社保中心文书档案管理办法.doc

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1、书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。社保中心文书档案管理办法 一、为进一步贯彻落实档案法，加强我中心文书档案管理工作，结合我中心实际和文书档案形成的特点，特制定本办法。 二、文书档案是我中心档案的重要组成部分，是我中心各项工作的真实记录，应把文书档案的收集、整理、立卷、归档工作列入本中心的经常性工作，同其它工作同考核。 三、文书档案的立卷归档。凡是反映我中心管理等各项工作活动，具有考察利用价值的文件材料均属归档范围。凡是归档的文书档案材料，有关档案工作人员必须将其收集齐全，遵循档案的自然形成规律，进行整理、立卷、编目、装订后按规定时限入室归档。 （一）质量要求： 1、归档文件材料的种类、份数以及每

2、份文件的页数均应齐全完整，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔复写、书写、签发、修改文件。 2、归档的文件正本、附件、印件、底稿和请示、批复、转发文件与被转发文、多种文字形成的同一文件作一件订在一起，不得分开。 3、不同年度的文件不得一起立卷。跨年度的请示批复放在批复年立卷，没有复文的就在请示年立卷，跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在总结针对的最后一年度立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。 4、卷内文件排列秩序，对密不可分的材料依顺序排列，批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要的法规性文件历次排列在定稿之后，其他材料按形成的规律特点排列。 5、卷内文

3、件材料要用铅笔依次编写页号，应统一在有文字的每页材料正面右上角，背面左上角填写页号，页号不得重编或漏编。 6、对永久、长期和短期案卷，按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名，不得随意更改和简化，没有题名的应拟写清楚，填入有关项内。 7、对与文书档案有关的照片要有文字说明。 8、有关卷内文件材料的说明，应逐项填写在备考表内，并将立卷人姓名、立卷时间填上，以示负责。 9、案卷封皮逐项按要求填写，案卷标题简要、准确地反映卷内文件内容，基本结构是：责任者问题文种三部分，要求文字简练、通俗易懂、字迹工整清晰。 10、案卷装订前要取掉金属物，对破损的文件材料要裱糊，字迹不清的要复制，并与原件一

4、并立卷。 11、文书档案的封皮、卷内文件目录、备考表、装订方法及案卷目录，编制要符合文书档案案卷格式的要求。 （二）归档时限。文书档案的整理归档时间一年一次，各科室必须在每年三月底前交清上年文件材料，由档案科集中组卷、编目、装订、编号，于每年六月底前排列上架完备。 四、文书档案的保管。实行集中统一管理、分柜存放、排列要科学，便于查找。 五、文书档案的利用。在档案整理的同时，编制案卷目录、全引目录、著录卡片等检索工具，凡我中心领导和工作人员因工作需要利用文书档案，经档案科同意并办理查阅手续后均可利用，外单位工作人员利用我中心文书档案，须持单位介绍信和本人身份证，经主管领导或档案科负责人批准后方可

5、查阅。档案人员应熟悉档案情况，积极主动提供档案服务，同时做好借阅登记，及时收集利用效果反馈意见。 六、文书档案的保密。档案库房是保管文书档案及其它各类档案的重要基地，无关人员不得随意出入。对涉及党和国家机密的文书档案材料谢绝查阅。档案工作人员要严格保守机密，防止失、泄密事件发生。 七、文书档案的鉴定、销毁。根据国家有关档案保管期限的规定，制定我中心文书档案期限表，定期对文书档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。文书档案的鉴定工作由档案鉴定小组进行，对于超过期限的文书档案登记造册，经主管领导批准后，由两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。 八、定期进行档案数量统计。 第二篇：文书档案管理办法文书档

6、案管理办法 文书档案管理办法 一、管理职责 （一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。 （二）对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。 （三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。 （四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。 （五）在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。 （六）按规定向省档案馆移交应进馆的档案。 （七）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。 （八）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。 （九）负责厅机关大事记的

7、搜索、整理和编印。 二、立卷归档 （一）归档范围 凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。 （二）归档要求 1.各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。 2.厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。 3.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。 4.会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。 5.档案室接

8、收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。 （三）归档时间 1.文书档案在次年五月底以前接收完毕。 2.会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。 3.基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。 三、档案利用 （一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅

9、。 （二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。 （三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。 （四）需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。 （五）本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。 四、档案保管 （一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。

10、（二）档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。 （三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。 （四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在1424度，相对温度4560%的范围内。 （五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。 （六）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。 五、档案统计 （一）为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务处室做好工作，

