秘书工作手册(35页).pdf

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1、秘手秘手秘手秘手（稿）目目目目前言 3第一章 秘必备的素 4第二章 秘的重要业技能 5第一部分日常事务处理 5电、真、邮件、文件管理、名片第二部分日程安排 7总体日程安排 7出差日程安排 8会安排 13媒体采 18大型活动 21突发接待 24第三部分沟通与 25部沟通 25外部沟通 25秘具备的礼仪 26秘礼仪素的培 27第四部分文字支持 27第五部分会支持 30前言前言前言前言-在多人眼里，秘仍是一种即人熟悉又不被人了解的业。秘的助和参作用在业特征中最具代表性，他是的左膀右臂，是与公司上下保持沟通的桥梁，此，他必全心全意并准确无地提供支持与服务，从而体出其自身价值。优秀的秘会使人想到干、精明

2、、繁忙的处事作风，联想到待人接物彬彬有礼的仪；联想到在他上那一展胸有成竹的样子无如何，秘个会多正准备从事个业的人有着太多的想像。然而,秘的工作到包括哪些，在秘的工作背后有些什么，是被很多人忽略的。在联想，秘及行政助理、部门文是一只大的伍，在联想的大境下，大家各就各位地支撑着多日常繁事的处理。在处理每一工作的侯，我会随身处其中，自然而然成此件事情的某一，而不可或缺，有我需要扮演更多角色，以适工作安排和需要。看都是秘，但由于所服务的象不同,各部门性不同,其所行的工作任务也必然存在着很大差异，但由于秘工作是以服务其根本性，在共性的找上我提供了依据。事实上有很多相似的工作不同之处只是因事件轮廓上的差，

3、本上都是可以于一类的。无什么候，慎真的工作度是秘不不的业操守，而代秘的业要求在尊奉一理念的基上更要加强一能力的合运用和发。因此，什么是一个出色地秘的具备的业素，什么样的秘会得到的可，在联想,不同位的秘在提高工作效率的呼声下又做什么呢？些是我一直以需要探索的，也就是此些思想火花碰撞出我最初本手的想法。我-作企划部秘处的秘，在长期的工作之中，在日常所的帮助中以及自身在各工作中的使得我自身找到了一些适用的工作方法，累了一些工作经和技巧，在处理多类似情况形成了一些用做法和定俗成的定，我些点滴一一收集，在经了反复总和提、否定和借的程后，已其做成了本部门工作的一种准，达成了在方法和流程上的统一。我相信，在

4、我自己的不懈努力和秘工作的之下;联想,我的事业未的发展行一番斗后,我定会做出成.我迫切地相想早日本小子与大家见面，希望它能同行的工作中提供方便快捷的参考之用，同我非常愿意些经和技巧共享出和大家一起探，也希望能利用样一个机会使我的工作得到和家的指点，以发，补已之短。秘手适用于公司各部秘及行政人，致力于予任何一个联想人于行政方面的指。手工作是由企划部秘处完成的，在此其间我得到了自部门同仁及上下各部门的相人的大力支持，在此，我深表意，于本手所收集的容，由于水平有限，不妥之处及向我提出，我忱盼望着您的意见。本手随着工作需要我不补充完善，使手真正能够成一部联想秘的行指南，您服务，你所用。第一章秘必备的素

5、一一一一、业化秘的准业化秘的准业化秘的准业化秘的准:4444敬业精神敬业精神敬业精神敬业精神4444正直正直正直正直-公平公平公平公平，持既定政策和原持既定政策和原持既定政策和原持既定政策和原4444表率作用表率作用表率作用表率作用4444实实实实-实事求是实事求是实事求是实事求是4444风范风范风范风范4444敬业敬业敬业敬业-以工作荣以工作荣以工作荣以工作荣，设定高的工作水准设定高的工作水准设定高的工作水准设定高的工作水准4444业务能力业务能力业务能力业务能力4444守信守信守信守信-不失不失不失不失、不不不不、不食言不食言不食言不食言、不泄密不泄密不泄密不泄密4444指与控制能力指与控

6、制能力指与控制能力指与控制能力4444勤勤勤勤-努力工作努力工作努力工作努力工作，不学不学不学不学4444合作精神合作精神合作精神合作精神4444有序有序有序有序-利落利落利落利落，有条不有条不有条不有条不4444学与新能力学与新能力学与新能力学与新能力4444高效高效高效高效-追求效率和效益追求效率和效益追求效率和效益追求效率和效益4444知人善任的能力知人善任的能力知人善任的能力知人善任的能力4444可靠可靠可靠可靠-按按按按定完成工作定完成工作定完成工作定完成工作，保保保保、保量保量保量保量、及及及及4444待意见与批待意见与批待意见与批待意见与批4444大局大局大局大局二二二二、秘的业

