档案管理办法（二）2.doc

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1、书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。档案管理办法 一、总则 1、根据国家档案法和公司经营管理工作需要，特制定本管理办法。 2、本办法所指的档案，是公司及各职能部门的各项活动中形成的，具有凭证作用和历史作用，有查考价值的各种文件材料。 3、公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，均由各部门收集整理，按年度在年初二月之前，立卷转交综合部档案室档案员，各单位的领导和承办人员是整理归档的直接责任人，负责转交工作，任何人工作调动时或退休因故外出，不准自留或带走应归档的文件材料，转交档案需完整，如缺损，档案员立即提出并退回责任单位补办。 4、档案员须忠于职守，努力学习档案专业知识，不断创新和提高档案

2、管理、使用水平。 二、机构和任务 1、公司档案工作由档案员实施，在综合部长领导下开展档案的收集、整理、鉴定，保管、销毁、统计、检索、编研、利用工作。 2、集中统一管理本公司在各项工作活动中形成的全部档案，制修订本公司档案工作中的各项制度、工作计划、总结、分析报告。 3、贯彻执行有关档案工作中的国家方针、政策、规定、办法、创新、实践，符合公司根本利益的方式方法。 4、档案员对各部门整理，转交档案工作业务进行业务指导，协助搞好立卷归档工作。 5、负责档案的鉴定。 6、负责档案的利用、汇编、分析报告及领导交办的其它工作事项。 7、负责公司全部档案管理的使用工作。 三、档案的整理、保管和统计 1、档案

3、按全宗整理和保管，按全宗进行分类、组卷、排列和编目，公司的档案具体分类工作由档案员以“分类目录”的形式通知实施，按年度编制案卷目录。 2、建立全宗卷时，对立卷分类方法、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录做出说明。 3、档案室须坚固，通风良好，应有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等安全设施，严禁在档案室存放易燃易爆物品，对达不到要求的，档案员要反映、报告，提出整改计划，对不具备条件的，要与负责人员共同订出保障措施并实施。 4、档案员要对存放档案的柜、架及其它放置用具的整洁、排列整齐有序负责， 定期对档案进行全面清点核对，做到帐物一致，发生问题及时处理并向综合部长报告。 5、档

4、案员对档案的接收、销毁、借阅、利用效果、复制、实存等数据应有记载和统计，并编制统计年报定期汇总向综合办主任报告。 四、档案的提供利用与保密 1、档案员要学习，熟悉本公司的历史和所保管的档案材料内容，为公司所属各单位积极提供档案，优质高效服务，建立档案借阅登记和利用效果记录。 2、根据公司发展工作需求，开展公司档案编研工作，编制各类档案目录和各种可利用的专题目录、索引、重要文件汇编等参考资料，开发档案信息资源为公司跨越发展服务。 3、借阅档案应根据档案的重要程度办理借阅手续。 查阅重要机密档案需经公司董事长、监事会主席、总经理批准。 公司内各单位查阅档案需综合部长同意。 因设备维修或因具体业务工

5、作需要可直接到档案室与档案员交涉办理借阅。查阅非本部门的重要档案，需经归档单位同意，本部门因工作需要查阅本部门归档档案，可直接到档案室查阅。 因工作需要复印存档文件，需查阅单位出具书面证明。 档案室的重要机密档案材料，原则上不准外借，只能在档案室阅览，因工作需要必须借出，应经公司领导批准。 外单位查借档案必须经董事长批准方可。 董事长、监事会主席、总经理、副总经理、董事、监事借阅非密级档案可通过档案员办理借阅手续，直接提档，公司其它人员需借阅档案时，借本部门归档档案，需经本部门负责人批准，借用其它部门档案时须按条办理。档案员对借出归还的档案，要认真核对，如有短缺、损坏、涂改、勾划、拆 散或擅自

6、复印、转借等现象要追究借阅人的责任，查明情况报告领导。 五、档案的鉴定和销毁 1、档案员按年度提出对过期档案存、毁处理意见。 2、档案鉴定，由档案鉴定小组负责，档案鉴定小组由综合办主任负责领导，成员由档案员和各业务部门负责人共同组成。 3、档案鉴定小组根据国家档案馆工作的原则、方法，按照档案保管期限，对超过保管期限的档案提出处理意见。 4、档案鉴定结束后，对销毁的档案要登记造册及公司领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人应在销毁清册上签字，并注明年月日，清册要长期保管。 5、根据电子档案的先进手段，在条件允许的情况下，也可录入电子文档长期保存。 六、档案室每年发布一次“文件材料归档及不归档范围目录”、“档案保管期限目录”、“立卷工作程序和案卷质量要求”、“存放文件目录”，根据特殊档案管理制订的“特殊档案管理方法”、“销毁档案（含图书）目录”、“秘密级别划分目录”、“档案借阅办法”等。 附加说明： 1、本制度由综合办提出并归口 2、起草人： 3、审核人： 4、批准人： 第 5 页 共 5 页