客户服务部工作手册20110701电子教案.doc
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1、Good is good, but better carries it.精益求精,善益求善。客户服务部工作手册20110701-广州银行大厦客户服务中心文件编号:CD-2011新客户服务部工作手册审核:批准:日期:二零一一年七月-工作手册说明1、 本手册是客户服务部实施质量管理体系的细则,是中心法规性文件,本部门全体员工必须严格遵守。2、 手册中文件均在相对稳定的一段时间内有效,其它仅在限定的一定时间内有效的文件,不列入手册。3、 中心应根据需要,对于手册中文件的适用性进行评审,并在适当时进行修订,报审核同意后执行。本手册颁布后,如有中心或客户服务部发放的新文件,只要属于长期有效的文件,报审核
2、同意后应适时纳入本手册。本手册是受控文件,其管理和发放均应按照有关规定执行。广州银行大厦客户服务中心客户服务部工作手册文件修改控制编号版本编制:审核:批准:时间:页次文件编号修改条款修改日期修改人审核批准标题编号第一章、部门架构及岗位职责CD-011、客户服务部人员框架图82、客户服务部职能及各岗位人员职责10第二章、管理规程CD-021、业户进驻办理规程182、业户装修办理规程213、业户迁入办理规程274、业户撤场办理规程295、接待规程306、业户投诉、报修处理工作规程317、回访规程338、信函报刊杂志规范规程349、客户信息传递与沟通管理规范规程3510、有偿服务管理规范规程3611
3、、服务收费管理规范规程.3812、前台服务操作规范规程3913、公共场地使用管理规程4114、日常巡查工作规程4315、清洁工作规程4516、特殊项目清洁工序操作规程4717、清洁工作检查规程4918、绿化带(盆景)养护规程5119、钥匙管理规程53第三章、操作流程图CD-031、交楼/进驻流程图552、业户办理迁入流程图563、业户办理中心水牌制作流程图574、业户办理大厦出入证流程图587、业户办理搬离大厦流程图608、业户办理物品放行流程图619、业户办理货梯专用流程图6210、二次装修程序流程图6311、施工人员出入证办理流程图6612、装修单元办理临时用电流程图6713、业户办理临时
4、动火流程图6814、施工单元办理非办公时间加班流程图6915、业户办理室内设施报修流程图7016、业户办理代上锁、开锁的操作流程图7117、业户办理非办公时间加班流程图7218、业户办理借用手推车的流程图7320、装修垃圾清运监控流程图7421、业户办理借用雨伞的流程图7523、业户办理统一收购废品流程图7624、办理非办公时间来访/加班登记流程7724、工程维修单工作流程78第四章、质量表格CD-041、物业交收工作检查表802、钥匙接收表813、楼宇设施/设备确认表824、业户收楼遗留工程记录表835、交接确认书846、业户资料登记表857、业户紧急联系登记表868、写字楼人员情况登记表8
5、79、出入证申请发放表8810、业户防火安全责任人和联系人名单8911、入驻预约记录表9012、入驻接待记录表9113、业户正式迁入申请表9214、物品放行授权书9315、水牌使用申请表9416、业户水牌登记表9517、办公加班反馈表9618、加时空调申请表9719、暂停服务通知书9820、放行条9921、放行条签发登记表10022、室内装修/施工委托书10123、室内装修/施工申请表10224、施工人员出入证申请表10425、装修/施工收费通知书10526、装修设计前或装修开工前向业户交底备忘表10627、室内装修施工许可证10728、施工物品进场登记表10829、物料/工具进场登记表109
6、30、施工加班申请表11031、隐蔽工程验收记录表11132、动用明火申请表11233、消防放水申请表11334、专用货梯使用申请表11435、租占公共区域或设施申请表11536、承诺书11637、损坏公共设施赔偿通知单11738、装修/施工违章整改通知书11839、复工申请表11940、装修/施工竣工申请书12041、装修工程竣工验收合格意见书12142、装修/施工退款通知书12243、业户装修记录表12344、装修巡查表12445、业户撤场申请表12546、物业接收记录附件12647、修补工程计价单12748、客户投诉/建议处理表12849、客户投诉意见登记表12950、业户回访表1305