7、度秘的业度秘的业度秘的业度4444主动性主动性主动性主动性（In i t i a t i v e)In i t i a t i v e)In i t i a t i v e)In i t i a t i v e)4444适性适性适性适性(Fl e x i b i l i t y)(Fl e x i b i l i t y)(Fl e x i b i l i t y)(Fl e x i b i l i t y)4444团精神团精神团精神团精神(Te a m w o r k)(Te a m w o r k)(Te a m w o r k)(Te a m w o r k)4444尊重他人尊重他人尊重

8、他人尊重他人(Re s p e c t f o r Pe o p l e)(Re s p e c t f o r Pe o p l e)(Re s p e c t f o r Pe o p l e)(Re s p e c t f o r Pe o p l e)4444新精神新精神新精神新精神(Cr e a t i v i t y)(Cr e a t i v i t y)(Cr e a t i v i t y)(Cr e a t i v i t y)4444持原持原持原持原(Un c o m p r o m i s i n g In t e g r i t y)(Un c o m p r o m

9、 i s i n g In t e g r i t y)(Un c o m p r o m i s i n g In t e g r i t y)(Un c o m p r o m i s i n g In t e g r i t y)4444服务与献服务与献服务与献服务与献(Se r v i c e&Co n t r i b u t i o n)(Se r v i c e&Co n t r i b u t i o n)(Se r v i c e&Co n t r i b u t i o n)(Se r v i c e&Co n t r i b u t i o n)4444同与分享同与分享同与

10、分享同与分享 (Sh a r i n g)(Sh a r i n g)(Sh a r i n g)(Sh a r i n g)4444双与相互依存双与相互依存双与相互依存双与相互依存(Wi n(Wi n(Wi n(Wi n-w i n&Iw i n&Iw i n&Iw i n&In t e r d e p e n d e n c e)n t e r d e p e n d e n c e)n t e r d e p e n d e n c e)n t e r d e p e n d e n c e)4444温柔的心和自省温柔的心和自省温柔的心和自省温柔的心和自省第二章秘的重要业技能第一部分第一

11、部分第一部分第一部分：日常事务处理日常事务处理日常事务处理日常事务处理一一一一、打打打打/接听电的程序和技巧接听电的程序和技巧接听电的程序和技巧接听电的程序和技巧1、打电前的准备准备好电本和笔把要与方明的事情、容的序列在事本上，并逐一核无漏。准备好通需要的文件料。查方电号，确无，始打。2、正式打电：通电后，确方公司及姓名，然后情而有礼貌的：“你好！我是联想电公司*部*。”如需与有人通，有礼貌地方呼或达。如告知方的容复，主动提醒方做好逐一事情明，注意言明、准确；通束后，确方已放下筒，然后放电。3、接听电3声铃响电接起，平和有礼貌的：“你好！我是*部*。”判WHO，分以下几种情况：电人 总经理可接

12、电 总经理不在部直接上及平 直接入 留言如事务急，上电，速联系总经理回电。直接下属 清事情梗概，接向总经理明梗概后入 清梗概，如不急，下告总经理如事情急，告知总经理联系方法。普通工 清事由，如需要，告总经理；其他可视情况处理外部重要且密清概要，向总经理明后，然后入 留言如事务急，上电，速联系总经理回电。重要但不密 清概要，向总经理明后，依总经理指示入或不入 留言，向总经理。不重要且不密 清概要，酌情处理若通容复，或有不清楚的地方，最后要点重复一便，以免漏或有偏差。通束后，确方已放下筒，然后放电。4、通技巧：日常礼貌用：询方，可用：“您哪里？”、“您怎么呼？”“有什么事？”等总经理直接、保持经常

13、联系的外部、部人在日常工作中量熟悉，达到其声知其人，并及予以接。如方有事需要你达，必要需方姓名、位、电号以及需要达的事再重复一遍，以便必要再与方联系。如不能把握总经理是否要和方通的情况下，不能随便回答总经理“在”或“不在”，可“您稍等一下，我去看看*总经理是否在？”，然后示总经理是否接。如遇总经理不愿接听方电，可用委婉的气：“实在抱歉，*总经理是不知上哪去了，我见到他再您回个电；如果您方便的，能否我达您的事情？”做到有礼有、滴水不漏。在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询总经理后决定是否接；也可询方是公事是私事，如是公事可方知晓，事由告知自己也可达到目的。在方不肯告知身份及事由的情况下，经

