Word 文档学习交流.doc

《Word 文档学习交流.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Word 文档学习交流.doc（18页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、Word学习交流 我想大家平时每天都会和字处理软件打交道。而有时因为各种工作的需要，如做大标语、大横幅剪字、装饰或制作广告等，往往需要打印出比较大的字来。但可惜的是，一般情况下，一些常见的字处理软件只能够处理有限字号的字，并不能够满足我们打印大字地的要求。不过，Word是字处理软件中的大哥大，我们完全相信它有这个能耐！1、设置页面大小先选择Word文件页面设置命令，打开Word页面设置对话框，选择纸张标签，并选择纸型为自定义大小，同时设置一下纸张的大小，如宽55厘米、高55厘米等（如图1）。按下确定按钮，此时Word会提示你有一处或多处页边距设在了页面之外，选择调整按钮可以增加页边距，我们选择

2、忽略按钮。2、设置文字大小在页面直接输入需要打印的汉字内容，然后选中它们，选择格式菜单下的字体命令，在打开的字体对话框中选中字号输入框，双击使字号内容反显，然后输入字号大小，输入字号的大小在1磅到1638磅之间。一般纵向A4幅面单字大小为500磅，纵向A3幅面单字大小为750磅，注意输入字号后一定不要忘了回车，否则字号设置不起作用（如图2，笔者正在设置当前字号为888），最后单击确定按钮保存。当然，我们也可以在文字字体属性中设置其为空心字体，以节省墨粉。3、观看效果此时我们可以看到Word窗口中汉字明显大了，为了取得更好的效果。我们单击工具栏上的比例缩放下拉框，选择一个合适的比例，就可以看到整

3、体效果了（如图3）。4、打印输出给打印机装好纸，单击打印输出按钮后即可把当前大字打印出来了。小提示（1）据笔者试验，发现在Word中输入字号没有任何限制，只取决于你定义的纸张大小 ，如果超过过纸的宽度，则另一边不可见，这一点还请大家要注意。（2）磅与字号的关系我们在字处理软件中设置字号时经常会遇到磅和字号，那么它们之间的大小关系到底怎样？为此，笔者特地查找了有关资料，得知字号和磅对应关系如下：42磅对应初号、36磅对应小初、26磅对应一号、24磅对应小一号、22磅对应二号、18磅对应小二号、16磅对应三号、15磅对应小三号、14磅对应四号、12磅对应小四号、10.5磅对应五号、9磅对应小五号、

4、7.5磅对应六号、6.5磅对应小六号、5.5磅对应七号、5磅对应八号。从中也可以看出，当用字号作为字的度量单位时，字号越大字越小，最大字的字号为初号，最小字的字号为八号；而用磅作为字的度量单位时，磅值越大字越大。最大字的磅值为72磅，最小字的磅值为5磅。（3）Word中也提供了艺术字功能，而且我们可以对插入的艺术字进行自由放大和缩小。同时，Word中自定义纸张时，其宽度和高度的最大值均为55.87厘米，我们只要选择插入艺术汉字后，并用鼠标把艺术字的高度拉满了一页高，字的宽度拉成了一页宽。这时就可以得到一个最大为55.87厘米55.87厘米的大字，这已经够大了。_- 假期已近，老师们可能也开始考

5、虑制作考试试卷了。因而今天咱们就来教大家如何用Word制作一个试卷模板。一、设置页面试卷通常使用B4纸、横向、分两栏印刷，因此在制作之前，先要设置页面。启动Word 2003（其他版本操作相似），新建一空白文档。执行文件页面设置命令，打开页面设置对话框，切换到纸张标签下，设置纸张大小为B4纸；再切换到页边距标签下，设置好边距，并选中横向方向（图1）。全部设置完成后，确定返回。图1二、制作密封线正规的试卷上都有密封线，我们可以用文本框来制作。执行视图页眉和页脚命令，进入页眉和页脚编辑状态。然后执行插入文本框竖排命令，再在文档中拖拉出一个文本框（图2），并仿照图2的样式输入字符及下划线。图2小提示