11、提高工作效率，档案人员需认真做好机关档案统计工作。 （二）按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。 （三）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。 （四）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。 （五）定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。 六、档案鉴定和销毁 （一）以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交档案室负责人审核，提出处理意见，经档案

12、鉴定组鉴定后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。 （二）保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁意见。 （三）销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。 七、保管期限 （一）办公室文书保管期限 1.上级机关下发的由办公室承办的文件材料 永久 2.党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料 永久 3.人事厅工作总结报告及计划、规划 长期 4.人事厅制发的（包括与其他机关联合制发的）办公室承办的文件材料 永久 5.由办公室承办的厅务会议记录、纪要及筹备组织的人事工作会

13、议领导讲话、典型经验等文件材料 永久 6.人民群众来信来访及省人大、省政协提案议案的答复 永久 7.办公室工作计划、总结、汇报、会议记录 长期 8.办公室编写的河北人事信息 长期 （二）机关党委、人事处文书保管期限 1.党组会议记录、纪要 永久 2.人事处工作计划、总结、汇报、会议记录 长期 3.本机关机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、工作条例、人员编制、启用印信材料 永久 4.厅机关干部任免和工作人员年度考核奖惩的文件材料 永久 5.干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务职称评聘、复转、抚恤死亡等文件材料 长期 6.本厅职工调动工作行政工资介绍信存根 长期 7.本厅职工花名册及党员统

14、计表 永久 8.省委组织部、省直工委及上级机关下发并需要执行的重要文件及落实材料 长期 9.厅年度考核目标工作报告等有关材料 长期 （三）纪检、监察室文书保管期限 1.上级党纪、政纪有关法规、准则、规定等文件材料 永久 2.本厅制定的有关廉政建设的文件材料 永久 3.清理超标准住房工作有关文件、报告、结论等材料 长期 4.对本厅干部党纪、政纪处分材料 永久 （四）综合规划处文书保管期限 1.机关事业单位人事计划宏观管理政策性文件 长期 2.全省机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件 长期 3.全省干部计划（包括增干和公务员考录）等文件 长期 4.省直机关事业单位职工人数、工资总额计划及管

15、理文件 长期 5.干部统计资料、报表 永久 6.机关事业单位职工人数、工资总额统计报表 永久 （五）政策法规处文书保管期限 1.贯彻落实上级机关有关工作的规划、请示、报告等 永久 2.全省国家行政机关公务员制度实施方案及配套文件 永久 3.公务员制度推行工作的若干政策、规定和意见 永久 4.公务员制度实施工作批复及其他重要文件 永久 5.企事业人事制度改革方面的实施方案、通知、规定、办法等 永久 6.有关工作的省委、省政府和厅领导重要讲话 永久 7.人事制度综合宣传和法制宣传工作的规划、通知、规定、意见 永久 8.重要调研资料和报告 长期 9.省行政学会章程、组织机构及学会组成人员名单等 永久

16、 （六）录用聘用管理处文书保管期限 1.有关录用工作的政策性文件 永久 2.重要工作向上级的请示及领导批示 永久 3.本处年度工作计划、总结和全省录聘用工作会议材料 长期 4.审核考试合格人员名单，办理录聘用审批手续有关材料 长期 （七）考核任免奖惩处（政务公开办公室）文书归档期限 1.省直单位非领导职务评定情况 永久 2.有关省政府行政机关非领导职务评定文件 永久 3.行政职务任免报告，省直单位任免材料，省政府任免阅办笺，省人事厅任免通知，干部任免呈报表。省政府向省人大报告的省政府组成人员任免议案，省人大任免通知 永久 4.系统表彰奖励的文件材料 永久 5.有关全省奖励升级的文件材料 永久

17、6.有关全省政务公开的文件 永久 （八）人才流动开发处文书保管期限 1.本处年度干部调配、非师范类大中专毕业生就业分配计划、总结、报告等文件材料 永久 2.有关干部调配、毕业生分配的政策规定 永久 3.本处组织召开全省工作会议安排、通知、讲话、发言等有关材料 永久 4.本处有关重要工作向上级的请示、报告及上级的批复、领导批示等文件材料 永久 （九）培训教育处文书保管期限 1.全省公务员培训工作规划、年度计划、总结、报告 永久 2.全省人事系统干部教育工作会议的领导讲话、典型经验等文件材料 长期 3.本处有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复、指示等有关文件材料 永久 4.年度工作总结和工作