14、反复询后未果，可委婉束通。如果方喋喋不休，篇，可以“您有的事？”或“不起，我有急事要”等束通。如一个未完又一个，视电容和方身份，急的、重要的人先，同礼貌的告另一方稍候片刻，或方电，稍侯打去。整理电留言，在总经理回后相信息。二二二二、真真真真1、真分类：1）需要总经理本人的，根据总经理授意处理 2）由秘待处理的：A、其他相人 B、由秘本人回复使用电公司准CI格式遵守公文作范保密文件需要真，先与方联系，发送到指定真机上，发送后再与方确。需方助抄送，务必在文件正文前加以明，列明抄送范务必在真件首页上明总页，并在每一页文件上注页。2、必要的真分类存三三三三、邮件邮件邮件邮件1、根据邮件类型（如急件、待

15、处理件、知通知、一般通知、表、告/总、新/通、私人邮件等等）或按具体目设置子文件。2、收件箱中的邮件，删除不必要的邮件，然后分如下：1）需要总经理本人的，存入相文件，部分根据总经理授意回复邮件，或督促、助总经理在定间处理相事宜。以总经理名义回复，要在气上予以注意，并从总经理信箱发出；以秘名义发送，要明邮件容总经理授意。2）由秘待处理的：A、其他相人;B、由秘本人回复 3、如发出的邮件需要追踪果或确方是否收到，需要设置回，如方未能及查看，需电明。4、需要总经理、批改的邮件打印出呈送，然后回复或达；5、重要邮件及行存四四四四、文件管理文件管理文件管理文件管理（参看集团秘手第33-36页）（附文件处

16、理流程）1、文件，判是否由总经理处理，然后核文件格式是否正确、容表述是否清晰、完整。2、文件行分类：待批、待件，急、不急，明文件摘要（必要背景料、批原由），便于总经理 3、按总经理批改意见复印后发、呈送（可参照文件管理定），必要的事情行追踪，反果。4、必要文件行存。注：真、邮件、信函等容外文的，及出五五五五、名片名片名片名片1、分类：可根据总经理业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等；2、存放：名片盒入到NOTES通中（更易查找，但需要入间）3、准备一名片，存放与总经理联系密且重要的人名片，并保查找方便快捷。第二部分第二部分第二部分第二部分日程安排日程安排日程安排日程安排控制日程控制日程控

17、制日程控制日程，意味着你与总经理一起有序工作意味着你与总经理一起有序工作意味着你与总经理一起有序工作意味着你与总经理一起有序工作。“日程安排”是指间排定的工作划，是工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是间管理艺的集中体。秘的是好“管家”按日程安排做好各种必要的准备，并提醒实施。本文从总体日程安排、出差日程安排、会安排、媒体采、大型活动和突发六部分加以明并提供文字模版，希望能大家的工作提供参考。日程是的工作量，工作效率，工作成果的一种体，而划、安排的工作日程是秘的一基本工作。工作看似，但却十分重要，它是秘助总经理工作的基，安排好总经理的日程，意味着秘和总经理一起行有序的工作。作秘一定要心察的工

18、作和做事风格，整自己的工作方法，主动适的工作拍。在有达成默契的情况下，最好在合作之初与做一次深入沟通，准确了解的要求、需求，并可能会遇到的一些情况的处理原达成共，日后工作的利展做。此外，勤于思考，多做总于秘日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经、教、小技巧等做一备忘，常翻看，补己之短，己所长不提高了自己的工作水准，同也的工作效率起到了间接地促作用。一一一一、总体日程安排总体日程安排总体日程安排总体日程安排的日常工作分日常性工作，即事先有划的相固定的工作（如会、出差、接待等）和突发性工作（安排的事情）两类。而秘的通常做法是有划的事情先填入拟好的日程表中，同致灵活地安排好突发随机事件。（一一

