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1、2022年-2023年建筑工程管理行业文档 齐鲁斌创作规范公文办理工作培训材料第一节 行政公文概述公文是公务文书的简称,是和私人文书相对而言的。广义的公务文书是指党政机关、群众团体、企事业单位在处理公务的活动中，按一定的程序和要求制作和使用的内容系统、体式完备的各种文书，它体现着制作单位的意志和意图。本章所讲行政公文，是一个狭义的概念，指的是：“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书”，即国务院办公厅于2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的国家行政机关、企事业单位公文处理办法中规定的13种法定公文，它是国家行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具。行政公文不仅

2、为国家行政机关，即各级人民政府所使用，而且其种类和格式与党、军队和其他各机关、团体、企事业单位的公文大体相同，只是其作用和内容有所不同，因此称为通用公文，简称公文。一、行政公文的种类行政公文有多种分类方法，按用途划分，有13种，即国家行政机关、企事业单位公文处理办法中规定的命令（令）；公告；决定；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。按行文方向划分，有下行文、上行文、平行文三类。下行文是上级机关向下级机关或群众的行文，如、决定、通知、通报、通告、批复等；上行文是下级机关向上级机关的行文，即上报公文，主要有报告和请示；平行文是不相隶属机关之间相互往来的公文，主要是函。写下

3、行文，特别是带有指令性的通知、通告等，语气应该坚定、果断，以收到令行禁止的效果；写上行文，语气应该谦虚、平和，以体现对上级机关的尊重；写平行文，由于是对兄弟单位讲话，应用商洽、委婉的语气，不能向对方发号施令。按阅知范围划分，有秘密公文，内部公文，公布公文三类。秘密公文是涉及党和国家秘密的公文，在一定时期内需要限定阅知范围并保守秘密，分“绝密”“机密”“秘密”三个等级，秘密公文应当标注密级；内部公文是在机关或单位内部使用的公文，也称普通公文，一般不对外公布；公布公文是需要在一定范围内公布的公文。按缓急时限划分，有紧急公文和常规公文两类。紧急公文是需要紧急送达和办理的公文。紧急公文应表明紧急程度“

4、特急”“急件”（紧急电报分为 “特提”“特急”“加急”“平急”）。常规公文又称平件公文，按常规送达和办理的公文。二、行政公文的适用范围和要求： （一）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。1 标题：发文机关事由文种 例：江苏省教育厅关于表彰普通高校招生工作先进集体和先进个人的决定2 正文： 决定的缘由决定的事项 决定的缘由：概述作出决定的背景或原因、目的、意义、作用，一般两三句话就行。 决定的事项：决定的基本内容。分条列项表述或分段列题表述。3 常见问题： 1）决定与通知混用决定一般是对重要或重大事项使用，如表彰、处分、授予称号等

5、。行文时要叙述理由； 通知所针对的事情可大可小，主要目的是使受众知晓或指导执行。 2）决定不写主送机关，通知必须写。（二）通告：适用于在一点范围内应当遵守或者周知的事项。 （三）通知 ：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。【标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。但批转性通知的标题按照“准确简要”的

6、规定，省略文种，即：“批转（或转发）（始发机关）原文标题”。【主送机关】直接上级。 【正文】发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）批语”。 如：“现将办法发给你们，请认真贯彻执行。”事项性通知：原由事项结语（特此通知）会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等 任免通知：格式固定 【附件】可有可无 【发文时间】用汉字小写数字 （四）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报的特征：1、针对性。凡发通报的均为有的放矢。2、指导性。3、宣告性。通报一般为独立成文，勿须与其它文种相搭配。通报有时与报告可以构成相照应的关系。即前有下级机关上报的

7、有关表彰先进典型或检讨重大事故、错误的报告，而后由上级机关制发有针对性的通报。通报一般用作下行文。写通报应把握： 1)情况要真实。对涉及的人和事，无论是表扬还是批评，都要以严肃慎重、实事求是的态度认真核准。文字表述也要准确恰当，防止任何夸大、缩小或扭曲事实。 2)观点要鲜明。对提倡什么反对什么，一定要是非分明、旗帜鲜明。 3)典型要选准。无论正面典型还是反面典型都要注意讲政治，着眼于正确导向。 4)分析要透彻。对于表扬和批评类的通报，要本着实事求是的精神，力求透彻分析典型的本质及其主、客观原因。 5)文风要朴实。文字表述要简洁明快，勿需夸张渲染。 6)详略得当。 （五）报告 适用于向上级机关汇