6、：由于Word中的下划线出现在一行开头时不能显示出来，所以我们在装订线开头，多输入了一个装字，选中该字设置颜色为白色，将其隐藏起来。将光标定在文本框中，执行格式文字方向命令，打开文字方向-文本框对话框（图3），选中右边一种文字方向样式，确定返回。图3将文本框定位到页面左边页边距外侧，并根据页面的大小调整好文本框的大小及字符位置等。将鼠标移至文本框边缘处成梅花状时，双击鼠标，打开设置文本框格式对话框，在颜色与线条标签中，将线条设置为无颜色线条，确定返回。最后单击页眉和页脚工具栏上的关闭按钮返回文档编辑状态，密封线制作完成（局部效果如图4）。图4小提示：添加了页眉后，页眉处出现了一条横线，影响试卷

7、的制作，我们可以用下面的方法将其清除：在页眉处双击鼠标，再次进入页眉和页脚编辑状态，执行格式边框和底纹命令，打开边框和底纹对话框，在边框标签下，选中无边框样式，然后将其应用于段落，确定返回即可。Word、Excel和PowerPoint是朋友们在日常学习和工作中经常使用的三个Office组件，然而它们在提高我们工作效率的同时也会让我们担心文档的安全性，因此，为了文档不被他人所查看，我们最好是给这些Office文档加把锁。 Office加密方式及算法原理 Word、Excel 和 PowerPoint 为文档提供了三种级别的密码保护方式。第一级是可以设置密码来决定用户是否有打开文档的权限；第二级

8、是可以设置密码来决定用户是否有编辑文档的权限；第三级是可以对打开的Word文档启动强制保护，这样将以只读的方式打开。Word、Excel 和 PowerPoint 都使用 RC4 的对称加密法对受密码保护的文档进行加密。RC4是一种流密码算法，它对数据的每个字节进行操作，与RC2算法一样，它支持长度为40位、64位以及128位的密钥，它都是由RSA Data Security Inc制定的，在给文档加密时我们可以选择指定密钥的位数。Office文档的加密方法 下面我们以Word 2003为例作介绍，在要保护的文档中依次点击工具选项，然后在打开的选项窗口中点击安全性标签，在该标签页中我们在打开文

9、件时的密码后可以设置打开文档时所需要的密码。密码设置越复杂，被非法用户成功破解的几率越小。点击高级按钮，然后在打开的加密类型窗口中可以设置加密的算法，在列表中选择一个最合适的加密算法，然后在选择密钥长度处设置密钥的位数并点击确定返回。当设置好后点击确定，这时要求你再确认你所设置的密码，当再次正确输入密码后点击确定即可。如果你不想他人随意修改你的Word文档，那么只要在图中的修改文件时的密码后设置密码，最后点击确定并再次确认即可，这样当要修改打开的文档时须输入正确的密码才能修改文档；如果你想禁止别人修改文档，那么只要在图中点击保护文档，然后在展开的保护文档面板中点击是，启动强制保护按钮，接着在弹

10、出的窗口中设置保护文档的密码即可。 小提示：关于Excel和PowerPoint的加密过程与Word的相似，Office其它版本的操作与Office 2003操作也极为相似，在这里就不一一向朋友们介绍了。 -_ 由于工作的关系，一些办公用户可能经常需要将一些Word文件转换成网页文件，但是转换后的网页文件会改变原来Word文件的排版格式，还得手工进行修改，很麻烦。但FlashPaper软件就可以解决问题，该软件可以轻松的把Word文件转换为Flash文件（点击下载），然后再把它嵌入到网页中，而且一点也不会影响原来的排版格式。 安装FlashPaper软件后，在Word菜单中会多一个FlashP

11、aper菜单，先打开要进行转换的Word文件，接着点击菜单FlashPaperConvert to Macromedia Flash，选择Flash文件的保存目录和文件名，然后点击确定按钮可以转换了。转换好后打开Flash文件观看，你会发现不仅显示效果不错，而且还保留了文档原来的排版格式外，直接把转换后的Flash文件嵌入到网页中，然后再放到网上去，这样大家就可以看到原汁原味的Word文件了。_ Word 2003的拼音指南只能生成上下型的拼音格式，而有时我们也需要使用一些跟在文字后面的拼音，这该怎么做呢？笔者今天给朋友们介绍一个好方法，可以很轻易地让Word输出这种拼音来。如图1所示就是最终