19、一一）总体原总体原总体原总体原：了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息、身体况，-优化工作方法，心察总经理的工作与做事风格，主动适其工作拍；-了解公司业务发展情况，特是所服务总经理的业务展情况，留意近期的工作兴点；划事情先入日程；及整理日程表，以免安排冲突；明确事情的优先，在处理事务注意理和排序，分清重急，酌情安排处理；定期与总经理沟通，双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原达成共，以利工作展；注意日程安排的间松，适安排；（二二二二）经经经经与技巧与技巧与技巧与技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排多的事务；在两个会间留出机动间，防止会延长引起间冲突，并总经理留出整理思路的间；同留间处理

20、日常事务；根据总经理留出适固定间刊料及其他信息；于总经理的各安排熟于心，及提醒已定下的安排，防止冲突；每日安排相固定间与总经理核日程，保秘与总经理日程表容一致；不要代替做决定，在总经理的同意下其工作和间各种酌情处理；控制会间，适打，防止拖延，以免影响下面的日程；掌握近期要回避的人物；月月月月/周划安排模版周划安排模版周划安排模版周划安排模版可使用NOTES日功能，填入相安排，打印即可；也可按照总经理，自行制作日程表；二二二二、出差日程安排出差日程安排出差日程安排出差日程安排做秘，安排总经理出差是经常的一工作，同也是需要更加致的一工作。通秘的划，把总经理出差在外的工作安排得而有序，愉快而，是秘工

21、作的目，也是工作价值的一个体。（一）国出差国出差国出差国出差出差前出差前出差前出差前：确定出差目的和日期；确总经理出差陪同人与出差地相人沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程间、接待人等信息。）确定行程，定机票（注意好航空公司、机型及班次）、酒店（总经理的酒店、熟悉酒店的电、真等）、接/送机人（明确接送机人的联系方式）；完善致周到的日程表（间、地点、方参会人、程等）（见范例）。根据总经理的，准备出差用物品（见物品携表）。拟授并于总经理出差前一天向各相部门及相人发出邮件和复印件（务部等）。（见范例）出差中出差中出差中出差中在第一间掌握总经理到达后的联系方式，必要通知

22、授人及其它相人。根据总经理日程安排，随通公司及GM心的业务展情况；配合总经理授人的工作，及掌握公司及业务相信息。根据情况及与相人及总经理沟通，及整日程安排；出差后出差后出差后出差后及向总经理出差期间公司部事务及业务展；出差料整理（包括料、名片、会备忘），根据需要发相人或存；向总经理有必要的合作方致感函。各种差旅用；跟业务后事宜；（二二二二）国外出差国外出差国外出差国外出差出差国外与国出差安排序及容大致相同，但在此要特提醒您注意以下几点：根据公司最新业务情况准备PRESETATION（中/英文），与方确演示设备，必要准备彩色打印胶片和打印稿。机票注意避免经停中，好的航空公司和服务，长途飞行好的机

23、型；注意准备好各种件及邀函，并提醒总经理携；根据客人的和国家风俗准备礼物；准备地的地及国家风情料；确方是我方提供翻服务；回国后向邀方致。（三三三三）陪同出差陪同出差陪同出差陪同出差陪同总经理出差无疑秘的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介的注意事外，在出差程中，要求秘注意以下事：登机前，总经理理机建设、机票票及各种登机手；并再次确接车人；到达后，理入住手，了解总经理房间号及电，并秘房号电及告知总经理；每日及核本日及第二天的日程安排；提前设置清晨叫醒，并安排早餐；根据天的日程安排落实车；及提醒并事先落实各安排；携总经理名片、必要的会料（告稿件、会面备忘、采提）；注意建立各种客户系（包括政府、

24、合作伙伴、媒体者）着装要求：大方业装、着淡装；注意言止；出差返回后总经理与客户沟通的事逐条落实、跟踪，并及理用、料整理。附件一附件一附件一附件一：出差物品携表出差物品携表出差物品携表出差物品携表名片若干日程表件（身份、护照、港澳通行、边防等）笔本电和p p t（保存在桌面）、p p t备份2往返机票（保险保留在秘手中）面稿及素材2份活动或会等背景材料出地联系人通准备金或信用卡注款备用笔等文具*准备一支彩色笔礼品*包装急药及常用药品附件二附件二附件二附件二：授模版授模版授模版授模版文件号OUR REF.：LCS-DTB60023-99发文日期DATE：2000.6.14文件类CATEGORY:通

