《行政主管高效工作手册》讲解学习.doc

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1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。行政主管高效工作手册-1+1岗位高效工作手册系列行政主管高效工作手册周仁钺徐恺编著目录1.行政主管岗位说明书2.总经理秘书岗位说明书3.行政助理岗位说明书4.前台接待岗位说明书5.岗位工作计划表6.差旅费报销单7.会议记录表8.定期报表发送记录9.商务表格使用说明书10.文件督办回告单11.接待工作投诉处理日报表12.会议议程表13.会议决议实施监控表14.会议成效分析表15.外出申请单16.人员、车辆出入证17.物品出厂凭证18.派车申请单19.派车单20.产品企划调查分析表21.企划表22.企划实施

2、表23.员工工资登记表24.员工工资调整表25.印章使用申请表26.电子文件归档流程图27.归档文件整理流程图（纸质文件）28.归档文件目录的格式（纸质文件）29.档案盒格式30.受控文件表格清单样板31.文件更改申请表32.制度文件评价、完善与反馈表33.违反制度奖惩表34.文件评价、完善与反馈报告35.收文与发文流程图36.文件处理单37.文件签收单38.文件收发登记表39.文件发放登记单40.文件分发单41.文件分发/回收登记表42.文件报废审批单43.文件报废记录表44.文件管理归档范围和保管期限表45.公文写作流程图46.企业提案申请表47.提案效果报告表48.提案改善评分表49.提

3、案奖励办法表50.员工礼仪守则51.办公室环境管理规定52.迎接来宾的礼仪流程图53.送行来宾的礼仪流程图54.企业新闻发布会活动管理说明55.员工满意度调查表56.员工培训需求调查表57.员工培训反馈调查表58.生活物资采购申请单59.生活物资入库登记表60.后勤物资采购审核表61.清洁卫生检查单62.宿舍分配申请表63.员工住宿登记表64.企业资产登记卡65.企业固定资产登记表66.交通事故报告表67.交通事故受害者情况报告表68.交通事故调查表69.交通事故登记表70.交通事故损失物品报告表71.设备设施故障修理申请表72.设备设施故障修理回馈单73.机器设备故障记录表74.修护工作记录

4、表75.设备维护工作安排表76.生产设备检定表77.生产设备作业指导书78.生产设备日常维护表79.生产设备履历表80.仪器设备履历表81.设备验收报表82.设备清单83.设备保养卡84.报废设备登记表85.保安交接班登记表86.保安人员日报表87.车辆出入登记表88.员工外出登记表89.物品放行条90.访客登记表91.消防检查季（年）巡登记表92.消防工程维修单93.消防维修排故报告单94.消防产品选用登记表95.消防巡检表96.消防设备安全检查表97.突发事件记录表98.事故隐患整改通知表99.工资调整申请书100.员工工资表101.员工离职移交手续清单102.招聘计划表103.求职人员登

5、记表104.面试表105.复试表106.新员工培训计划表107.员工培训签到表108.试用员工考核表109.老员工培训计划表110.员工绩效评估申诉表111.员工投诉调查表112.出勤登记表113.员工考勤登记表114.工时记录表1.行政主管岗位说明书职位名称行政主管职位代码所属部门行政部职系职等职级直属上级行政经理薪金标准填写日期核准人职位概要负责制订和监督实施各项行政管理制度；负责按年度预算进行办公用品、办公设备的采购管理及发放管理；严格控制行政开支；及时处理好日常行政事务；为公司其他部门做好辅助工作。岗位职责请根据公司实际情况制定。任职资格教育背景u 秘书、中文、公关、行政管理等相关专业

