采购绩效管理讲义.doc
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1、采购绩效管理重点第2章 为企业增加价值1. 增值原理与定义 增值:就是实现等价的财务节约或收益,但并非仅基于单位价格的变动二、Michael Porter的价值链原理:创造并保持最佳绩效采购是作为一个支持性活动,是为主要增值过程提供服务,最后产生企业利润采购能够通过对主要增值活动中的各种功能造成直接影响,从而直接影响企业利润2. 增值机会一、采购带来的节约能够为公司的增值链作贡献1、消除或改变最终用户或客户制定的初始需求2、改变产品/服务规格或标准3、取代低成本项目与价值分析技术有关4、延期支付条款5、延长质量保证条款6、减少库存或使用寄销库存设施7、改进运作效率与学习曲线理论有关8、降低管理
2、成本9、降低交易成本二、可以使用下述内容概述绩效目标1、对于相同的货物或服务,获得较低的成本2、对于相同的成本,获得更高的货物或服务质量3、既降低成本,又提升货物或服务的质量终极目标3. 效力与效率能够用不同的方法测量采购的效率和效力,以采购人员为例:效率1. 采购过程的实际成本;2. 每张订单的成本;3. 购置成本;4. 实现的节约;5. 获得的增值;6. 周期(网络流动);7. 信息技术的使用;8. 组织结构;9. 供应商管理;10. 劳动力评估效力1. 客户服务水平;2. 货物/服务的预算;3. 质量水平;4. 货物/服务的准时送达客户;5. 服务交付给客户;6. 关系的改进;7. 对资
3、本效率、8. 资产管理和利润的影响,保证采购绩效测量方法反映组织的目标11. 通过库存带来增值a) 为什么会带来增值1) 通过降低库存成本、管理费用以及使用寄销库存来增值2) 库存是资产。库存过剩会占用大量现金并且降低了资金流动性。库存不足则降低了服务水平。3) 财务成本。从营运资本中产生的持有库存的财务成本4) 机会成本。看哪一方面能够有更好的机会使资金使用的效率最大化5) 寄销库存来减少存货成本。库存的货品作为寄存物12. 谈判的增值机会a) TCA/TCOb) 改善合同条款谈判的增值机会:改进采购并改善与供应商签订的合同条款一、协议的质量能够为增值做出贡献。协议的条款和条件将对价格产生影
4、响1) 总购置成本total cost of acquisition2) 所有权成本total cost of ownership3) 总所有权成本=采购价格+获取成本+运作成本+处置成本二、谈判的结果:1、客观的和数量上的减少:价格、时间、贸易折扣的百分比和清算折扣2、主观性的改善和价值:更好的质量、改善的服务或延长的质量保证时间3、其他可以从减少采购的交易成本中得到:1) 更少的订单;2) 框架协议;3) 采购卡的使用;4) 减少交易时间、采用流水线处理/系统降低管理成本13. 提高动作效率增值通过提高运作效率增值一、 采购活动自身产生的成本:1) 采购人员的工资;2) 办公室成本和支持成
5、本;3) 信息系统成本,包括有纸化办公或信息技术和信息系统(IT/IS)二、运作效率基于:1、人力资源因素:采购人员个人能力或专业能力2、系统和流程因素:采购流程、战略、战术、交易、关系、商务信息技术系统和交流三、测量依据:1、采购工作的数量:1) 一段时间下订单的数量;2) 承担物品/服务的数量;3) 处理询问的数量采购流程工作进行得如何?2、采购工作的价值:1) 订单的资金价值;2) 交易成本,包括询价、评估、会谈等;3) 与预算相比所带来的节约第3章 测量绩效的类型1. 制定KPIa) 与战略目标相关联b) 指标选择的原则采购和供应经理如何实现公司管理层制定的KPI目标绩效测量对于把所有
6、部门与整体目标联系在一起并制定出计划非常重要一、选择绩效测量的类型时,重要的是要从结果的效力和效率两个方面考虑下列问题:1、为何我们要测量绩效2、我们希望获得什么3、我们的核心产品和服务是什么4、谁是我们内部的外部的关键客户5、谁是我们的关键供应商6、我们如何、何时获得和公布绩效KPI的结果7、我们有健全的业务流程来支持核心业务吗8、我们有通畅的信息和沟通渠道吗?二、有下列六点指导来帮助选择绩效测量的类型1、可靠的。基础数据来自于健全、可靠和稳定的信息源2、有意义的。KPI是合适的测量指标,对你和其他人有价值和意义3、有针对性。测量指标应当关注核心业务或运作性问题。4、公平和平衡的。反映运作的