25、知拟文人FROM:-核VERIFIED:/批准APPROVED:-收文人TO：全体人收文部门TO(DEPT.):台式电事业部、笔本事业部、件事业部、服务器事业部、外设事业部抄送CC:总裁室、企划部秘处、务-附件ATTACHMENT:/后存保密保密期限CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM其他OTHERS/页NO.OF PAGES1授授授授通通通通知知知知电公司副总裁-在2000年6月15日-16日期间因公外出，此期间台式电事业部材、控、经管理等相字授予副总经理-，台式电事业部其他相务及文件批授予常务副总经理-，除台式电事业部外其他事业部系统相务字及文件批委托副总裁-

26、处理。特此通知-2000.6.14附件三附件三附件三附件三：国出差日程范例国出差日程范例国出差日程范例国出差日程范例总经理出差深圳日程安排（4月25-27日）间日程地点备注4月25日17：25北京深圳CA1305机接机人：-1360 入住新世酒店 车在深圳期间随行21：30夜宵自行安排4月26日11111111：30303030嘉利会面及午餐新世酒店上海餐宁波嘉利参加人：何焯、永雄、秉 联想：-、-：嘉利最新情况通 方联系人：秉 1390299751413131313：20202020 出发前往EMC o f f i c e、-陪同前往14141414：00000000EMC会面深圳沙头角保2

27、1-23北座联想参加人：-、-、-、-、-EMC参加人：总经理 余昭信副总经理业管处经理界技处理郭宗研发部经理滨会面安排：14:00 15:00双方公司介交流15:00 16:00参工厂16:00 17:00品研（示器/电相品）及未业务合作磋商17：20返回新世，梁青陪同18：00晚餐新世酒店餐美国国家半体：李彬及随行人联想：-、-4月27日14：00东莞金和涂料有限公司会面深圳长安镇沙头南（地附后）金和参加人：总经理 董合枝 生经理 董博霖 嘉利厂参加人：采部主管 黄宝球 工程总 秉联想参加人：-、-、-程安排：14：00-14：05双方介 14：05-14：25金和介（工厂史、油漆种类、生

28、工艺及相漆技、发展等）14：25-14：55双方 14：55-15：25参金和新厂15151515：35353535瑞和塑胶五金电子厂 深圳长安镇沙头南15：35-15：40联想与瑞和人互相介 15：40-16：10参瑞和工厂 16：10-16：25机动 16：25前往机，车程30分钟17171717：40 40 40 40CA1303CA1303CA1303CA1303 深圳深圳深圳深圳北京北京北京北京 -安排接机随行及重要联系电随行及重要联系电随行及重要联系电随行及重要联系电：-附件四附件四附件四附件四：国外出差日程安排表国外出差日程安排表国外出差日程安排表国外出差日程安排表-行副总经理汉

29、城行程表行副总经理汉城行程表行副总经理汉城行程表行副总经理汉城行程表（99年年年年7月月月月14日至日至日至日至17日日日日）间间间间主要活动主要活动主要活动主要活动地点地点地点地点备注备注备注备注7月月月月14日日日日17：5020：40 21：0021：30北京北京北京北京汉城汉城汉城汉城到达酒店理入住到达酒店理入住到达酒店理入住到达酒店理入住（因通不便因通不便因通不便因通不便，LG商事提供一部手机商事提供一部手机商事提供一部手机商事提供一部手机在汉城期间使用在汉城期间使用在汉城期间使用在汉城期间使用，号号号号：0192335098KIMPO Ai r p o r t Ho l i d a

30、 y i n n Se o u l LG商事商事商事商事Mr.J.S.PARK等等等等在机左边出口牌接在机左边出口牌接在机左边出口牌接在机左边出口牌接(Te l:0193367896)下榻处下榻处下榻处下榻处:Ho l i d a y i n Se o u l(佳佳佳佳)Te l:82027179441 Fa x:820271594417月月月月15日日日日8：009：00 9：0012：30 12：3013：20 13：2014：40 14：4016：40 16：4018：00与与与与LG LCD部部部部B.Kw o n/V.Pr e s i d e n t及及及及LG商事商事商事商事K.M

31、.Ah n /Sr.MGR、J.S.Pa r k共早餐及会共早餐及会共早餐及会共早餐及会前往前往前往前往LG位于龟尾的位于龟尾的位于龟尾的位于龟尾的LCD厂厂厂厂与与与与LG LCD人午餐人午餐人午餐人午餐参及会参及会参及会参及会（陪同及参加者陪同及参加者陪同及参加者陪同及参加者:LG LCD厂总经理厂总经理厂总经理厂总经理Mr.K.S.Pa r k/Ex e.Di r e c t o r、LG商事商事商事商事K.M.An n/Sr.MGR、J.S.Pa r k）前往前往前往前往LG电电电电子位于平的子位于平的子位于平的子位于平的CD ROM厂厂厂厂参及会参及会参及会参及会（陪同及参加者陪同及