12、的效果图图11. 首先还是将要注音的几个字输入到Word中，然后全选，并执行格式菜单中文版式拼音指南命令给它们加上拼音，如图2所示图22. 随后再全选这些文字，并执行编辑菜单复制命令3. 点击插入菜单图片艺术字，并随便选择一个艺术字样式进入编辑窗口。按下Ctrl+V键将刚刚复制的带拼音文字粘贴到艺术字编辑器中，如图3所示图34. 此时我们就会发现拼音已经横向排列了，这时再选中图3窗口中的所有文字，然后用Ctrl+C先复制下来，再点取消按钮关闭艺术字编辑器，最后执行编辑菜单粘贴命令即可成功生成如图1所示的横向格式拼音了。【小提示】 由于在艺术字窗口中没有相应的复制与粘贴按钮，因此本文在这里使用了

13、快捷键，其中，Ctrl+C代表复制功能，而Ctrl+V则代表粘贴功能。 在打开Word文档时，如果程序没有响应，那么很有可能是该Word文档已经损坏。此时，请试试笔者以下所述方法，或许能够挽回你的全部或部分损失。 一、自动恢复尚未保存的修改 Word提供了自动恢复功能，可以帮助用户找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。实际上，在你不得不在没有保存工作成果就重新启动电脑和Word后，系统将打开文档恢复任务窗格，其中列出了程序停止响应时已恢复的所有文件。 文件名后面是状态指示器，显示在恢复过程中已对文件所做的操作，其中：原始文件指基于最后一次手动保存的源文件；已恢复是指在恢复过程中已恢复的文

14、件，或在自动恢复保存过程中已保存的文件。 文档恢复任务窗格可让你打开文件、查看所做的修复以及对已恢复的版本进行比较。然后，你可以保存最佳版本并删除其他版本，或保存所有打开的文件以便以后预览。不过，文档恢复任务窗格是Word XP提供的新功能，在以前的版本中，Word将直接把自动恢复的文件打开并显示出来。二、手动打开恢复文件 在经过严重故障或类似问题后重新启动Word时，程序自动任何恢复的文件。如果由于某种原因恢复文件没有打开，你可以自行将其打开，操作步骤如下：1. 在常用工具栏上，单击打开按钮；2. 在文件夹列表中，定位并双击存储恢复文件的文件夹。对于Windows 2000/XP操作系统，该

15、位置通常为C：documents and settingsApplication DataMicrosoftWord文件夹；对于Windows 98/Me操作系统，该位置通常为C： WindowsApplication DataMicrosoftWord文件夹；3. 在文件类型框中单击所有文件。每个恢复文件名称显示为自动恢复保存file name及程序文件扩展名；4. 单击要恢复的文件名，然后单击打开按钮。三、打开并修复文件Word XP提供了一个恢复受损文档的新方法，操作步骤如下：1. 在文件菜单上，单击打开命令；2. 在查找范围列表中，单击包含要打开的文件的驱动器、文件夹或Internet

16、位置；3. 在文件夹列表中，定位并打开包含文件的文件夹；4. 选择要恢复的文件；5. 单击打开按钮旁边的箭头，然后单击打开并修复。四、从任意文件中恢复文本 Word提供了一个从任意文件中恢复文本的文件转换器，可以用来从任意文件中提取文字。要使用该文件转换器恢复损坏文件中的文本，操作步骤如下：1. 在工具菜单上，单击选项命令，再单击常规选项卡；2. 确认选中打开时确认转换复选框，单击确定按钮；3. 在文件菜单上，单击打开命令；4. 在文件类型框中，单击从任意文件中恢复文本。如果在文件类型框中没有看到从任意文件中恢复文本，则需要安装相应的文件转换器。安装方法不做赘述；5. 像通常一样打开文档。 此