6、本科以上学历。培训经历u 受过管理学、管理技能开发、档案管理、会务组织和财务会计基本知识等方面的培训。经验u 3年以上行政管理工作经验。技能技巧u 较强的管理能力。u 良好的中英文写作、口语和阅读能力。u 熟练使用办公软件。u 熟练使用操作办公自动化设备。态度u 做事客观、严谨负责、踏实、敬业。u 工作细致认真，谨慎细心、责任心强。u 具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强。工作场所u 办公室环境状况u 舒适危险性基本无危险直属下级间接下级晋升方向转轮岗位2.总经理秘书岗位说明书职位名称总经理秘书职位代码所属部门行政部职系职等职级直属上级行政主管薪金标准填写日期核准人职务概况负责文件的汇签和收

7、发管理；协助总经理处理日常行政事务，包括会议、接待、活动、报销单的整理等工作；负责总经理和各部门主管的联络工作；整理总经理的相关文件。岗位职责请根据公司实际情况制定。工作关系与各部门联系密切直属下级无3.行政助理岗位说明书职位名称行政助理职位代码所属部门行政部职系职等职级直属上级行政主管薪金标准填写日期核准人职务概况制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加规范、合理；合理安排车辆调度；督导员工日常行为；管理办公区域和日常行政事务。岗位职责请根据公司实际情况制定。工作关系各相关部门直属下级无4.前台接待岗位说明书职位名称前台接待职位代码所属部门行政部职系职等职级直属上级行政主管薪金标准填写

8、日期核准人职务概况礼貌热情地接转电话；接待来访客户；预订票务；邮件快递；订水；完成部门经理安排的打字、复印等工作。岗位职责请根据公司实际情况制定。工作关系各部门员工、来访客户、供应商直属下级无5.岗位工作计划表制表日期：年月日工作编号岗位名称员工人数制表人姓名检查人姓名工作内容概要工作时间正常班（实际工作小时）加班（约小时）轮班制（）工作程序和方法说明：工作种类单独作业共同作业（人）连续作业间断作业（人）工作地点公司内外（%）高空（%）室内外（%）地上（%）车上（%）水上（%）其他工作资源机器设备：其他：附加说明：6.差旅费报销单出差人：部门：年月日出差日期地点交通费膳杂费住宿费杂费其他费用合

9、计说明月日起止费用总计人民币美元万千佰拾元角分整预支旅费应付（支）金额会计核准审核收款签字7.会议记录表会议名称时间地点出席人缺席人主持人记录人会议发言记录：主持人（签名）记录人（签名）8.定期报表发送记录类别：财务会计报表名称类别报告提出时间份数呈送部门日报月报年报现金收支表隔日或翌月1日1副总经理营业报告表隔月初日2自存副总经理损益表隔月153自存副总经理总经理9.商务表格使用说明书机密等级：填写日期：年月日表格名称表格编号联数传递流程各联作用说明表格性质月报表日报表记录表联络表分析表定期报表不定期报表记录卡使用单位印刷数量使用年数资料保存期限资料来源及填表说明表格审核过程异常表示方法10

10、.文件督办回告单密级：领导批示（承办部门名称）_第页11.接待工作投诉处理日报表值班人上午值班人姓名下午值班人姓名值班情况记录人值班情况迟到早退缺勤接待流程企业各业务部门行政部门客户意见签名处理情况记录（包括改善情况及所遇的困难）签名联络事项备注预定事宜备注上级指示备注主管意见备注员工传阅签名经理_部门主管_填报人_12.会议议程表时间月日时分地点出席者姓名缺席者姓名及原因会议安排时分至时分第一项：宣布会议开始时分至时分第二项：领导致词时分至时分第三项：说明议题、议案时分至时分第四项：补充说明、报告时分至时分第五项：讨论问题时分至时分第六项：其他时分至时分会间休息10分钟时分至时分第七项：决议