32、参加者陪同及参加者陪同及参加者：LG电子电子电子电子Mr.M.H.Pa r k/Sr.Di r e c t o r Mr.J.H.Ch e n g/G.MGR LG商事商事商事商事:K.M.Ah n/Sr.MGR、J.S.Pa r k）Ho l i d a y i n n Se o u l o r LG Tw i n To w e r s龟尾龟尾龟尾龟尾路程路程路程路程：3小小小小中餐中餐中餐中餐主持人主持人主持人主持人:Mr.K.S.Pa r k路程路程路程路程：3小小小小主持人主持人主持人主持人:Mr.M.H.Pa r k间间间间主要活动主要活动主要活动主要活动地点地点地点地点备注备注备注

33、备注7月月月月15日日日日18：0019：30 19：3021：00与与与与LG电子人共晚餐电子人共晚餐电子人共晚餐电子人共晚餐回酒店回酒店回酒店回酒店平平平平7月月月月168：009：20 9：3010：00 10：3010：50 10：5011：20 11：2011：50 11：5013：00 13：0014：00自酒店前往三星电子自酒店前往三星电子自酒店前往三星电子自酒店前往三星电子LCD工厂所在地工厂所在地工厂所在地工厂所在地高见面高见面高见面高见面（LCD Ma r k e t i n g W.H.Ho n g/Sr.MGR、崔敏洙先生等崔敏洙先生等崔敏洙先生等崔敏洙先生等）-作联想

34、电公司及品的介作联想电公司及品的介作联想电公司及品的介作联想电公司及品的介相行会相行会相行会相行会参参参参与会者共午餐与会者共午餐与会者共午餐与会者共午餐乘车前往乘车前往乘车前往乘车前往LG总部总部总部总部七星七星七星七星（Ki h e u n g）联人联人联人联人：Mr.J.Y.Pa r k Te l:82027507313日日日日14：3017：00 17：0017：30 19：0021：00会会会会（参加者参加者参加者参加者：LG商事商事商事商事D.H.Ka n g/V.Pr e s i d e n t LG电子电子电子电子M.H.Pa r k/Ex e.Di r e c t o r等等

35、等等)回酒店休息回酒店休息回酒店休息回酒店休息与与与与LG商事人共晚餐商事人共晚餐商事人共晚餐商事人共晚餐（D.H.Ka n g/V.Pr e s i d e n t、K.M.Ah n/Sr.MGR Y.H.Ki m/Sr.MGR)LG总部总部总部总部Ho l i d a y i n n Se o u l联人联人联人联人:LG商事商事商事商事Mr.J.S.Pa r k主持人主持人主持人主持人:Mr.D.H.Ka n g间间间间主要活动主要活动主要活动主要活动地点地点地点地点备注备注备注备注7月月月月17日日日日10：0018：00 18：0019：00 21：4022：40参国电子市参国电子市

36、参国电子市参国电子市/汉城市及近郊汉城市及近郊汉城市及近郊汉城市及近郊光游光游光游光游酒店酒店酒店酒店、乘车前往金浦机乘车前往金浦机乘车前往金浦机乘车前往金浦机汉城汉城汉城汉城北京北京北京北京汉城市及汉城市及汉城市及汉城市及近郊近郊近郊近郊陪同人陪同人陪同人陪同人：游游游游、LG商事商事商事商事Mr.J.S.Pa r k（17日国国庆日日国国庆日日国国庆日日国国庆日）自酒店到机自酒店到机自酒店到机自酒店到机40分钟路程分钟路程分钟路程分钟路程三三三三、会安排会安排会安排会安排召和参加会是总经理的主要工作方式之一。织会和处理与会有的事务几乎成秘的经常工作，其重要性不言而喻。会务工作是秘织工作能力

37、的合体，它多种繁事务集一身。保会利的行，需要多方面的准备工作。就需要秘是八面玲的天才，同善用平培出的心与任心，沉着，以不变万变！以下分部会与外部会分介。（一）部会安排总经理主持的会总经理主持的会总经理主持的会总经理主持的会N Y始确定会目的、参会人、间、程安排会室、落实参会人拟会通知（注意文件格式）修改批下发接收反会前准备（仪器）会中服务整理会/要批修改下发束YN14注意事：会前与GM及相部门人明确会容、程和参加人；合考各种因素（如GM全天日程安排），安排会地点及间；下发会通知后，确参会人是否已收到通知，特重要的参会人，可通电确；会中助放映PPT，并刻注会情况，随机变；会中达成的决及跟踪，并反

