Excel实用办公技巧讲课稿.doc

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1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。Excel实用办公技巧-1公式复制技巧复制是将公式应用于其他单元格的操作，最常用的有以下几种方法：(1)拖动复制选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角。待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列(对行计算时)或行(对列计算时)拖动，至数据结尾完成公式的复制和计算。还有另一种拖动复制方法：选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至被选中单元格的边框。待光标变成指针形状时按下Ctrl键，待指针旁出现一小加号后，再按住鼠标左键沿列(对行计算时)或行(对列计算时)拖动，到达数据结尾完成公式的复制和计算

2、。(2)输入复制此法是在公式输入结束后立即完成公式的复制，操作方法是：选中需要使用该公式的所有单元格，用上面介绍的方法输入公式，完成后按住Ctrl键敲回车，该公式就被复制到已选中的所有单元格。(3)选择性粘贴选中存放公式的单元格，单击Excel工具栏中的“复制”按钮。然后选中需要使用该公式的所有单元格，在选中区域内单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“选择性粘贴”命令。打开“选择性粘贴”对话框后选中“粘贴”下的“公式”，单击“确定”公式就被复制到已选中的所有单元格。2.使用公式选项板公式选项板是输入和调试公式的一个有力工具，以下面的成绩等第计算公式“=IF(C2=85,A,IF(C2=70,B,IF

3、(C2=60,C,IF(C2=85”。第二个参数“Value-if-true”是“C2=85”为“真”时计算(判断)结果，也需要键盘在其后的输入框内填入“A”。第三个参数“Value-if-false”是逻辑判断“C2=85”为“假”时的计算(判断)结果，本例是继续执行下一个IF函数。所以应让光标停留在“Value-if-false”框内，然后单击“函数”框中的“IF”，则一个新的“IF”公式选项板打开，按上面介绍的方法继续输入直至结束。(4)公式输入结束后，单击公式选项板中的“确定”按钮完成计算。3公式与结果切换单元格中的公式执行后显示的是计算结果，按Ctrl+键(位于键盘左上角，与“”为同

4、一键)，可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换，方便了公式编辑和计算结果查看。4Excel2000公式运算优先级如果公式中同时使用了多个运算符，Excel将按00100005b表所示优先级执行运算。注意：若公式中包含相同优先级的运算符，Excel将从左到右进行运算。如果要修改执行运算的顺序，应把公式需要首先计算的部分括在圆括号内。Excel2000是办公室中常用的软件，我们用它制作表格的时候，经常需要进行增加一列、删除一列等操作，这时就需要调整表格中的公式。如果人工逐个去调整相关的公式，工作量很大而且容易出错。笔者在使用Excel2000制作表格、填写公式的时候，摸索到以下技巧：为了叙述

5、方便，我们以工资表为例。表格的结构如下：序号姓名基本工资岗位工资补贴扣除大病统筹住房养老税金应发实发最好使用函数使用公式最大的好处在于，日后修改表格结构的时候，公式会自动进行修改，而函数还可以完成一些复杂的操作。在上表中税金的公式就必须利用函数，由于税金要根据不同的情况进行不同的处理，这时就只能利用IF()函数进行判断了。有的人也许会觉得使用函数麻烦，其实不必担心，使用Excel中的函数向导功能可以帮助你完成函数的填写。先把光标定位在需要使用函数的单元格中，单击“常用工具栏”中的“粘贴函数”按钮；或使用菜单中的“插入/函数”选项，在目标单元格中就会出现一个“=”号表示这是一个公式，同时会出现“

6、粘贴函数”对话框(如图1)，框中左边为函数的分类，右边为每一类函数中具体的函数。在右边选中一个函数，下边会出现该函数的功能解释，单击“确定”。图1选定了一个函数并“确定”后，会出现如图2所示的引导界面，在这里函数向导会一步一步地指导我们填入函数所需要的各个参数，给出每个参数的含义以及需要的数据类型，并给出最终的计算结果。相对公式与绝对公式所谓相对公式和绝对公式是指在公式中如何引用一个单元格。图2在相对公式中，引用单元格的时候，直接填写单元格的坐标即可。其特点是，当我们复制一个公式的时候，它的坐标会发生变化。例如：在A5中填入SUM(A1:A4)的意思是求A1到A4所有单元格中数值的总和，我们把