8、报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告。 【标题】一般是：“事由报告”。 【主送机关】与请示相同。 【正文】种类繁多，正文内容有差异。为学习方便， 把报告大致分为二种：一是综合性报告正文，或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。1.情况简述：工作时间、地点、背景、 条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、 说明式（用“为了”）等。百字上下。2.成绩做法：这是主

9、体。可以简要叙述一下工作过程。 成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、 小标题式、阶段式和贯通式。3.经验教训：要有观点、看法和规律， 又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。 二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题， 特点是专项、特殊，一事一报。1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委， 事项的起因和经过。2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验， 或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。3.提出意见。写基本看法，解决问题的建

10、议和办法。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。 【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，有的不写。如有附件， 与请求相同写法。最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。（六）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。请示必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。 【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。 如：学校关于创办校园文学报的请示。可以省去发文机关。 【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。只写一个，如需同时送其它机关， 应用抄报（在文末左下角写明）形式。 【正文】1.请求缘由。一写情况依据（往往用“目前”开头），二

11、写目的说明（用“为.”开头）。2.请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由， 提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。3.结尾。只是一句祈使性的话：“妥否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。 【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。 【印章、发文时间】（七）批复 适用于答复下级机关的请示事项。批复与请示属于“天生的一对”，没有请示也就没有批复。批复均为独立成文，与其它文种不构成搭配关系。写批复应注意：1.针对性要强。必须紧扣请示的事项，有问有答，回复清楚。2.观点要明确。

12、对请示中的事项持什么态度和意见，是肯定还是否定，是同意还是不同意，是即办还是缓办都要明确表示。3.表达要准确。要措辞严密，用语准确，严谨周全，以免产生歧义疏漏。4.篇幅要短小，表明态度即可。 （八）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。大家注意，公文中的意见不同于一般含义的意见。意见的适用范围很广，就其行为主体而言，可以适用于党的各级机关。就其内容而言，涉及党的工作的方方面面。意见的特征：1、行文形式具有灵活性。意见既可独立成文，也可以与别的文种搭配行文。既可以由某一个机关发文，也可以由几个部门联合发文，既可以作为下级机关向上报的建议性意见，也可以作为上级机关向下发的指示性意见。2、行文内

13、容具有广泛性。3、行文方向及公文性质具有可变性。作为公文的意见可以上报，也可以下发。上报的意见，经上级机关批转又变成下发的意见。写意见应注意的事项：1)目的性要明确。特别是拟建议上级机关批转的意见，更应做到“形上而意下”，瞄准普遍指导性。2)理由要充分。无论是下发的还是上报的，还是上报后建议批转的，都应充分阐明其必要性及其理论依据、法律法规依据和事实依据。3)内容要充实。4)处理问题的办法、措施和建议提得要明确、具体，直截了当。5)问题要找准。（九）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的主要特征。1.行文方向的多样性；2.使用范围的广泛性；3.写作的灵

14、活简便性。函的写作应注意：1.主题要突出，中心要明确；2.行文要开门见山，直陈其事，函件宜短不宜长；3.文字要简明，用词要恰当；4.语言要平和、恳切，话说的要入情入理，宜于对方接受。 （十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要的主要特征：1.提要性；2.决议性；3.客观性。作为发文的会议纪要，一般须同有关文种搭配组合。若用作上行文，需要同报告、请示搭配；若用作为下行文，则需要同通知搭配。会议纪要写作注意事项：1.忠于会议主旨，客观地反映会议内容，包括存在的不同观点和问题以使人们客观全面地了解会议的真实情况。2.围绕会议中心，突出主题，抓住要点。3.观点要鲜明，语言要简练，记述

15、要有条理。三、行政公文的特点行政公文是实现国家行政管理的工具，具有法定效力和规范体式。具体说来有以下特点：第一，法定的作者和法定的权威性。行政公文的作者不同于一般文章的作者。它的作者必须是依法成立并能以自己的名义行使职权及承担义务的组织和个人，如国家的各级各类机关组织，国家领导人，机关首长等。公文的作者制发公文，必须在法定的职权范围之内，根据公文处理的需要，按照法定的程序直接制发。由于行政公文是党和国家机关为了特定的目的而制发的，它代表了党和国家管理机关的意志，因此具有法定的权威性。第二，法定的现实执行作用。公文和一般文章相比。有很强的现实执行效用。一般文章只是在某单位、某个人需要利用时，才发