18、安排 长期 （十）工资福利处文书保管期限 1.全省机关事业单位工作人员工资制度改革有关政策法规 永久 2.全省机关事业单位工作人员工作政策性文件规定 长期 3.关于工资政策向人事部的请示及对下级请示的批复 长期 4.机关事业单位工作人员福利政策 长期 5.机关事业单位工人考核政策 永久 6.全省机关、事业单位离退休人员调整离退休费的实施办法、配套政策和若干具体问题的处理意见 长期 7.离退休、工龄计算、遗属生活困难补助，第二次人才开发方面的政策、规定、意见 长期 （十一）职称管理处文书保管期限 1.专业技术职务评审的有关政策法规 永久 2.组建（调整）中、高级评审委员会的批复 永久 3.破格晋

19、升高级职务审批表及有关证明材料 永久 4.向省委、省政府、职改领导小组的汇报、请示及批复，职改领导小组成员的任命和调整 永久 5.省直各单位高、中级职务聘任方案的审批意见 永久 6.省直事业单位岗位设置及结构比例的审核意见 永久 7.职改工作计划、总结、汇报、意见 永久 8.省职改领导小组会议纪要、职改工作会议领导讲话及经验材料 永久 9.省人大代表和政协委员关于职称工作的建议、提案及答复 长期 10.全国专业技术资格考试合格名单及软盘 永久 11.各种数字统计表（汇总表） 永久 12.职改信息 长期 （十二）专家管理处文书保管期限 1.国家对有突出贡献的中青年专家选拔管理的有关文件、批复及专

20、家扶贫的有关文件 永久 2.享受政府特殊津贴人员的选拔与管理有关文件材料 永久 3.科技人员家属“农转非”方面的政策法规 长期 4.跨世纪人才选拔的有关文件材料 永久 5.非教育系统留学人员选派与回国人员管理的有关文件材料 长期 6.河北省留学人员联谊会的有关文件材料 长期 （十三）军官转业安置培训处文书保管期限 1.军官转业安置工作的有关政策法规 永久 2.省军转工作小组、军转办文件、简报 永久 3.军转办向上级的请示、报告 永久 4.省军转年度转业干部花名册定向名单、领导批示 短期 （十四）职称考试中心文书保管期限 专业技术资格、执业资格及职称外语考试规定、报考条件、免试部分科目条件、标准

21、、合格人员名单和软盘 长期 （十五）录用考试中心文书保管期限 1.全省招录公务员考试考务的规定和办法 长期 2.具体考试过程中制定的考试方案、编制的招考简章、发布的招考公告、印发（编排）的准考证（号）、考试成绩登统表 短期 3.笔试试卷、面试题本、题库 长期 4.全省面试考官队伍培训、管理及等级评定等有关文件材料 长期 （十六）人才交流中心文书保管期限 1.人才流动宏观管理政策性文件 永久 2.人才引进、人才培训、人才市场建设工作规划、年度计划、总结、报告 永久 3.人事代理、人才测评及流动人员社会保险、职称、工资和流动人员争议仲裁工作的政策法规 永久 4.组织召开的全省工作会议及培训安排、通

22、知、讲话、发言等有关资料 长期 5.向上级的请示、报告及上级的批复、领导指示等文件材料 永久 （十七）人事信息中心文书保管期限 1.事企业单位干部统计报表 永久 2.国家公务员统计报表 永久 3.退休干部统计报表 永久 4.参照公务员管理的国家机关干部统计报表 永久 5.机关事业单位工作人员工资统计报表 永久 6.推广gpms有关文件 长期 （十八）工考中心文书保管期限 1.工人技术等级（职务）培训考核的政策法规 永久 2.工人晋升技术等级（职务）审批人员名单 长期 （十九）省编制委员会办公室文书保管期限 1.全省机构编制工作计划，总计报告 永久 2.省编委、编办关于省直各单位和市级行政机构，

23、省直事业机构的设立、合并、撤销、职权范围及人员编制等批文 永久 3.有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复等文件材料 永久 4.省机构改革工作小组、省机构编制委员会及办公室会议纪要 永久 5.机构编制工作会议及联席会议材料 长期 6.本单位负责办理的人大代表、政协委员建议、提案的文件材料 长期 7.本单位机构设立、合并、撤销，改变名称、职权范围及人员编制的文件永久 8.本单位印发的机构编制简讯长期 第三篇：文书档案管理办法文书档案管理办法（试行） 第一章总则 第一条为加强公司文书档案的科学管理，充分发挥公司档案在各项工作中的作用，保证公司营运期间有关文件资料收集整理的完整性、及时性和真实性