11、事项确认时分至时分第八项：第二次讨论事项确认时分至时分第九项：司仪（主席）散会致词时分至时分第十项：会议结束确认事宜备注13.会议决议实施监控表决议事项部门执行负责人实施目标及期限成果评价每月执行情况监控月实施目标进度监控月实施目标进度监控17283941051161214.会议成效分析表部门：日期：年月日成效检查问题效果分析会议是否按照预期计划进行？会议的目的及议题是否彻底？会场或设备是否适合、有效？必要的资料是否齐全？会议是否按议程安排进行？会议是否按预定时间散会？全体人员是否了解主题？开始时，是否简要地叙述了议题的重点？开会时的气氛是否很热烈？会议讨论时，是否有偏离议题的论点？是否有很多

12、生动且具有建设性的发言？参加人员是否有所抱怨？记录事项15.外出申请单部门外出时间申请人姓名计划返回时间目的地外出理由（说明办理事项）联系方式审批人（签字）时间：年月日16.人员、车辆出入证年月日姓名车型车号随车人数事由说明车辆出入情况入厂重量出厂重量载货重量记事栏车辆载货车辆空车载货种类及品名出入记录入厂时间保卫人员签字核发出入凭条出厂时间外来人员入厂去向洽谈或者经办人签字经理主管经办人17.物品出厂凭证编号年月日兹有先生（女士）货运或携带（装运）下列物品请检查无误后请给予放行。物品名称单位数量签放部门：门卫室签放人：18.派车申请单申请日期：年月日申请单位申请人及职称单位主管签章事由及前往

13、地点联系电话搭车人数共人申请用车时间自年月日时分起至年月日时分止备注19.派车单年月日申请单位需车时间年月日时分需车类型预计返回年月日时分需车事由地点载物品名及规格数量出入时间年月日时分出厂守卫签章年月日时分入厂主管：科长：申请人：20.产品企划调查分析表公司产品现状描述公司产品优势分析同行业类似产品的发展情况公司产品的市场占有率消费者需求调查公司产品劣势分析改进建议及方案21.企划表企划表（一）（企划名称）提出单位：日期：年月日企划要点提示企划内容执行方法执行人完成期限任务方法费用及资源注意事项问题对策附件资料提出人（签字）日期：年月日企划表（二）企划书提出单位提出时间年月日本企业主旨本企划

14、目的背景介绍及市场调查企划内容执行计划步骤条件费用时间安排效果预测意外对策实施障碍实施困难可替代方案前例成功案例提出人（签章）22.企划实施表活动项目备注名称目的内容进程安排实施要点预算承办者准备协助实施过程（各参与部门）协助关联外包关联结果报告检讨23.员工工资登记表部门：年月日员工编号姓名核定工资实发工资底薪技术津贴工龄补贴职务补贴工作补助合计审核人（签字）记录人（签字）24.员工工资调整表部门年月日员工编号姓名底薪技术津贴工作补助合计原工资调整后原工资调整后原工资调整后原工资调整后增加率合计25.印章使用申请表部门：年月日用印事由用印类别行政（）公司（）领导名章（）份数经办人部门负责人批

15、准人意见及签字注：请在“()”内用“”注明用印类别26.电子文件归档流程图电子文件归档流程图著录文件信息(包括收文、发文及内部产生文件)归档鉴定设置分类、期限及相关信息归档直接进行目录输入及链接相关电子文件对没有电子文件的归档材料进行扫描，并与相应的目录进行连接形成归档文件目录整理相应的纸质移交27.归档文件整理流程图（纸质文件）归档文件整理流程图组织工作文件鉴定1 确定整理环节2 注重平时积累3 建立制度4 加强指导、监督和检查1 原则和标准2 归档范围3 保管期限整理与装订1 整理单位2 文件修整3 文件装订分类与排列1 文件分类文件排列文件的编号、编目、装盒28.归档文件目录的格式（纸质

