岗位说明书编写技巧培训教材.pptx

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1、PLOGO岗岗位位说说明明书编书编写技巧写技巧目目 录录一、岗位说明书是管理的基础二、二、岗岗位位说说明明书书的基本内容的基本内容三、三、岗岗位位说说明明书书的的编编写技巧写技巧是什么？是什么？有什么？有什么？怎怎样样写？写？2一个和尚挑水喝；两个和尚抬水喝；三个和尚没水喝。从三个和尚说起1、和尚的目标是啥？2、挑水是谁的工作？3、为什么没人挑水？4、最后谁得到好处？31、有人工作做不完，永远做不完；2、有人没活儿干，整天可以喝茶看报纸；3、有些工作很多人做，功劳大家争，责任没人担；4、有些工作没人做，惩罚起来谁都有理由；5、考核不公平，勤无奖，懒无惩；6、我不知道要做什么，领导让我干我就干；

2、7、这个工作好像是个人都可以做，没啥要求；工作中你遇到的情况分工不清晰分工不清晰责责任不清晰任不清晰考核不明确考核不明确职责职责不明确不明确急需一个东西：写清楚自己要做什么，写清楚责任是什么，要求是什么要求不明确要求不明确4岗位说明书人人 力力 资资 源源 管管 理理 规规 划划职职位位说说明明书书招聘要依据岗位说明书规定的入职要 求、岗位职责以及岗位的工作环境。岗 位说明书还对培训、绩效管理、薪酬方 案都有非常直接的影响，所以说，岗位说明书是基础，是 人力资源管理的土壤。岗位分析就是把岗位搞明白、搞清楚、搞透彻，即岗位的职责是什么，岗位的任务是什么，岗位的入职要求是什么，工作环境是什么，工作

3、条件是什么，等等。5理清自身的工作职责，彼此的关系，权责清楚人员招募、甄选、雇用新进员工讲习职前训练（新进员工导入）离职管理工作交接员工发展教育训练绩效考核（目标设定考核依据)工作评价薪资架构前程管理前程路径（晋升、升等、转调）薪资调查(职位比对)人力盘点(工作设计合理化)P66岗位说明书的作用岗位说明书的目的孔子曰：吾日三省吾身孔子曰：吾日三省吾身1.做做岗岗位分析，就是反省每一个位分析，就是反省每一个岗岗位位即从老即从老总总、各个部、各个部门经门经理一直到下面每一个理一直到下面每一个岗岗位，所做的工作都是要反省是不是有位，所做的工作都是要反省是不是有效地促效地促进进了了战战略目略目标标的达

4、成。的达成。知己知彼，百知己知彼，百战战不殆！不殆！2.让岗让岗位的承担者清楚自己位的承担者清楚自己该该干什么，不干什么，不该该干什么，什么干什么，什么时时候干什么候干什么编编制制岗岗位位说说明明书书，还还有一个重要的任有一个重要的任务务，就是，就是让岗让岗位的承担者清楚自己位的承担者清楚自己该该干什么，干什么，不不该该干什么，什么干什么，什么时时候干什么，候干什么，这这就是就是战战略沟通。略沟通。这这体体现现了了战战略指略指导导，战战略指略指导导的的结结果果 会会导导致重新安排致重新安排岗岗位位职责职责。写写岗岗位位说说明明书书的的时时候，候，绝对绝对不是不是简简单单简简单单地像照相一地像照

5、相一样样如如实实地把地把岗岗位的位的职责职责任任务务、工作条件以及入工作条件以及入职职要求描述出来，而是要求描述出来，而是应该应该根据根据战战略需求、略需求、战战略目略目标标和和战战略任略任务务，看一看一 看要达成整个企看要达成整个企业业的整体目的整体目标标，各个，各个岗岗位必位必须须要做哪些促成要做哪些促成战战略目略目标标达成的达成的事。事。7什么时候写岗位说明书P88 招聘的时候；机构调整的时候；新设岗位的时候；新业务发展的时候；流程再造之前或者再造过程中；发现有问题的时候，等等。谁来写岗位说明书写岗位说明书，由以下三类不同的人共同进行：实际承担这个岗位的工作人员岗位承担者主要了解本岗位的