16、挥作用。公文以其作者的意图为依据，一经形成发出，在受文单位立即发挥作用。例如，国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知（国发200023号）,规定自2001年1月1日起施行此办法，国家各级行政机关就必须遵照文件要求自2001年1月1日起执行，其现实的执行效用很强。第三，规定的体式。具有法定的规范体式是行政公文区别于其他文字材料的显著标志。为了维护行政公文的严肃性和处理公文的便利，国务院规定了统一的公文名称和体式，包括公文文种、公文文体、公文结构、公文格式等。规范的公文体式对于发挥公文的作用，具有十分和重要的意义。第四，履行法定的程度，为了维护公文的权威性、严肃性、政策性，充分发挥公文特有的

17、执行效力，公文在制发程序上要履行法定的审批手续。尽管拟制公文有群体合作拟制、领导人授意拟制或指定政策研究人员代拟之分，但这些环节都是不可省略、不可颠倒的，必须严格遵循。第二节 行政公文基本格式为了保证行政公文的完整性、权威性和规范化，并便于撰制办理和存档备查，国家行政机关公文处理办法对公文格式做了明文规定。根据这一办法，国家质量技术监督局发布了国家行政机关公文格式，注明此格式“其他机关公文可参照执行”。本节所讲的公文格式，主要是依据这两个文件的规定。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机

18、关、印发机关和印发日期等部分组成。为了便于了解和掌握，下面分成三组加以说明。一、眉首部分置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，由发文机关标识、发文字号、签发人、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程序等项组成。（一）机关标识由发文机关名称（全称或简称，下同）后加“文件”组成，如“国务院文件”“国家安全部文件”“省人民政府文件”等.对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。联合行文时，应使主办机关名称在前，“文件“二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（二）发文字号位于发文机关标识之下，由发文机关代字、年份和序号组成。联合攻关行文，只标识

19、主办机关的发文字号。例如，“国发20041号”，其中的“国”是国务院的代字，2004是发文年份，“1号”是发文序号。发文机关代字与发文年份之间一般加“发”字，也有的加“字”字，还有的省略此字。议案、批复和函，一般在发文机关代字之后加“函”字，如国务院这三种公文的发文字号便写作“国函号”。在报刊上发表或翻印公文省去首部分，因而把发文字号移到公文标题之下居中或偏右位置。（三）签发人上报的公文应当标明签发人姓名。所有的公文都需要由本机关领导人签发。重要的或涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；经授权，有的公文可由秘书长或办公厅（室）主任签发。但领导人是在发文稿纸的“签发”栏内签署意

20、见，并写上姓名 和审批时间，只有上报公文才在正式行文上标识签发人。（四）份数序号同一公文稿印制若干份时每份公文的顺序编号叫份数序号。国家行政机关公文处理办法规定现有密级的公文应编制份数序号，不带密级的公文是否编份数序号由发文机关自行掌握。份数序号应用阿拉伯数字（不少于两位）顶格标识于版心左上有第一行。（五）秘密公文应根据其秘密程度划分秘密等级，并分别标明“绝密”“机密”“秘密”三种级别。密级的确应按国家有关规定如国家秘密保密期限的规定文献保密等级代码等执行，既要防止因未标识密级而失密，又要防止随意扩大密级。（六）紧急程序紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”“急件”。其中，电报应当分别标明“

21、特提”“特急”“加急”“平急”。确定紧急程度应根据公文送达和办理的实际需要，严格掌握，非紧急公文不能填写这一项目，紧急公文也应恰当选用紧急程度。二、主体部分主体部分是每份公文的内容部分，由公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文明间、发文机关印章、附注等项组成。（一）标题一切公文和其他文章一样必须有标题。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题位于红色反线这下。可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整排列对称，间距恰当。公文标题的支与绝大多数文章标题的写法不同，按规定一般应标明发文机关名称、事由（正文的主要内容）和文种，用介词结构“关于的”把这三部分连接起来。个别