16、文件）件号责任人文号题名日期页数备注归档文件目录应单独装订成册并编制封面，封面如下图：归档文件目录全宗名称年度保管期限机构29.档案盒格式长310mm、宽220mm、厚度20mm、30mm、40mm档案盒封面全宗名称公司行政部盒脊全宗号年度保管期限机构起止件号盒号30.受控文件表格清单样板日期：年月日序号表格名称表格编号使用部门保存期限保存地点1程序文件清单行政部1年行政部2作业指导书清单3受控表格清单4外来文件清单5文件分发/回收记录表6文件借阅登记表7部门受控文件清单8文件更改记录9会议记录表10管理评审计划行政部1年11管理评审报告12纠正与预防措施报告13内审计划14内审报告15内审检

17、查表16岗位工作入职要求行政部1年17招聘员工申请表18培训计划表19培训记录20合同评审表市场部1年市场部21联络单22顾客满意度调查表23顾客满意度调查汇总表24顾客满意度统计图25合格供应商一览表采购部1年采购部26请购单27供应商评估报告28供应商品质狀況評比表29供应商交货批次合格表31.文件更改申请表编号：保存期限：更改文件名更改内容更改原因经办人申请时间批准人批准时间32.制度文件评价、完善与反馈表编号：保存期限：永久制度文件名称评价时间评价原因定期不定期作用与意义问题与不足完善措施反馈内容33.违反制度奖惩表记录编号：保存期限：性质奖励（）惩罚（）时间部门或个人措施原因部门主管

18、意见经理室意见34.文件评价、完善与反馈报告报告单位文件评价情况文件完善情况意见与建议35.收文与发文流程图办理完毕办理完毕送主管下载签收拆分点份信函其他刊物资料文件一份送批其余备份收文登记拟办主管批示传阅相关部门文书人员催办平时立卷批办上报文件材料主管领导审阅同意发文登记编文号盖章上报存档36.文件处理单来文单位或部门来文时间文件标题领导处理意见处理结果归档时间37.文件签收单来文日期来文字号件数附件名称归档日期签收者签收日期文书组38.文件收发登记表时间：文件名称：经办人：序号部门通知打印稿电子稿39.文件发放登记单部门/分发号接收人签名/日期文件序号文件编号文件名称40.文件分发单序号文

19、件编号文件名称分发部门负责人签收日期41.文件分发/回收登记表部门：编号：文件编号文件名称版本数量接收人回收人备注质量手册1.01文件控制程序1.01记录控制程序1.01人力资源管理控制程序1.01仪器设备设施管理控制程序1.01与客户有关的过程控制程序1.01设计和开发控制程序1.01采购控制程序1.01生产控制程序1.01产品标识和可追溯性程序1.01产品防护管理程序1.01内部质量审核程序1.01品质检验控制程序1.01不合格品控制程序1.01统计技术应用程序1.01纠正和预防措施控制程序1.0142.文件报废审批单编号：版本：份数：文件名称报废原因：申请人：日期：所在部门意见：签名：日

20、期：文件保管部门意见：签名：日期：管理者代表意见：签名：日期：43.文件报废记录表序号文件号文件名称数量报废日期报废原因处理人备注44.文件管理归档范围和保管期限表档案门类类目名称归档范围保管期限备注文书档案经营管理l 经营合同、协议l 联营、合作投资方面的文件材料l 股份制方面文件材料l 兼并、破产方面形成的文件材料l 工商管理执照的申报、登记、审批材料l 资产投资经营材料l 产权界定材料l 计划统计材料l 农产品收购、经营、销售计划l 原材料、物资供应计划l 经营管理活动材料l 质量管理、仓库管理材料及统计l 产品销售活动记录、销售统计l 市场调查、用户反馈有关材料l 其他应归档的文件材料

21、永久永久永久永久永久永久或长期永久长期短期短期长期长期短期短期永久或长期会计档案凭证原始记账凭证15年账簿l 现金日记账、出纳账l 银行存款日记账l 总账l 明细账l 固定资产明细账25年25年15年15年报废后保管5年报表年度财务报表永久其他l 会计移交清册l 会计档案保管清册l 会计档案销毁清册15年永久永久实物档案l 反映本企业工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等l 反映本企业领导人和著名人物工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌l 本企业在对外交往中获得的各种纪念品、礼品l 反映本企业重大事件、重大事故，与本企业有关的自然灾害及异常现象的各种纪念品或实物l 与其他载体档