6、 具体任务和职责，怎么去完成，没有完成的后果是什么，入职的要求是什么，等等。岗位的直接主管直接上司的主管应该起补充指导的作用，他们之间是相互配合的关系。人力资源部门人力资源部的人应该成为人力资源专家，分别起指导其他部门，组织培训，提 供工具，提供模板，做辅导，搜集所有的信息并整理好，在他人需要时随时提供 帮助。P99目目 录录一、岗位说明书是各项管理的基础二、二、岗岗位位说说明明书书的基本内容的基本内容三、三、岗岗位位说说明明书书的的编编写技巧写技巧10岗岗位名称分析位名称分析 明确明确岗岗位名称位名称标标准、准、职职位目位目标标，确定与其他部，确定与其他部门门相相类类似的似的岗岗位之位之间间

7、的区的区别别，以便了解全面以便了解全面该岗该岗位位设设置的意置的意义义和作用和作用工作工作职责职责分析分析工作内容、工作工作内容、工作职责职责、工作任、工作任务务和工作关系和工作关系任任职资职资格分析格分析知知识识、技能、技能、经验经验和体能要求和体能要求岗位说明书主要内容11岗位说明书格式上级对该岗位关注点，以及与其 他同级岗位的区别主要工作责任可以划分为哪几类，分别列入工作项目中该主要工作责任可以划分为哪几 项工作任务该岗位与公司内外哪些部门和人 员发生联系，多长时间发生一次 或一个月（季、年）发生几次，因为什么事情发生这样的联系侧重于学力而非实际取得的文凭，如：大专学历或具备相应的能 力

8、12目目 录录一、岗位说明书是各项管理的基础二、二、岗岗位位说说明明书书的基本内容的基本内容三、三、岗岗位位说说明明书书的的编编写技巧写技巧13 职位目标编制 岗位职责编制（含工作任务）工作关系编制 任职资格编制岗位说明书编写重点14职职位目位目标标：用：用简练简练而准确的而准确的语语言来描述本言来描述本岗岗位在位在单单位及部位及部门门中存在的目的中存在的目的 和作用和作用 该岗该岗位位实现实现了公司及部了公司及部门门的哪些目的和作用？的哪些目的和作用？上上级对该岗级对该岗位的主要关注点是什么？位的主要关注点是什么？如果如果该岗该岗位不存在，位不存在，则对则对公司或部公司或部门门造成哪些影响？

9、造成哪些影响？格式：工作依据格式：工作依据+工作内容工作内容+工作成果工作成果 工作依据：根据工作依据：根据 工作内容：工作内容：动词动词+工作工作对对象象 工作成果：工作成果：动词动词+描述描述岗岗位工作达到的目的位工作达到的目的注意：注意：岗岗位位设设置目的置目的陈陈述不包括如何完成述不包括如何完成结结果的果的过过程程职位目标编制15决策或设定目标批准指导授权建立 制订规划决定准备预备 发展执行管理达成增进评估建立 赢得评定吸引限制确保 维护评估衡量监控取得 认同 审核找出设定执行指明改善 标准化专业与支援分析辨明界定建议 提议 促使建议预测协调解释 支援特定性或基层工作检查检验执行履行

10、对照 提出分配处理收集汇集生产 制造 分发进行提供获得提交操作 执行 供应一般性管理联系协助控制 监督 协调职位目标/职责说明动词举例16采购主管职位目标错误编制方法：负责采购部门的日常管理工作职位目标编制演示（一）诊诊断：断：1、没有依据；、没有依据；2、没有工作目、没有工作目标标和上和上级级的关注点；的关注点；采采购购主管主管职职位目位目标标正确正确编编制方法制方法 受物流中心受物流中心总监总监的委派，全面的委派，全面负责负责采采购购部的日常管理工作，部的日常管理工作，寻寻找合适找合适 的代理商，确保生的代理商，确保生产产物料及物料及时时交交付、付、质优质优价廉价廉17采购主管职位目标：受

11、物流中心总监的委派，全面负责采购部的日常管理 工作，寻找合适的代理商，确保生产物料及时交付、质优价廉。依据 受物流中心总监的委派 工作内容：负责（动词）采购部的日常管理工作（工作对象）；寻找（动词）合适的 代理商（工作对象）结果确保（动词）生产物料及时交付、质优价廉（工作结果）职位目标编制演示（一）分析18职位目标编制演示（二）绩效专员职位目标编制方法：根据公司的需要，制定适合公司发展需要的 绩效考核体系诊断：没有明确上级的关注点；绩效专员职位目标正确编制方法：根据公司发展的需要和上级的指示，制定和完善公司的绩效体 系，协助各部门制定和完善绩效指标，确保公司目标和员工目 标的一致性，实现公司效