22、情况下可以省略发文机关名称或事由，但这二者不能都省略。文种在任何情况下都不能省略。例如，省人民政府关于授予县教育强县称号的决定市人民政府通告关于大力开展冬春农田水利基本建设的通知等。公文标题写作的难点在于如何概括好事由。概括事由大多采用动宾结构，如国务院关于加强国有土地资产管理的通知，其事由中的“加强”是动词，“国有土地资产管理”是宾语。概括事由的要求是准确简要，防止题文字不符，意思含糊、文字过多。（二）主送机关 主送机关是指发文机关要求受理和答复公文的机关。主送机关如果 只有一两个，应当用其全或规范化简称；如果有多个，则可用同类型机关的统称，如国务院一份公文的主送机关便写作“各省、自治区、直

23、辖市人民政府，国务院各部委，各直属机构”。主送机关应写机关或统称，而不应写领导者个人。如果是周知性( 如公告、通告等)或记录性公文（会议纪要），则应省略这一项目。（三）正文位于主送机关下一行，用来表达公文的具体内容。正文每个自然段首行左空2字，回行顶格。数字、年份不能拆开回行。如何写正文，应根据每份公文的实际需要和惯要和惯用体式来确定，有话则长，无话则短，没有适合一切公文正文的统一模式。（四）附件说明：公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。应当说明的是，附件是用来说明正件的材料，处于从属地位。而发布令的行政法规和规章，通知所印发、批转、转发的文件，以及议案之后的方案，都不属于从属地位，不能视为

24、附件吗，因此不能再正文之后加附件说明。（五）成文时间成文时间以领导人签发的时间为准，应完整写出年月日。联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准，电报以发出日期为准，会议通过的公文以通过日期为准。（六）签发机关印章公文除会议纪要外，都应加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。加盖发文机关印章，这是发文机关对生效负责的凭证，也是公文区别于其他文章的显著标志。（七）附注公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。三、版记公文末页下方是版记部分，由主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等项组成。1.主题词公文应当标注主题词。主题词是反映

25、公文内容的一组标准化词组，最少2个，最多7个。主题词应根据公文内容，从上级机关制发的公文主题词表中选择。标引次序应按主题词的涵义，由大到小，从内容到形式排列。2.抄送机关抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关与主送机关不同，他不是受理或答复本公文的机关，而只是需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关，简称抄送。排列是上级机关在前，不相隶属机关和下级机关在后。国家行政机关公文处理办法规定，向下级机关的重要行文应同时抄送直接上级机关，向上级机关的请示，不得同时抄送下级机关。抄送机关应当是确实需要了解公文内容的机关，要防止太多太滥，以免增加不

26、相干机关的负担。3.印发机关和印发日期印发机关是发文机关的办公部门，印发日期是公文付印日期，应完整表明年月日。规范公文办理工作培训材料第三节 公文排版格式一、公文用纸统一采用国际标准A4型纸，双面印刷。二、行文格式主要要求（一）发文机关标示：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出空白供上级机关批示文件使用；发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，

27、上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。（二）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。上报公文标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（三）文件标题：红色反线下空2行，用2号宋体字（加粗），可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（四）正文（含主送机关名称和落款）

28、：用3号仿宋字，一般每面排22行，每行28个字。文中如有小标题可用3号宋体字（加粗）或黑体字。正文中的结构层次第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（五）附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字用三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1”)，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。（六）成文时间及印章：成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间，成文

29、时间右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，也就是不到1行的空白，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章排列整齐，均压成文时间，互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空

30、2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明用调整行距和字距的方法处理。（七）主题词：“主题词”三字用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目按照各企业公文主题词表的分类进行编制，用三号宋体字，词目之间空1字。（八）抄送机关：公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关

31、。（九）页码：用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。 第四节公文办理程序公文办理程序指：公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。一、收文办理程序 收文，指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。 收文办理，指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。收文办理程序主要有：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、 查办与注办。 （一）签收、拆封和登记 1、签收：是指

32、收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。 2、拆封文书人员的职责。（写明由本机关或部门收启的封件进行拆封） 对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。密件则应交机要文书或机要室拆封。 3、登记：就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，经保正文件的收受和处理。公文登记是收文办理的重要程序，也是公文处理工作的基础。 收文登记的形式分为： 1）簿册式登记采用预先装订成册的登记本，这是一种迄今仍应用比较普遍的登记形式。（优点：容易保存，适宜按时间顺序） 2）卡片式登记：是使用单张卡片