7、各个方面。5、能够变化和改进。6、对目标进行管理。在规定的时间内改善结果。三、判断目标的质量的管理工具是SMART标准,用它来选择绩效测量的类型1) special具体的2) measurable可测量的3) achievable可达到的4) relevant相关的:与核心业务相关5) timed有时限的:应该具有约定的时间表2. 制定KPIa) 与组织战术与运营目标相关联采购和供应经理如何为他们的核心公司运营选择和制定KPI绩效测量的种类1. 采购业务计划2. 典型的采购业务计划任务3. 通常的采购绩效KPI指标战略:1. 与主要的利益相关者/使用者一起工作;2. 管理主要的供应商;3. 发
8、展内部和外部的关系;4. 建立长期协议/合作伙伴,管理供应商基础;5. 管理长期关系;6. 管理削减成本计划;7. 进行采购调研战术:1. 获得/评估报价,建议和投标;2. 管理一般的供应商;3. 与运作部门一起工作,计划中期的供应/服务交付;4. 管理当前的供应商关系;5. 连接客户需求与供应市场,交易:1. 获得并核对价格;2. 管理库存订单和非库存订单;3. 管理数据的输入程序,4. 每周/月处理的订单数量;5. 每周的询价次数8. 改善服务与利润贡献a) 能反映对改善的服务与对利润的贡献1) 采购对改善服务和提高底线利润的贡献2) 采购对成本负责,成本直接影响企业的利润和客户服务水平3
9、) 采购是成本管理和相关绩效团队中的关键成员4) 材料成本的节约5) 对采购人员有许多节约的机会和技术,我们能够在供应市场中适当的应用他们。说到绩效测量,重要的是建立基本价格,跟踪市场的变化,购买物品,然后测量他们的差异。6) 对利润率的影响9. 采购流程与供应链成本与采购流程相关的部分采购在组织中的作用1) 采购过程2) 采购周期3) 采购政策与职业道德4) 采购中的五个合适5) 评估供应商的报价/价格分析6) 供应商关系这个流程图的基本的最佳实践的测试包括:1、是否清楚的理解了采购的角色2、是否具有告知采购人员如何工作的采购手册或流程图3、采购手册是否清晰地描述了应该遵循的工作步骤4、是否
10、在公司商业计划中制定了采购政策和道德标准5、是否理解采购的基本要素(合适的时间、地点、价格、数量、质量)6、采购人员是否知道并理解标书评估和授予合同的标准7、我们是否管理内部和外部的客户8、我们是否拥有完备的IT系统10. 与组织结构有关在组织中选择与采购结构相关的KPI采购组织形式1、中央采购部门2、分散采购完全授权给运作分部或辅助部门3、总部领导的行动网络(centre-ledaction networks,CLAN),是总公司领导的管理层与分公司的分类采购授权相结合4、分类采购专门采购特定种类的货物或服务的采购人员5、社团采购consortiumpurchasing主要是为相似的非竞争性
11、服务的公众服务,如大学或当地政府社团6、合作采购在具有相似需求的团体之间进行合作采购设定和启动一个采购结构是中期到长期的决策11. 与能力有关采购的能力及其与业务目标的关系能力可以通过几个要素进行测量:技巧、经验、知识和态度,与资格相结合将产生最佳效果管理的关键是看需要的能力,然后评估差距,培训员工。测量方法:客观的1) 根据一套规定的能力水平,需要弥补多少差距2) 对于个人、团队或部署来说,达到某种能力水平的时间是多少3) 有可测量的进步吗主观的1) 这个人干得如何2) 知道或培训后的进步如何3) 团队合作或业务关系有所改进吗第6章 信息技术与数据管理1. 商业系统与供应链系统1) 测量采购