38、GM；总经理参加的会总经理参加的会总经理参加的会总经理参加的会N Y间冲突N Y注意：把握前往会地点出发间的安排。始接收通知判与总经理业务是否有回复或改确间与方确后另行安排示总经理是否参加回复邀部门并准备材料会前助准备会前提醒总经理参会会后材料整理工作跟反束15（二二二二）外部会面安排外部会面安排外部会面安排外部会面安排总经理主持的外部会面总经理主持的外部会面总经理主持的外部会面总经理主持的外部会面 接受会面求 NO 婉拒或他人注意：明原因，以 免方解 注意：在收到会面求，经与部门相人及GM商决定，同提供背景材料以供GM做出判Y 与方确间、地点、人、程，并落实我方人、地点 拟定m e e t

39、i n g a g e n d a,p p t 修改（中英文准版、及业务回）发会通知，并落实参会人 会前准备工作 会中服务会中达成共的 跟踪反 束 注意事：合考各种因素，合适的会面地点、定会室；注意准备电子或制的迎牌、激光笔；会前与方沟通是否需准备翻，如需要，提前确；根据公司的及者的准备礼物；在与公司沟通中确是否需安排车接送，如需要注意把握接送间，并通知方确切的会面间及地点；考是否需要在会面音或拍照，并提前准备；如需安排参，提前与行政后勤部联系，填参申，安排参陪同人；16会前总经理提供相背景材料，如需要相部门人与总经理沟通洽事宜；在会前拟制m e e t i n g a g e n d a（见

40、模版）在制作PPT根据各部门情况、者的需求酌情修改添加容，注意容的及更新，并根据者需求制作中/英文；-初次会面PPT包括：联想总体情况及业务情况介；-再次会面注意：有性的业务回（可相业务部门提供料）。帮总经理准备名片，并提醒会面携；提前30分钟行，设备，放材料，迎接客人，注意待客人和有礼的度；提醒总经理参会，在GM同意后陪同参会，参会中助放映p p t，并注会情况，随机变，灵活处理各种情况；会面束后，代总经理或陪同送客人离去；之后整理笔本电等仪器设备；总经理参加的外部会面总经理参加的外部会面总经理参加的外部会面总经理参加的外部会面总经理参加其他部门织、主持的会面，秘的工作可能就不像前面介的那样

41、繁多。但从业的角度助安排。并注以下几点：N Y注意事：会前总经理准备的背景材料；会前了解会的具体地点，如在不同公，注意把握出发参会间；会中决，总经理希望了解的，及跟并反；始接到参会邀征询GM是否参会婉拒并方改回复方参会，并入日程表注方会织情况，并适提出建在会面前GM提供背景材料提醒GM参会总经理参会束17外部会面会备忘模版Gu e s t Me e t i n g Ta b l eGu e s t s Co m p a n y:AMDGu e s t s Na m e a n d Po s i t i o n Le g e n d s Pa r t i c i p a n t a n d Po

42、 s i t i o nMr.He c t o r d e J.Ru i zCOOMr.Ra y m o n d Le eV.P o f As i a Sa l e s&Ma r k e t i n gMr.Ke l v i n Kw o kSa l e s Di r e c t o r o f As i aMr.Th o m s o n Ch a nMa r k e t i n g Di r e c t o r o f As i aMr.Pe r r y Ch a nCo u n t r y Ma n a g e r o f Ch i n aMr.Ja c k Le eAs s i s t

43、a n t Sa l e s Ma n a g e rMr.Vi c e Pr e s i d e n t o f Le g e n d Co m p u t e r s y s t e m Ge n e r a l Ma n a g e r o f De s k t o p b u s i n e s s Di v i s i o nMr.Vi c e Pr e s i d e n t o f Le g e n d Co m p u t e r s y s t e m Ge n e r a l Ma n a g e r o f No t e b o o k b u s i n e s s D

44、i v i s i o nMr.Ge n e r a l Ma n a g e r o f Ma t e r i a l Ma n a g e m e n t Di v i s i o n o f DTBMi s s.Ma n a g e r o f Ma t e r i a l Ma n a g e m e n t Di v i s i o n o f DTBMr.In t e r p r e t e rAp p o i n t e d Ti m e Pe r i o d:15:00 p m-16:00 p m,Ju n e 2,2000Ve n u e :Ph o e n i x h a