33、进行收文登记的方法。（优点：能适应使用和管理文件的需要，在卡片盒里灵活地进行分类排列） （二）审核分发和传阅 1、审核： 审核的重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；公文格式是否规范等。 2、分发：亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送 。 3、传阅：是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。 传阅现已成为机关领导处理事务，互通信息的一种有效的方式。 传阅文件应当注意的事项：1） 传阅的顺序，一般应先送给机关

34、的主要领导、负责人和业部门阅读，再送其他有关需要阅知的对象。2）传阅文件应以文书人员为中心进行传达室递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”；3）在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件时行检查，如有领导批示，要按批示意见进行处理（三）拟办、批办与承办 1、拟办：是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。 如何做好拟办工作：1） 拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办意见。 2）要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。3）要熟悉业务。4）拟办意见要周到，要综合考虑各方

35、面的因素和影响。5）拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。要签署拟办人姓名和日期 2、批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。 公文批办的作用：在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交代意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。 批办的主要内容包括：1）提出处理该份文件所述问题的原则和方法。2）提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。3）凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主

36、办人，以便承办单位和承办人员具体执行。4）各项批办意见，均应郑重地填写在公文处理清单的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。 3、承办：是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。 (四)催办、查办与注办 1、催办：是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。 2、查办：是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。 查办

37、工作一般按以下程序进行： 1)阅读有关材料，搞清查办的问题。2)查办立项。立项既是查办工作的开始，也是必须经过的法定程序。 立项内空包括五要素：确定查办的事由；明确办理要求；指明承办单位或承办人；规定完成时限；提出办结后的反馈要求。3）查办的办理。分两种情况：一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。4）查办的结果与反馈。结果的几种情况：肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理；否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况；部分肯定，部分否定。事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。5）立卷归档。 3、注办：是指对公文承办结束后，由经办人在公文处

38、理单上所作的简要说明。注办便于公文的整理和日后查考。 注办一般包括以下内容： 1）一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。 2）需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。 3）用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。 4）不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。 二、发文办理程序 发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。 （一）拟稿、审核与签发 1、拟稿：公文拟稿是公文承办

39、人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。 拟稿的注意事项：1）要符合党和国家的方针、政策、法律、法律及有关规定。2）要情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，字词规范，书写工整，标点准确，篇幅简短；3）文稿人名、地名、数字、引文要准确，日期应具体；4）如要引用某份公文，就先引标题，后引发文字号；5）涉及计量单位时，必须用国家法定的标准计量单位；6）在使用简称时，应先用全称，并加以注明；7）公文中的数字，除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修色彩语句中作为词素的数字必须使汉字外，应当使用阿拉伯数字。 2、审核：是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、

40、体式进行的全面审核和检查。 审核的重点：1）是否应由本机关办理 ；2）是否符合行文规则；3）内容是否符合国家法律法规及其他有关规定；4）涉及其他部门或地区职权范围的事项是否经过协商、会签；5）使用公文文种、公文格式是否规范。 3、签发：是指机关领导人对文稿的最后审批。 需要注意的几个问题：1）机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。2）以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。3）签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。4）文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的发文稿

41、纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。5)几个相关或部门的联合发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。 (二) 核发、缮印与校对 1、核发：是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。 核发的内容和要求：1）文稿是否报请有关领导人审批，手续是否完备，意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等；2）文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否准确，标点、计量单位、数字的用法及文种，、格式是否符合规定；3）编排发文字号；4）对需要标明密级

42、、紧急程序的公文进行标注；5）确定分送单位和印制份数。 2、缮印：是指对已签发的公文定稿进行印制。 3、校对：指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消耗除书写、排字上的错误。校对要确保文字准确、格式规范、杜绝差错。 (三)用印、登记与封发 1、用印：是指在印好的文件上加盖机关印章。 用印的注意事项：1）须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印。2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3）联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。4）用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。5）要核实份数，超过份数不能盖印。 2、发文登记：一切发出的文件，均应进行登记。 发文登记的作用：便于对文件进行管理和查找。 发文登记采用的形式为簿册式登记，又分为：1）内收发的发文登记簿2）内收发对外收发的送文登记簿3）外收发的发文登记簿3、封发：是指对准备发出的文件进行分装和发送。- 17 -