7、它复制到B5的时候，公式就会变成SUM(B1:B4)。复制公式时变化的规律是，相对于当前单元格，向右移动几列，公式的列坐标就增加几，向下移动几行，行坐标就增加几；如果向左或向上移动，坐标就减掉移动的行数或列数。使用相对公式的好处在于，当我们复制或移动公式的时候，公式中的坐标会自动发生变化而不需要我们再去修改它。但有时候，我们在几个公式中都需要引用同一个单元格，这时，采用相对公式就不合适了。我们可以采用绝对公式：绝对公式是指公式中的行坐标或列坐标被固定的坐标。我们都知道，在Excel中引用一个单元格的方法是指明它的列坐标和行坐标。例如：A1表示A列第一行。如果我们在一个单元格的行坐标或列坐标前面

8、加上一个“狈牛蛳嘤男凶昊蛄凶昃捅还潭吕戳恕怨降奶氐闶牵诟粗乒交蛞贫降氖焙颍还潭男凶昊蛄凶瓴换岱浠缭贐7中的公式为：=*B6，如果复制到C7中公式变化为：=*C6。由于公式中的“B6”没有被固定，所以发生了变化，而“B1”和“B2”被固定了，因而没有发生变化。需要注意的是，在使用绝对公式的时候，如果需要固定为某一个单元格，需要在行坐标和列坐标前面均加上“薄绻辉谛凶昊蛄凶甑那懊婕由稀氨表明只固定行坐标或列坐标。添加一列时公式的变化当我们在表格中增加一列而新增加的列要添加到公式中参与计算的时候，需要调整公式，运用以下规律，可使得在增加列时不必调整公式。(1)适当增加一些空白列，而且这些空白列放到公式

9、中。(2)增加新列时，不要添加到公式包括的范围之外，而应该放在公式包括的范围之间，不过这只在使用函数的时候起作用。(3)尽量使用函数，而不要使用诸如“A1+A3”这种形式的公式。例如：在工资表中，应发工资出的公式为：=SUM(C2:E2)-SUM(F2:I2)。其中SUM(C2:E2)计算的是所有应发项的和；SUM(F2:I2)计算的是所有扣除项的和。每年都需要发放煤火费，这样就需要增加一列。在增加新列的时候，注意一下加入的位置：如果我们加在E2和F2之间的话就必须要调整应发工资处的公式，以便把煤火费一项加入公式；但如果我们在C2到E2之间添加一列的话，则新增加的列会自动添加到公式中。这时应发

10、工资处的公式自动调整为：=SUM(C2:F2)-SUM(G2:K2)。(4)公式的保护当做好一个表格，填写好各种公式后，一定不希望公式被误操作而破坏。要保护一个单元格的内容(包括公式)需要做到：这些单元格处于“锁定”状态，方法是：选中单元格，使菜单“格式/单元格/保护”中的“锁定”处于选中状态；发出保护工作表命令，方法是：点击“工具/保护/保护工作表”。注意：在默认状态下，所有的单元格都处于锁定状态。如果直接点击“保护工作表”命令，则所有的单元格都无法输入数据。所以应该先把所有的单元格解除“锁定”，再把需要保护的单元格进行“锁定”。大多数老师对使用计算机进行成绩统计已经很熟练了，那么成绩统计的

11、高效率和正确性变成了老师们追求的目标，今天就教大家两个小技巧。1、在Excel2000中，成绩录入之前，先将成绩录入区域选定，然后单击“数据”菜单下的“有效性”命令，弹出“数据有效性”窗体，在“设置”选项卡中的“允许”项中选择“整数”，并将数据范围设为0到150(假设每门功课的满分不可能超过150分)。在“输入信息”选项卡中可以设置提示性文字，而“出错警告”中可以设置出错后的处理方式和提示内容，在“输入法模式”中可以设定单元格的输入法模式。这样就可以对单元格中所输入的值进行限制，如果输入的值不在有效性规定许可的范围内，就会立刻给出出错信息。使用户可以及早发现并进行改正。2、有些考查科目并不用分