17、时，系统会弹出转换文件对话框，请选择的需要的文件格式。当然，如果要从受损Word文档中恢复文字，请选择纯文本，单击确定按扭。不过，选择了纯文本，方式打开文档后，仅能恢复文档中的普通文字，原文档中的图片对象将丢失，页眉页脚等非文本信息变为普通文字。五、禁止自动宏的运行 如果某个Word文档中包含有错误的自动宏代码，那么当你试图打开该文档时，其中的自动宏由于错误不能正常运行，从而引发不能打开文档的错误。此时，请在Windows资源管理器中，按住Shift键，然后再双击该Word文档，则可阻止自动宏的运行，从而能够打开文档。六、创建新的Normal模板 Word在Normal.dot模板文件中存储默

18、认信息，如果该模板文件被损坏，可能会引发无法打开Word文档的错误。此时，请创建新的Normal模板，操作步骤如下：1. 关闭Word；2. 使用Windows开始菜单中的查找或搜索命令找到所有的Normal.dot文件，并重新命名或删除它们。比如，在Windows XP中，请单击开始，再单击搜索，然后单击所有文件和文件夹，在全部或部分文件名框中，键入normal.dot，在在这里寻找列表框中，单击安装Word的硬盘盘符，单击搜索按钮。 查找完毕，右键单击结果列表中的Normal或Normal.dot，然后单击重命名命令，为该文件键入新的名称，例如Normal.old，然后按Enter键；3.

19、 启动Word 此时，由于Word无法识别重命名后的Normal模板文件，它会自动创建一个新的Normal模板。 我在一家建筑施工企业工作，经常要在文档中输入超过10(甚至100)的带圈序号(字符)，我是用域来实现的：在文档中按下Ctrl+F9组合键输入域记号(一对大括号，不能用键盘直接输入)，在域记号中输入如下域代码：eq oac(,11B)。设置好字体、字号等。选中上述域代码，按Alt+F9组合键看一下效果。如果不满意，再按一次Alt+F9组合键切换回域代码状态，分别选中域代码中的或11B，执行格式字体命令，打开字体对话框，在字体和字符间距标签中(如图1)，通过反复调整缩放、间距和位置的相

20、关数值，来调整和11B的大小、间距及其上、下位置。在调整过程中，可以通过反复按Alt+F9组合键查看效果，直到满意为止(如图2)。注意：如果经常要进行这样的输入，可以把调整好的代码添加到自动图文集中供以后调用、修改。在输入域代码时，要在eq字符与后续字符间保留一个空格。在单位制作员工花名册等表格时，员工的身份证号码应该是唯一的，我们可以通过数据有效性来防止重复输入: 选中需要输入身份证号码的单元格区域(如D2至D101)，执行数据有效性命令，打开数据有效性对话框，在设置标签下，按允许右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择自定义选项，然后在下面公式方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,

21、D2)=1，确定返回。 以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示对话框(如图2)，并拒绝接受输入的号码。注意:为了让输入的身份证号码能正确显示出来，请将单元格设置为文本格式。 适用于下列 Microsoft Office 程序的 2003 版本：Access 2003、Excel 2003、 FrontPage? 2003、Outlook? 2003、Publisher 2003、PowerPoint? 2003 和 Word 2003下列 Microsoft Office XP 程序的 2002 版本：Access 2002、Excel 2002、 FrontPage? 2

22、002、Outlook? 2002、Publisher 2002、PowerPoint? 2002 和 Word 2002Microsoft Office 2003 的简体中文、繁体中文、英语（美国）和日语版本以及 Microsoft Office XP 的简体中文、英语（美国）和日语版本提供了此功能。 要执行某个声音命令，您只需口述自定义工具栏上相应的按钮名称，就能快速执行通常需要执行几个命令才能完成的任务。或者您具有能自动执行多步骤任务的宏。您只需在自定义工具栏中包含该宏，就可以通过口述该宏的名称来执行任务。为常用命令或任务创建自定义工具栏在声音命令模式中，您可以对您在 Office 程序