12、和供应职能的绩效;2) 测量供应商的绩效;3) 测量采购人员的绩效4) 使用信息系统和流程来收集并分析哪些与管理相关的信息,通过这些信息我们能够测量上面的绩效6.1商业信息系统与供应链系统的联系以及如何应用于绩效测量智能企业通过信息技术的帮助不断提升其提供服务的能力5个步骤:运作、巩固、整合、优化、创新1) 区分什么是数据,什么是信息2) 从本质来看,数据仅仅是一系列的事实和交易,而信息报告的技巧则是要将这些数据分类整理并整理出有用的一部分资料。3) 最有效的方法是应用日常工作中输入的交易资源进行信息分析。a) 库存数据库、b) 供应商数据库、c) 采购订单文件数据库2. 采购系统采购信息系统
13、的关键因素采购系统的基本目标是:1、接受和识别客户需求2、识别特定的供应源3、保证审计流程和权威性4、使采购方能够同意并确认供应的价格和条款5、从供应商系统可以生成交付订单或合同6、保证按订单要求交付货物7、生成订单和合同作为支付流程的基础文件8、生成采购报告如果需要升级系统,就需要考虑一些其他的成本和测量指标:9、IT软件许可费10、数据库集成费用建立或者和原来的系统进行整合11、安装费用12、培训费用,无论是新建的还是现行的系统都需要13、使用费用,包括软件的维护和升级的时间以及成本在保证良好的流程控制之外,采购系统还应该具有:1) 合理的供应商基础管理2) 使用杠杆购买力量所产生的机会3
14、) 减少采购成本的机会采购绩效测量和目标在大部分的情况下都和三个关键的内容相关3. 采购职能管理相联系a) 信息系统的使用和运行b) 数据的收集和管理与采购职能管理相联系的增值问题与绩效指标采购职能本身是为企业提供服务的一项成本,是为了获得所需要的货物和服务而产生的。管理采购业务的过程有许多方面需要考虑:1) 过程和程序、2) 专业的实践和方法3) 人力资源成本。4) 信息系统的使用和运行采购部门的绩效测量可以是客观的也可以是主观的。1) 客观:金钱、时间和比例;2) 主观:客户调查、人员评估或者是价值判断等。4. 供应商绩效管理供应商绩效管理中的增值问题和增值过程如何管理供应商基础suppl
15、ierbase而获得最佳绩效呢?从以下问题入手:1、我们的企业有多少供应商?2、我们需要多少供应商?3、我们如何管理潜在的供应商供应商基础管理和当前供应商管理同样重要管理信息系统:如何管理和现有供应商的关系?如何管理现有供应商的绩效5. 采购人员绩效管理采购人员绩效管理中的增值问题和流程在采购部门工作和辅助性的职能部门的人下列标准:1) 采购/供应管理能力的需要;2) 人员;职位;3) 客户服务4) 能力:技能、经验、知识、资格和态度最基本的信息就是人员资质和工作描述。能够确定员工的能力和差距保证在采购管理方面的持续职业发展第7章 为什么要评估供应商的绩效1. 供应商绩效与商业业绩供应商的绩效
16、和商业成绩1、 供应商的能力和绩效需要被测量2、 要使用合适的工具3、 通过长时间的测量来展示发展趋势4、 测量的结果与过去的绩效,以及其他的标杆比较供应商绩效的影响1、合适的价格:价格影响组织的财务底线2、合适的质量:质量的提高有助于品牌建立和提高客户对可靠性和服务的满意度3、合适的数量:减少库存的关键目标4、合适的地点:库存5、合适的时间:降低库存和准时制系统的引入2. 采购职能在采购职能中供应商绩效的测量一、采购是否对组织重要:1、订单的重要性2、订单的价值3、继续检查和更新测量方法可用的时间和资源4、采购时一次性的还是长期的需求5、供应商控制能力之外的因素二、供应商绩效:基本测量指标1
17、、交货质量:规定条件规定时间接收到的货物的比例2、质量:产品的质量缺陷或者是退货率;测量服务失败的纪录3、服务:可接受的领域来测量,如售后服务,事故的反应速度和紧急情况的处理等4、价格和成本:产品如何定价的?能够提供成本细目的信息吗?三、供应商绩效:高级测量指标1、整体能力:作为一个整体来看供应商的绩效,把其他供应商当作标杆2、财务的稳定:3、贡献的能力:为公司的发展做出积极的贡献3. 质量管理绩效测量和“质量管理”质量在供应商绩效考核中越来越具有重要性质量的变化观点:靠检查保证质量将质量建造进去将质量设计进去装配之后检查产品和零件在供应商工厂检查零件和流程在供应链上有合作设计产品和流程测量的
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