业管理收费标准（开发商）15.联系当地派出所，报社区门牌号码（开发商）16.联系外管局，报涉外关系（开发商）17.联系广电局，报光缆信号传输相关手续（开发商）18.联系公安局，报内保关系19.联系防疫站，报检生活水箱，取合格证（开发商）