23、中读到的任何内容给出声音命令。例如，如果格式工具栏上显示加粗，您可以口述加粗以将选定的文本加粗。但是，如果未显示命令，或者任务要求您说出一个以上的命令，您可以将命令或按钮作为快捷菜单添加至自定义工具栏。例如，在 Word 中，您可以向自定义工具栏添加分页命令，这样，只需口述分页命令就可以插入分页符，而无需先说插入、分页符，再说确定。注释 自定义工具栏必须可见，才能使用所添加的声音命令。 您只能向自定义工具栏，而不能向现有的内置工具栏添加声音命令。 第 1 步：创建自定义工具栏 1.在工具菜单上，单击自定义。 2.单击工具栏选项卡。 3.单击新建。 4.在工具栏名称框内，键入需要的名称，然后单击

24、确定。 5.单击命令选项卡。 6.在类别框内单击一种类别。 7.将您需要的命令或宏从命令框拖至显示的工具栏。 8.完成操作后，要关闭自定义对话框，请单击关闭。 注释 命令和宏的名称必须由可以理解的文字组成。 可以保留默认的命令名称，也可以重命名。 按钮上的名称是您处于声音命令模式时口述的名称。 第 2 步：使用自定义声音命令 1.如果屏幕上没有自定义工具栏，请单击视图菜单上的工具栏，然后单击需要的工具栏。 2.如果麦克风未打开，请在语言栏上单击麦克风。 3.在语言栏上，单击声音命令或口述声音命令，然后口述自定义工具栏上的命令名称。 4.完成操作后，单击语言栏上的麦克风或者口述麦克风来关闭麦克风

25、。_- 对一个电脑用户来说，文字处理工作是必要的。出于某些目的，我们常常需要对自己的文档进行保护。这里所说的保护有两层含义。第一、确保自己文档中的信息不被其他未授权用户看到；第二、避免宏病毒、误操作及其他各种原因使文档文件受损，保证文档的完整性。现在我就以使用Word多年的经验(虽然有点自卖自夸)，谈谈保护Word 2000(以下简称Word)文件的方法和措施。隐藏文档纪录 当我们打开Word时，首先会看到什么？对了，只要用鼠标点击文件菜单，默认情况下会列出最近使用过的4个文件。这样，我们打开过的文件会完全暴露在外，无需查找也能轻易被别人发现。 出于保密需要，我们往往不希望别人看到自己最近编辑

26、过的文件，要达到这样的目的，只要在工具选项常规选项卡中不选中列出最近所用文件即可。 这样做就没人能发现最近被使用过的文件了？答案当然是否定的。在一般情况下，Windows的开始菜单中文档子菜单会列出用户最近使用过的所有文件，对敏感内容应及时予以清除。我们可以通过点击开设设置任务栏和开始菜单高级选项卡中的清除按钮（这是Windows 2000下的方法，Windows 98下的操作类似）。可是，频繁的清除也太麻烦，再说，有时候忘记清除怎么办，有没有一劳永逸的办法呢？我们可以通过修改注册表来实现。 在HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVe

27、rsionPoliciesExplorer分支下新建一个名为NoRecentDocsHistory的DWord值，将其键值设置为1，可使文档菜单中的内容不再改变。或者在上述分支下新建一个名为NoRecentDocsMenu的二进制值，并将其键值设置为01 00 00 00，重新启动后文档菜单将从开始菜单中消失。躲开他人视线 现在我们可以开始安心编辑文件了。不好，突然有人走了过来-有时我们不希望别人看到自己正在编辑的文档。如果直接关掉Word等会还要重新打开编辑的文档，对已经设置了不显示最近使用文件的用户来说，要是目录很深，那可惨了其实有一种简单的办法：首先用CtrlA选中全文，再用工具栏中的字

28、体颜色按钮将字体设置为白色。如果嫌步骤太多，可以自己录制一条宏命令：选择工具宏菜单中的录制新宏命令，在弹出的对话框中输入宏名（随你自己定，比如隐藏)，按下将宏指定到键盘的按钮，在弹出的对话框中指定执行这个宏所使用的快捷键组合(我们可以任意选择，但不要和已有的快捷键组合冲突)。等别人走开以后，我们再按下CtrlZ组合键即可(其实，这是利用撤销命令的原理实现的)。给文档设置密码 漫长的文字录入工作终于完成了，如果不希望那些未经授权的用户使用你的保存文件，就应该给它设置密码。打开文件另存为点击工具按钮中的常规选项，在密码栏中输入密码，确认输入后即可。这里要说明的是，Word提供了两种类型的密码用于文