22、案有密切联系的实物永久设备档案文件材料及使用说明书等材料l 购置计划、市场调查材料l 购买合同、协议l 购货凭证l 开箱验收单、随机材料及图样l 调试、安装记录l 维修、调整记录l 报废登记短期长期短期长期短期短期短期设备报废后保管35年声像档案照片录音录像磁盘光盘l 反映本企业主要职能活动和工作成果l 领导人和著名人物参与本企业有关重大活动l 本企业组织或参加的重要外事活动l 本公司概貌、变迁及基础设施l 记录本企业重大事件、重大事故，与本企业有关的自然灾害及异常现象l 各种证书、奖状、锦旗和奖品等l 形成的照片、录音带、录像带、VCD和DVD永久45.公文写作流程图公文写作流程图眉首部分主

23、体部分1公文份数序号2秘密等级和保密期限3紧急程度4发文部门标识5发文字号6签发人标识1公文标题2主送部门3公文正文4附件5成文日期6附注7印章版记1 主题词2 抄送标识3 印发部门4 打字与校对人排版规格1 公文用纸2 公文页边与版心尺寸3 公文页码4 公文制版公文印刷装订、正式公文公文三部分46.企业提案申请表编号：年月日部门提案人员现状说明提案内容实施步骤经费开支预计效果审核批准部门经理意见年月日主管意见年月日总经理意见年月日47.提案效果报告表编号：年月日提案名称实施单位及人员改善原因阐述改善的动机、原因改善前的情况阐述改善前的方法、效率与关键数据怎样改善改善方法，过程以及费用改善效果

24、改善后的效率及关键数据评定组意见签字：总经理核定意见签字：48.提案改善评分表编号：年月日提案名称得分项目评分标准标准部门经理初评评定组复评动机（20%）主动发现1520原有缺陷，进而改善714上级领导指示16创造性（15%）独特发明、发现1015参考资料、改进59引进和模仿其他公司14可行性（25%）可依提案或稍修改后实施1525需进一步检查修正后实施614只能实施少量方案15效果（20%）达到预期目标1520有明显改进714有少量提高16应用范围（10%）公司各部门810部分部门及人员47本部门13职务相关性（10%）不相关610间接相关15直接相关0合计总分：100总经理核准49.提案奖

25、励办法表提案编号年月日分类等级评分值奖励奖金奖励A90分以上2000大功一次B80分以上1000小功一次C70分以上600嘉奖一次D60分以上300嘉奖一次暂不采用20050.员工礼仪守则总则目的：规范员工日常行为，树立良好企业形象，营造良好的企业风气。适用范围：适用于公司所有员工及与客户接触的所有场合。员工个人礼仪在公司公共场所的礼仪业务礼仪办公室礼仪电话礼仪接待礼仪介绍礼仪赴宴礼仪51.办公室环境管理规定办公环境要求及员工行为规范52.迎接来宾的礼仪流程图迎接来宾的礼仪流程图接机、接车会面乘车记住客人到达时间，保证提前等候招呼握手寒暄为客人打开车门，请客户先上车接待人员坐在客人或司机旁边与客人交谈，介绍当地风俗达到目的地，为客户打开车门入室走在客人左边，或走在主陪人员后打开门，请客人先进让客人坐上座把客人介绍给在场有关人员待客礼仪敬茶、倒茶谈话、交换名片陪访53.送行来宾的礼仪流程图迎接来宾的礼仪流程图婉言留挽安排交通赠送礼品送机、送车告别，离开电话回访1邀请客人留玩几日2握手，告别3欢迎客人下来再来1视客户级别安排交通2也可视情况而定1赠