24、，根据中华人民共和国档案法、机关档案工作条例、河南省档案管理规定、河南省交通档案管理细则及河南省档案局归档文件整理规则，结合本公司实际情况，特制定本办法。 第二条公司文书档案是指公司各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。它是本公司工作活动的历史记录，反映本公司贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映在不同时期各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 行政办公室是公司文书档案管理的主管部门。按照集中统一管理档案的原则，各部门、各单位应指定专（兼）职文书负责人，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作，并保持相对稳定。 由于工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接管人员交接清

25、楚，不得擅自带走或销毁，并应及时通知行政办公室。 公司档案室设在平顶山营运管理中心，设专职档案管理员。 第二章归档范围 第三条凡是反映公司工作、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围，主要包括文书档案和音像档案。 第四条文书档案包括上级机关文件、公司文件、基层单位和非隶属单位的文件等。 1 （一）上级机关的下列文件应予归档： 1、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料； 2、上级机关颁发的命令、制度、办法、指示、通知等文件； 3、上级机关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词等； 4、上级机关印发或转发公司的文件（包括报纸、刊物内容）； 5、上

26、级机关颁发的非本行主管业务范围，但要执行的指示、规定、命令、决定、通知等。 （二）公司下列文件应予归档： 1、重要的会议材料（党政联席会、经理办公会、党委会），包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； 2、公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿，以及相关单位来往文书； 3、公司的请示及上级机关的批复文件、下级单位的请示及公司的批复文件； 4、公司检查基层单位或控股单位工作、调研形成的文件； 5、公司领导因公务活动形成的重要文件、传真，及从其它上级部门带回与公司有关的文件； 6、公司党委、纪委、工会、团组织

27、等在工作中形成的重要文件； 7、公司成立、合并、撤销、更名、启用印章及组织简介、人员编制等文件； 8、公司的营运信息统计报表和统计信息分析资料； 2 9、各项规章制度； 10、公司的历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料、荣誉奖励证书； 11、公司与有关单位签订的协议、合同，及在外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、会议纪要、工作往来文件等； 12、公司在法律事务中形成的文件材料； 13、公司管理过程中产生的招投标文件、中标通知书及与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料； 14、公司审计、纪检、保卫、安全生产等工作中形成的重要文件材料； 15、公司重要固定资产统计表及移交凭

28、证； 16、公司制定的章程，公司股东会、董事会决议及形成的各种会议材料等； 17、公司机构演变、人事任免、调配、调资、评先、处分、出国、退休、培训等文件材料； 18、公司的人事档案，职工劳动、工资、福利方面的文件材料； 19、公司财务凭证、预算表、决算表、会计年度报表等财政部要求归档的； 20、公司的路产管理档案； 21、公司的科研项目报告和学术报告； 22、公司处理群众来信来访有领导批示并有处理结果的； 23、公司在基建工作中形成的批准意见、可行性研究报告、评估报告、协议书、凭证、土地证、合同、图纸（初步设计、施工图设计及变更设计文件）、计量资料、监理施工单位的过程控制资料、工程预决算、基建

29、财务、竣工验收资料等文件材料； 3 24、批准的公司年度经营计划（包括生产经营计划、费用计划、投资计划及工程计划等）； 25、公司领导值班记录。 （三）公司各部室、基层单位正常工作中处理的所有原始材料： 1、获得的各项各级荣誉奖励批准文件； 2、代表公司对外进行的各项工作材料； 3、营运分析报告、收费站工作日志及其它重要文书资料； 4、监控中心监控记录、值班日记、电话记录等重要资料； 5、路政执法文书档案（事故处理记录、路权维护索赔记录）等重要资料； 6、其他需要长期保存的文书资料。 （四）相关单位与公司在工作中形成的重要文件。 1、与相关单位之间往来的通知、信函； 2、与相关单位形成的会议纪

30、要、备忘录等； 3、一切与相关单位形成的具有参考利用的文件材料。第五条音像档案包括： （一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录像等。 （二）反映公司概貌的音像资料； （三）公司召开重要会议形成的音像资料； （四）公司领导在国内外重大活动中形成的音像资料； （五）公司各部门、各单位在日常工作（比如招投标、养护大中修等）中形成的音像资料； （六）路产路权维护及重大事故形成的音像资料； （七）上级领导在公司视察或重要活动中形成的音像资料； （八）公司学术报告会、科研会形成的音像资料； 4 （九）上级领导授予公司的奖状、奖旗、证书等。第六条电子文档。公司网上办公后形成的收发文