29、件保护：打开权限密码 -限制未经授权的用户打开文档； 修改权限密码-限制未经授权的用户对文档作修改，没有修改权限密码的用户只能以只读方式打开文档。这两种密码是相互独立的，可以根据自己的需要分别设定。密码的最大长度为15个字符，并区分字母大小写。另外，选中 建议以只读方式打开文档选项，这样文档被打开前会出现建议用户以只读方式打开的提示，如果我们选择否不接受建议，文档仍以常规方式打开。需要提醒大家，别以为加了密码就万事OK了，对许多破解Office文档密码的软件来说，长度太短或较有规律的Office文档密码可以说不堪一击。所以，真正需要加密的重要文档，我们还需多加留心，尽量使用数字、字母大小写混合

30、加密。加密后的小措施 即使文档已经进行过加密保护，我只要动动鼠标，仍然可以了解你的文档的一些内容。用鼠标右击文档，在弹出菜单中选择属性，可在摘要选项卡的标题项中看到文档的部分正文内容。这是为什么呢？ 原来很多人习惯在编辑一个新文档的时候先直接输入正文，然后再给文档起标题。这样一来，Word就会自动将正文的前几十个字作为文档摘要信息保存下来。所以为了使自己的隐私得到更好的保护，我们要养成首先输入文章标题或是及时手工更改标题的习惯。如果你不想让别人知道你的一些用户信息，还应在工具选项用户信息选项卡里做一些修改工作(包括用户姓名、姓名缩写、通讯地址等)。方便安全的审阅 经过上述方法处理文档，可以说基

31、本是安全的。但是，我们完成一篇文档后，可能还需要交给他人审阅，使用工具保护文档命令可对原文档进行保护。这样，他人在文档原稿上所做的修改都以用修订标记或批注标记的形式记录下来。另一种方法是使用版本功能：选中文件另存为点击工具按钮中的保存版本，以后再选择文件菜单中的版本命令，就能在弹出的对话框中选择所需的旧版本进行查看和处理。宏病毒防范 Word提供了对宏病毒的警告保护，用户可以选择工具宏安全性命令，在弹出对话框中设置各种安全级别。建议设置为高或中，使Word禁止非可靠来源文档中宏的运行，或在运行前给出警告提示，让用户选择运行与否。但是某些软件(比如IBM ViaVoice 2000)可能会强制你

32、将其设置为低。另外，需要提醒大家的是Word只能从一定程度上预防宏病毒而不能杀毒，所以要真正杜绝宏病毒，应该使用防病毒软件。突发事件下的文档保护 有时候可能由于突发事件（比如断电、死机）导致文档未能保存，难道就让所做的一切都付之东流？我们应尽量利用Word提供的自动保存功能，在工具选项保存选项卡中设定自动保存间隔时间，不要把这个间隔时间设置得太短，否则频繁的保存，一来浪费时间，二来损伤硬盘。设置好后，再碰到上述情况，Word的自动恢复功能会在下次使用Word时自动打开恢复文件，恢复文件中包含了最后一次自动保存功能对文档所作的修改。若是Word没有自动打开恢复文件，我们可手工将其打开。恢复文件的

33、后缀名为asd，其路径在工具选项文件位置选项卡中查找，对于Windows 9x/Me一般为WindowsApplication DataMicrosoftWord文件夹，对于Windows 2000一般为Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftWord文件夹。 Word还提供了文档备份的功能。选中工具选项保存选项卡中的保留备份选项，在将当前的修改内容保存到原文档的同时，Word会自动保留一个备份文档（备份文档是以wbk为后缀名的）。 好了，说了这么多，可能大家已经发现，原来对于文档文件的保护工作，并非一定要通过加密软件才能完成的，Wo

