档案管理细则（一）.doc

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1、书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。档案管理细则 北京某某有限公司 【2021】 1.4号文 为有效保护和利用公司档案、维护公司合法权益，特制订本制度。本规定所称的档案是指过去和现在公司活动所形成的对公司有保存价值的各类文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料以及电子音像资料、荣誉实物和证件等不同形式的历史记录。公司行政专员负责公司档案管理建设工作，负责公司档案的安全、完整与保密，对各部门档案管理工作进行指导和监督。 一、档案管理员岗位职责 1、加强组织纪律性，自觉遵守国家的法律、法规，严守公司机密。 2、集中统一管理公司的全部档案，维护档案的完整与安全，并按规定积极提供便利，充分发挥资源效能，为公

2、司各项工作服务。 3、热情、耐心接待查档人员。做到调卷迅速准确，不断提高工作效率。 4、负责公司各部门，各类档案的收集、整理、立卷、归档工作的监督和指导。 5、认真做好档案室的内务管理，箱柜排列有序，整齐清洁，布局合理，分类明确，查找方便。 8、认真做好档案室防火、防盗、防潮、防尘等工作。 二、档案的交接 1、公司各部门形成的各种文书材料（会议记录、技术资料、计划总结、各类公司文宣资料、投标书和合同等）、声像材料（照片、录像等）等，各部门应在档案管理员的指导下统一建立部门档案。 2、需要归档的文件、资料每季度归档一次，全年清理一次；季度归档时间为每年 四、 七、十月和次年的一月，全年清理时间为

3、次年三月；公司签订的各种合同随时归档。档案室应依据归档范围，按时认真做好文件材料的移交接收工作，并与有关部门及人员办理好移交接收登记手续。 3、归档文件、材料必须为原件，主件附带的关联材料与主件一起归档；文件材料必须齐全、完整，不完整、不准确以及不符合归档要求的文件材料，档案室应要求有关部门和人员进行补交、整理。 三、档案的立卷归档 1、以部门归档，每部门下设置若干分类，然后为每份文件编号。实物材料与电子版材料编排方法相同。 2、编号方法 l年份取两位数，如2021年-1 1l以部门名称汉语拼音的第一个字母的大写字母开头，如软件 部：r； l实物文档-s电子文档-d l文档类别为两位数，如计划

4、-01技术资料-02等。 l文档序列编号为三位，如001 编号示例： 市场部的一份计划（电子版） 11sd01001 3、立卷归档的基本要求： 1）应归档的文件材料齐全、完整，符合保存要求。 2）以年度和文档类别为单位，书面文档进行装订，电子文档打包。 3）卷内文件的排列，必须保持文件之间的历史联系，有序排列。 4）案卷装订结实，页号编写正确，封面封底填写完整。 四、档案的销毁 1、销毁的档案，一般指超过保管期限，并经鉴定无保存价值的档案文件。 2、档案销毁由档案管理员提出工作意见，写出申请，由公司总经理助理批准后方可销毁。 五、保密工作 1、档案管理员有保守公司秘密的义务。 2、公司的各类档案未经总经理助理批准，不得外借和泄漏。如需外借必须办理相关手续。 3、公司保有追究泄漏公司机密人员法律责任的权力。 签发人：打印：抄送：总经理、各部门 第 4 页 共 4 页