45、l l a t Er b i a o b u i l d i n g o f Le g e n d Co m p u t e r Sy s t e m s Li m i t e dMe e t i n g Ag e n d a:15:00-15:05 In t r o d u c t i o n15:05-15:10 AMD In t r o d u c t i o n(Mr.Pe r r y Ch a n)15:10-15:30 AMD u p d a t e (Mr.Ra y m o n d Le e)15:30-15:45 Le g e n d u p d a t e (Mr.)15:4

46、5-16:00 Di s c u s s i o n a b o u t c o o p e r a t i o n b e t w e e n AMD a n d Le g e n d18四四四四、媒体采媒体采媒体采媒体采序总经理总经理秘品牌市部YNNY根据日程行安排落实品推陪同人及者的联系方式接受采？征求总经理意见NY始接到采申品推安排?整理品推提供的采提交品推处理Y安排总经理采？N配合品推整理采答案修改了解者需求，者提供相料提醒总经理着装接受采采前一星期采前一天束束19媒体采流程明媒体采流程明媒体采流程明媒体采流程明：1、接受采接受采接受采接受采联想电公司的采由品牌推广部统一安排，集团采

47、由企业部统一安排；除此之外的采需求必交品牌推广部处理；直接联系的者要特礼貌，要向方明公司采定，方理解；下者的联系方式，必要可帮助方联系品推接口人；从品推得到采提；整理好的采提和背景料呈送总经理，征求总经理意见；总经理接受的采可根据日程行安排，适合安排在一起的采量安排在一起；总经理不接受的采经总经理授意后可向品推推荐其他人接受采，必要可帮助品推人行沟YNYN采在公司？定车定会室接待者电采？与品推陪同人联系，再次落实间查采地准备电设备总经理接受采与者联系，落实播出或见间通知总经理收看束提醒总经理出发采前20分钟采束查设备20通联。2、采准备采准备采准备采准备（采前一周采前一周采前一周采前一周）落实

48、品推采陪同人和者的联系方式，出意外情况可行联系；配合品推帮助总经理整理采的答案，呈送总经理并适修改；于常见的回答有所备份并及更新；了解者需求并行准备：于需要像或拍照的采光和电源会有要求，在定采地注意；有些者会要求得到公司、部门介或总经理的和照片，可事先者提供；公司介、部门介、总经理和照片分准备电子版和打印版；3、采准备采准备采准备采准备（采前一天采前一天采前一天采前一天）帮助总经理准备好采提和答案；于需要像或拍照的采注意提醒总经理着装和发型；如果是电采要向行政后勤部通处事先借好电会设备；如果采在公司外行要事先定车；如果采在公司行要事先定会室，并根据采需要注意采光电源；4、采天采天采天采天采前2

49、0分钟必与品推陪同人联系，落实采间；如果是电采需要查会设备；到采间后接入者打的电或帮助总经理通者电；如果采在公司外及提醒总经理出发；如果采在公司查采地；如果采在公司，者到后由秘先行接待，了解地是否合适，方是否需要其它背景料；安排停后总经理出面接受采；送者离，并了解播出或见间；5、采束采束采束采束与者沟通，及了解播出或见的确切间；通知总经理收看，或收集采呈送总经理；必要可通知公司全体或部门工收看。注意事注意事注意事注意事：者的界面要非常友好。21五五五五、大型活动大型活动大型活动大型活动（一）陪同总经理参加的大型活动陪同总经理参加的大型活动陪同总经理参加的大型活动陪同总经理参加的大型活动：部门序

50、总经理秘总经理陪同总经理参加的大型活动流程明陪同总经理参加的大型活动流程明陪同总经理参加的大型活动流程明陪同总经理参加的大型活动流程明：1、接受活动邀接受活动邀接受活动邀接受活动邀得到活动程，判重要程度，征询总经理意见；于总经理同意参加的活动事先安排日程；2、活动前一天的准备工作活动前一天的准备工作活动前一天的准备工作活动前一天的准备工作做好准备工作，如定车等；提醒总经理参与活动的那几；3、活动天活动天活动天活动天着大方的业装，化淡，发型整齐，工作间要佩胸卡；好活动程、名片等料；活动中注总经理的需要，注意保持在总经理的视，在必要总经理；4、活动后活动后活动后活动后整理业务料和名片。NY始了解活