34、rd自身已经为我们提供了不少功能，只要我们平时注意积累，就会让自己的文档越来越安全。 相信打开查找和替换对话框来查找和替换文档中的文字、录制宏、执行修订文档等功能大家平时使用得一定挺多的，但大家一般都是通过选择菜单下的命令来打开并执行这些功能的。不过您知道吗？利用Word 2000的状态栏我们可以快速执行上述操作。 1.快速打开查找和替换对话框从编辑菜单中执行查找、替换或定位中的任何一个命令都可以打开查找和替换对话框。在状态栏上录制按钮前面的任何位置双击鼠标，也可以打开查找和替换对话框（如图1），而且Word 2000会自动为我们选择定位选项卡，大大方便了我们操作。2.快速打开宏录制对话框 双

35、击状态栏上的录制按钮可以打开宏录制对话框（如图2），这比依次执行工具宏录制新宏命令来打开宏录制对话框要方便多了。3.快速执行修订功能 对于文档的初稿，我们往往要进行多次修改。可以利用Word 2000的修订功能来帮助我们进行修改。要使修订功能生效，我们一般是依次执行工具修订突出显示修订命令，在（如图3）所示的对话框中选中编辑时标记修订复选框，按确定按钮后才能执行修订功能，显得十分麻烦。其实，我们只要双击状态上的修订按钮即可快速打开或关闭修订功能。在未处于修订状态时，修订按钮显示为浅灰色。而且当我们在状态栏上的修订按钮上右击鼠标时，会出现（如图4）所示的快捷菜单，大大方便了我们操作。4.选取连续

36、的文本 大家都知道，当我们按F8键后，可以使文本的选取模式处于扩展状态（状态栏上的扩展按钮会变得有效），我们可以在要选取的文本的结束位置单击鼠标或者按键盘上的方向键增加或减少文本的选取范围。而要取消扩展模式，则只要按下Esc键。其实，我们双击状态栏上的扩展按钮可打开或关闭该模式，显然来得更加方便。5.切换插入/改写状态 一般情况下，我们可以按键盘上的Insert键来切换插入/改写状态。但如果我们已经将Insert键的默认功能修改为粘贴功能（执行工具菜单中的选项命令，选择编辑选项卡，选中用INS键粘贴复选项可将Insert键作为粘贴键来使用）时，我们就只有在状态栏上双击改写按钮来切换插入/改写状

37、态了。6.快速修改拼写和语法错误 当我们在编辑文档的时候，如果Word 2000正在检查拼写和语法的错误，状态栏上的拼写和语法状态指示器图标将在书上出现一支动画笔。如果没有找到任何错误，就显示一个对号。如果找到了错误，就显示X。双击（如图5）所示的图标会出现（如图6）所示的快捷菜单，可以根据需要修改错误或忽略错误。7.取消后台打印任务 当我们给打印机发出打印任务后（一般我们都将打印任务设置为后台打印），会在状态栏上出现打印机图标，说明Word 2000正在后台打印您的文档。打印机图标旁边的数字显示的是正在打印的页的页码。双击打印机图标可取消打印任务，不过你的动作可要快一些，否则将无法取消打印任

38、务。 小健：一个容易被大家忽视的小小的状态栏，竟然隐藏着这么多特殊的作用，相信大家一定会给大家带来不少方便。不过，一般在默认状态下，Word 2000会显示状态栏。如果没有显示，请执行工具菜单中的选项命令，再选择视图选项卡，然后选中显示下的状态栏复选框，按确定按钮即可显示状态栏（如图7）。 工作簿在Excel是最基本的元素，其重要性不言而喻。这一期我们就向大家介绍实用的工作簿技巧。设置好你的姓名及选项 第一次安装Word时，需要输入用户姓名、用户单位名称等，以便为你注册。这些信息被Excel引用。如果想更改它，可以选择工具选项，单击常规标签，然后在其中用户名一栏中进行更改即可。快速新建工作簿按