7、1、回访记录表13152、有偿服务工作单13253、报修月统计表13354报修记录表13455、工程维修单一周统计表13556、工程维修单登记表13657、客服部钥匙借用登记表13758、备用钥匙清单13859、钥匙托管记录表13960、钥匙配制申请表14061、钥匙借用申请表14162、写字楼清洁评估表14263、停车场/外围清洁评估表14364、洗手间工作检查表14465、绿化带喷洒农药登记表14566、绿化带施肥登记表14667、年度培训计划14768、培训申请/实施记录表14869、员工培训记录表14970、客户意见调查问卷15071、不合格/纠正和预防措施报告15272、突发事件处理
8、记录表15373、大厦楼层开/锁记录表15474、停车场租售统计表155第一章 75、雨伞租借登记表156部门架构及岗位职责(CD-01)CD-01-01客户服务部管理架构图客服经理(1人)客服副经理(1人)客服主任(1人)大堂主任(1人)客服助理(15人)环境事务专员(2人)前台接待及闸机客服专员(10人)高中低区客服(4人)2F中低区客服(2人)大堂前台接待(2人)机动(2人)客服机动(2人)专递员(4人)客服专员(6人)前台/文档管理员(3人)(15人)部门编制:31人客户服务部职能及各岗位人员职责CD-01-02客户服务部职能1. 客户服务部分大堂服务组和客户服务组两大部分的工作。2.
9、 大堂服务组负责大堂的接待及业户、访客的出入管理工作。其具体的工作内容有:2.1负责大堂话务工作。2.2负责大堂的接待工作。2.3负责办理访客的临时出入证办理、回收工作。2.4负责大堂人员的出入管理、人员疏散工作。2.5负责业户非贵重物品临时寄存等业务。2.6办理雨伞、手推车的借用手续。2.7接受业户咨询,受理业户投诉,并做好投诉记录。3. 客户服务组是服务企业与业户之间的主要桥梁,是服务企业的窗口。其主要的服务内容有:3.1提供大厦管理咨询服务;3.2受理业户投诉;3.3受理业户室内设施报修;3.4办理业户进驻手续;3.5办理业户搬离手续;3.6办理业户室内装修及装修验收的申请手续;3.7办
10、理业户非办公时间加班手续;3.8办理业户大件物品放行手续;3.9办理大厦施工人员出入证;3.10办理业户电话开通、迁移或对调手续;3.11办理业户公司水牌的制作手续;3.12办理业户临时用电、动火和货梯专用手续;3.13办理统一收购废品手续;3.14办理业户破/换门锁申请手续;3.15办理业户大门临时封板手续;3.16办理大厦电话分机租用手续;3.17监管公共地方的清洁、绿化;3.18提供邮政服务。为业户分发投递邮件和征订报刊;3.19提供送餐服务;3.20配合保安部做好突发事件及特殊天气的应急处理。各岗位人员职责职务:客服经理报告:副总经理工作/责任:1. 负责组织、安排客户服务部的各项工作
11、,定期及不定期主持召开客户服务部工作例会。2. 制定本部门员工的岗位职责和内部管理制度。3. 制订员工培训计划,定期开展员工业务培训。4. 负责指导、监督下属员工的工作,定期进行考核,并向领导提出下属员工职位的升、降建议。5. 负责定期与大厦清洁、绿化之承包商召开工作例会,提出问题及改进意见,并负责改进工作之落实。6. 负责跟进落实客户服务部工作中有关重大问题、业户投诉等事项,并向副总经理汇报。7. 处理业户投诉,定期将收集的业户意见和建议反馈至职能部门改进工作,必要时上报公司领导。8. 跟进、落实领导安排的各项工作。9. 定期向副总经理汇报本部门工作情况。完成副总经理临时安排的其它工作。职务