31、处理、会议纪要审阅、签报审批等重要资料电子文档要存入移动硬盘存档。 第三章归档要求 第七条立卷归档的文件，应遵循文件形成规律的特点，保持文件材料之间的有机联系，保证文件齐全、完整、便于保管和利用。 第八条立卷归档的文件一律要求原件，部门、各单位需要者可存复印件、影印件。 第九条立卷归档的文件材料种类、份数、页数均应齐全完整。 第十条归档文件的整理单位一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发与被转发为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。起草文件、批阅文件不得用铅笔和原珠笔，一律用钢笔或签字笔。 第十一条 文件材料应区别不同情况进行排列。不可分割的文件材料应顺序排列

32、，即批复在前，请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法规性文件的历次修改稿顺序排列在定稿之后。 第十二条 跨年度的请示与批复归档于复文年度；跨年度的总结归档于针对的最后年度；没有复文的归档于请示年度；跨年度的规划、计划归档于针对的第一年度；跨年度会议文件归档于会议召开年度。 第十三条音像资料应保证原版原件、图像清晰、声音清晰、底片相符，底片不得磨损。 第十四条音像档案应加以必要的文字说明，一般包括时间、 5地点、内容、人物、背景、摄影者等。 第十五条案卷需要注明标题及保管期限。卷首为卷内文件目录。卷内文件均应顺序排列并在每页右上角统一编号。卷尾为填写案卷情况说明及立卷人签字的备

33、考表。案卷所有文字均应工整清晰。 第十六条 案卷装订应保证结实、整齐、美观。永久、长期保管的案卷，应用线绳以三孔装订。装订前应注意文件底边和装订对侧的整齐，装订线不得压盖字迹。 第十七条 文件装订时应拆除金属物，折叠整齐。装订线以外有字迹的应加边，残破的文件应修补好。 第十八条 档案的分类编号按许平南公司档案分类规则（试行）相关规定执行。 第四章档案的管理 第十九条 档案管理应根据各类档案的形成内容、保管期限分门别类登记保管，确保系统化、条理化和标准化，应充分运用计算机网络技术，逐步实现档案管理的科学化和现代化。 第二十条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，公司档案

34、室专职档案员负责组卷、编目。每次存档时应履行档案移交签字手续，不得无故延期或拒交。 第二十一条文书档案一般应在次年三月底以前向公司档案室归档；科技档案按工程项目、产品、课题分阶段或全部竣工验收后两月内向公司档案室归档；声像档案一般在年终向公司档案室归档，会议形成的声像档案，在会议结束两个月内由会议主办单位负责归档。各部门移交的档案清单一式两份，交接双方应对档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。 第二十二条档案的保管期限分为永久、长期和短期。长期 6为15-30年、短期为1-15年。保管期限由有关部门负责人确定，行业有专业规定的依照行业规定执行。 一般应遵循以下划分原则： （一）反映公司主要

35、职能活动和历史面貌，对公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管，主要包括： 1、公司制定的章程，公司股东会、董事会决议及形成的各种会议材料等； 2、公司制定的属于制度性文件； 3、党政联席会、经理办公会、党委会会议记录、纪要等； 4、年度以上的计划、规划，召开重要会议的文件； 5、重要的请示报告及批复、总结、综合统计报表、生产经营管理情况分析； 6、机构改革、公司领导任免和干部任免的文件； 7、直属上级机关印发的属于公司主管业务并要求贯彻执行的重要文件和批复； 8、公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿； 9、公司的历史沿革、

36、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料、荣誉奖励证书； 10、公司在法律事务中形成的文件材料； 11、公司路产管理档案； 12、公司管理过程中产生的招投标文件、中标通知书及与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料； 13、公司审计、纪检、保卫、安全生产等工作中形成的重要文件材料； 14、公司重要固定资产统计表及移交凭证； 7 15、公司的人事档案等； 16、公司财务凭证、预算表、决算表、会计年度报表等； 17、公司在基建工作中形成的批准意见、可行性研究报告、评估报告、协议书、凭证、土地证、合同、图纸（初步设计、施工图设计及变更设计文件）、计量资料、监理施工单位的过程控制资料、工程预决算、基建