39、下Ctrl+N组合键，则快速新建一个工作簿。快速保存工作簿按下Ctrl+S组合键，则可以快速保存文件。快速关闭工作簿按下Ctrl+W组合键，则关闭当前工作簿，并提示是否保存工作簿。而按下Ctrl+F4组合键，也可关闭当前工作簿。快速切换工作簿当同时打开多个工作簿时，按下Ctrl+F6或Ctrl+Tab或Ctrl+Shift+F6或Ctrl+Shift+Tab 组合键，则依序在多个工作簿之间切换。快速最大/小化/还原工作按下Ctrl+F10组合键，可以使最小化的工作簿窗口最大化。按下Ctrl+F9组合键，可以使最小化的工作簿窗口。按下Ctrl+F5组合键，可以使最大化（或最小化）的工作簿窗口还原

40、成正常状态。快速打开文件夹在打开、保存（另存为）和插入图片等对话框中，将光标定位在窗口中，按下F4键，相当于按下查找范围（保存位置）旁边的下拉按钮，帮你快速选择定位文件夹。强制退出Excel按下Alt+F4组合键，不管你打开几个工作簿，都会强制退出Excel。如果有文件没有保存，Excel会提示你是否保存。快速切换工作表按下Ctrl+Page Up组合键，在不同工作表之间，按工作表顺序从后向前切换（从Sheetn直到Sheet1）。按下Ctrl+Page Down组合键，在不同工作表之间，按工作表顺序从前向后切换（从Sheet1直到Sheetn）。快速打开插入对话框在Excel中，按下Ctrl

41、+Shift+=组合键，则可快速打开插入对话框。快速重命名工作表双击工作表标签，就可以进行重命名操作了。省得再在Excel中右击要更改工作簿标签，再选择重命名。快速打开固定工作簿如果你有几个固定的工作簿需要同时打开，可以将它们保存为工作区文件，只要将工作区文件打开，Excel就会打开保存在其中的每个工作簿：先打开需要同时使用的多个工作簿，再根据使用要求调整好窗口的大小和位置。然后单击Excel文件保存工作区，输入工作区名称后单击保存按钮即可。需要提醒注意的是，对每个工作簿所作的修改必须分别保存，保存工作区并不会保存其中的工作簿。让Excel自动打开工作簿如果你的多个工作簿需要随Excel自动打

42、开，先把它们保存为工作区文件，然后在资源管理器中选中工作区文件，按下Ctrl+C键。如果使用Windows 98/Me，则打开C:Windows application data Microsoftxlstart文件夹；如果是Windows 2000/XP，则应打开C:Program filesMicrosoft office officexlstart文件夹。再用鼠标右键单击窗口空白处，选择粘贴快捷方式，将工作区的图标放入xlstart文件夹。以后只要运行Excel，工作区中的所有文件就会被打开。小提示如果要自动打开某个工作簿，只要按相同方法将它的图标放入xlstart文件夹即可。选择打开多

43、个工作簿打开Excel的打开对话框，按住Ctrl键逐个选中要打开的工作簿，最后单击打开按钮，所选工作簿就会被全部打开。 Excel 2000工作簿的自动保存技巧 单击工具加载宏，选中对话框中的自动保存，确定后工具菜单即可出现一条自动保存。单击该命令可打开自动保存对话框，并对自动保存时间间隔和保存选项等进行设置。如果没有自动保存宏可供选择，则请重新运行Office安装程序，选择添加和删除功能，并单击展开Microsoft Excel for Windows加载宏自动保存项目，选择从本机运行按钮，再顺着向导操作即可。自动保存Excel XP文件Excel XP本身具有自动保存功能，只要选择工具选项，然后在打开的选项对话框中单击保存标签，在保存选项卡中选中保存自动恢复信息复选框，并设置相应时间间隔即可。固定Excel工作簿的栏目标题在浏览长篇工作簿时，栏目的标题也会随着滚动消失，这给查看带来了许多不便。这时可冻结窗格来固定栏目标题，选择要固定的单元格，然后单击菜单窗口-冻结窗格。这样任你怎么移动表格，被冻结的窗格始终出现在界面上不会任意移动。让Excel打开两个同名文件Excel一般情况下是无法打开两个同名文件的！不过，如果的确想打开，可以