12、:客服副经理报告:客服经理工作/责任:1. 制定部门管理制度,监督、检查、指导部门员工工作。2. 协助部门经理做好部门员工的培训工作。3. 执行政府部门有关政策、法规及本大厦管理规则,如前期物业管理服务协议、业户守则、装修指南等规定,并督促业户遵守执行。4. 协助部门做好员工的考核工作,并向主管提出下属员工职位的升、降建议。5. 协助部门经理做好大厦清洁、绿化之承包商等的监管理工作。6. 做好业户的重大投诉、突发事件的跟进工作。7. 跟进、落实领导安排的各项工作。8. 定期向客服经理汇报本部门工作情况。完成客服经理临时安排的其它工作。职务:大堂主任报告:客服副经理工作/责任:1. 在客服副经理
13、的领导下,负责大堂客户服务工作。2. 监督、检查、指导前台接待及闸机客服专员工作,定期进行培训和考核。3. 处理工作中的突发事件,并于事后12小时内呈交事故处理的书面报告。4. 协助处理业户咨询、接待工作。5. 协助业户的重大投诉,定期收集业户意见、建议,并反馈至各职能部门,必要时上报公司领导。6. 负责协调上下班高峰期业户的出入管理、人员疏散工作。监督访客临时出入证办理、回收工作。职务:前台接待及闸机客服专员报告:大堂主任工作/责任:1. 负责大堂话务工作。2. 负责前台的接待工作。3. 负责办理访客的临时出入证办理、回收工作。4. 负责大堂人员的出入管理、人员疏散工作。5. 负责业户非贵重
14、物品临时寄存等业务。接受业户咨询,受理业户投诉,并做好投诉记录。职务:客服主任报告:客服副经理工作/责任:1. 在客服副经理的领导下,负责环境事务及客户服务工作。2. 监督、检查、指导环境事务专员及客服助理工作,定期进行培训和考核。3. 处理工作中的突发事件,并于事后12小时内呈交事故处理的书面报告。4. 受理业户投诉,对服务工作质量进行跟踪回访。5. 监督工程维修单的完成情况。6. 监管绿化承包商的绿化养护工作。在每月月末对绿化承包商的工作作综合评估。7. 监管清洁公司清洁卫生工作。每日记录清洁质量状况,每月月末对清洁公司的工作进行综合评估。8. 处理业户投诉,定期收集业户意见、建议,并反馈
15、至各职能部门,必要时上报公司领导。9. 负责办理业户搬入、迁出、公司水牌制作。10. 负责二次装修的报批、监管、验收工作。11. 负责审批业户非办公时间加班,货梯使用,物品放行和电话开通、迁移等的申请。12. 监管报刊、餐饮递送服务。每月根据大厦业户的变动情况,统计写字楼空置率。职务:环境事务专员报告:客服主任工作/责任:1. 在客服主任的直接领导下,负责大厦的巡查工作。2. 检查、监管管辖区域内清洁公司的清洁工作。3. 检查、监管管辖区域内绿化租摆工作。4. 检查监督管辖区域各设备、设施运行情况,及时将工程维修上报。5. 检查大厦公司水牌,发现残缺等情况及时报告文员。协助客服主任处理突发事件
16、。职务:前台接待/文档管理员报告:客服主任工作/责任:1. 负责大厦话务工作。2. 负责大厦所有外来电话和内部电话的转接工作。3. 负责检查电话总机设备运行情况,及时将电讯故障报告工程部。4. 负责前台的接待工作。5. 负责公司的文档管理和文件传送工作。6. 负责业户资料、档案的管理工作。7. 办理施工人员出入证。接受业户咨询,受理业户投诉,并做好投诉记录。职务:客服专员报告:客服主任工作/责任:1. 在客服主任领导下,处理服务中心日常事务。2. 负责办理业户收楼、进驻手续。3. 向业户解释说明管理处的有关管理工作细则、前期物业管理服务协议、业户守则、装修指南等文件之内容或条款。4. 负责接待
17、大厦业户的二次装修申报,跟进落实有关审批手续,并对有关装修单位的申请做好记录、整理分类、存档。5. 受理业户之电话、书面及口头之投诉事项,并对事项记录、整理分类。6. 负责接待大厦业户电话等项目的代开通申请,并负责跟进落实。7. 解答并记录业户提出的问题。8. 受理业户室内设施报修。9. 负责大厦业户招牌安装申请,并负责跟进落实。10. 非办公时间负责各项开源节流措施的落实和业户加班的管理工作。完成上级领导临时安排的其他工作。职务:专递员报告:客服主任工作/责任:1. 负责大厦业户的信报、送餐管理(如需)工作。2. 分检和派发大厦业户的报刊、饭餐、邮件(如需),退回无法投派的邮件,并做好退邮记
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