12、数表示成绩，而是以等级方式给出成绩，如：优秀、良好、中等、及格和不及格，对于此类科目也可以应用“数据有效性”功能来大大提高工作效率。具体步骤如下：(1)先在某一空单元格中录入等级序列；(2)选定要录入等级成绩的区域；(3)选中“数据有效性”窗体中的“设置”选项卡，在“允许”栏中选择“序列”，在“来源”栏中将步骤(1)中的单元格绝对地址填入，最后单击确定返回。(4)此时只要选中等级成绩的区域中的任一单元格，都会在单元格的旁边出现一个下拉箭头。单击箭头，会显示出所有的等级序列，我们只要从中单击所需的条目即可完成录入，是不是省事多了？在使用Excel2000时，你编辑一张表格后，发现该表格列数太多，

13、而行数太少，这时你或许希望该表格的行列互换，以便方便地打印在A4纸上。以下的方法，让你在Excel中实现表格的行列转置，即列变为行，行变为列。具体过程是：1、启动Excel，打开需要的工作簿，在当前工作表中，选中需要进行行列转换的单元格区域，如A1:X6。2、单击“编辑”菜单中的“复制”命令。3、单击要存放转置表区域的左上角单元格，如A7。4、单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，系统“选择性粘贴”对话框，选中“转置”复选框。5、单击确定按钮，则行列转置后的表格出现在A7:F30单元格区域。现在把A1:X6单元格区域删除，则完成了表格的行列转置。Excel2000是非常优秀的电子表格软件，在

14、一些常用的统计报表中，如求最大值、最小值、平均值，我们只需在需要输出结果的活动单元格(Activecell)中预埋计算公式即可，但对于一些比较复杂的情况，采用预埋计算公式的方法就无能为力了。这时我们必须用VBA(VisualBasicforApplication)才能解决问题，用VBA可以将Excel2000的应用能力提高一个层次，下面通过一个实例向大家简单地介绍一下这方面的问题。这是一个比较简单的程序，其作用如下：我们在A1A3、B1B3活动单元格中分别输入不同的数值，用鼠标点击“运算”命令按钮后，程序将用A1A3活动单元格中的最大值减去B1B3活动单元格中的最大值，如果运算结果大于零则在B

15、4活动单元格中显示“大于零”；如果运算结果等于零则在B4活动单元格中显示“等于零”；如果运算结果小于零则在B4活动单元格中显示“小于零”。VBA代码如下：PrivateSubCommandButton1_Click()Range(b4).SelectActiveCell.Formula=max(a1:a3)ma=ActiveCell.ValueRange(b4).SelectActiveCell.Formula=max(b1:b3)mb=ActiveCell.Valuem=ma-mbRange(b4).SelectIfm0ThenActiveCell.Formula=大于零ElseIfm=0T

16、henActiveCell.Formula=等于零ElseActiveCell.Formula=小于零EndIfEndSub简单说明如下：ActiveCell.Formula=max(a1:a3)ma=ActiveCell.ValueRange(b4).SelectActiveCell.Formula=max(b1:b3)mb=ActiveCell.Value上述语句的作用是从A1A3、B1B3活动单元格取出各自的最大值并将其分别赋予变量ma、mb。m=ma-mbRange(b4).SelectIfm0ThenActiveCell.Formula=大于零ElseIfm=0ThenActiveCell.Formula=等于零ElseActiveCell.Formula=小于零EndIf上述语句的作用是先将ma-mb赋予变量m，然后选择b4活动单元格，接着对变量m的值进行判断：如m大于零则在b4活动单元格显示“大于零”；如m等于零则在b4活动单元格显示“等于零”；如m小于零则在b4活动单元格显示“小于零”。结论：通过这个实例我们可以看出：表面文章(字体、字型、大小、颜色、表格边框、底纹)由Excel2000来完成，实质内容(运算结果)由VBA来完成，从中我们或许能够初步领略到VBA(VisualBasicforApplication)嵌入式开发平台魅力之所在。-