学院档案管理工作及档案管理工作重要性培训讲学.doc

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1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。学院档案管理工作及档案管理工作重要性-班级档案员培训材料一、 学院档案管理工作概况及档案管理工作的重要性、概况齐齐哈尔职业学院档案室成立于2000年2月，隶属于学院办公室领导，由学院纪委书记兼办公室主任郭学玲主抓。档案室设专职档案员一名，实现对学院各类档案的集中管理，并负责对学院各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和档案的提供利用工作。学院20个部门都设立了兼职档案员，负责本部门档案资料的收集和利用工作，各系的档案员还负责本系各班级档案的业务指导工作。这样，我们学院档案工作就形成了学院领导亲自抓，专职

2、档案员具体抓，兼职档案员配合抓的档案管理网络。学院档案工作建立健全了各项管理制度，如；档案室工作制度、档案借阅制度、档案安全保密制度、档案库房管理制度、部门立卷归档制度和档案销毁制度等，通过制度建设有力的保障了档案的完整性和安全性。为了进一步提高档案工作效率和推进档案的现代化管理，建立了学院档案工作的联网组织，由学院领导、档案室人员和各部门档案员共同搞好档案管理工作，并在学院信息平台上建立了“档案员组”，实现了各项规章制度、学习材料的及时下发与传递。同时学院还为档案室购置了高配置的计算机和打印机设备，购买了清华紫光档案管理软件，这些软硬件设施为学院档案工作的信息化提供了基础保障档案工作的重要性

3、从档案工作的性质来讲，它是通过档案管理和提供档案信息，为社会各项实践活动服务的一项工作，是一项专门的档案业务工作几年来，学院领导十分重视档案建设，将档案工作纳入到学院工作计划中，学院主要领导多次在全院大会上强调提高档案意识，重视档案工作的教育把档案工作作为学院最基础的工作来抓，所以，目前全院重视档案工作，各级干部和广大教工支持和帮助档案建设，使学院档案队伍的思想素质和档案业务能力得到了提高，全体专、兼职档案员能够认真的去做档案工作，已成为学院档案队伍中的一个风气，一个良好的工作态度，同时档案管理工作也在学院的发展和建设中，在人才培养，教学、科研中起到了非常大的作用。二介绍档案基础知识中的几个概

4、念档案是人类社会活动的产物，是人们社会实践活动的历史记录，档案有5000多年历史，有人类活动，就有档案的存在。(一)、档案的演变。由于人类生活的年代不同、形成的档案也不同，档案的演变是随着当时社会变革、变化积淀而形成的。档案有口碑档案是指出现文字以前、人们通过言传身教留下的传说，故事、轶闻等。文物档案商代的甲骨档案，金石档案简牍档案、缣帛档案等。文献档案是以纸张为载体的文献，由汉代开始，一直沿用至今，由于用纸书写文件和办理文书多是在案几上进行的，所以人们称纸为文书、文案、“案卷”等二十世纪末又出现了电子档案，对于高校档案管理，2007年3月18日，中国高等教育学会档案工作分会下发了高等学校档案

5、管理办法，第十五条：高等学校应建立和完善归档制度实行纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度就是说在归电子档案的同时，还要把纸质档案一同归档这是从档案安全角度考虑的。（二）、什么是档案：档案是国家机关，社会组织和个人，在各种社会活动中直接形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其他各种形式和载体的记录材料。这个定义包含四个方面的涵义：1、档案来源于机关社会组织和个人，是在社会活动中形成的；2、档案是保存起来的有查考价值的文字材料；3、档案的形式，载体是丰富多样的（纸质电子文物等）；4、档案是人们社会活动的原始记录。（三）、档案的作用。档案是历史的原始记录，（今天所做的一切，对于明天

6、那就是历史）。档案记述着人们改造客观世界和主观世界的实践活动的过程，在这一活动中人们需要查考过去工作和生产情况研究事物发展规律继承已有的成果，因此档案就具备了查考、利用的价值和作用。1、凭证作用：因为档案是原始的记录，（我们保存的档案要保存原件原稿），它是历史的真凭实据因而在法律上具有凭证作用，是工作中的查考凭据。也就是说；无论是国家机关或社会团体以及民间组织在开展工作或进行业务活动的过程中，都离不开有关文字材料，这些文字材料在形成档案过程中，记录下来了公务活动的全部信息内容；一方面，它是开展公务活动不可缺少的辅助工具，另一方面，档案可以为下一步继续开展工作进行决策，提供参考依据和咨询材料2、