12、益和员工报酬共同增长的双赢。19绩绩效效专员职专员职位目位目标标：根据公司根据公司发发展的需要和上展的需要和上级级的指示，制定和完善公司的的指示，制定和完善公司的绩绩效体系，效体系，协协助各部助各部门门 制定和完善制定和完善绩绩效指效指标标，确保公司目，确保公司目标标和和员员工目工目标标的一的一致性，致性，实现实现公司效益和公司效益和员员 工工报报酬共同增酬共同增长长的双的双赢赢。依据：依据：根据公司根据公司发发展的需要和上展的需要和上级级的指示的指示 工作内容：工作内容：制定和完善（制定和完善（动词动词）公司的）公司的绩绩效体系（工作效体系（工作对对象），象），协协助（助（动词动词）各部）各

13、部门门制定制定 和完善和完善绩绩效指效指标标（工作（工作对对象）象）结结果：果：确保（确保（动词动词）公司目）公司目标标和和员员工目工目标标的一致性（工作的一致性（工作结结果）；果）；实现实现（动词动词）公司）公司 效益和效益和员员工工报报酬共同增酬共同增长长的双的双赢赢（工作（工作结结果）果）P20职位目标编制演示（二）分析 职位目标编制 岗位职责编制（含工作任务）工作关系编制 任职资格编制岗位说明书培训大纲21 工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果 岗位长期及经常性的工作,而不是短期或临时性工作 不同的岗位职责不应有交叉重复 按照岗位职责的重要性顺序填写,重要的职责填写在前面 职

14、责描述字数每条职责描述力求简练 格式 工作内容（动词+工作对象）+工作结果岗位职责编制要求22分组判断某岗位职责编制存在哪些问题 职责表述一：贯彻并监督本部门“5S”管理制度的执行情况。职责表述二：上级领导交办的其他工作 职责表述三：负责宿舍、食堂、5S、保洁事务的管理工作岗位职责编制练习（3分钟）比照比照岗岗位位职责编职责编制要求：制要求：1、没有工作所要求的最、没有工作所要求的最终结终结果；果；2、职责职责二是短期或二是短期或临时临时性工作，性工作，应该应该去掉；去掉；3、5S管理在管理在职责职责一和一和职责职责三都有涉及，存在重复，三都有涉及，存在重复，应该应该只在一个只在一个职责职责内

15、保内保留留4、职责职责三是三是该岗该岗位最重要的工作内容，位最重要的工作内容，应应是是职责职责一一23一、除非是特别重要的职责，每项职责占用的时间一般大于所有职责的5%。未被逐条详细描述的“其它”职责所占用的时间一般不超过该岗位完成 所有职责工作时间的10%。二、紧密相关的（如：用于完成一项任务的几个步骤）或类似的职责可以 归为一条职责来描述，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一个小标题 下做概要描述。职责条目编写要求24判断以下两个岗位职责示例存在什么问题示例1：职责：负责宿舍、食堂、5S、保洁事务的管理工作示例2：对各部门的进行工作分析，分析各岗位的主次工作、工作难度、完成时 间、各项工作

16、在工作时间中所占的比重，工作过程中需要的协助以及内 外部关系，为后期绩效考核指标设计提供基础数据设计绩效考核计划方案，适应企业和各级管理者的需要根据公司的情况和各部门的需要，协助其他部门设计和完善公司绩效考 核体系与各部门考核指标，实现公司利益和员工利益的一致性职责条目编制练习25一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽 量避免用“负责”等笼统的词。例如：每季度起草报告向 倾听客户的买卖指令 比较部门实际费用与预算费用的差别用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子 来描述，避免只使用“管