37、财务、竣工验收资料等文件材料； 18、批准的公司年度经营计划（包括生产经营计划、费用计划、投资计划及工程计划等）； 19、非直属单位针对公司主管业务并要求贯彻执行的重要文件等。 （二）反映公司一般工作、活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件，列为长期保管，主要包括： 1、公司日常事务性文件；一般会议的主要文件； 2、直属上级机关印发的属于公司主管业务并需要贯彻执行的一般文件。 （三）凡是较短时间内对公司有参考利用价值的文件，列为短期保管。主要包括： 1、公司一般事物性的文件材料； 2、上级机关和相关单位发来的非公司主管业务，但要求贯彻执行的文件； 3、下级单位报送的一般工作总结、报告

38、和统计报表等文件； 4、未经上级批复的请示文件。 第五章档案的利用 第二十三条积极开展档案利用工作。编制多种切实可行的检索工具，并视具体情况进行档案著录工作。经常主动了解各部门的需要，开展档案的编研工作，为行政管理、运营管理和科研 8研发等提供档案服务。 第二十四条档案原则上不外借。本公司工作人员，因工作需要借用档案时，应填写借用档案证明单，复印档案需填写复印档案报批表、案卷复制目录，经各部室主任、办公室主任、分管领导签批后借用。借阅声像档案须经档案室批准并征得声像档案形成部门同意，方可借阅。声像档案原声带、母片严禁外借。档案室出借档案时，必须严格履行登记手续，在借用档案登记簿上登记，并当面点

39、交清楚。归还时要严格检查，防止受损和污染的档案入库，并在借用档案登记簿上注销。 （一）本公司工作人员，调阅本部门的一般档案资料，由调卷人在调卷单上签字即可调阅。调阅涉密档案资料，须经本部门负责人签字。 （二）借用党务工作档案时，应由党员干部借用，并履行党委有关部门负责人签字批准手续。借用党组、党委文件和党政班子会议记录、纪要等或涉密案卷时，应经党委书记批准，并一律不准借走，只限在档案阅览室查阅。 （三）外单位来借阅、索取、摘抄档案资料，须持有单位介绍信（介绍信中应说明借用档案人员的政治面貌，借用的范围和用途），一般档案资料经行政办公室主任签字后，方可借阅；重要的档案资料需经行政办公室主任、分管

40、领导及总经理批准，并一律不能借出档案室。特殊情况需借走档案，须经总经理签字后方可办理借阅手续。借阅时间一般不超过一天，用后要及时归还。 （四）借用档案的人员，因公出差、休假、探亲、调动工作和离休、退休时，应将所借档案及时归还档案室。如已调动工作，借阅档案未归还档案部门，由其原所在部门负责人负责追收归还。 9 （五）公司工作人员借用本单位档案的期限。文书档案一般为七天，科技档案一般为十五天，声像档案借阅期一般为三天。若因特殊情况需延长借期，应到档案室办理续借手续并经分管领导批准，但每次延期时间最长不超过10天。 第二十五条 声像档案实行两套制，以复制件提供利用。借出的声像档案不得在有磁场和不洁的

41、环境中保存，不得转借他人或擅自复制。归还时必须保证声像档案完整无损。 第二十六条 档案从库房调出时，档案人员要及时填写案卷代理卡放置于原案卷位置。档案归还时，将代理卡放入案卷内，以备下次调卷使用。 凡根据档案材料缩微、抄录、复制、复印的材料，经档案室核对无误后，可加盖档案部门“档案材料证明专用章”证明。 因借用档案解决重大问题，并产生较大的经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。 第二十七条遵守中华人民共和国保守国家秘密法，认真贯彻执行国家、交通部的保密法规，做好保密工作。档案室在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的通知后，应及时调整密级。 档案室应当加强对档案的研究整理，经上级主管

42、部门和保密机构批准，有计划地出版档案材料，在指定范围内发行。 汇编的档案资料如需印发或出版，应经本单位领导批准，并报主管部门备案。 第二十八条借阅的档案必须要爱护，对所借档案要负安全、保密之责，并妥善保管，不得遗失，泄密和污损，不准在档案文件上批注、抽换、勾划、涂改，严禁对卷内文件折叠、撕毁或拆散案卷和作任何文字标记。 10第二十九条严格遵守保密制度，严格控制借阅范围，借阅档案要妥善保管，不得将借阅档案带出公司，不得擅自翻拍复印档案材料，不得转借他人，严防泄密和遗失。 第三十条查阅、借阅、复印档案如发生丢失现象，要追究当事人责任，造成经济损失的给予行政处分。 第六章档案质量 第三十一条公司各部门、各单位都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。 第三十二条公司各部门、各单位应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文