7、参考作用：档案不仅记录了人类活动的过程，而且还记录了各种活动中的结果，这就为后人研究以往的实践活动研究事物发展规律批判的继承历史文化遗产和科学成果，提供了保贵的参考资料，就是说，在社会实践和生产活动中档案是参考依据3、科学研究的可靠资料：科学研究的发展，除了主要依靠实践外，同时也要继承前人的科研成果，吸取有益的经验教训，所以是科学研究可靠资料（四）、档案的种类：档案作为一种原始记录，其形式不同，因此就有不同的种类。根据档案载体材料不同，可将档案分为：古代：甲骨金石简牍、缣帛等。现代：纸质电子胶片。根据档案记录的内容及用途不同，档案可分为各种专用档案：人文档案科技财会军事司法外交等。我们齐职院根

8、据全国高校档案工作归范和分类法的规定，结合学院实际，档案种类分为十一种。文档类有：党群类、行政类、教学类、科研类，专门档案有：财会类、基建类、设备类、名人类、声像类、出版类和人事档案。（五）、什么是档案工作：档案工作就是用科学的原则方法和组织制度管理档案，并提供各种服务。档案工作：从狭义上讲：是指具体的档案业务工作。从广义上讲：是指包括档案馆（档案室）工作，档案事业管理工作，档案教育，档案理论和管理技术的科学研究，档案宣传和出版等档案事业工作。（六）、档案工作内容：档案工作从业务方面来分：主要有：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用工作。通常把这六项工作叫做档案管理的六个环节（具体内容

9、同学们可看一下档案管理学），其中：收集、整理、鉴定、保管、统计五个环节叫做工作环节，属于档案管理工作内容。提供利用环节是档案工作目的，属于服务工作内容。三、怎样做好班级档案工作班级档案工作也要从上述的六个环节着手，班级档案，是同学们在班级学习、生活和各项活动中的原始记录2008年3月21日，学院办公室下发了关于加强班级档案管理的通知，阐述了建立班级档案意义，班级档案是争创文明班级和个人成长的历史记录，是班级优良班风，学风建设的一个重要部分，学院要求各班级建立班级档案，通过班级档案管理工作，可以增强班级的凝聚力，促进同学间的交流合作，养成良好的过细的工作作风。虽然同学们学业有成后，一届届毕业离校

10、，融入社会，但你们留给了学校真实的历史记录，留下了宝贵的档案财富，这就是建立班级档案的意义所在。（一）、班级档案管理的内容：1、班级概况；（班级学生名单及个人信息，班干部等材料）；2、班级大事、要事记录材料；3、班级开展职业生涯教育记录材料；4、班级开展（主题活动、专业学习、社会实践、第三四学期等有关材料）；、党团（社团）活动材料；、奖惩材料；、班级活动照片；、班级工作手册（是班级工作的记录材料，要协助班主任老师认真，准确的做好相关的记录）；其它材料（二）、建立档案装具（购置档案盒），档案盒有无酸的纸壳档案盒和塑料档案盒都可以，盒内要有归档材料目录并及时填写。每个班级要准备个档案盒，并在档案盒

11、的背签上标注归档内容。（三）、建立两个登记本，接收材料登记本和借阅登记本，这两个本可以合订在一起有利于保管。也可以放在档案盒的第一个盒里保存。（四）、做好班级档案的收集和整理工作，这是档案的基础性的业务工作。班级档案的收集工作就是将分散保管的档案材料收集起来统一保管的工作。档案员要明确收集什么材料，到哪去收集，同时要处理好质量和数量的关系。例如：班长组织了一个关于考的主题班会，首先要有班会的议题材料，有班会记录材料，有班会综合总结材料，并有时间、地点、人物，记住；谁组织活动就上组织活动方收集归档材料，然后装入档案盒中。档案的收集工作的要求：要保证接收归档材料的完整、齐全。档案的整理工作；是将零

12、乱的和需要进一步系统化的档案进行基本的分类、组合、排列，组成有序体系的过程。班级档案的整理是要根据班级接收档案材料的内容进行合理的分类、再根据内容的多少进行组卷、装订。（五）、档案员要认真做好档案的保管和日常维护工作，保证档案材料安全在班级每月收集一次档案材料，每学期末检查清点材料数量，并认真进行整理（六）、搞好档案的利用服务工作，这是档案管理的目的。认真地为同学提供档案信息服务，发挥档案的作用（在档案借出利用时候要做好借阅登记工作）。提供档案利用的主要方法；1、档案的阅览服务（到阅览室借阅服务）；2、档案的外借服务（利用原件作证据服务）；3、制发档案复印件服务（提供档案复印件服务）；4、档案咨询服务等。几点注意事项：1、班级档案由班级档案员具体负责，由各系档案员老师负责业务指导和检查工作，每学期检查一次。2、班级档案归档采用每次活动后材料及时归档的方式，每学期末整理一次。3、归档材料的要求；书写规范，字迹清楚，禁止用铅笔、圆珠笔或复写纸复写的材料。4、毕业班在第五学期末的12月30日前，将班级档案移交系档案室保存。-