17、理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的 具体事项。职责描述句式规范261）动词；2）宾语；3）目的描述。如下表所示：动词动词宾语宾语目的描述目的描述收集财务数据审核各部门提出的预算费用需求执行财务预算模型分析支持公司下年度财务规划统计客户数据向公司管理层汇报老客户流失率清洁机房设备按照清洁手册的排班要求，保证正常操作驾驶员工班车在工作日接送员工上下班检测和修理报损的机器设备每天，或根据需要职责描述语句通常包含的内容27 总的来说代表了岗位的主要产出 描述了工作的成果而非过程 每一说明描述了单独的、不同的最终结果 不是广义的，含糊的说明 每一个说明都是没有时限的，如果岗位没有改变，职责不会改

18、变职责描述的总结及注意事项28决策或设定目标批准指导授权建立 制订规划决定准备预备 发展执行管理达成增进评估建立 赢得评定吸引限制确保 维护评估衡量监控取得 认同 审核找出设定执行指明改善 标准化专业与支援分析辨明界定建议 提议 促使建议预测协调解释 支援特定性或基层工作检查检验执行履行 对照 提出分配处理收集汇集生产 制造 分发进行提供获得提交操作 执行 供应一般性管理联系协助控制 监督 协调职位目标/职责说明动词举例29上下级岗位职责的关联P30人力人力资资源中心源中心总监总监招聘主管招聘主管招聘招聘专员专员通过制定公司年度人力资 源需求计划及检查和指导 下属工作，确保及时为公 司寻找到合

19、适的人才。1、协调统计各部门的招聘需求，编制年度人员招聘 计划，督促和指导下级的 招聘工作，确保招聘工作 及时完成2、完善公司招聘流程和体系。1、拓宽和维护招聘渠道，保证招聘需求准时、准确 发布；2、根据招聘计划发布招 聘需求并收集、整理、筛 选简历；3、依据招聘流程组织实施面试和入职手续办理。工作任务的编制格式同岗位职责；工作任务从属于岗位职责，是为了实现该项岗位职责的最终结果，而详细需要做的几项工作；每项工作任务侧重点不同，相同的侧重点需要合并，不同侧重点应 避免合并。工作任务编制31绩绩效效专员专员职责一：对各部门的进行工作分析，分析各岗位的主次工作、工作难度、完成时间、各项工作在工作

20、时间中所占的比重，工作过程中需要的协助以及内外部关系，为后期绩效考核指标设计提供基础数据职责二：设计绩效考核计划方案，适应企业和各级管理者的需要职责三：根据公司的情况和各部门的需要，协助其他部门设计和完善公司绩效考核体系与各部门考核 指标，实现公司利益和员工利益的一致性可修改成：职责：根据公司和各部门的需要，对各部门进行工作分析，设计和完善公司绩效考核体系与各部门考 核指标，实现公司利益和员工利益的一致性工作任务：任务1：对各部门的进行工作分析，分析各岗位的主次工作、工作难度、完成时间、各项工作在工作 时间中所占的比重，工作过程中需要的协助以及内外部关系，为后期绩效考核指标设计提供基础数据任务

21、2：设计绩效考核计划方案，适应企业和各级管理者的需要任务3：根据公司的情况和各部门的需要，协助其他部门设计和完善公司绩效考核体系与各部门考核 指标，实现公司利益和员工利益的一致性工作任务示例32工作关系这里特指与上下级以外的人员和部门所发生的联系。工作关系的关键因素是：联系的事项，联系的频率工作关系编制周期性、反复的周期性、反复的明确明确结结果果导导向的向的清晰行清晰行为动为动作作33任职资格编制34职位目标、岗位职责、工作任务的编制之间存在哪些联系和不同思考：思考：35职位目标：工作依据+工作内容+工作成果 工作依据：根据 工作内容：动词+工作对象 工作成果：动词+描述岗位工作达到的目的 岗位职责：工作内容+工作结果工作内容：动词+工作对象 工作成果：动词+描述岗位工作达到的目的工作任务：工作内容+工作结果工作内容：动词+工作对象 工作成果：动词+描述岗位工作达到的目的总结格式36 职位目标：体现岗位的独特性以及工作目标、上级的主要关注点岗位长期及经常性的工作,而不是短期或临时性工作不同的岗位职责不应有交叉重复 按照岗位职责的重要性顺序填写,重要的职责填写在前面 岗位职责：工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果职责描述字数要求：每条职责描述力求简练 工作任务：工作内容+工作结果 职责描述字数要求：每条职责描述力求简练总结要求37谢谢谢谢！38